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4.4 常见规章制度设计关键点

1.招聘录用制度

招聘录用是企业员工管理的第一道关口,设计招聘录用制度的关键点有三个:

(1)明确录用条件。录用条件是单位用人文化的最直接体现,也是指导招聘工作的基本准绳。

制度条款示例

第四条 招聘标准

1.总公司员工要求具备全日制正规院校大学本科以上学历;分公司部门经理(含)以上员工、要求大学本科以上学历,分支机构其他员工要求大学专科以上学历;同等条件下,“211”院校、财经类院校毕业生优先录用;

2.具备与工作岗位相匹配的知识背景、工作技能和工作经验,特殊岗位(如会计、精算、投资等)需具备相应的资格证书;

3.为人诚实正直,遵守职业道德;身体健康,能够胜任岗位工作;

4.前三年跳槽不超过两次(3年内服务的单位数量不超过2家),工作稳定性强。

以上基本条件原则上必须满足,如需突破或放宽,需对候选人进一步考核和评估,并经相应审批通过后方可录用。

(2)明确录用流程。录用流程是招聘录用制度的主体内容之一,应清晰明确地对企业的招聘录用环节进行规定,规范招聘工作。通过制度的形式保障招聘工作按预期推进,提高招聘质量。

制度条款示例

第十二条 应聘资料收集及审查

人力资源部对收集到的应聘者个人资料进行审查,审查内容包括:年龄、学历、工作经历、专业技能、语言等;审查后,将符合要求的应聘者资料推荐给用人部门,用人部门进行初选,确定候选人名单。

第十三条 用人部门初试

用人部门初试主要考察候选人的专业知识和技能、以往工作所取得的主要成绩、对应聘岗位的工作设想等。初试完成后,应对候选人进行评价,并在《录用审批表》内填写评语及面试意见。

第十四条 人力资源部复试

……

第十五条 薪资确认

……

第十六条 背景调查

……

第十七条 复审

……

第十八条 发放录用通知

……

第十九条 体检

……

第二十条 入职报到

……

(3)规定试用期转正条件。仅仅依靠面试、背景调查等招聘环节来评估新员工是远远不够的,试用期评估是进一步了解新员工是否胜任岗位的重要手段。对试用期的明确规定也为将来解除不胜任员工提供了有力的制度支持。

制度条款示例

第三十条 试用期限

新员工试用期统一为3个月。

第三十一条 试用期考核指标

新员工入职后,其上级主管要与其共同制定试用期考核指标,并报人力资源部备案。

第三十二条 试用期谈话

在员工试用期间,由直接主管与其进行每月1次的工作谈话,评价该员工的工作业绩,并给予指导,了解员工需要的支持,并做好记录。新员工转正日的前一周,应完成工作总结,部门经理和新员工做转正面谈。

第三十三条 试用期转正

由员工写出本月工作总结。指导人和部门经理根据实际情况,做出综合鉴定,考核合格者方可转正,考核不合格者延长其试用期或予以辞退。考核情况报人力资源部备案。

2.劳动合同管理制度

劳动合同管理制度是企业规章制度中的一项重点,劳动合同管理立足于劳动合同订立、变更、解除、终止、劳动合同监控五个方面。劳动合同管理最主要就是规范化,目前围绕劳动合同存在的争议包括双倍工资、无固定期限劳动合同、违法变更、不当解除和违法终止,因此企业一方面要注意劳动合同管理的合法合规性,另一方面要做好劳动合同的日常监测工作,将劳动合同管理中出现的风险及时发现、及时处理,避免矛盾的长期累积,造成对企业不利的后果。

对于劳动合同文本的管理也是重中之重,劳动合同中应当具备以下条款:

(1)用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人。

(2)劳动者的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码。

(3)劳动合同期限。固定期限劳动合同、无固定期限劳动合同、以完成一定工作任务为期限的劳动合同都必须载明期限。

(4)工作内容和工作地点。工作内容包括劳动者从事劳动的工种、岗位和劳动定额、工作的任务等;工作地点,是指劳动者可能从事工作的具体位置。

(5)工作时间和休息休假。工作时间,是指劳动者为履行劳动义务,在法律规定的标准下,根据劳动合同、集体合同的规定提供劳动的时间。目前,我国实行三种类型的工时制度,分别是标准工时制度、不定时工作制和综合计算工时制。休息休假应按照国家相关规定执行。

(6)劳动报酬。劳动报酬是指用人单位根据劳动者劳动的数量和质量,以货币形式支付给劳动者的工资。

(7)社会保险。社会保险主要包括养老保险、失业保险、医疗保险、工伤保险、生育保险五项。参加社会保险、缴纳社会保险费是用人单位与劳动者的法定义务,必须履行。《劳动合同法》之所以将社会保险规定为劳动合同的必备条款,旨在将双方的法定义务在劳动合同中说明,让用人单位与劳动者都清楚地知道双方的权利义务,同时也再次提醒双方必须履行缴纳社会保险费的义务。

(8)劳动保护、劳动条件和职业危害防护。劳动保护,是指保护劳动者在工作过程中不受伤害。劳动条件,是指用人单位为劳动者提供正常工作所必需的条件,包括劳动场所和劳动工具。职业危害,是指劳动者在职业活动中,因接触粉尘、放射性物质和其他有毒、有害物质等因素而对身体健康造成的危害,情况严重的可导致职业病的发生。用人单位应当在劳动合同中就职业危害的告知和预防措施等内容加以明确。

(9)法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项。即按照《劳动合同法》以外的其他法律和行政法规的规定,应当在劳动合同中载明的内容。

劳动合同除前面的必备条款外,用人单位与劳动者可以约定试用期、培训、保守秘密、补充保险和福利待遇等其他事项。

3.薪酬制度

薪酬制度的制定主要注意以下三个要件:

(1)薪酬的结构。薪酬的结构可以采用“三结合”的模式,短期薪酬与长期薪酬的结合、固定薪酬与浮动薪酬的结合、法定薪酬与约定薪酬的结合。

制度条款示例

第十一条 薪酬结构

公司薪酬结构包括基本岗位工资、绩效岗位工资、绩效奖金和福利四部分。

第十二条 薪酬比例

基本岗位工资、绩效岗位工资、绩效奖金和福利在个人总收入中所占的比例依次控制在15%、40%、35%和10%左右。

第十三条 基本岗位工资

基本岗位工资以岗位价值评估的结果为基础,参考外部市场薪资水平和公司人力资源成本的承受能力测算得出,体现岗位内在价值因素与技能因素的结合。

第十四条 绩效岗位工资

绩效岗位工资以公司年度效益为基础,参考外部市场薪资水平和公司人力资源成本的承受能力测算得出,按月发放。

第十五条 绩效奖金

绩效奖金是针对员工岗位工作完成情况设计的一种激励性薪酬,体现员工在当前岗位和现有技能水平上通过自身努力为公司实现的价值,适用于岗位薪酬制员工。绩效奖金与员工个人季度考评结果挂钩,按季发放。

第十六条 福利

福利是根据国家有关制度并结合公司实际制订与发放。具体内容详见《××公司福利体系设计方案及管理制度》。

(2)薪酬的确定。对于如何确定每个员工的薪酬水平加以规定。

制度条款示例

第二十条 薪酬进入

(一)基本岗位工资等级的套入

对于新入职员工,由公司人力资源部协同用人部门,通过考查其在应备经验、应备知识与技能等方面是否符合职位任职资格标准,确定其所上岗位以及相应的基本岗位工资等级。

(二)基本岗位工资水平的确定

原则上以基本岗位工资等级的第二档为起薪点,依据岗位说明书并结合员工个人的综合素质和能力,参考用人单位意见,由人力资源部确定员工的基本岗位工资水平。

(3)薪酬的调整。对员工薪酬如何进行升降调整加以规定。

制度条款示例

第二十三条 薪酬调整

公司薪酬调整以基础岗位工资的调整为基础,绩效岗位工资、绩效奖金、福利等随之进行调整。薪酬调整主要分为整体调整和个别调整两种方式。

第二十四条 整体调整

公司根据国家政策、物价水平等宏观因素的变化,行业、地区竞争状况的变化,结合公司的发展战略、整体效益情况进行薪酬调整,具体包括薪酬水平和薪酬结构的调整。

第二十五条 个别调整

公司根据员工绩效考评结果或岗位变动,主要指针对个别岗位或个人进行的薪酬调整,具体包括宽带内调整和岗位变动调整。

(一)宽带内调整

公司根据员工年度绩效考核结果对岗位工资进行宽带内的薪档调整,每年调整一次,每次一般不超过2档,绩效考评结果与薪档调整的对应关系规定详见附表三《绩效考评结果与薪档调整对应关系表》。

(二)岗位变动调整

当员工根据绩效考评结果发生岗位晋升或降级,或因轮岗以及其他特殊原因发生岗位变动时,根据岗变薪变原则将基本岗位工资调整至新的岗位对应的工资级别,并按照就近就高或就近就低的原则选择相应薪档。工资自岗位变动后1个月起调整。

4.考勤休假制度

考勤直接关系员工上下班时间、加班、工资发放、员工管理等诸多内容。制度中应明确工作时间和考勤方式、加班规定、工资与考勤的关系等内容。

按照法定的休假类型,一般用人单位设计的休假包括产假、病假、事假、年休假、探亲假、婚丧假,这些假期法律对其均有明确的规定,但并未规定休假程序,用人单位可以通过休假制度对休假员工予以约束。如规定事假的审批流程和事由说明,并规定事假无工资,防止员工无节制请假。

制度条款示例

第十条 工作时间

每天工作时间为8小时,即09:00—17:30,其中午餐时间为30分钟,12:00-12:30。

第十一条 加班

(一)在法定工作时间内确实无法完成所委派的工作,由部门负责人安排员工延长工作时间的视为加班。

(二)依照国家《劳动法》规定,员工加班每天不得超过3小时(不包括周末及节假日),每月累计加班不得超过36小时(包括周末及节假日),全年加班不得超过432小时。

(三)员工加班须预先填写加班审批表,注明加班原因,并获得部门负责人以及部门上级主管的书面批准;员工未经审批的超时工作不视为加班。

第十二条 休假

员工在公司工作,依法享有休假权利。员工可享受的休假包括国家法定节假日、年假、带薪病假、医疗期、工伤医疗期、倒休假、考试假、丧假、事假、婚假、女员工三期假、男员工陪产假、妇女节假期、青年节假期等。

第十三条 年假

在法定年假之外,公司为每位员工提供额外5天补充带薪年假。

……

5.员工惩处制度

员工惩处是用人单位规章制度的重点,员工惩处制度的设计要注意以下三点。

(1)明确处分类型。可以建立警告、记过、记大过、降级、开除等阶梯式的惩处方式。

(2)明确纪律处分的行为和处理方式。对违反公司规定,需要对员工进行惩处的行为应一一列示,并明确处理方式,起到事前警示的作用。

(3)明确员工惩处的执行程序。一般来说,员工惩处是由人力资源部门或者行政管理部门负责,但这些部门可能并非员工的直接管理者,对员工实行惩处可能导致员工的抵触,因此建议用人单位建立惩处帮助人制度,由员工的直接上级或者所在部门负责人和人力资源部一起负责员工惩处的实施,化解员工惩处的抵制情绪。

制度条款示例

第四条 处分类型

员工纪律处分由轻至重依次为:警告(口头警告及书面警告)、记过、记大过、降级、撤职、开除。对公司造成经济损失者,需承担相应的赔偿责任;对于记大过以上处分者,可视情况合并处以组织处理和经济处理。

员工受到开除处分,公司不支付经济补偿金。

第五条 处分升级

(一)被处分者3个月内重犯类似错误的,处以原处分高一级别的处分。

(二)一年内受到2次记大过(含)以上处分的,可给予开除处分。

第六条 无故缺勤或未经批准擅自休假视为旷工,旷工不满1个工作日的,给予警告处分;旷工1个工作日的,给予记过处分;连续旷工2个工作日,或一年内累计旷工2个工作日的,给予记大过处分;连续旷工3个工作日,或一年内累计旷工3个工作日的,给予开除处分。

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