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本节视频教学时间：17分钟
制作公司年度报告时，要求递交的内容必须是准确无误的。下面以修改公司年度报告为例，介绍删除与修订错误文本、查找与替换文本以及添加批注和修订文本的操作。
视图是指文档的显示方式。在编辑的过程中用户常常因不同的编辑目的而需要突出文档中的某1部分内容，以便能更有效地编辑文档。
首先打开随书光盘中的“素材\ch01\公司年度报告.docx”素材文件。
1.页面视图——分页查看文档
在进行文本输入和编辑时通常采用页面视图，该视图的页面布局简单，是一种常用的文档视图。它按照文档的打印效果显示文档，使文档在屏幕上看上去就像在纸上一样。
单击【视图】选项卡的【视图】组中的【页面视图】按钮后
，文档即转换为页面视图。
2.阅读视图——让阅读更方便
阅读版式视图主要用于以阅读视图方式查看文档。它最大的优点是利用最大的空间来阅读或批注文档。在阅读视图下，Word会隐藏许多工具栏，从而使窗口工作区中能够显示最多的内容，仅留有部分工具栏用于文档的简单修改。
单击【视图】选项卡的【文档视图】组中的【阅读视图】按钮
后，文档即转换为阅读版式视图。
提示
单击状态栏中的【阅读视图】按钮
也可进入阅读视图。
要关闭阅读视图方式，按【Esc】键即可切换到页面视图。
3.Web版式视图——联机阅读更方便
Web版式视图主要用于查看网页形式的文档外观。当选择显示Web版式视图时，编辑窗口将显示得更大，并自动换行以适应窗口。此外，还可以在Web版式视图下设置文档背景以及浏览和制作网页等。
单击【视图】选项卡的【文档视图】组中的【Web版式视图】按钮
后，文档即转换为Web版式视图。
4.大纲视图——让文档的框架一目了然
大纲视图是显示文档结构和大纲工具的视图，它将所有的标题分级显示出来，层次分明，特别适合较多层次的文档，如报告文体和章节排版等。在大纲视图方式下，用户可以方便地移动和重组长文档。
单击【视图】选项卡的【文档视图】组中的【大纲视图】按钮
，即转换为大纲视图。
提示
单击【降级】按钮
，所选标题的级别就会降低一级。用户也可以单击【降级为正文】按钮
，将标题直接变为正文文本。同样，单击【升级】按钮
和【提升至标题1】按钮
，则可将标题的级别升高。
5.草稿——最简洁的方式
草稿主要用于查看草稿形式的文档，便于快速编辑文本。在草稿视图中不会显示页眉、页脚等文档元素。
单击【视图】选项卡的【文档视图】组中的【草稿】按钮
后，文档即转换为草稿视图。
删除错误的文本内容并修改为正确的文本内容，是文档编辑过程中的常用操作。删除文本的方法有多种。
在键盘中有两个删除键，分别为【Backspace】键和【Delete】键。【Backspace】键是退格键，它的作用是使光标左移一格，同时删除光标左边位置上的字符或删除选中的内容。【Delete】键是删除光标右侧的1个文字或选中的内容。
1.使用【Backspace】键删除文本
将鼠标光标定位至要删除文本的后方或者选中要删除的文本，按键盘上的【Backspace】键即可退格将其删除。
删除与修改错误文本的具体操作步骤如下。
2.使用【Delete】键删除文本
当输入错误时，选中错误的文本，然后按键盘上的【Delete】键即可将其删除。或将鼠标光标定位在要删除的文本内容前面，按【Delete】键即可将错误的文本删除。
1 选择文本内容
将视图切换至页面视图，选择错误的或要删除的文本内容。
2 按【Delete】键
按【Delete】键即可将其删除，然后直接输入正确的内容即可。
查找功能可以帮助读者定位所需内容，用户也可以使用替换功能将查找到的文本或文本格式替换为新的文本或文本格式。
1.查找
查找功能可以帮助用户定位到目标位置以便快速找到想要的信息，查找分为查找和高级查找两种。
（1）查找
1 选择【查找】命令
在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮
右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【查找】命令。
2 显示查找的内容
在文档的左侧打开【导航】任务窗格，在下方的文本框中输入要查找的内容，这里输入“企业”， 此时在文本框的下方提示“14个结果”，并且在文档中查找到的内容都会以黄色背景显示。
3 单击【下一条】按钮
单击任务窗格中的【下一条】按钮
，定位至第2个匹配项。每次单击【下一条】按钮，都可快速查找到下一条符合的匹配项。
（2）高级查找
使用【高级查找】命令可以打开【查找和替换】对话框来查找内容。
单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮
右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择【高级查找】命令，弹出【查找和替换】对话框。
2.替换
替换功能可以帮助用户快捷地更改查找到的文本或批量修改相同的内容。
1 单击【查找】按钮
在打开的素材文件中，单击【开始】选项卡下【编辑】组中的【查找】按钮
，弹出【查找和替换】对话框。
2 输入需要被替换的内容
在【替换】选项卡中的【查找内容】文本框中输入需要被替换的内容（这里输入“企业”），在【替换为】文本框中输入替换后的新内容（这里输入“公司”）。
3 替换为新内容
单击【查找下一处】按钮，定位到从当前光标所在位置起，第一个满足查找条件的文本位置，并以灰色背景显示，单击【替换】按钮就可以将查找到的内容替换为新的内容，并跳转至第二个查找内容。
4 单击【全部替换】按钮
如果用户需要将文档中所有相同的内容都替换掉，单击【全部替换】按钮，Word就会自动将整个文档内所有查找到的内容替换为新的内容，并弹出相应的提示框显示完成替换的数量。单击【确定】按钮关闭提示框。
使用批注和修订可以方便文档制作者对文档进行修改，避免错误，从而使制作的文档更专业。
1.批注文档
批注是文档的审阅者为文档添加的注释、说明、建议和意见等信息。在把文档分发给审阅者前设置文档保护，可以使审阅者只能添加批注而不能对文档正文进行修改，利用批注可以方便工作组的成员之间进行交流。
（1）添加批注
批注也是对文档的特殊说明，添加批注的对象可以是文本、表格或图片等文档内的所有内容。Word 2016将以有颜色的括号将批注的内容括起来，背景色也将变为相同的颜色。默认情况下，批注显示在文档页边距外的标记区，批注与被批注的文本使用与批注相同颜色的虚线连接。添加批注的具体操作步骤如下。
1 单击【新建批注】按钮
在打开的素材文件中选择要添加批注的文本，单击【审阅】选项卡【批注】组中的【新建批注】按钮
。
2 输入批注内容
显示批注框，在后方的批注框中输入批注的内容即可。
提示
选择要添加批注的文本并单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【新建批注】选项也可以快速添加批注。此外，还可以将【插入批注】按钮添加至快速访问工具栏。
（2）编辑批注
如果对批注的内容不满意，还可以修改批注，修改批注有两种方法。
方法一：在已经添加了批注的文本内容上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【编辑批注】命令，批注框将处于可编辑的状态，此时即可修改批注的内容。
方法二：直接单击需要修改的批注，即可进入编辑状态，编辑批注。
（3）删除批注
当不需要文档中的批注时，用户可以将其删除，删除批注常用的方法有两种。
方法一：选中要删除的批注，此时【审阅】选项卡下【批注】组的【删除】按钮
处于可用状态，单击该按钮即可将选中的批注删除。删除之后，【删除】按钮处于不可用状态。
提示
单击【批注】组中的【上一条】按钮
和【下一条】按钮
可快速地找到要删除的批注。
方法二：在需要删除的批注或批注文本上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【删除批注】菜单命令也可删除选中的批注。
方法三：如果要删除所有批注，可以单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【删除】按钮
下方的下拉按钮 ，在弹出的快捷菜单中选择【删除文档中的所有批注】命令，即可删除所有的批注。
2.使用修订
修订是显示文档中所做的诸如删除、插入或其他编辑更改的标记。启用修订功能，审阅者的每一次插入、删除或是格式更改都会被标记出来。这样能够让文档作者跟踪多位审阅者对文档所做的修改，并接受或者拒绝这些修订。
（1）修订文档
修订文档首先需要使文档处于修订的状态。
1 单击【修订】按钮
在打开的素材文件中，单击【审阅】选项卡下【修订】组中的【修订】按钮
，即可使文档处于修订状态。
2 修订效果
此后，对文档所做的所有修改将会被记录下来。
（2）接受修订
如果修订的内容是正确的，就可以接受修订。将光标放在需要接受修订的内容处，然后单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【接受】按钮
，即可接受文档中的修订。此时系统将选中下一条修订。
（3）拒绝修订
如果要拒绝修订，可以将光标放在需要删除修订的内容处，单击【审阅】选项卡下【更改】组中的【拒绝】按钮
下方的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择【拒绝更改】/【拒绝并移到下一条】命令，即可接受修订。此时系统将选中下一条修订。
（4）删除修订
单击【审阅】选项卡下【更改】组中【拒绝】按钮下方的下拉按钮 ，在弹出的快捷菜单中选择【拒绝所有修订】命令，即可删除文档中的所有修订。
至此，就完成了修改公司年度报告的操作，最后只需要删除批注，并根据需要接受或拒绝修订即可。
举一反三
除了本章介绍的内容外，使用Word提供的新建文档、设置字体样式、段落样式、批注和修订功能等基本编辑功能还可以制作家庭装修协议、公司奖惩制度、保密制度、技术转让合同、销售合同、租赁合同和劳务合同等文档。下图所示分别为制作的房屋租赁协议书和公司奖惩制度文档。
