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灵活处理,打破会议冷场

作为一名领导者,不可避免地要参加各种会议。而多数领导都会担当会议主持人的角色。那么作为一名会议主持人,灵活处理各种会议局面应是其必备的本领。

会议主持者尽管事先对会议进行了认真的准备,但在会议进行中往往还会出现一些意想不到的局面和情况。对这些情况,主持者要沉着冷静,靠自己的应变能力恰当地加以处理。

1.开局冷场的局面

在讨论中遇到无人发言或无任何反应,陷入冷场时,主持人应分清原因,分别采取相应的对策措施。

一是与会者无思想准备,一时难以发言。特别是事先没有打招呼,临时召开的会议容易出现冷场。这时会议主持者可以鼓励大家先谈不成熟意见,在讨论中再补充完善,也可以让大家先做短暂的准备,然后发言。

二是与会者对所讨论的议题不理解、不明白而感到无从开口。会议主持者应详细、明确地交代议题,对与会者进行耐心启发。

三是会议议题直接涉及与会者多数人的利益,因有顾虑而造成的冷场。会议主持者应先启发与其利益关系不太大的,或者是大家公认比较正直、公道的人发言,然后再逐步深入。只要有人开了头,冷场就会变成热场。

四是会议议题有一定的难度和复杂性,一时不易提出明确意见而出现冷场。这时会议主持者可以由浅入深,启发大家开动脑筋,逐步接触问题的实质,也可以选择分析能力强、比较敏锐的人员率先发言,打开突破口再引导大家讨论发言。

2.气氛沉闷的局面

会议中经常会出现沉闷的现象,这很正常。但是作为主持者,如果让会议陷入沉默那就是失败的。当一部分人在会议上沉默时,主持者应当思索沉默的原因,有针对性地采取对策。会议中的沉默通常有以下几种情况:

(1)害羞、胆小的沉默。

有些人胆小,不敢在众人面前讲话时。这种情况,你就要帮助他们克服发言时的不安心理,想办法打消这些人的顾虑,支持他们发言。有的人怕讲不好,被人讥笑,既想讲又不敢讲,会议主持者要寻找机会鼓励他发言,表示出对他的发言很感兴趣,促使他大胆发言。

(2)清高的沉默。

与会人员清高闭守、不肯多言而保持沉默,这一类人往往是阅历较深,比较严谨,有自己的见解。他们一方面想表现自己,另一方面又摆出一副清高不凡的样子。对这类人,主持者应该多给他们一些鼓励和尊重,让他们感觉到自己的意见很重要。

(3)无所谓的沉默。

当会议议题与部分人关系不大时,有人会认为议题与己无关,抱无所谓的态度而不愿开动脑筋。会议主持者应采取恰当的方法把他们引导到会议议题上来,促使其思考问题。

(4)对立的沉默。

这类人要么是对议题有不同意见不想说,要么是对主持者有意见不愿说,就会采取不予理睬的态度。主持者应从团结的愿望出发,主动、热情地引导他们发言,以亲切的感情和语气使他们改变态度,并对他们的发言持重视态度,鼓励他们讲出自己的真实看法,对不正确的意见也不要介意。

(5)离题万里的局面。

开会时经常出现离题的现象,甚至最出色的主持者也要想尽办法制止。这种现象出现过多的时候,会议就会偏离轨道,进程很慢。作为主持者,你的职责是善于把会议引上正轨。离题时不可强扭,也不能不扭。强扭会挫伤积极性,不扭就可能开成无效会议。你可以采用下面这几种方法:

·接过讨论的某句话,顺势巧妙自然地引回到正题上来。

·联系议论的某一层意思,提出新的话题引入到正题中。

·用一句风趣的话截住议论而引入正题。

对待离题现象的处理绝对不能简单粗暴,而应尽可能采用不影响情绪和气氛的方式,用礼貌的形式提醒发言者,把注意力集中到主要议题上来。

(6)窃窃私语的局面。

当一个人开始与周围的人交谈干扰了会议,你该怎么办?最好的办法是尽可能不理睬他。

如果交谈达到必须加以制止时,你可以通过直接提问来试着打断交谈者。或者你也可以停止发言,等着他们安静下来。如果这也不管用,你可以对他们说:“如果你们有什么要说的,请大声说出来,好让每个人都能从你们的讨论中获益。”

还有,如果你想制止他们,就请他们总结一下最后几个建议,并估计其可行性。他们在脑子里对这些或许不大清楚,说出来,他们就会注意了。 pJ6OUqGvbuYpmXGnInkHDZzN7e0F6ixzBpT9tzhhEmb/I/acJ/gLQXoTOSbmfOSA

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