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应用文是人类在长期的社会实践活动中形成的一种文体，是人们传递信息、处理事务、交流感情的工具，有的应用文还用来作为凭证和依据。随着社会的发展，人们在工作和生活中的交往越来越频繁，事情也越来越复杂，因此应用文的功能也就越来越多。所谓应用文就是生活、学习、工作中为处理实际事务而写作、有着实用性特点并形成惯用格式的文章。
我们可以从以下几个方面把握应用文的本质特征：
1. 写作目的明确。 应用文是为实现特定目的服务的，因此其写作动因与目的十分明确。
2. 语言表达规范。 应用文主要使用规范的语言，文章的语言庄重、简洁、严密，这一点和文学作品形成了鲜明的对比。
3. 格式体例稳定。 大多数应用文已经形成了通用格式和体例，这体现了其规范性和严肃性，撰写者在拟文时必须遵守格式体例的要求。
4. 时间要素明确。 应用文所针对的事务一般是在一定时期内存在的，因此执行时间、有效期和成文日期等时间要素非常明确。
简单应用文。
简单应用文指结构简单、内容单一的应用文，如条据（请假条、收条、领条、欠条）、请帖、聘书、文凭、海报、启事、证明、电报、便函等。
复杂应用文。
复杂应用文指篇幅较长、结构较繁、内容较多的应用文，如总结、条例、合同、提纲、读书笔记、会议纪要等。