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在上一节，我们已经论述了制定格式原则以及全公司共同遵守原则的重要性，但在付诸实际行动之前，我们还必须先认识何谓正确的格式。
本书所谓一目了然的格式，正如图1-3所示。
这套格式是我参考投资银行业界经常使用的格式，再稍做个人修正后完成的版本，并非特定投资银行的格式。另外，本章最后还有更详细的说明。不过各位如果认为“有另一种格式更适合我们公司”的话，当然也可以改成您方便使用的格式。
重要的是在修改之后，如果决定变更格式原则的话，请别忘记在公司内部贯彻新的原则。
图1-3 采用正确格式的表格简单易懂，计算过程也较清楚明确
光靠这张表格或许还不是很容易理解，所以我们直接来比较一下不在意格式设定的表格和一目了然的表格究竟不同在哪里吧。请看图1-4。
各位有没有觉得下面的表格比较美观，内容也比较清楚呢？接下来，就让我来一一为各位说明这张表格究竟是如何完成的，在哪方面用了什么样的技巧，才会让它看起来如此美观。
图1-4 杂乱无章的Excel和简单易懂的Excel
如图1-5所示，Excel的预设行高一般为“13.5”。用这样的行高制作表格，会让行与行之间没有空隙，看起来很拥挤。因此，正确的格式应该是把行高设定为“18”。只要把行高从“13.5”改到“18”，就能让文字的上下多出一点空间，此举不仅能让文字更容易阅读，也能使表格呈现出简练的风格。
图1-5 增加行的高度，可使表格看起来更美观
图1-6 行高的调整方式
如图1-7所示，在正确格式下所使用的字体，英文字体为Arial，日文字体为MS PGothic。虽然Excel的标准字体是MS PGothic，但这种字体有一个缺点，就是半角的英文数字体较圆润。因此在英文字体的部分，最好改成数字字体较瘦长的Arial。
另外，很多人对字体有自己的坚持，像Times New Roman就是很常被使用的英文字体。虽然Times New Roman确实是一种有型又好看的字体，但数字的线的粗细并不一致，所以在阅读舒适度上不如Arial，如图1-8所示。在Excel表格中，字体容不容易阅读比好不好看更重要，因此建议采用Arial字体。
图1-7 英文字用Arial的字体看起来比较舒服
图1-8 有型，不一定容易阅读
至于中文的字体，则采用默认值的MS PGothic。MS PGothic和Arial一样，文字的线粗细一致，因此比较容易阅读。
如图1-9所示，字体的大小可以维持原先的默认值“11”。需要注意的是，表格当中不应该使用不同大小的字体。因为一旦混用不同大小的字体，整张表格的协调性会很难维持。若字体的大小一致，对阅读者也不会造成压力。如果有想要强调的部分，可以用颜色特别标示出来，而不是刻意把字体放大。
图1-9 字号也要统一
图1-10 字体的调整方式
如图1-11所示，数字要用千分撇标出位数。因为如果没有千分撇的话，就必须一个一个计算位数，但如果有千分撇的话，就可以一目了然了。所以为了让数字更容易理解，请记得一定要加上千分撇。
图1-11 数字必须加上千分撇
既然提到千分撇了，也顺便讨论一下货币单位的表现方式吧。当金额较大的时候，我们通常会以“千元”为单位，省略百位数以下的3个0。因为如果以“元”为单位，在位数太多的情况下，阅读者则不容易读取数字。如图1-12所示，当我们加上货币单位时，会以三个位值为基准，也就是以“千元”“百万元”或“十亿元”为单位。这也是为了配合Excel的千分位符号。虽然中文中也会使用“万元”或“亿元”等单位，但Excel并不使用这些位。
图1-12 单位必须配合千分撇
图1-13 千分撇的标示方式
在Excel的表格中，如果想让对方一眼就看懂数据的含义或计算方式，建议最好把项目下的细项向右缩排。请参考图1-14。在上面的表格当中，所有项目都靠左对齐。如此一来，我们就无法知道销货收入或费用是怎么计算出来的。此时，如果能像下面的表格一样，把细项向右缩一排，那么就能很清楚地知道，销货收入是由“销货数量×单价”计算出来的结果。
在投资银行，项目向右缩排的规定执行得十分彻底。因为投资银行使用的Excel表格，内容往往多达数十行，整体看下来非常长。在看这些表格的时候，如果不能立即了解表格的架构，便无法正确理解大量的计算数据。所以，把项目下的细项向右缩排，才能让即使是初次接触表格的人，也能轻易地掌握整体的架构。
如图1-15所示，细项缩排的方式有几个步骤，包括选取要缩排的那一栏、设定栏宽、输入细项的文字，或者是移动已经输入的文字等。要缩排的栏（空白的栏）栏宽请设定为“1”。
把细项向右缩排，不仅能使表格的架构看起来更清楚，还能够提高Excel的作业速度。
图1-14 细项缩排，让计算的架构更清楚
图1-15 栏宽的调整方式
使用Excel的时候，比想象中更费时的，其实是在单元格之间移动所花费的时间。在移动单元格时，一种方法是连续按箭头键以移动到目的位置，另一种方法则是使用鼠标的滚轮，但无论是前者还是后者，这两种方式都相当费时。但就像图1-16所示，只要细项缩排，就能够用[Ctrl]+箭头键的方式，在单元格间快速移动。
图1-16 利用[Ctrl]+箭头键，快速移动！
如图1-17所示，若把“元”“个”“%”等单位放在项目名称后面，由于各单位的位置前后不一，我们很难一眼就找到单位在哪里。为了让单位的位置更加明确，此处应该增加一栏专用的栏位，把单位统一输入到该栏中。
图1-17 单位要自成一栏
设定栏宽的基本原则，是要让项目里的文字、数字都能完完整整地呈现在表格上。接下来就从最左边开始，逐一说明何谓正确的栏宽格式吧。
请看图1-18。B栏和C栏是给项目底下的细项缩排用的栏位，因此栏宽如前文所述设定为“1”。D栏应配合项目的文字调整栏宽，使字数较多的项目也能完整呈现。单位栏的栏宽也一样。
图1-18 设定栏宽的原则
接下来看数字的栏位。若“第1年”“第2年”和“第3年”的栏宽不一致，会使整张表格看起来不够整齐，因此必须配合三栏当中位数最多的数字，设定统一的栏宽。在这张图中，F、G和H的栏宽都一样。
最后补充一个较细微的部分，就是在表格的最右侧加上一栏空白栏，会让整张表格看起来更美观。最后一栏的栏宽就请设定为“3”吧。
虽然说表格不能没有框线，但也不是全部画上外框线就可以了。想要做出一目了然的表格，就必须制定出明确的框线原则。
以图1-19的上表为例，如果把表格用Excel默认的实线框成格子状的话，由于区隔整张表格的线条粗细都一样，因此表格中的数字会变得非常难以阅读。此外，表格本身也显得相当死板。
如果想要制作出像下表一样，数字清楚、版面利落的表格，就要运用不同粗细的线条，才能让整张表格看起来一目了然。线条的选择方式见图1-20。原则就是不要使用太粗的线条，也不要使用多余的线条。具体来说，表格的最上端和最下端可以使用粗线，以标示出表格的范围。至于表格中间，只要使用最细的虚线画横线即可。
读到这里，或许有人会疑惑：不需要使用直线吗？原则上来说，表格是不需要直线的。至于不需要直线的理由，请容我在后续章节再向各位说明。
图1-19 线条少一点，细一点
图1-20 线条的选择方式
投资银行使用的Excel，比一般的Excel稍微特殊一点。比方说像刚才介绍的框线画法、栏宽的调整等，都只要按一个键就能完成修正。这样的设计，不但能够加快作业速度，格式也不容易乱掉。
此外，公司也为提高Excel的作业效率做了很多努力，例如设计一套公司内部专用的快捷键等。因此，像我这种离开投资银行后还继续使用Excel的人，也会因为必须重新熟悉一般预设的快捷键，或是得逐一动手修改格式而感到心力交瘁。
文字或数字的位置若参差不齐，会阻碍阅读。至于文字或数字应该靠左还是靠右对齐，则取决于从哪一端开始读起。
如图1-21所示，文字的阅读方向是由左而右。相对于此，数字的阅读方向则是由右到左。因为一般在看数字的时候，习惯从右边开始，个、十、百、千、万……如此计算位数。
文字或数字对齐的位置，必须以阅读的起点为准，文字靠左对齐，数字靠右对齐。
图1-21 文字靠左对齐，数字靠右对齐
有的时候，我们会看到像图1-22这种数字居中的表格。就算不是所有数字都居中，也还是会有人把增长率等位数较少的数字居中，对吧？不过，如果不把数字全部靠右对齐，视觉上会很不美观，所以还是别再这么做了。
把数字靠右对齐其实还有一个理由。正如图1-23所示，正确的表格格式是没有直线的。所以如果能把数字全部靠右对齐的话，即使没有直线，也不会造成数字在阅读上的困扰。如此一来，表格也不必添加多余的线条，反而显得简洁易读多了。因此，请务必严守这项原则：删除不必要的线条。
虽说文字靠左对齐、数字靠右对齐是基本原则，但若完全遵循基本原则，表格之中反而会有一部分变得很难看，就是数字栏位上方的项目名称。假如按照基本原则设定的话，项目名称和数字的位置会不一致，也就不容易看出两者之间的关联。
图1-22 数字靠右对齐，比较容易辨识位数
图1-23 不需要直线的理由
在图1-24的上表中，数字上方的项目名称“第2年”是靠左对齐，下方的数字则是靠右对齐。这样的设定虽未违背基本原则，但反而容易让人感到困惑，不知道“第2年”究竟是“800，000”那一栏的项目名称，还是“1，040，000”那一栏的项目名称。当表格里面存在太多令人困惑的设定时，阅读Excel就很容易成为一种压力。
为了避免这种情况发生，设定格式时，在数字栏的项目名称部分，要把文字配合数字靠右对齐。如图1-24的下表所示，项目名称一律靠右对齐，如此一来，便能很清楚地知道“第2年”是“1，040，000”那一栏的项目名称了。
图1-24 项目名称的文字应配合数字，靠右对齐
图1-25 文字靠右对齐的设定方式
如图1-26所示，用Excel制作表格时，很多人习惯从工作表左上角的“A1”单元格开始，但正确的表格格式应该是从“B2”开始才对。
表格若从“A1”开始的话，一来页面上看不见上方的框线，二来表格的左侧也没有空间。如果从“B2”开始的话，上面空一行，左边空一栏，不但能够看见上方的框线，也能够很清楚地掌握表格的范围。此外，左边空出一栏，也可以确认是不是有多余的直线。
图1-26 表格不要从A1单元格开始