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职位说明书是通过职位描述的工作把直接的实践经验归纳、总结上升为理论形式，使之成为指导性的管理文件。职位说明书一般是由一线经理来制定的，人力资源起辅助作用，主要是提供制定职位说明书的框架格式，并提供参考性、建设性建议。职位说明书是人力资源管理的必不可少的工具之一。
职位说明书主要包括两个部分：一是职位描述，主要对职位的工作内容进行概括，包括职位设置的目的、基本职责、组织图、业绩标准、工作权限等内容；二是职位的任职资格要求，主要对任职人员的标准和规范进行概括，包括该职位的行为标准，胜任职位所需的知识、技能、能力、个性特征以及对人员的培训需求等内容。表3-5是职位说明书的参考模板。职位说明书的这两个部分并非简单的罗列，而是通过客观的内在逻辑形成一个完整的系统。
表3-5 职位说明书示例
续表
在职位说明书的编写过程中，要广泛进行各个层面和各种形式的培训。通过培训，使各级主管和员工明白职位说明书编写的重要性和基本方法，真正理解职位说明书中各项要素的含义。通过培训，在各个部门挑选培养出一名或多名在本部门具备相当影响力的员工，由他/她们负责所在部门职位说明书编写的组织工作。
职位说明书几个关键部分的编写要点如下。
职位名称是对工作名称的进一步明确，规范职位的名称有利于进行职位管理，名称要简明扼要，字数不宜过多，一般不超过8个汉字。
所在部门是指该职位所属的机构或部门，繁简程度要视企业的具体情况来定，原则是应该写到该职位所属的最小组织细胞。
例如 ， 某一般规模子公司人力资源部员工，填“子公司名称+人力资源部”；如果部门很大，还分有各处，则招聘处的员工填“公司名称+人力资源部招聘处”。
报告关系指该职位的直接上级，一般会有以下几种情况：机构（包括子公司、分公司、事业部、分厂）或部门副职的直接上级是正职；各部门或机构正职的直接上级是对应的主管领导；各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职；但如果部门内还有处，则处长的直接上级是部门正职，各处内的员工直接上级是该处处长。
一般分为外部与内部两个层面。例如，人力资源经理的内部沟通有分管副总经理、部门经理与员工；外部沟通有上级主管部门、所在城市人事劳动部门、各主要媒体或招聘网站、各主要培训机构、应聘人员或同行、相关行业协会。
工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分，为了了解和描述职位的情况，至关重要的是要明确提供该职位的职责范围和权限。职位的职责来自组织使命的分解，按照组织的要求，本职位应该做什么。在编写职责时，首先应该将本职位职责的几个大块找出来，即本职位应该做哪几方面的事情，然后对每块事情进行具体描述。在具体描述时，每一条职责，都应尽量以流程的形式描述，尽量讲清楚每件事的输入与输出，描述的格式为：“动词+名词宾语+进一步描述任务的词语”。
例如 ， 对某办公室主任来说，首先把此职位的职责大块找出来，经分析有文秘管理、档案管理、日常行政管理、部门管理这四大块，对于其他不好归类的内容列入“其他”这一栏。具体描述时，如对文秘管理中的第一条职责，“动词”是“组织拟定并审核”，“名词宾语”是“本所各种公文、报告和会议文件行文规范、签发程序制度”，“进一步描述任务的词语”是“提出意见，批准后督导实施”。这条职责由于简化没有写输入与输出，但作为调查资料，还是要求能够写清楚 。
任职资格是决定职位价值、招募、培训等的重要依据，任职资格的规定要严格界定为是工作所要求的，必须从理论或者实证角度证明与工作绩效有因果关系。任职资格是对应职者的要求，不是针对现有人员的要求。任职资格包括以下项目：资历、所需资格证书、知识要求、技能要求、能力要求、素质要求等。可以结合企业所建立的任职资格标准体系来进行描述。
工作分析以及相应的职位说明书编写，是企业管理的常规性工作，不是一劳永逸的事情；必须根据企业内外部环境的变化而动态调整，与时俱进。