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用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多五十九倍。
——雷巴柯夫
维多利亚今年30岁，在纽约市的一家商务公司做销售经理。她每天早上8点半到办公室。打开电脑后，她所做的第一件事情就是查收电子邮件。
“电子邮件给我的感觉很复杂，”她坦言，“一方面，我很期待能看到那些与我直接相关的公司的最新的活动信息。我也很愿意收到朋友们的来信。但是另一方面，我很担心面对二三十封既不是直接给我又和我没什么关系的邮件。每天下班前，还会有二三十封邮件出现在收件箱里。最糟的是，我必须打开它们才能确定是不是和我有关的。”
在过去几十年里，电子邮件早已经成为人们最有价值的沟通新工具了。通过电子邮件，你可以给你的隔壁邻居或地球另一端的朋友发送文字信息、扫描图像或是附加文件。同时它具有快速、便捷而且廉价的特点。但由于使用方式不当，电子邮件在很大程度上浪费了人们的大量时间。
也就是说，上面提到的维多利亚的情况并不是特例。很多公司的主管、经理和雇员们都会遭到电子邮件的轰炸。根据期刊《弗雷斯调查》（ Ferris Research ）几年前的一份研究报告，不管是在自己家里工作的人，还是在办公室里工作的人，甚至是每个月都需要出差的销售人员，平均每天都会收到40～50封非垃圾邮件、发出25封信件，并且每周还会收到70封左右的垃圾邮件。
处理如此众多的电子邮件，会让我们像上面事例中的维多利亚一样消耗掉大量的时间。当然，时间并不是全部被浪费掉了，因为对一个组织的工作而言，沟通是最基本的需求。然而，事实上，电子邮件给公司所带来的效益远远比在浪费时间上的损失高得多。如果我们拒绝笑话、个人信息、连锁信件、垃圾邮件和误发邮件进入收件箱并让我们从重要的工作中分神，电子邮件的成本还可以降得更低。在电子邮件开始控制你之前，你需要学一些技巧来控制电子邮件：
（1）每天要有固定几个时间处理你的电子邮件，最好避开自己做事最集中精力的时间段。除非你有一个紧急的邮件并且需要立即作出回复，否则，不要一有新邮件就打开信箱。相反，你应该在每天固定的几个时间内专门查询电子邮件，比如早上上班的前半个小时、午餐后和快下班的时候。这样可以减少电子邮件的打扰。
（2）为私人的信件开设一个单独的电子邮件账户。鼓励自己的亲人、朋友等非业务联系人使用这个信箱地址，这样你可以在自己家中或中午休息的时候查看这些私人邮件。
（3）用系统的方法处理电子邮件。你可以这样处理众多的未读信件：首先，你要删掉所有的垃圾邮件和那些别人强行抄送给你并且与你无关的邮件，速度要快；其次，把所有紧急的邮件移到一个标有“紧急邮件”的文件夹里，然后按照你时间表里指定的时间处理；最后，把剩下的那些值得关注的邮件转移到“稍后处理”文件夹里，等到完成时间表里需要优先解决的事情之后，再来处理这些邮件。
（4）和与你通信的人进行有效的沟通，让他们清楚你所需要的信息。发一封回信这样注明：“请不要抄送这个信息给我”或者“关于这个问题我需要更多的信息”，或者“请把将来有关这一方面的信息直接发给某某人”。这样一两个星期后，你邮箱里那些没有价值的信件便会大量减少。
（5）公司应当鼓励员工在发信的时候把主题栏填写清楚。清晰的主题栏可以让接收者对信件的基本内容一目了然，也能够让接收者知道该如何处理这封邮件。
在很多情况下，员工们之所以工作量过重是因为公司没有强有力的规章制度，尤其是在电脑使用方法方面，有的时候会因收到过多邮件而影响其他工作的正常进行。
关于如何有效地使用电子邮件，我们有以下建议：
（1）邮件发给有必要看到的人，不要给整个公司的所有人员群发。
（2）使用回复，但不是“全部回复”。
（3）给每个小组设定一个主要联系人，这样联系的话就只要联系负责人就可以了。
（4）及时更新组员信息。
（5）如果你想退出组，就让你的负责人把你的名字以及联系方式都从组员中删除。
（6）不要发没有必要的邮件，比如笑话之类，很多员工不喜欢接收这类无聊的邮件。
（7）如果你有事情要同别人商量，而事情又比较复杂，就不要一直用发邮件的方式，你可以采用打电话或者采用即时通讯等比较快捷的交流方式。