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5.以协调的方式把“松”与“紧”完美地结合在一起

在管人实践中,如果片面地理解和运用“松紧有度”,难免会像盲人摸象一样有失偏颇。那么,通过一个什么样的渠道把这二者有机地结合在一起呢?答案是协调,只要掌握了正确的协调方式,就能达到松紧平衡的管人新境界。

从整个协调体系来讲,有的是通过权责和制度来协调的,比如上下左右权责范围的划分、责任制度和事务配合;有的是通过计划来协调的,比如部门之间的生产期量协作;有的是通过领导的活动来协调的,如指挥、调度、现场办公等。

协调解决各种矛盾和问题,协调产生效率。有的管理学者也把协调归纳为管理职能之一,理应受到管理者的重视。

企业内部的协调大致分成两类:

一是垂直方向——处理好上下级关系。主要的协调内容包括:组织授权不合理,上下权责不清;下级不尊重上级职权,有越权行事、不服从行为;上级擅自干涉和干扰下级工作;上下级缺乏有效的沟通和理解;上级的不当指挥;上下级个人因素造成的问题(工作思路、习惯、作风等)。协调的一般方法包括:组织协调,理顺组织关系,合理分工授权,明确上下权责范围;加强信息交流,广泛开展各种形式的交流、访谈、座谈;企业形成良好的工作氛围和团结一致的合作愿望;提高上下级的素质;上级的指挥要减少失误;建立明确的管理制度和责任制度。

二是水平方向——部门之间、岗位之间、生产经营的各个环节之间,是企业协调最大量的工作,也是一个难点。因为上下级之间的矛盾往往可以通过行政手段解决,上级手中的权力可以起很大的作用,而同级之间的问题要复杂得多。协调的内容(问题和矛盾所在)包括:机构不健全,职能上存在漏洞——例如“三不管”,往往会引起推托和争抢;分工不明、职责不清,好事争抢、难事推托;机构臃肿,职位、职能重叠,人浮于事;任务苦乐不均;奖惩不明;部门利益冲突;本位主义;侵犯同级职权;个人因素;缺乏信息沟通、各行其是;供、产、销各环节的标准、期量、工序之间的衔接不平衡。协调方法包括:组织调整——队伍精干,精兵简政,健全机构,明确权责;制度协调——健全各项管理制度,落实责任制度;科学计划——资源调整、任务分配、期量衔接等;加强教育,提高素质;加强信息沟通;营造团结一致、相互协作的工作氛围。

协调工作的形式多种多样,管理者主要应了解如下几种:

(1)会议协调。为了保证企业内外各不相同的部门之间,在技术力量、财政力量、贸易力量等方面达到平衡,保证企业的统一领导和力量的集中,使各部门在统一目标下自觉合作,必须经常开好各类协调会议,这也是发挥集体力量,鼓舞士气的一种重要方法,会议的类型有以下几种:①信息交流会议。这是一种典型的专业人员的会议,通过交流各个不同部门的工作状况和业务信息,使大家减少会后在工作之间可能发生的问题。②表明态度会议。这是一种商讨、决定问题的会议。与会者对上级决定的政策、方案、规划和下达的任务,表明态度、感觉和意见,对以往类似问题执行中的经验、教训,提出意见,这种会议对于增进上下级之间感情,密切关系起到重要作用。③解决问题会议。这是会同有关人员共同讨论解决某项专题的会议。目的是使与会人员能够统一思想,共同协商解决问题。④培训会议。旨在传达指令并增进了解,从事训练,并对即将执行的政策、计划、方案、程序进行解释。这是动员发动和统一行动的会议。

(2)现场协调。这是一种快速有效的协调方式。把有关人员带到问题的现场,请当事人自己讲述产生问题的原因和解决问题的办法,同时,允许有关部门提要求。这样使当事人有一种“压力感”,感到自己部门确实没有做好工作;使其他部门也愿意“帮一把”,或出些点子,这样有利于统一认识,使问题尽快解决。对于一些“扯皮太久”、群众意见大的问题,就可以采取现场协调方式来解决问题。

(3)结构协调。就是通过调整组织机构、完善职责分工等办法进行协调。对待那些处于部门与部门之间、单位与单位之间的“结合部”问题,以及诸如由于分工不清、职责不明所造成的问题,应当采取结构协调的措施。“结合部”的问题可以分为两种:一种是“协同型”问题,这是一种“三不管”的问题,就是有关的各部门都有责任,又都无全部责任,需要有关部门通过分工和协作关系的明确共同努力完成;另一种是“传递型”问题,它需要协调上下工序和管理业务流程中的业务衔接问题。可以通过把问题划给联系最密切的部门去解决,并相应扩大其职权范围。

可以这样说,只要善于协调,从上对下的管理通道就不会堵塞,松与紧的结合通道也不会堵塞。

这里有几个方面的问题需要注意:一是预防为主,预防与解决问题相结合。有水平的管理者应该有战略眼光,善于分析和推测未来,对可能发生问题和矛盾的环节,采取先期的预防措施,尽可能避免,或者准备好补救措施。二是把问题消灭在萌芽状态。有的问题,一旦出现苗头,就应该及时解决,防止问题恶化,最大限度减少损失。三是从根本因素入手。既要治标更要治本,防止不断引发不同的问题或是重复出现同一问题,例如从组织设计、管理体制、管理制度、员工素质等原因引起的问题。四是善于“弹钢琴”、抓关键。细小烦琐的事情可以不必去理会,或是交给下级解决,自己集中精力抓大事,解决重大问题。一般以下问题应引起足够重视:影响全局的问题、危害重大的问题、后果严重的问题、单位中代表性的典型问题、根源性的问题、群众意见大的问题等。五是创造性地开拓新方法。

总之,管人不会运用协调的力量是不行的,因为通过协调,可以把过紧的地方放松一些,又可以把过松的地方变紧一点,在松与紧的平衡之间达到理想的管人效果。 KqeimT/BPN2P6C1uDrr4kcHiw0bR2CD1gpgdH7q6zwIU1zR7IENIr6u962V1FiHg

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