组织架构的管控是一个动态的过程,随着企业的不断发展,企业组织架构也要随之调整。现代企业所面临的环境复杂多变,组织架构的调整愈加频繁。
较小的组织架构调整可以通过定期的(比如年度)组织架构重检来实现,主要内容是基于整体架构不作大的调整的前提下,优化部门设置,厘清部门职能,调整组织授权等。当然,如果有必要,也可以随时进行组织架构的调整。具体操作中,人力资源部门根据公司的经营目标和发展战略,定期组织与各部门的沟通、检讨,对公司组织架构进行修订,各部门亦可根据需要,提出组织部门设置和调整的建议。
组织架构调整需要撰写调整方案,方案内容包括部门设立或调整的原由、调整前后的组织架构图、部门职责、岗位说明书等材料。可以通过制式化的表格来规范组织架构调整工作(如表2-6所示)。
表2-6 部门组织架构调整申请表示例
当内外部环境剧烈变化,现有的组织架构需要进行大规模的调整或者重构时,企业往往需要进行组织架构变革。
一般来说,企业中的组织变革是一项“软任务”,即有时候组织架构不改变,企业仿佛也能运转下去,但如果要等到企业无法运转时再进行组织架构的变革就为时已晚了。因此,企业管理者必须抓住组织变革的征兆,及时地进行组织变革。组织架构需要变革的征兆有:
(1)企业经营成绩下降,如市场占有率下降、产品质量下降、消耗和浪费严重、企业资金周转不灵等。
(2)企业生产经营缺乏创新,如企业缺乏新的战略和适应性措施,缺乏新的产品和技术更新,没有新的管理办法或新的管理办法推行起来困难等。
(3)组织架构本身病症显露,如决策迟缓、指挥不灵、信息交流不畅、机构臃肿、职责重叠、管理幅度过大、扯皮增多、人事纠纷增多、管理效率下降等。
(4)职工士气低落,不满情绪增加,如管理人员离职率增加,员工旷工率、病、事假率增加等。
当一个企业出现以上征兆时,应及时进行组织诊断,用以判定企业组织架构是否有加以变革的必要。
组织架构的变革是一项系统工程,需要在企业一把手的主导下,分步骤、分阶段地推进。组织架构变革的程序可以参考图2-3模型进行。
图2-3 组织架构变革模型