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供应商信息管理系统是提供即时报价、产品规格、型号、配置等各种信息，与网站挂接组成一个实时动态的系统。供应商信息管理系统具有以下几个主要作用：
供应商信息管理的根本出发点是为了提高客户的满意度，提高企业的竞争力，这就要求供应中各环节的信息、物质产品和资金能更好地配合运作，做到“在正确的时间、正确的地点以正确的数量向特定的客户提供正确的产品或服务”，最大限度地减少无效作业，避免浪费，为客户创造最大的价值。
降低库存是企业一直追求的目标，但降低库存的困难在于既要不经常库存现货，又要在货品短缺时具有快速地补充货品的能力。实施供应商信息管理是削减库存的有效途径。
企业提供的客户服务水平的高低与供应商信息管理有紧密的联系，如方便客户定购、按时交货，使客户及时了解订单信息、为客户定制产品等都要求企业通过有效的供应商信息管理来实现。
在传统的管理方式下，很多企业与其供应商之间往往存在着短期利益之争，他们常常要求供应商提供较长时间的库存缓冲的同时，还要竞相压价，结果使供应商的利益受损，两者的关系受到影响。这种消极竞争最后必然导致两败俱伤。
供应商管理需要处理大量的客户信息，还要时刻更新产品信息，不断添加销售信息以及供应商信息等。面对各种不同种类的信息，需要合理的数据库结构来保存数据信息，需要有效的程序结构支持各种数据操作的执行。
建立一个集数据采集、传输、存储、查询为一体，为不同层次的经营、管理、决策提供可用的供应商信息，实现供应商信息、计算机资源的高度共享，充分利用供应商信息数据资源的潜能，是信息时代的需求，因此建立一个安全、可靠、高效的供应商信息管理数据库已迫在眉睫。
系统开发的总体任务是实现各种信息的系统化、规范化和自动化。通过对系统需求的分析，进行集中、分块，按照结构化程序设计，得到如图1-1所示的系统功能模块图。
图1-1 系统功能模块图
一般包括如下几个步骤：
（1）数据库需求分析。
（2）数据库概念结构设计。
（3）数据库逻辑结构设计。
用户的需求具体体现在各种信息的提供、保存、更新和查询，这就要求数据库结构能充分满足各种信息的输出和输入。收集基本数据、数据处理的流程，组成一份详尽的数据字典，为后面的具体设计提供基础。
分析调查有关供应商信息管理需求，得到如图1-2所示的数据流程。
图1-2 供应商信息管理数据流程图
针对一般供应商信息管理系统的需求，通过对供应商信息管理工作过程的内容和数据流程分析，设计以下数据项和数据结构：
（1）供应商信息：包括的数据项有供应商ID、公司名称、联系人姓名、公司地址、所在城市、所在地区、邮政编码、电话号码、传真号码、公司主页、备注信息等。
（2）顾客信息：包括的数据项有顾客ID、公司名称、联系人姓名、公司地址、所在城市、所在地区、邮政编码、电话号码、传真号码、公司主页、备注信息等。
（3）商品信息：包括的数据项有商品ID、商品名称、供应商ID、商品规格、商品类别、计量单位、备注信息等。
（4）进货信息：包括的数据项有进货信息ID、供应商ID、公司名称、商品ID、商品名称、商品规格、计量单位、商品数量、供货时期、商品单价、进货日期、备注信息等。
（5）销售信息：包括的数据项有销售信息ID、顾客ID、顾客/公司名称、商品ID、商品名称、商品规格、计量单位、商品数量、商品单价、售货日期、折扣、备注信息等。
有了以上数据项和数据结构以后，就可以设计出能够满足用户需求的各种实体以及它们之间的关系，为后面的逻辑结构设计打下基础。这些实体包含各种具体信息，通过相互之间的作用形成数据的流动。根据上面的设计规划，其实体有：供应商实体、商品实体、顾客实体、进货信息实体、销售信息实体。各个实体具体的描述E-R图见图1-3。
图1-3 实体之间关系的E-R图
（1）采购部是供应商信息的归口管理部门，负责公司所有供应商信息的整理、规范、ERP信息处理。
（2）各职能部门，需要使用ERP相应采购功能的都需按此规定执行供应商信息管理的相应流程。
（3）公司ERP系统管理员负责相应权限的调整和控制。
（1）采购员需在样品检验合格以后，向供应商档案管理员提交《供应商档案表》，由管理员审核后录入ERP系统中，以供采购业务执行过程的使用，完成供应商信息的新增工作。
（2）“供应商档案表”填写规范：
①表中分类和供应商编码由管理员填写。
②表中供应商简称对应ERP系统中信息需填写全称，产品名称、规格需按实际送样产品进行填写详细内容，由相应采购员填写。
③需填写供应商联系人、公司地址、联系方式，由采购员填写。
④表中供应商账户类型、账户名称、账号（银行）、开户行，必须填写准确，由采购员填写。
⑤表中供应商付款方式、发展日期、业务员需由采购员与供方确认后填写，如有修正需及时与管理员沟通修改相应信息。
（3）供应商信息管理员需在新增供应商信息时确认系统内有无重复，供应商档案表中内容填写是否完整，必要时要求提供供应商相应证明文件，确认无误后方可录入ERP系统。管理员需在12小时工作时间内完成信息录入工作。
（4）供应商信息修改。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写“供应商档案表”填写相应修改的内容，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内变更。
（5）供应商信息删除。如因业务需要，需修改供应商相关信息，需由业务员提出申请并填写“供应商档案表”填写删除原因和供应商编码，由部门主管或经理签字后，交由管理员进行ERP系统内删除。
供应商开发程序如下：
（1）供应商资讯收集。
（2）供应商基本资料表填写。
（3）供应商接洽。
（4）供应商问卷调查。
（5）样品鉴定。
（6）提出供应商调查申请。
供应商调查程序如下：
（1）组成供应商调查小组。
（2）分别对供应商之价格、品质、技术、生产管理作评核。
（3）列入合格供应商名单。
订购、采购程序如下：
（1）请购。
（2）询价。
（3）比价。
（4）议价。
（5）定价。
（6）订购。
（7）交货。
（8）验收。
供应商评鉴程序如下：
（1）不定期对供应商就品质、交期、价格、服务等项目作评鉴。
（2）每半年进行一次总评。
（3）列出各供应商之评鉴等级。
（4）依规定奖惩。
（1）每年对合格供应商进行一次复查。
（2）复查流程同供应商调查。
（3）有重大品质、交期、价格、服务等问题时，随时可以作供应商复查。
（1）对C等以下的供应商进行必要的辅导。
（2）不合格供应商应予除名。
（3）不合格供应商欲重新向本公司供货，应予辅导及重新作调查评核。
（1）奖励方式。对优秀的供应商采取下列奖励方式：
①A等供应商，可优先取得交易机会。
②A等供应商，可优先支付货款或缩短票期。
③A等供应商，可获得品质免检或放宽检验。
④对价格合理化及提案改善，品质管理、生技改善推行成果显著者，另行奖励。
⑤A、B、C等供应商，可参加本公司举办之各项训练与研习活动。
⑥A等供应商，年终可获公司“优秀供应商”奖励。
（2）惩处方式。
①凡因供应商品质不良或交期延误而造成之损失，由供应商负责赔偿。
②C等、D等之供应商，应接受订单减量、各项稽查及改善辅导措施。
③E等供应商即予停止交易。
④D等供应商三个月内未能达到C等以上供应商之标准，视同E等供应商，予以停止交易。
⑤因上述原因停止交易之供应商，如欲恢复交易，需接受重新调查评核，并采用逐步加量之方式交易。
⑥信誉不佳的供应商酌情作延期付款处理。
标准的采购流程可以划分为战略采购和订单协调两个环节。战略采购包括供应商的开发和管理；订单协调则主要负责材料采购计划，重复订单以及交货付款方面的事务。
统一标准的供应商情况登记表，来管理供应商提供的信息。这些信息应包括：供应商的注册地、注册资金、主要股东结构、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力等。通过分析这些信息，可以评估其工艺能力、供应的稳定性、资源的可靠性，以及其综合竞争能力。
在供应商审核完成后，对合格供应商发出询价文件，一般包括图纸和规格、样品、数量、大致采购周期、要求交付日期等细节，并要求供应商在指定的日期内完成报价。在收到报价后，要对其条款仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求用书面方式作为记录，包括电子邮件等。
后续工作是报价分析，报价中包含有大量的信息，如果可能的话，要求供应商进行成本清单报价，要求其列出材料成本、人工、管理费用等，并将利润率明示。比较不同供应商的报价，初步了解其报价的合理性。
报价与采购环节包括：
A.申请人按“申购程序”提出申请，经本部门经理审查签批后，交供应部经理，进入“寻价比价程序”。
B.供应部经理按资金使用情况，经“寻价比价程序”后，转交财务部，进入“采购申请审查程序”。
C.财务部有关人员分别进行成本、利润核算、出纳备款审核后，决定签批，报总经理批准后，进入“采购程序”。
a.在财务部审核后决定签否的情况下，将资料退回申请部门，申请部门视情况进入“坚持申请采购程序”或放弃申请。
b.经过“坚持申请采购程序”后，报总经理审核，如总经理签批，进入“采购程序”；如总经理签否，仍退回申请部门，由部门经理放弃申请，用其他方法解决。
D.进入“采购程序”后，由供应部经理根据采购属于长期及大宗情况，进入“合同签订及审核程序”；若属小额采购，则由供货商处直接采购。
E.进入“合同签订及审核程序”，由供应部根据供货商提供的资料，形成合同文本，交财务部进行成本利润分析，财务部审核签批后，报总经理，签批后交供应部签订合同并执行，进入“收货程序”；若财务部及总经理审核后否定，退还供应部与供货商重新谈判。
F.收货人员按“收货程序”检验所购物品，如不合格，进入“退货程序”。
G.收货人员按“收货程序”检验所购物品合格，进入“入库程序”和“结算环节”。
a.进入“入库程序”后，通知申请部门，可以进入“使用、销售环节”。
b.进入“结算环节”后，由采购部、财务部共同按财务规定完成对供应商的付款。
表1-11 供应商档案表
续表
图1-4 询比价采购流程图
图1-5 零星采购流程图
图1-6 紧急采购流程图