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公务文书结构的基本要求，可用“三性”加以概括：完整性、连贯性和严密性。
首先，公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺，即朱光潜先生所说的“有头有尾有中段”。
其次，各个部分要相对饱满，不能干瘪、空洞，给人以局部残损的感觉。
最后，脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的圆满。这就是朱光潜先生说的“有一股生气贯注于全体”。
在艺术创作中，有“只写残缺不写全”的说法，讲究点到为止，留下一些空白由欣赏者来填补，反而能更好地调动读者进行审美再创造的积极性。但是，这一做法在公文写作中不宜采用，公文的内容要求明确、实在，不能采用虚实相生、意到笔不到的写法。否则，将会给落实处理带来许多不便。
公文的各个部分之间，在内容上要连贯，井然有序，在语言形式上要紧密衔接和合理过渡。
一篇公文，不会是一个混沌的整体，必然是由若干层次构成的。开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。其中主体部分，通常不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。这些层次之间，不管是在内容上还是在文风上，都要有内在的联系。在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。
严密性是指文章的各个部分之间有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。朱光潜先生说：“文章的‘不通’有多种，最厉害的是上气不接下气，上段上句的意思没有交代清楚就搁起来，下段下句的意思没有伏笔就突然出现。应该在前一段说的话遗漏着不说，到后来一段不很相称的地方勉强插进去，或者在上文已说过的话到下文再重复说一遍，这些问题都属于逻辑混乱，结构不严密。”
文章的部分与部分之间，或呈现因果关系，或呈现主次关系，或呈现并列关系，或呈现表里关系，各部分互相弥补、互相协助，而不能互相矛盾、互相拆台。