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你是不是认为自己的记性好得不得了，所以从不把重要的事情记下来，最后你发现，自己总会忘记一些事情？
有一些人，常常会心中窃笑那些习惯使用备忘录的同事，特别是看到同事把很容易记住的小事也记到备忘录上时，就认为同事简直是一个大笨蛋。他们的理由是，自己记性那么好，干嘛要把事情记到纸上呢？
还有一点，他们过分自信自己的记性好，是因为他们还没有为此付出过刻骨铭心的代价。一个人的记性即使再好，也不可能长时间地记住那么多复杂的事，终究一些事会随着时间的流逝而被淡忘，当他们决定使用备忘录时，一些损失已经不可避免了。
其实，善于使用备忘录，不但能使你的工作有条不紊地进行，提高你的办事效率，而且还会改善你的形象，使你容易获得上司的青睐，赢得加薪和晋升的机会。
公司在召开例会的时候，有的员工会很认真地作会议记录。在工作中，一听到重要的信息，有的人会马上从口袋里拿出备忘录，把重点记下来……这是一种很好的工作习惯。可有些人却对此不屑一顾，“不就是那么点事情嘛，我早就记在脑子里了，何必再动手呢。”于是，在开会的时候，他们要么心不在焉地做着小动作，要么就疲倦地打着盹。
对于这两种截然不同的反应，老板自然是看在眼里，记在心里的。相对来讲，老板都会喜欢并重用认真作记录的员工，因为他们认真负责的工作态度让老板比较放心。
对于上司的口头指示或指令，即使看起来是很简单的一件事，也应该记录下来。即使这些事情你是一定会记得的，但是对于发布命令的上司来说，总还是担心下属会不会忘记，或是遗漏某一部分。所以，这时候如果能记录下来的话，上司不仅很安心，而且对你的认真态度也会留下深刻的印象，把你列为优秀员工的行列，待日后有职位需要提拔时，他会优先考虑你的。
虽然只是作了一下记录，但是在写的时候，很自然地就会加深一遍印象，起到了提醒的作用。所以有人说：“备忘录就是为了要把事情忘记才写的，这样就不会因为要记一些烦琐的事而费脑伤神了。”
备忘录除了具有防止遗忘和塑造好形象的作用外，它还具有核对的功能。当上司指示完工作后，你可以参考你的记录，重复指示的要点，以核对你听到的和上司交代的有无差距。在日后的工作中，你还可以根据记录的备忘录自我检查你的工作状况与工作进度是否正确，确保没有遗漏的工作项目。
另外，这些事虽然不难记住，但也很容易忘记。有时候，上司安排的工作会从你的脑中“溜走”。当上司问你做得如何时，你才会猛然想起，可这时已经晚了。有时，你也许要过很长时间才会想起一件早就应该做的事。所以说，你千万不要过于相信自己的记性，有时它也会“偷懒”。
同时，如果你记录了上司交代事项的重点，还可以避免日后在工作中产生“有没有交代？”“有没有听到？”之类的纠纷，让你更为高效地工作。
你在作记录的时候，如果有不清楚的地方，就需要向对方询问清楚，这一步叫确认。你要注意尽量用具体化的方式，向上司或老板确认命令的内容，这一步叫检验理解。但在这个过程中，你要让上司把话说完后，再提出自己的意见或疑问，千万不要打断上司的思路。
然后你就可以用科学的记录方法——6W3H进行记录了。
What——指要做的是什么以及描述达成命令事项后的状态；
When——指全部工作完成的时间及各步骤完成的时间；
Where——泛指各项工作或活动发生的场所，以及工作完成的场所；
Who——指与命令有关联的对象；
Why——指理由、目的、根据；
Which——根据前面的5个W，列出各种备选方案；
How——指方法、手段，也就是如何做；
How many——指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化；
How much——指预算、费用。
如果你的记录具备了以上内容，那么你的记录就是完整的了。有的时候，你作记录只是为了达到“备忘”的目的，没有必要记录得那么全面，只把其中的要点写明让自己看得懂就行了。但你不能只写一两个字代替而走上另一个极端。在记事情的时候，你要尽量写成完整的文句。因为记得不够完整的事情，只写一两个字，时间一长会想不出自己写的到底是什么。所以，如果在当时你没有时间详细记下来，至少也要利用还没有淡忘之前的时间，尽快地把全文补齐。
有些人不习惯用备忘录，而是用笔记本来记事情，这种方式是不太好的。在事情比较少的时候用笔记本来记确实是比用备忘录好，因为较不容易撕掉，但是事情一多，用笔记本可就难处理了。因为完成的事件不能把它撕掉，顶多只能用横线划掉来代表，但是同一页里面总会留下几件尚未完成的事。这样一来，每天累积下来的页数一直增加，整理起来也就费事多了。所以你最好用备忘录，而不要选用笔记本。
在选用备忘录的时候，你最好使用同一种规格的备忘录。如果大小不整齐，那小张的就容易散落、丢掉。而且整理后保存起来也不方便。再就是备忘录纸最好只用单面，因为写在背面的事情很容易被遗忘。
在作记录的时候，你还要注意某些人，包括你的老板、上司或同事，他们很讨厌别人和自己说话的时候，总是拿着笔拼命地记录，因为这样他们会感觉好像是警察在录口供，或记者在采访嫌疑犯似的。在这些人面前，你最好不要作记录，否则会引起他人的反感。你最好在谈话后抽时间把重要的话记下来。
记住，好记性不如烂笔头，赶快培养自己的记录习惯吧。把所有要处理的事情都记到备忘录里，做起事来才会有条不紊，又有效率。只要你放弃自己的小聪明，养成使用备忘录的习惯，你一定会体会到使用备忘录给你带来的好处，这时你一定相信：无论你的记性多么好，也要使用备忘录。