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我在开办Excel讲座或企业训练课程时，第一小时一定会先仔细讲解格式。因为在使用Excel的时候，格式是最重要的基础。然而，许多商务人士都不太在意Excel的格式，大部分的企业也都没有针对Excel的格式制定基本原则。
容我提出一个问题：“请问你会想看别人做的Excel吗？”
恐怕大部分人都会回答no吧。理由或许有很多种，但其中最主要的理由应该还是“因为很难懂”吧。有太多无法一目了然的Excel，这就是大家会对Excel产生排斥感的原因。
如果一个团队只做得出复杂难懂的Excel，那么误算的情况将永远无法减少，作业效率也始终不见改善。以结果来说，自然无法提升数字方面的思考能力。
商务精英对Excel表格的呈现方式也就是格式的要求，相当严格。为什么要如此坚持呢？
因为制作格式整齐的Excel有两个好处：
（1）减少Excel带来的压力和误算；
（2）获得客户和团队成员的信赖。
接下来，就针对这两点详细说明吧。
你可能会觉得不解，Excel的格式和压力究竟有什么关系？请假想自己现在正在阅读一份别人制作的表格，拿到一份别人制作的表格时，在检查内容之前，你是不是会先研究“表格的哪个部分，做了什么样的计算”呢？换句话说，就是先试图掌握表格的架构。这样一来，就很容易感受到压力。我想很多商务人士会抱怨说：“我对Excel很头痛。”原因之一，恐怕就是这种压力吧。
要解决这种压力，必须要求团队里的每一位成员，都学会“制作任何人都看得懂的Excel”。
如果团队里的每一位成员都学会制作一目了然的Excel，那么大家就再也不必为了表格的架构而伤脑筋，可以立即进入讨论内容或分析结果的阶段。外商投资银行虽然跟海外分公司共享资料，但不管哪一个国家的分公司，在制作Excel时都采用相同的格式，因此很容易就能理解表格的内容。此外，由于投资银行的工作繁重而且极为严格，中途离职的人也不在少数，因此经常需要有人接手前者的工作。在这种时候，如果Excel做得一目了然，交接工作也会比较顺利。
资料的样式也会影响客户的观感。在投资银行，我们经常需要提供资料给客户参考。举例来说，当企业客户有意收购一家公司时，投资银行会以顾问的角色提供收购策略。除此之外，我们也得推销业务，设法让客户知道我们在企业并购顾问的领域表现有多优秀。无论在何种情况下，都必须制作出能获得客户信赖的资料。
说起业务资料，一般最常见的就是将普通用纸黑白打印，再用订书机装订，但投资银行制作的资料却不是这样。投资银行会准备高级用纸并进行彩色打印，再用专用的文件夹装订成册。每一册的制作成本高达数千日元。因为资料的外观如果不够亮眼，即使内容再好，也无法给客户一个好印象。为了给人留下多一分的好印象，不仅资料的内容要充足，连外观也不能有一丁点马虎，这就是投资银行的文化。因此才会严格要求Excel的格式一定要让任何人看了都会心想：“好整齐！”或“简单明了！”
我在摩根士丹利证券的时候，曾经有客户告诉我：“摩根士丹利的资料真的做得很精美，只是纸的尺寸有一点……”
当时，摩根士丹利东京分公司使用的纸张尺寸和纽约分公司一样，都是“Letter”尺寸。这种尺寸在美国是很普遍的尺寸，但在日本却很少见。
客户继续说道：“拿那种日本不使用的尺寸来制作资料，很难让人觉得你们重视日本企业。”
这番话让我心里想：“什么？何必那么在意纸的尺寸呢！”但一问才知道，另一家投资银行界的龙头，会特地把日本的提案资料改成A4纸。犹记得我当时佩服地想：“不愧是投资银行界的龙头啊，连对格式的要求都是业界第一！”（话说回来，对格式要求如此严格的摩根士丹利，那时为什么不在意纸张的尺寸呢？）
这件事让我深刻地感受到，虽然用纸尺寸和提案内容毫无关联，看起来好像只是一件微不足道的小事，但客户的观感确实会受到这些细微的格式或外观因素的影响。