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电影《业余爱好者》中有这样一幕：当莫扎特的歌剧《费加罗的婚礼》首演结束后，奥地利国王来到幕后表示祝贺。他告诉莫扎特说，这部歌剧很精彩，然而音乐太复杂了——“音调太多了”。
莫扎特反驳说，使用的音调不多不少，正合需要。
国王坚持说“音调太多”。他武断地建议如果减少一些音调，这部歌剧会变得更加伟大。
莫扎特反唇相讥：“陛下，我该减少哪些音调呢？”
国王回答不上来。
如果“指示”使接受者不能理解，或者冒犯接受者，或者不能说服接受者，那么“指示”就毫无意义。
可是，现实生活中的人们每天都在错误地发表着毫无真正意义的指示。我们时不时用书面形式或者口头形式向助手传递一些信息，但是我们常常过高估计这些信息的价值。下面列出的是人们在商业活动中经常听到或者发出的“指示”：
“这个意见应该引起足够重视。”
“先不去管它。”
“我们应该卖得更多一些。”
“就这么干。”
“你们应该干得更好一些。”
“你们需要做更多的工作。”
“搞懂了你再回来找我。”
“我们要在这次交易中赚许多钱。”
“你们要弄清楚这个人究竟想要什么。”
“竭尽全力，搞好这个项目。”
“我不明白这件事，你给我说明一下。”
……
这些指示有哪些不适当的地方？上述“指示”的错误在于他们缺少有效指示的基本元素。基本元素应该包括：
1．明确指示的原因
一条好的指示就像一篇任务说明书，能明确说明特定的目的和原因。如果你叫某人来你办公室（一种最常见的指示），目的不言自明：你想和他面对面地谈话。然而，许多日常指示的原因都不明确，需要给予明确的解释。
例如，你对下属说：“竭尽全力搞好这份建议书。”这个指示不会给下属留下深刻的印象，只是一条非常含糊不清的指示，并不能促使接受者随后真正行动起来。如果你在这句话前加上一句：“这份建议书是这一年中我们送给最重要客户的最重要文件。”那么，这就大大增强了你的指示的重要性。如此一来，你就说明了指示的原因，促使接受指示者必须首先完成这项任务。
2．明确指示何时终止
一条好的指示不仅促使接受指示者开始行动，而且明确了何时终止行动。比如对某人说“这份方案报告需要你再花些功夫”，就是一条语意不明的指示，因为它没有说明究竟需要花多长时间。从理论上讲，接受指示者可以一直不停地干下去。一条好的指示应该加上一句：“当你完成了准确的方案，获得了鲍勃和托德的同意后，再把它交给我看。”
3．明确执行指示采取的方式
一条好的指示，一般含有正确的行动手段和程序说明。如果你在公司里说“注意一下这个问题”，或者“先不去管它”，下属职员们不一定总能准确地领会你的意思。大多数人需要你说明他们每一步的工作程序。比如说，当你叫助手给另外一家公司的一名经理打电话时，你应该详细告诉助手打电话的时间，对那名经理的助手怎么说话，他要谈的主题和要回避的主题。奇怪的是，许多管理人员常常忘记或者没有时间说明指示的这些技术性细节。如果你仅仅告诉某人做某事，却没有告诉他怎么做这件事，结果他没有按照你的内心想法去做，就毫不奇怪了。
4．明确指示的时间期限
一条好的指示应该明确规定时间期限。“我需要它”，没有“过一会儿我需要它”表达得清楚，而后者又不如“5点钟以后我需要它”明确。最好的指示总是明确地标出了时间。
5．明确指示执行的程度
一条好的指示明确规定了你应该做到什么程度，例如，你告诉别人你家的地理位置：“过了右边的教堂，离我家刚好一条街的距离。”在商场上，这就意味着明确了什么是你能够接受的，或者什么是你不能够接受的。
例如，你告诉下属说“我们要在这次交易中赚许多钱”，就会引起下属的疑问：“许多钱”究竟是多少钱呢？如果你没有告诉下属至少是5万美元，那么，当他们心满意足地赚回2．5万美元时，你就只能责怪自己了。