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1925年，“五卅运动”爆发。国内反帝废约之声空前高涨，南方高呼“废除不平等条约”，以联苏为基础筹备北伐，试图依靠实力为后盾，推动废约；北方则在此之前，就一直致力于旧约的修正。1926年初，北京政府外交委员会委员长汪大燮成立专门小组，将1842年以来中外不平等条约的各项条款，按类别进行编辑，希望爱国人士借以研究参考，以便在修约问题上，为舆论作先声、替政府作后盾。在该书的序言中，汪大燮用简略的语言概述近百年中国外交史，称言：
中外互市，由来久矣，往往于怀柔之中，隐寓防闲之意。清道光间，兵衅既开，海禁渐弛，名为自我开港，实已由彼要约。降及咸同，国势益弱，门户洞开。其时我国当局订约议款，不谙外情。凡属外人事项，强半诿诸外人处理。外人得乘此时会，威胁利诱，扩张特殊势力，于是种种不平等条约遂以发生。光绪甲午庚子之变，迫于城下之盟，所订诸约以视前约，更变本加厉。无互换之利益，负片面之义务，我国于国际地位竟成万劫不复之势
汪大燮发迹于总理衙门，历任清驻英公使、外务部侍郎、中华民国外交总长、署理国务总理，亲身参与或见证了自甲午之后中国多项重要的外交决策。与一百年来我们听到、看到的论述不同，汪大燮未将众多不平等条约的签订之责诿诸列强，与此相反，他将国权的损失，归因于政府轻易以权授人。作为外交当局的一员，汪氏“不谙外情”“乘此时会”八字，实饱含深刻的自省与检讨之意。当“兵衅既开，海禁渐弛”之时，接受要盟尚属可原；但咸同以降，清朝建立起办理交涉的总理衙门，并向国外派驻常任使节，中国外交官由此出现，何以数十年间仍不谙外情，予外人以可乘之机？孔孟有言，“君子求诸己”，又说“国必自伐而后人伐之”，当日深悉外交内情之人，多有此痛彻心扉的自省。
本书的问题亦从此产生。
传统中国有着自己的天下观和四夷观，遵循自有的方式与秩序，处理与周边国家的关系。晚清自五口通商，海禁大开，传统中国天下观以及与他国交往的模式遭受冲击。到第二次鸦片战争爆发，清朝被迫接受了包含着完整近代国际秩序内容的《天津条约》，中国开始进入“国际大家庭”。
这其中，最具标志性的事件，就是在1861年清朝成立“专办外国事务”的总理各国事务衙门（以下简称“总理衙门”），以及在1875年之后，陆续向海外派出常驻公使。总理衙门曾被当时欧美外交官称为中国的外交部（Foreign Office），在中外人士心中，它与中国传统国家机构大不相同，人们对它即将发挥的作用充满期待；总理衙门成立后，为因应邻国崛起对国家安全构成的威胁以及保护海外侨民的现实需要，积极筹备向海外派遣常驻使节，并在1875年将该计划付诸实施，清朝的驻外使节开始承担搜集情报、保护侨民、购置机械、学习洋务的使命。
就中国外交史而言，晚清至中华民国北京政府时期是近代中国外交产生及发展的时期。第二次鸦片战争之后成立的总理衙门，在最初几年对外交涉中，运作相对高效且处事适宜，但随着时间推移，教案频繁发生，边疆危机不断，国家安全无法保障，而面对这一切，总理衙门常处置失当，驻外公使则庸碌不为，在交涉中越来越显出无力，清朝外交亦每况愈下。首先是马嘉里事件后被迫接受《烟台条约》；之后又无法阻止中法战争、中日战争的发生，战争失利后，国家利权接连丧失；到后来，更酿成庚子事变，清朝被迫接受极端损害国权的《辛丑条约》。这些事件的发生，自然不能全然归因于清朝外交官员，而与当时世界局势和清朝的政经环境相关，但正如当事者所检讨的那样，总理衙门、驻外公使在此期间的无作为以及清朝外交的失败却是不能否认的。与此形成反差的是，在中华民国成立之后，通过当时外交官的努力，外交局面有了很大改观。尽管当时政局动荡、国力微弱，北京政府的外交官却周旋于大国之间，活跃于外交舞台，尽可能地避免国家利益受损，甚至适时利用机会，挽回国权。
有意思的现象是，中华民国继承晚清的政治遗产，民国初年最为活跃的职业外交官，如我们熟悉的胡惟德、陆徵祥、刘式训、陈贻范、施肇基等人，便都是来自前清。
对晚清及民初外交进行检讨，似须首先回答如下问题，即近代中国外交官从何而来？再进一步追问，可细化为系列问题：在推崇“君子不器”、淡化专业技能和职业分类的科举制度下，在传统的官僚系统之中，外交官是如何被选拔出来的，这种选拔方式对外交实践有怎样的影响？外交官群体是如何产生，他们的实际权力与功能如何，又有怎样的出路？科举制度停废之后，国家如何选拔外交官？
本书就是为解答上述疑问而进行的尝试。其基本思路是，将晚清总理衙门及由其改组而成的外务部官员，以及驻外使团成员这一庞大的外交人员群体作为考察的对象，通过发掘、搜寻、整理总理衙门大臣、章京，驻外公使、参赞、随员、翻译官，外务部大臣、丞、参议、司员的众多履历及生平史料，探究他们的来源、选任、迁擢、群体演进等诸多问题，描绘近代外交官出现和初期成长的经过，经由人的角度，进入制度研究，尽可能地使停留于纸面上的制度具体、流动起来。
中外学界对近代中国外交和外交制度有着较多的关注和讨论，这里简要评述与近代外交制度，特别是与外交官相关的研究，以说明前人成绩及彰显本书的侧重。
（一）总理衙门与外务部
在民国初年，就有概述总理衙门与中国外交制度的专书。1913年，民国草创，外交部官员吴成章依当时所存部内文书，写成《外交部沿革纪略》一书。吴留学日本，清季进入外务部，故该书也加入吴亲身观察与经历。该书重在叙述中华民国外交部的组织，为考证其缘起，之前大幅介绍晚清总理衙门、外务部的职司、组织与演进。作者自云其不足之处，在于写作时仅取“无关秘密而可记录”的材料，且“时短日促”，因此局限较为明显。然作者以局中人写局中事，尽管只作制度的概述，然文字简赅明了，内容大体可靠，纲举目张，为后人考察晚清外交机构提供了考镜之据。
此后，周子亚等学者在有关政治学、国际法、外交学的专著和论文中，也曾对总理衙门、外务部机构有过介绍，其内容、性质皆类似于吴著。
在晚清外交制度的研究上，真正作问题考察的著述，其出现时间要稍晚一些。1949年，中国学者蒙思明以《总理衙门：组织与功能》为题，完成在哈佛大学的博士论文。这是当时对总理衙门最为全面的研究，作者重点利用已公开的咸丰与同治两朝《筹办夷务始末》《清季外交史料》、光绪朝中法中日交涉史料、《清实录》《清会典》《清会典事例》，辅以李鸿章、张之洞等晚清大员的奏稿，以及薛福成、许景澄、张荫桓等外交官的出使日记、文集，依次论述清代传统外交结构，总理衙门的成立经过、内部结构与人员构成，制度上及实际中发挥的作用、在推进近代化过程中所起作用等论题，最后检讨其缺陷。
全文文字紧凑、篇幅短小，取材较为丰赡，虽然只有约四万字，却已涉及与该机构相关的各种重大论题。不过，受制于篇幅及有限的材料（当时并无可资利用的军机处与外交部门档案），文中各论题往往点到为止，未及深论。由于该著作完成于特殊时期，又以英文发表，虽长期被研究中国近代史的海外学者参考、引用，国内学者对此却未有反响。
日本学者坂野正高的论著《中国与西方（1858—1860）：总理衙门的起源》一书，从第二次鸦片战争中英法提出遣使驻京要求开始说起，论述中外间围绕新的外交体制的建立而产生的纠葛，乃至最后成立总理衙门的全过程。该书最早利用中英文外交档案研究总理衙门，其内容则仅限于该机构成立之前，只在结尾章提及总理衙门的组织及其在1861年之后的运作
。
同一时期，学者钱实甫最早综论清代外交机构。其论著《清代的外交机关》，以主要篇幅论述鸦片战争之后，清朝与西方国家关系的不同阶段与交涉形式，详细介绍总理衙门及与之关联的南北洋大臣、同文馆、海关总税务司、驻外使团的组织与功能，将之置于帝国主义侵华史的线索之中，论证其“半殖民地化”与“封建主义”的属性。其史料来源，限于《筹办夷务始末》《清会典》《清会典事例》及《清实录》。
此后，台湾学者刘光华也有题为《晚清总理衙门组织及其地位之研究》的学位论文，史料来源及考察问题与蒙思明、钱实甫近似，而研究对象集中于总理衙门机构本身，受意识形态干扰不大，持论较为平和。
在1980年代之后，中国大陆地区近代史研究的政治说教色彩渐淡，慢慢走上常轨，对于近代制度、事件、人物开始有新的评价。出版于1995年的《清季总理衙门研究》一书，是中国大陆迄今为止以总理衙门为题的主要论著。作者吴福环除利用《筹办夷务始末》《清会典》一类官书之外，还试图尝试发掘档案、私人文集等材料，全面介绍总理衙门的组织结构、运作方式，并将其置于洋务运动的时代背景之中，肯定总理衙门以新形式办理外交的做法，赞扬其顺应时代潮流，对中国近代化的倡导及主持之力。然该书的史料范围较此前并无太大突破，对于晚清政治史、制度史应主要依赖的档案材料发掘不够，其主要创新乃在于从帝国主义侵华史、革命史的视角之外重新评价总理衙门。
同一时期出版的王立诚的论著《中国近代外交制度史》与钱实甫处理的对象相同，而跨度更长—从清朝中期到国民政府时期，其重点仍在晚清一段，即近代条约制度之下建立的外交机构与采用的外交形式。该书全面介绍“洋务体制”之下，总理衙门、地方督抚、外籍税务司、驻外使馆在外交上发挥的作用，另也论证洋务体制之后晚清外交制度的改革及外交官职业化的趋势。全书较完整地概述了此一时期中国外交制度的建立与沿革的诸多面相，有提纲挈领的优点
。
美国学者Richard Horowitz、Jennifer Rudolph的著作，是英语世界中重新考察晚清总理衙门的代表论著。他们的研究，有其独特的问题意识。前者题为《中央权力与国家政权建设：总理衙门与晚清自强运动（1860—1880）》。
该书借用美国社会学家Charles Tilly近代国家政权建设（state making）的概念，将其定义为国家动员、分配资源能力增强的过程。
作者认为，晚清洋务运动发挥着类似的作用，而其中总理衙门又有着特殊作用。因此，作者以专题研究的形式，依次探讨总理衙门的出现，其在军事、政治改革，在海关、财政事务，在外交事务与新知引进诸多方面所做的努力与实际作用，由此论证总理衙门与晚清国家政权建设的关系。Jennifer Rudolph的著作《协商的权力：晚清总理衙门与政治改革》，受美国新清史研究影响较大。与学界将总理衙门的表现置于“冲击—反应”说之下对其做出失败评判不同的是，该著作将总理衙门的产生与演进放在清朝的制度传统之中，将总理衙门与军机处进行比较，叙述清朝建立总理衙门以适应变局，以及总理衙门调整结构、聚集权力的经过。与Horowitz一书近似的是，Rudolph的著作对于总理衙门在中央与地方关系上的主动作为，用力较多，论述总理衙门经由通商大臣、督抚、海关道彰显其权力的诸多例证。其处理论题及视角皆较新颖，然而尽管作者强调注重清朝传统，但对中国制度史却显得较为隔膜；同时，其著作试图以个别案例推翻陈说而成一家之言，显有过分发挥之嫌，结论超出史料支撑范围之外。
相对于总理衙门而言，由其改制而成的外务部所受关注就要少得多。上述吴成章所著《外交部沿革纪略》对外务部内部结构、人员构成有过大致介绍。高超群利用晚清官书论述外务部成立经过、组织结构、历史作用，然主要内容未超过吴著范围与深度。
相较之下，蔡振丰的论文论题相同，然其所用史料更为丰赡、细节论证也具体许多。
而川岛真的论文综合利用中文、日文、英文多方档案，详细论述外务部成立过程中，各方主张以及落实的情况，使得人们对外务部的成立经过有一全面的认知。
在制度研究之外，也有一些论著涉及重要人物。
钱实甫从篇幅庞大的《清实录》中，整理出总理衙门大臣、外务部大臣与外务部左右丞、左右参议的任免记录，并制作年表。
吴福环著作以附录形式罗列总理衙门大臣的基本资料，包括其出身、任职经历及其经办的重大事件，使人们对该群体有一个大概的了解。此外，亦有若干人物研究的论文、著作，考察奕、许景澄、袁昶、袁世凯、邹嘉来等重要的总理衙门大臣及外务部大臣。
（二）驻外使团
对于清朝另一部分办理外交的官员，即驻外公使及其使团成员，早期研究有严和平《清季驻外使馆的建立》。该书主要处理各驻外使馆的建立过程，涉及清朝遣使的背景、讨论经过、各国首任使臣的派出、使馆的基本组织、经费以及早期驻外制度的特点，其论题涵括驻外使馆的诸方面。在史料上，除利用《筹办夷务始末》《清季外交史料》及众多出使日记之外，还尝试利用了部分总理衙门的外交档案。
箱田惠子的论文《清朝驻外使馆的设立》，论题相同，更注重考察这一过程中李鸿章、总理衙门、赫德三者的关系、角色与作用。
更多关于晚清驻外使馆的论著则侧重某一专题，如考察某一使馆、领事馆的建立，
考察驻外使馆的经费问题，
或考论重要督抚例如李鸿章与驻外公使的关系。
近年来，近代出使人员作为特定群体，越来越多地受到研究者的关注。在这些研究中，外交制度逐渐独立成为具备自身发展和演进理路的专史。
戴东阳、任天豪考察了近代驻外使臣的籍贯、出身、知识结构和选派经过。
王宝平对清朝驻日使馆前期的人员组成、功能与活动有详细的论述。
梁碧莹依据出使日记及部分外交档案，逐一研
究历届驻美公使，尤重陈兰彬与梁诚二人。
日本学者冈本隆司、青山治世对晚清出使日记有详细的调查、介绍和解读。箱田惠子主要依据出使日记，详细整理出甲午战争之前，中国驻外使团人员的详细衔名。
这其中，以箱田惠子对驻外使馆制度的研究最为系统和深入。除了上文提及的晚清驻外使馆、领事馆设立经过之外，她将注意力集中于近代中国外交官的“诞生”过程上，论述使馆在培养外交人才方面的作用，清末驻外制度改革的过程、效果，试图探寻新式外交官群体的出现与传统“科举社会”的关系。在若干重大专题研究上，取得较大的成绩。
（三）简单述评与可供努力的方向
纵观现有的相关研究，有若干薄弱之处可求改进。
首先，国内学者在探讨总理衙门、外务部与驻外使馆制度时，过多依赖现有已刊的官书政典，这些资料主要是官修《清会典》《清会典事例》，清官方涉及洋务的奏议、上谕之汇编—《筹办夷务始末》和以官修资料作为底本的《清季外交史料》。这些资料当然有其重要性，然一则编选有其侧重（例如《筹办夷务始末》侧重事件），可能删去若干重要的内容（例如《清会典》关于总理衙门的篇幅有限，其日常运作、官员的考选方式、人员流动等问题无法备载）；二则如吴成章所言，《清会典》一类的典制文籍，在修纂时多选“无关秘密者”，因此只能言其大概，不得其详，多断语而少论证，忽略或隐藏了事涉关键的细节。
其次，相较而言，美国学者的研究能尝试利用中英文档案史料，立论新颖，不囿于前说，常能予人以反思和启示，但往往受欧美学界同时代理论和问题导向之影响，有时难免剪辑材料以强合其说，而显出对中国制度史的隔膜。与他们不同的是，日本学者所论各专题，尽管稍显零散，然尽可能深掘材料，细致分析，在具体论题上更有参考与利用的价值。
第三，既往研究中一个最大的遗憾，是关于人物的，尤其是外交人物群体的研究。例如，我们从诸多论著中看到有关总理衙门、外务部的组织结构、内部分工的介绍，也看到不少总理衙门与督抚相互关系的论述，然而，总理衙门除大臣外，其内部的组成人员还有多少，来自何处，他们各自的日常工作是什么？与督抚、与海关道在人事、业务上有怎样的纠缠和往来？其往来的动机是否真是有意强化支配？这些细节如果能一一解决，我们对相关问题的理解将进一步深入。
有关出使人员群体的研究，情况稍好，然现在也仅限于甲午战争之前简单年表的整理，更具体的考察仍待继续。一些较为重要的问题，须在广泛搜集人物资料的基础上开展，例如晚清的驻外公使来自何处？他们的选任有着怎样的程序、标准和规则？公使之下的参赞、翻译、领事官、随员，他们的出身和教育情况是怎样的？他们与公使之间是什么关系？在科举时代，“去父母之邦”，远涉重洋，在外供差，其所思所想为何？晚清变局之下，外交制度是否有所改革？有什么具体主张，又是否落到实处，对此后历史有何影响？外交官群体结构在晚清40年是否有所变化？这些问题，不但是新论题的开拓，同时也可为旧问题的重新思考提供视角与材料。而这也正是本书希望努力尝试的方向。与以往研究常据官书之言而多“定性”结论不同的是，本书希望借庞大的晚清外交官员的履历库来垒筑论述的基础，作“量”的分析，由“量”的积累进而形成对“质”的说明。
（一）本书侧重
现有的关于外交官群体的研究，较为宏观，即研究对象多集中于上层的少数“政务官”—总理衙门、外务部大臣，对于更大多数的、长期任职总理衙门的“事务官”—总理衙门章京、外务部司员则少有关注；对国内外交机构考察详细，而驻外使馆公使、参赞、领事、随员群体则相对较弱。上文提出的诸多问题，可从弥补和完善现有研究开始，以众多具体细微的个案资料作为依据，尝试解决。
与此前研究相比，本书侧重在以下几个方面。
首先，补充和丰富我们对总理衙门和外务部司员群体的认识。总理衙门大臣位处上层，从部院大臣中任命，缺乏相应的外事经验，而中层的司员（即章京）虽然也来自各部院，并保留原衙门的职缺，但一般能较长时间供差于总理衙门，不随政局动荡而变更，他们富有外事经验，某种程度上是“隐持”清朝外交的官员群体。外务部成立之后，司员的作用与此类似。司员之下的吏员群体，地位虽低，但有机会接近清朝外交文书和见证重大事件，这一群体的来源和作用也应得到适当的关注。
同理，本书在考察数十位驻外公使的同时，也会关注驻外使团的其他成员。
第二，对总理衙门、外务部、驻外使馆这三个机构及其组成人员进行综合考察，探寻它们之间的相互关系及关系的演变，揭示外交制度演进的“内在理路”。在今天通行的外交官制度中，国内外岗位的轮换互用，是一项基本规则。那么，晚清的外交人事是否如此？国内外外交人员的组织结构对交涉效果又有什么影响？这些须在细部研究的基础上综合考察，而后做出结论。
第三，近代中国外交官群体是在西潮冲击之下出现的，然作为清朝的官员群体，却是在传统官僚制度的土壤中逐渐生成的。传统制度的脉络，包括选官方式、正途异途的分野、差遣制度等内容，科举制度的衰微与终结，与此关联的世风及学术取向的转变，皆极大影响到外交人员的前后结构及外交官群体的形成。
（二）史料说明
此前晚清外交制度的研究之所以只能依据政书作简略介绍与定性判断，人物研究之所以只能局限于上层官员，很重要的一个原因就在于史料的限制。
清代在京官员的任免上谕，自二品以上，备载于《清实录》
中；总理衙门大臣地位类似，多从上述人员中产生，因此可依据实录制作总理衙门大臣年表；而大臣之下的章京，来源于六部郎中、员外郎、主事等，数量较大，依序升补，官书中不予记载。在驻外使馆中，除作为馆长的公使由上谕任命，载在实录，其他人员则由公使自行奏调，在官书中也难寻其迹。因此，与他们相关的史料，须从一手的档案中寻找。
以往的档案条件限制了相关论题的深入与拓展，而现有的档案开放则提供给本研究最优的便利。下文分几个大类逐一介绍本书利用的史料及其各自的特点。
1．
档案
总理衙门章京的任用，首先是在经历考试选拔之后，形成记名名单。每当有人员缺出，皆由总理衙门上奏说明，并依据名单递补新人。这些奏摺、奏片的正本，藏于《宫中档朱批奏摺》之中，散失严重；而其副本，则由军机处抄录，归入《军机处录副奏摺》之中，大体完整。上述两类档案，皆分别藏于北京的中国第一历史档案馆与台北的“故宫博物院”。此外，总理衙门有两年一届的“劳绩保奖”，每次开列半数章京的头衔、名单，对他们进行奖叙，共形成约21次保奖清单，现保存于北京、台北两处的《军机处录副奏摺》和国史馆抄录的《月摺档》之中。依据上述档案，大致可弄清总理衙门章京群体的名单、来源、上升与去向
。
驻外使馆人员虽由公使自行选用，但须开列详细名单上奏。在外期间，驻外人员离开或调入，照例也须开单奏报。除此之外，驻外使馆每届任期三年，期满进行“劳绩保奖”，由公使开列下属名单及奖叙的名目。这些奏摺、清单，也保存于上述《宫中档朱批奏摺》与《军机处录副奏摺》之中。依据这些资料，大致可拼接出驻外人员的名单、上升路径及其去向。
除上述宫中档与军机处档案之外，晚清总理衙门、外务部尚有自己的部门档案，分为《总理衙门与外务部原档》及主题缮抄本《清档》。原档主要包括往来公文的稿本、原件，呈送给总理衙门大臣的奏底，总理衙门、外务部密启簿、问答录等。
这些档案除弥补《宫中档朱批奏摺》和《军机处录副奏摺》的不足，还能展示总理衙门、外务部、驻外使馆内部运作的流程，反映总理衙门、外务部堂司官员之间的关系，以及驻外公使与使团成员的关系。除原档外，总理衙门、外务部清档也记录有相似内容。驻外使馆的人事变动，在该部门档案中也有备案。由此，总理衙门与外务部档案可对宫中档及军机处档起补充作用。该档案主要保存于北京第一历史档案馆、台北“中研院”近代史研究所档案馆。后者已开放阅览，前者虽未对外开放，然近年来，也依据国别，将其部分内容陆续编订出版，计有清代中国与新加坡、菲律宾、韩国、西班牙、葡萄牙、英国关系史料。
另外，清朝在选任及考察官员的过程中，形成了数量庞大的履历引见摺、履历单、履历片，合称为《履历档》。
因总理衙门章京、外务部司员、驻外人员属于中下层官员，他们获得京察一等或保奖并任地方官，引见机会多，故履历档有大量关于他们出身、经历的记录。履历档系交皇帝御览，可信度较高，是研究上述人群的重要资料。
举凡有关总理衙门、外务部、驻外使馆制度设计、人事变动、劳绩保奖、日常运作的内容，在以上几种档案中皆能找到线索。它们是本书主要依据的史料。
2．
日记
清朝向外派出常驻使节后不久，总理衙门上奏，建议命出使大臣将各国风土人情、对外交涉经过逐日登记，定期咨报总理衙门，供其外交参考之用。使臣在日记中详细记载了各自的出使经过、奏带随员的情况、在外经历以及相应的感受与建言，可补档案内容的缺漏。
除出使日记之外，总理衙门、外务部官员及同时代的日记，例如杨宜治《惩斋日记》、邹嘉来《仪若日记》、《郑孝胥日记》、《翁同龢日记》、《张荫桓日记》、《那桐日记》，都有一些关于外交制度及外交人员的记录。
与档案相比，出使日记有几点缺陷。首先是出使日记并未形成严格制度，有心记录者或有意让日记流传后世，对记日记兴趣较大；很多公使则无暇或无心记录。其次，出使日记中的人员任免、去留记录不一定完整和准确，是否记载及记载多少，凭公使个人的取舍喜好。再次，由于驻外公使、参赞皆为临时差使，长期任事者不多。前后任之间，事先既少交流，外出则感受相似。故而不同出使日记侧重记录的内容，往往近似，多为他们在外所见的奇闻奇事，或表面所见的政教风俗。
3．
书信
某种程度上，这一部分内容比档案和日记更可靠、更具真实性。与晚清外交相关的私人书信主要有《汪康年师友书札》。汪康年圈中友人张元济、沈曾植及其族兄汪大夑皆为总理衙门、外务部官员，在他们写给汪康年的书信中，多有关于机构运作的内幕信息。
由于汪康年身处新闻界，报道外事较多，因此同许多驻外公使、随员、领事都有通信，其中较多地透露出驻外使馆实际运作的情况。另外，缪祐孙、沈曾植等曾任总理衙门章京的官员写给亲友的信札，也多有晚清外交制度的细节。新版《李鸿章全集》所收信函，有一些关于总理衙门和驻外使馆人事颇具价值的信息。
4．
笔记、回忆录与其他资料
这些资料多不是当时所记，故其中细节与实际情况有一定差距。但一些任职总理衙门、外务部官员在笔记、回忆录中所记载的细节有时也能提供丰富的信息，只要结合前后语境及史料仔细加以辨析，亦可成为较有价值的资料。
（一）论述范围的界定
今天我们提及的外交（diplomacy）与外交官（diplomat）本为近代西来的概念。中国古代国家之间有朝、觐、聘、问等交往活动，其中，朝、觐系诸侯、外族对天子、中原王朝所行之礼；聘、问（交聘）则为诸侯国或兄弟国之间的交往活动。《周礼》又载有“行人”之义，其中，大行人“掌大宾之礼及大客之仪，以亲诸侯”；小行人“掌邦国宾客之礼籍，以待四方之使者”。
后世遂将使节称作行人。“朝觐”“交聘”“行人”的概念与近代外交及外交官有近似之处，但内涵上却存在重大的差异。
“朝觐”“交聘”在儒家文化体系下，隶属于六礼之一的“宾礼”，其主要目的是在礼制的规范下，维持天子与诸侯、中原与外族之间的一种等差平衡的秩序。
而欧洲中世纪晚期以来形成的近代外交，则指适当的代表，根据一系列公认的规则，用谈判的方式处理主权国家间相互关系的活动，其目的是使用非暴力的竞争方式，寻求最大的国家利益。与此相对应，承担朝觐、交聘活动的“行人”与承担近代外交活动的外交官，其职责、技能、知识结构亦有重大的区别。
晚清民国之际，中国外交官对自身身份就有明确的认知。1909年，清外务部机要股官员颜惠庆在《美国国际法杂志》上发表题为《中国如何管理其外交》的专文，向全世界介绍当时中国的外交制度。该文将清朝外交系统分为外务部与驻外使馆两个系统，将两类机构中的官吏作为中国的外交人员。
1913年，吴成章在《外交部沿革纪略》一书中指出，清朝总理衙门、外务部与民国外交部一脉相承，中国在1861年总理衙门成立之后，方有“外交专官”。其论外交人员沿革，亦以上述机构的官员为断。
依据今人的看法，外交官可分为外交部组成人员及驻外人员。
在近代中国，有完全西方式的驻外公使、领事、参赞；外交部组成人员则大致等同于总理衙门、外务部官员。民国初年的中国外交官对自身所属群体已有这一认知。本书论述，即依据当时外交官自身的身份认知以及今人的一般定义，将研究对象限定为总理衙门、外务部、驻外使馆三机构的人员。对于清朝体制中具备“行人”性质的礼部、鸿胪寺、理藩院官员，则不纳入考察范围。此外，因传统政治分工以及因应晚清新形势而担负部分外交任务的官员，还包括南北洋大臣、各省督抚、通商口岸海关道以及零星派出担负特殊使命的临时使团，他们也不在本书的探讨范围之内。
不过，尽管晚清民国职业外交官已认同总理衙门官员为“外交专官”，但总理衙门官员毕竟属“兼差”的性质，与后来的职业外交官尚存差异。因此，本书所论对象，并不是已成型的外交官群体及其静态特征，而是近代外交官群体从萌芽、出现到逐渐成长、成型的经过，题名为“中国近代外交官群体的形成”，原因也正在于此。
（二）章节设计的说明
晚清外交机构的演进，从总理衙门到外务部，有先后因果的关系，因此对两机构人员的区分探讨，就暗示依据时间先后作纵向论述的结构安排。而驻外使馆的运作跨越总理衙门与外务部两个时期，它与后两者之间是横向联系，如果根据总理衙门、外务部、驻外使馆三机构来安排章节，前后文就显得较为混乱。本书采用的是以时间为轴，作纵向论述的方式，分为上编总理衙门时期（1861—1901），与下编外务部时期（1901—1911）。先论总理衙门，再论同时期的驻外使馆；然后论及1901年外交改革（主要是总理衙门改组为外务部，部分涉及驻外使馆制度）、外务部成立，最后再论改革之后的驻外使馆。
在各章篇幅和内容的安排上，本书对此前学界论述较少、史料发掘极为有限的总理衙门章京、驻外参赞、领事、翻译官群体论述较多，相关论题也更为广泛，旨在全面揭示与上述群体相关的、未曾被学界深入研究的论题；而对于总理衙门大臣与驻外公使，由于此前已多有专题研究，本书不拟对其进行全景式的重复介绍，而是选择此前学者忽略、用力不够或误解的系列论题，作深入的论述。这些论题包括总理衙门的实际权力、大臣权力分配与演变，驻外公使的选任程序与影响因素等等，旨在修正、补充前说。故各章节的篇幅与论题设计并非整齐划一。
（三）几个重要的概念
为努力与所论对象“处于同一境界”（陈寅恪语），理解其行为及所想所思，本书会频繁提及当时人经常谈及的几个重要概念，这里须提醒读者注意：
1．本职与差使总理衙门大臣、总理衙门章京、驻外公使成员（1907年之前）皆属“差使”，他们各有其“本职”。京中内阁、六部、院、寺等机构官员，外省将军、督、抚、道、府、州、县官员，皆属“职缺”。差使没有品级，而职缺则各有品级，因此，总理衙门与驻外使馆人员的上升，必须落实为本职的提升。但这并不意味着，本职是他们的主要工作，很多时候，本职不过扮演进身之阶的作用。
2．劳绩保奖由于差使独立于本职之外，因此供差者，可以得到相应的奖叙。奖叙按其大小可分为“寻常劳绩”与“异常劳绩”，总理衙门章京、供事与驻外使馆公使以下人员，皆可按期得到“异常劳绩”的保奖，保奖内容是给予他们升职升衔，也就是便利他们本职品级和地位的上升。清朝后期中下层官员拥挤太甚，这使得官场极看重所谓的劳绩保奖。
3．正途与异途大体而言，在传统科举制度下，经历科考而授官者为正途，捐纳、军功等出身则为异途。两者不但在社会身份、自我认同上相差巨大，官场对他们的开放度，以及给他们任职、升迁所设置的限制，也大不相同。这一区隔极大地影响到总理衙门与驻外使馆人员群体的分野。
（四）写作凡例的几点说明
1．表格与题名考。本书涉及外交人员的数量较大，一些论题的描述显得繁琐，为直观展示史料与表达论点，配合及补充文中论述，为研究者提供有价值的材料与线索，文中较多地使用了表格，部分地方也使用了“题名考”。
2．书中一部分人物的生年，系依据《履历档》所书年龄推算而来，推算过程已考虑到传统的年龄计算方式为周岁加一的习惯。又因传统纪年与公元纪年在时间上有部分错动（传统纪年年尾的一个月左右为公元纪年第二年年初），在使用公元纪年标示人物生年时，可能出现不准确之处。祈读者引用时细察之。
3．由于书中所引证的档案文献多使用清代纪年，而报刊等材料则采用公元纪年者居多，因此，本书以清代纪年为主，必要处在其后标注公元年月，以减少可能出现的混乱。