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电商采购是保证企业经营活动正常开展的前提，一个完整的企业采购作业流程主要由以下步骤组成：采购计划、选择供应商、签订订货合同、电子订货、验收入库、支付和采购绩效评估，如图2-1所示：
图2-1 企业采购作业流程
企业制订采购计划是采购作业的第一步，制订采购计划的目的：
（1）预计采购货品所需的时间和数量，防止供应中断，影响产销活动。
（2）避免货品储存过多，积压资金以及占用存储空间。
（3）配合企业生产计划与资金调度。
（4）使采购部门事先有准备，以便选择有利时机购入货品。
（5）确定货品耗用标准，以便管制货品采购数量与成本。
做好采购计划，可以有效地规避风险、减少损失，为企业组织采购提供依据，有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。
采购计划主要包括3个部分的内容：货品采购计划，资金需求计划，采购工作计划，其他如供应商开发计划，品质改善计划等，都包含在采购工作计划里。
（1）货品采购计划：货品采购计划是采购人员依据本公司的生产经营状况及生管部下达的货品需求计划拟定的，有季度的采购计划、月度的采购计划。
（2）资金需求计划：这是采购方根据与供应商谈的付款期，统计到期应付的款项和采购人员预计临时需要的资金计划（如紧急货品、设备等）。—般采用周计划来进行调控，使货品采购计划更为合理。
（3）采购工作计划：采购工作计划分年度计划（即采购人员在整年的工作方向定位及要达成的成绩的展望）、月度计划、周计划；有的公司还设有季度计划、日计划。在这些具体的采购工作计划中，要体现出采购人员在工作中做了哪些事，如新供应商的开发，不良货品处理，订单下达，付款申请，内部培训等。
确认采购需求的过程实际上就是采购部门在收到采购请求后制订采购计划的过程。通常采购请求包括的信息有：申请人的姓名、主管审查同意的意见、应计入的成本项目、货品说明书、要求送货的时间和地点等。
采购员在接到采购任务以后，首先要对采购需求进行描述，即对所需的物品、商品或服务的细节如品质、包装、需求数量、计量单位、售后服务、运输及检验方式等准确加以说明。然后在采购需求明确的前提下制订具体的采购计划，如资源市场的调查安排，供应商的分析，采购方式的确认、货款支付方法等内容。
采购计划的编制过程主要有两个环节：一是采购认证，二是填写采购计划表。
（1）认证准备。首先要进行采购认证的准备工作，内容有：熟悉需要认证的货品项目，价格预算，研究项目质量需求标准，了解项目的需求量，以及准备好货品认证所需的资料。物流认证所需的材料包括认证说明书及所附的图纸、技术规范、检验标准等。
（2）初选供应商。根据认证准备工作的结果确定社会供应群体范围，即初选供应商。研究供应商提供的资料并向相关供应群体发调查问卷。实地考察，与供应商谈判，发放认证说明书，要求供应商提供改善报告，供应商参与竞标。
（3）试制认证：签订试制合同，向初选供应商提供项目试制资料，供应商准备样件，过程协调监控，调整技术方案，供应商提供样件，样件评估。
（4）中试认证：签订中试合同，向样件供应商提供项目中试资料，供应商准备小批件，过程协调监控，调整技术方案，供应商提供小批件，中试评估。
（5）批量认证：签订批量合同，向中试供应商提供项目批量生产资料，供应商准备批量件，过程协调易控，调整技术方案，供应商提供批量件，批量评估。
（6）认证供应评估：制订供应评估计划，采购部门绩效评估，采购角色绩效评估，供应商绩效评估，调整采购环境。
表2-1 物资采购计划表
项目采购管理也称作“项目的获取管理”，指的是在整个项目过程中有关项目组织从外部寻求和采购各种项目所需资源的管理过程。这包括对于项目获得各种商品货品资源和各种劳务的管理。
（1）项目的技术内容和要求多变，难以准确定义。
（2）项目受用户的业务目标的变化、组织策略变化和最终用户习惯的影响很大。
（3）在整个项目生命周期内会受到飞速发展的新技术的影响。
（4）项目周期一般比较短，但缺陷责任期或保修期却可能较长。
（5）项目可能会有缺陷，其评估只能在用户的使用过程中进行。
（1）制订项目采购计划。
（2）制订项目资源寻求（采购作业）计划。
（3）项目资源需求（通过各种渠道发现资源和劳务的工作）。
（4）供应来源选择（依各供应商报价等情况做出供应来源的选择）。
（5）合同管理（进行项目各种采购合同的履约管理）。
（6）合同完结（进行项目各种合同完结的交割工作）。
表2-2 项目采购管理类型
续表
续表
（1）确保本单位所需产品与服务的正常供应，以支持本单位生产及其他经营活动的顺利运作。
（2）不断改进采购过程及供应商管理过程，以提高货物质量。
（3）控制、减少所有与采购相关的成本，包括直接采购成本和间接采购成本。
（4）建立可靠、优质的供应配套体系。
（5）收集市场资讯，掌握市场的需求状况和未来的发展趋势。
（6）利用供应商的专业优势，积极参与产品开发或过程开发。
（7）树立并维护本企业、本公司的良好形象。
（8）管理、控制好与采购相关的文件及信息。尤其是要收集有关货物质量事故的信息，重点是造成产品质量或设备故障的货物信息，这些信息也将作为评价供应商的重要依据。
其他职责包括制订并实施采购的方针、策略、流程、目标及改进计划，并进行采购及供应商绩效衡量，建立供应商筛选、审核及认可、考核与评估体系，开展采购系统自我评估，建立培养稳定并有创造性的专业采购队伍等。
（1）在公司主管和采购部门主管的领导下，全面负责生产所用的货品、包装材料的采购工作，并建立合格供应商档案。
（2）根据生产计划和资金情况，编制采购计划。
（3）按生产需要以及食品卫生要求，保质保量地组织好货品采购供应工作，掌握好实际库存和在途货品情况。
（4）合理安排采购顺序，对紧缺货品及需长距离采购的货品应提前安排采购计划及时购进，还应确认交货日期以免耽误生产。
（5）根据就近就地原则选择资源充分的供应商，对主要货品供应商，要对其食品卫生、产品质量、供货能力、企业质量保证能力、企业信誉等方面进行考查，以保证产品质量和正常生产。
（6）选择信誉可靠的供应商在主管批准后签订购货合同，并随时掌握合同履行情况，合同中必须注明公司对产品质量要求的条款，如需更改合同，在请示主管后，得到批准方可执行。
（7）购进的货品必须符合公司标准或国家标准及工艺要求，不得随意更改厂家、质量标准、规格、型号等有关质量要求，如需变更，请示主管批示后方可执行；如果进货品质或数量有异常，要及时处理或者退货。
（8）严格执行货品包装材料入库检验制度，对不合格的货品绝对不允许入库和投入生产，入库货品必须具备合格证，合格证需妥善保管，以备复查。
（9）随时掌握货品、包装材料市场行情以及新材料的应用信息，做好市场分析，随时掌握国家相关产品的标准和政策变化，做好政策分析，为公司决策提供有价值的信息。