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大多数关于管理者任务的讨论都从这样的建议开始：给工作做计划。这听起来很有道理，但是有个问题：它基本上没用。纸面上的计划看起来很美，但很少转化为成就。
根据我的观察，卓有成效的管理者不从他们的任务开始。他们从时间入手。他们不是从计划开始的。首先，他们弄清楚自己的时间到底花在了哪里。其次，他们努力管理自己的时间，砍掉那些占用自己时间却不产生效益的需求。最后，他们将自己“可自由支配”的零碎时间整合为尽可能大的整块时间。下面的三步流程是管理者卓有成效的基础：
●记录时间
●管理时间
●整合时间
卓有成效的管理者知道，时间是限制性因素。任何流程的产出极限，都是由最稀缺的资源设定的。在我们称之为“成就”的流程中，这种资源就是时间。
时间也是一种独特的资源。在其他主要资源中，货币实际上是相当充裕的。我们早就应该知道，是对资本的需求，而不是资本的供给，设定了经济增长和经济活动的极限。人（第三种限制性资源）可以被雇用，尽管人们很少能雇用到足够多的优秀人才。但人们无法以租用、雇用、购买或其他方式获得更多的时间。
时间的供给是完全没有弹性的。无论需求多高，供给量都不会增加。它没有价格，也没有边际效用曲线。此外，时间是完全易逝的，无法被储存。昨日的时间已经永远消失了，再也不会回来。因此，时间总是极度短缺。
时间是完全不可替代的。在一定范围内，我们可以用一种资源替代另一种资源，例如，用铜替代铝。我们可以用资本替代人力劳动。我们可以使用更多的知识或更多的体力。但时间是无法替代的。
一切都需要时间。它是一个真正普遍的条件。所有的工作都是在时间中进行的，都会耗费时间。时间是独一无二、不可替代、必不可少的资源，然而，大多数人却对此熟视无睹。卓有成效的管理者与众不同的最大特色，也许就是对时间的精心呵护。
人在管理自己的时间上有先天不足。
■尽管人和所有生物一样，都有一个“生物钟”，任何一个乘坐喷气式飞机飞越大西洋的人都有这样的发现，但他缺乏可靠的时间感，正如心理学实验所显示的那样。人们被关在一个看不到外面光线的、黑暗的房间里，会迅速失去所有的时间感。即使在完全黑暗的环境中，大多数人也能保持他们的空间感。但是，在一个密封的房间里待上几小时，即使开着灯，大多数人也无法估算出已经过去了多长时间。他们有可能严重低估在房间里度过的时间，也有可能严重高估。
因此，我们如果依赖自己的记忆，就不知道时间是如何度过的。
■我有时会要求那些以记忆力为傲的管理者，猜测并记下他们是如何花费自己的时间的。然后我把这些猜测记录锁起来几周或几个月。在此期间，这些管理者记录自己实际的时间使用情况。结果，这些人认为的自己使用时间的方式和他们的实际活动记录之间，从来没有什么相似之处。
一位公司董事长非常确定，他把自己的时间大致分为三部分。1/3的时间，他认为是和他的高级职员在一起。1/3的时间，他认为是和他的重要客户在一起。还有1/3的时间，他认为是用于社区活动。他在6周内的实际活动记录清楚地表明，他几乎没有在这些领域中花费任何时间。这些都是他知道自己 应该 花时间去做的任务，因此，“乐于助人”的记忆力像往常一样，告诉他这些是他实际花了时间的任务。然而，记录显示，他大部分时间都是作为调度员，跟踪他个人认识的客户的订单，并为这些订单打电话打扰工厂。这些订单中的大部分都在顺利进行，他的干预只能造成订单拖延。但当秘书第一次把时间记录拿给他时，他并不相信她。后来又做了两三次时间记录，他才相信，在时间的使用方面，必须相信记录，而不是记忆。
因此，卓有成效的管理者知道，要管理好自己的时间，首先必须知道时间的实际去向。