一目了然的资料，必须从贯彻“原则”开始

为了让公司内部的沟通更顺畅或是给客户留下良好的印象，懂得如何制作一目了然的表格是一件很重要的事，但所谓“一目了然的表格”，具体来说，究竟是什么样的表格呢？

请想象一下这样的情境吧，某位上司实在看不懂员工做的Excel表格，于是命令A员工和B员工说：“把表格做得清晰明了一点！”A员工听了心想：“好，那我就用颜色来区别吧！”于是便把表格改得五颜六色。B员工则决定：“不需要用颜色，只要把表格改得简单一点就好了。”于是把表格全部加上框线。

接着，当双方看到对方的表格时，A心想：“什么嘛！这表格也太简化了吧！”B心想：“这么花哨的表格，看得我眼花缭乱。”结果双方都完全偏离了上司的指示。类似的情况经常发生在Excel的制作上。

光是“一目了然”这四个字，解读的方式也因人而异。有些人认为“一目了然”的东西，在另外一些人眼里可能相当“复杂难懂”。为了避免每一个人都用自己的方式诠释“一目了然”，投资银行采取的解决办法就是制定一套标准的格式原则。

格式不需要展现个性。在投资银行，无论是简报的投影片或是Excel的表格，都有详细的格式规定，所有员工都必须遵守。

摩根士丹利对格式的规定相当严格，我在入职前两年给上司提供的资料，从来不曾一次就通过，直到第三年才比较熟习规定，第四年才开始指导新员工。可见我们花了多少时间在熟悉格式的规定上。因为投资银行非常坚持一项原则，就是“贯彻标准格式，是减少误算、提高内容的易理解性，以及获取客户信赖的基础”。

然而，大部分的企业都未针对表格的格式制定原则。明明对简报的投影片或商标的使用都有严格规定，为什么Excel表格的制作，却放任大家各自发挥呢？Excel的格式才是真正应该讲究的部分。

Excel的计算本来就比较复杂难懂，需要花时间理解这些内容。此时，如果每个人都用各自不同的形式呈现表格，在理解时就必须耗费更多精力。如果是Word或PowerPoint的话，只要能理解数据上呈现出来的内容就OK了。但换成Excel的时候，因为还需要理解计算过程，所以必须确认的数据量会变得相当庞大。表格中的计算式都必须一个一个仔细检查，不仅不容易理解表格本身，也不知道每一个单元格分别在计算什么，如此一来，表格的用户会产生一股极大的压力。长久下来，可能导致越来越少的人愿意仔细检查Excel的计算式，从而增大误算的情况对企业造成的负面影响。

制定一套简单易懂的格式原则，不仅能帮助我们制作出条理清晰、格式整齐的Excel表格，还能提高全公司上下的效率和工作质量。

相信任何一个忙碌的商务人士，都会想要提高Excel的作业效率。说到提高效率，或许有人会联想到快捷键的运用，但在那之前，贯彻格式原则才是我们的第一要务。

在公司内部制定一套标准的格式原则，可以获得三大效果。

一是能够在短时间内完成表格。因为重复采用相同的格式制作表格，所以熟悉了以后自然能够提升速度。

二是在标准格式的原则之下，公司内部所有人做的表格都可以快速理解。企业能够凭借这两点做到工作效率的提高。

三是能够提升Excel计算或分析的质量。当我们事先制定好格式原则，就不必在制作表格时，一项一项思考该采用什么格式才好。如此一来，便能够把时间运用在格式以外更本质性的事情上，例如数据的分析方法等。最后，公司内部所有使用到Excel的工作都能提高质量，连带创造出更多的利益。