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软件外包就是企业为了专注核心竞争力业务和降低软件项目成本，将软件项目中的全部或部分工作发包给提供外包服务的企业完成的软件需求活动。
软件外包是产业分工不断细化和信息技术发展相结合的产物，它主要包括企业应用软件分析、设计和编程、集成和测试与维护，以及应用软件系统的数据处理服务等。
发包方：有软件系统开发需求并将软件系统项目的开发外包出来的一方。
接包方：拥有资源优势和成本优势承接软件开发工作的一方。
分包方：软件外包中发包方和接包方的中介，一般是直接将获得的软件开发项目转给其他接包方或者将一个“大包”分解成若干“小包”后再转给其他接包方。
接包企业不参与软件开发顶层的需求识别转换与系统分析设计，仅承接整个软件项目中的某一个或几个子模块的编程，或根据利用UML等建模语言分析设计的整体数据结构编写程序代码。
承包商参与软件系统的需求识别，需要进行软件系统的分析设计工作，需要设计开发所需要的数据机构、整体流程、数据库设计和查询语句的书写、撰写详细的设计文档。
接包企业需要参与整个软件开发从顶层到底层的全过程，包括需求识别、系统分析设计、代码设计、模块集成和测试整个过程，其重要的特点是参与客户的需求分析过程，包括问题识别和软件功能需求对接分析。
发包方根据企业发展战略和市场与产品需求，对软件产品自制还是采购进行决策。这个阶段，无论从成本角度还是资源角度考虑，企业都有将软件产品外包的需要，从而形成明确的外包需求。
在决策基础上，发包方设立专门机构负责外包业务并由高层管理者（VP）领导外包管理机构研究和决策外包事务。
企业一旦决定将部分流程或整体项目外包，即进入选择接包方阶段。该阶段主要包括如下活动。
外包管理机构编制《外包项目竞标邀请书》并与候选接包方建立联系，分发《外包项目竞标邀请书》及相关材料。有兴趣的接包方会与发包方及时交流，全面了解外包项目，在指定期限内撰写《应标书》，并将《应标书》与证明自身能力的相关资料提供给发包方外包管理机构。《应标书》的主要内容包括技术解决方案、开发计划、维护计划、报价等。
为有效评估候选接包方的综合能力，外包管理机构使用《评估检查表》对候选接包方进行初步筛选，剔除明显不合格的候选企业，继而，对通过初步筛选的候选接包方进行综合评估。
《评估检查表》主要评估的目标是：接包方的技术水平、过程控制能力、人力资源能力、企业规模、国际化经营能力，具体指标如下。
（1）方案。技术方案是否令人满意？
（2）进度。开发进度是否可以接受？
（3）价格。性能价格比如何？
（4）服务。能否提供较好的持续服务？
（5）经验。是否具有开发相似产品的经验？
（6）质量。接包方以前开发的产品是否有良好的质量？
（7）管理。接包方的开发能力与过程管理能力如何？
（8）资源。接包方的人力、财力、物资等资源是否充足并且稳定？
（9）信誉。外界对接包方的信誉评价如何？
（10）资质。接包方是否已经取得ISO质量认证、CMMI认证等业界认可的资质证书？
（11）产权。接包方是否能够对知识产权进行有效保护？
（12）避险。接包方是否有完善的数据备份，是否能够对风险采取灵活有效的规避和控制措施？
（13）地理。接包方的地理位置是否合适？
这一阶段，外包管理机构必须与候选接包方通过面谈、电话会议、正式会议、考察参观、Polit项目试验等多种形式进行深入的交流，依据《评估检查表》评估候选接包方的综合能力。
最后，将评估结论生成《软件外包承包商综合能力评估报告》。
外包管理机构排列候选接包方综合竞争力名次，逐一详细分析与候选接包方建立外包合同的各种潜在风险，挑选出最合适的接包方，形成结论记入《软件外包承包商综合能力评估报告》。
确定候选接包方后，外包管理机构和接包方就合同类型及主要条款进行协商谈判，逐渐达成共识。发包方提供描述工作任务和具体要求的工作说明书（SOW）给接包方，接包方提供相应的建议和方案。双方反复磋商后形成最终的外包服务合同，由双方共同签署，双方亦可签订专门的标准化《软件外包服务合同》。
对发包方而言，双方签订合同之后，外包管理机构必须主动监控外包服务过程，根据项目进展需求及时提出变更请求，避免高风险事件发生。
外包管理机构应定期检查接包方的进展情况，并在《外包开发过程监控报告》中予以写实记录。监督和检查的重点如下。
（1）监督重点。主要是实际进度是否与计划相符？接包方的各种资源投入是否充分？阶段性工作质量是否合格？主要从接包方定期提供的日报、周报、月报、里程碑报告等文档中获取相关信息。
（2）及时纠偏。一旦发现问题，外包管理机构应明确督促接包方纠正工作偏差。如果需要变更合同、项目需求或开发计划，则按照事先约定好的变更控制流程提出变更请求。
对承接方而言，在双方签订合同之前就应该着手为项目的实施做好准备，然后按照自己的工作预案，在谈判进展到某种程度后即开始组建团队、调度资源，积极做好实施项目的准备。签订合同后，应迅速进入项目实施阶段。
接包方将待验收的工作成果及相关材料提交外包管理机构。外包管理机构审慎选定验收专员，与对方确定验收时间、地点和参加人员等。
验收专员审查接包方应当交付的成果，如代码、文档资料等，确保成果的完整性和正确性，验收专员将审查结果记入《外包合同验收报告》。
验收专员对交付的产品进行全面测试，确保产品质量符合需求，并将测试结果记入《外包合同验收报告》。
如果验收专员在审查与测试时，发现对方交付的产品存在缺陷，外包管理机构应当根据问题的严重程度与接包方协商，及时提出合理的处理措施，并记入《外包合同验收报告》。具体处理措施如下。
（1）严重缺陷处理。如果交付的产品存在严重缺陷，则应退回接包方，接包方应及时进行纠正，双方再行协商第二次验收时间，由此给发包方带来的损失，接包方应依据合同规定作出相应赔偿。
（2）轻微缺陷处理。如果交付的产品存在一些轻微缺陷，接包方应按照验收专员要求提出具体的纠正措施和完成时间，双方协商是否需要第二次验收。
当交付的产品通过验收后，双方责任人签字认可。外包管理机构负责人书面通知财务人员将合同余款支付给接包方。