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第5章 做事讲效率,决不优柔寡断(上)

优柔寡断是心灵的腐蚀剂!

如果留心观察一下那些优秀的人,我们会发现他们做事,大多多谋善决,雷厉风行,从不拖泥带水。这样的人工于“心计”,懂得做事先下手为强,后下手遭殃,所以,他们勇往直前,想得到做得到,从不落人之后,也只有这样做事的人才能真正的成功。

1.速度决定一切

我们为什么从早到晚这样忙碌不堪,而收效却为零?这种做事的方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌子上叫苦时,你毫无效率可言,而你正是这么做了。速度决定一切,没有速度,死路一条!

看看你面前所堆积的东西,然后查阅一下其内容。在这些文件中,哪些对你仍有用处?如果你跟周围的人一样,那么你可能会有75%的文件是没有用的。除非你在找资料,否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前,你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时,你将因此而降低工作效率。

一个人工作是否有效率、是否具有满足感或如愿以偿,这完全视结果而定。如果你明确自己所追求的是什么,则得到的成果既多又好。

当你专注于自己的一生和职业目标时,需要思考如何从许多可能的事情中找出几件,并加以完成。而当你作出“基本决定”时,这就是一种执行:“我下一步该怎么做?”其目的在于激起你的统驭力--即使你只引导你自己一人。

(1)清理所有文件并加以处理

文书工作是个容易处理的问题。包括表格、信件、备忘录、报告或那些要填、读、分析、写和讨论的东西。可是有些人却对这一问题束手无策。

除非你的工作像誊写员工作一样,得分类、归档、修正或处理文件,否则你的文书工作应该是做得完的。因此,这些工作不该占据你太多的时间。

如果你现在或即将成为主管,希望你尽可能减少不必要的文书工作。你不妨试着提高那些必要的工作的效率,并将所有文件集中在一个适当的地方存放。

同时,让我们看看该如何处理这些工作。

大多数人常把文件堆在身旁,如桌上、衣橱上、柜子上、咖啡桌上、楼梯--只要是能放东西的地方。只要浏览一下一个人的办公室或住处,就可以猜出一个人办事情的能力。

如果你的面前总有一大堆文件,这暗示着你一定经常受到困扰。零乱的文件表明你需要别人的帮助,可是情况还不算太坏。有一位会计师,他的办公室里总是堆积了好几叠文件。最底下的一叠文件大约有6英寸厚,用橡皮筋或纸绳捆在一块儿。有时一叠文件放在其他两叠的中间,而有时则三四叠堆在一起,其中有些已无从辨认。甚至会计师也不知道,更不在乎里面写的是什么。其实,只要翻翻里面的文件,就可以发现,有些文件根本就没有用处。这些文件全记载着过期的法律规定和已去世的客户资料,而这些人的遗产早就处理好了。这位会计师喜欢这些堆积的文件,对他来说,再也没有比这更好的资料了。

如果你喜欢堆积文件--假使你心里觉得有必要保留的话--那劝你改掉这些习惯,你需要的是另一种方式的协助。

假如你是因疏忽或缺乏训练而养成这种习惯,或者你觉得这些文件若搁在手边,做起事来会更有效率的话,那么你还有药可救。

老实说,这些文件对你来说无疑是一项重担。试着加以处理吧,否则它们会降低你的工作效率。就像一辆汽车上,如果净是旧零件,你就无法迅速把车修好一样。

看看你面前所堆积的东西,然后查阅一下其内容。在这些文件中,哪些对你仍有用处?如果你跟周围的人一样,那么你可能会有75%的文件是没有用的。除非你在找资料,否则你是不会去看它的。如果没有这些文件放在你面前,你也不会有失落的感觉。而当你堆放的旧年度报告和上个月的文件不见时,你将因此而降低工作效率。

从现在起,每当你翻阅文件,寻找你所要的资料时,随手拿支笔或签字笔,在文件边上轻轻地做个记号。而在你下次找别的资料时,同样也在上面做个记号。

不妨用一种好玩的心理,写下你预估翻阅的次数。我们敢说,你算得一定不够。你所得到的记号必然会比你所想像的来得多。在某种情况下,有人曾经翻阅同一份文件达137次,然而文件依然对他构成妨碍。因此在你寻找资料时,开始计算一下你翻阅这些文件的次数吧。一旦你确定这些文件会妨碍你的工作效率,你就能找出补救措施。

(2)消除各种降低效率的因素

试着养成在一张十分干净、简洁的桌子上工作的习惯。而放在桌子上的文件,也一定要是最重要的,而且对你有益。把其他不相关的东西搁置一旁吧。

这里我们用“离久情疏”这句话可能比较合适了。如果是重要文件,大多数人都会把文件放在醒目的地方,以免自己忘了。他们担心,假如他们把文件存档的话,他也会忘了文件上所提到的工作或职责。

他们这么做也许并没错。可是这不能构成积压文件的理由。你是否得和亲戚住在一块,才能记得他们呢?你是否也得时时看到这些文件,才能把它们记在心里呢?

这些文件的真正作用是让你无法专注于某一件相当重要的工作。每当你扫视面前堆着文件的桌子,你会因惦记着去做某件事而分心。从复杂凌乱的记忆中选择自己应该记住的某一要事,这是相当重要的。其关键就在“有选择性”这四字上。假使你经常或普遍用它的话,这种方法会产生负面效果--就跟你积压的文件一样。

你也许跟一位在会议桌上疲惫不堪的推销员一样,一天到晚忙得动弹不得。你开始向一位想要买东西的人游说,但在紧要关头,却阻止了另一人摆弄货品。你急着想把东西推销出去,可是当客人在订货单上签字时,又有一个人抓住了你的袖口,问了一个你难以回答的问题,就在你要回答问题时,你突然想起你原本要告诉第二位客人一些事的。所以你搁下手边的事情,趁着在这件事情还没忘掉之前,打个电话告诉他。可是就在你等他接电话的当儿,不断有人走进摊位向你询问产品……

从早到晚,你就这样一直忙碌不堪。你忙个不停地向数以百计的人推销,却没有达成一宗交易,收效为零。

这种做事方式使你无法控制自己的时间和精力。当你趴在桌上叫苦时,你根本毫无效率可言,而你正是这么做了。

最好的方式首先是保持桌面的整洁。将文件撇在一旁,让你能专注于某一件重要的事,而不受其他因素的干扰。不用担心你会忘了下一步该怎么做,你绝对不会忘的。

第二,有些相当有用的记忆术,能让你记得这些事,而不致耽误你的进度。

用不着多久,你将养成每天制定计划的习惯。这些计划将取代那些文件,却不至于让你分心。

2.优柔寡断是心灵的腐蚀剂

优柔寡断说白了其实是在浪费做事的机会,它会让你与成功擦肩而过。可以说优柔寡断是一种心灵腐蚀剂,它会一点点腐蚀掉你做事的决心和干劲,让你最终一事无成。

如果你是个有“心计”的人,请你不要追求尽善尽美。“金无足赤,人无完人”,只要不违背大原则,就可以决定取舍。

遇事优柔寡断,拿不定主意,这是做事之大忌。有人上街要买台彩色电视机,由于价钱较高,又都不是名牌,往往反复比较,反复动摇。结果跑了许多家商店,去了许多次,就是决定不下来。心理学家认为,人在做事时所表现的这种拿不定主意、优柔寡断的心理现象是意志薄弱的表现。

为什么有些人做事易反反复复、优柔寡断?这主要是因为:

(1)心理学认为,对问题的本质缺乏清晰的认识是使人做事拿不定主意,并产生心理冲突的原因。只要留心观察,就不难发现优柔寡断多发生在青年人身上,这是因为青年人涉世未深,对一些事物缺乏必要的知识和经验的缘故。

(2)俗话说:“一朝被蛇咬,十年怕井绳。”一旦遇到类似的情境,便产生消极的条件反射,躇踌不已。

(3)一般说来,优柔寡断者大都具有如下性格特征:缺乏自信,感情脆弱,易受暗示,在集体中随大流,过分小心谨慎等等。

(4)这种人从小就在备受溺爱的家庭中长大,过着“衣来伸手,饭来张口”的现成生活,父母、兄弟姐妹是其拐杖。这种人一旦独自走上社会,做事易出现优柔寡断现象。

另一种情况是家庭从小管束太严,这种教育方式教出来的人只能循规蹈矩,不敢越雷池一步。一旦情况发生变化,他们就担心不合要求,在动机上左右徘徊,拿不定主意。

怎样克服这种做事拿不定主意、优柔寡断的毛病呢?

(1)培养自信、自主、自强、自立的勇气和信心,培养自己性格、意志独立的良好品质。

(2)心理学认为,人的决策水平与其所具有的知识经验有很大的关系。一个人的知识经验越丰富,其决策水平就越高;反之则越低。这也就是俗话所说的“有胆有识,有识有胆”。

(3)“凡事预则立,不预则废”。平时经常开动脑筋、勤学多思是关键时刻有主见的前提和基础。

(4)排除外界干扰和暗示,稳定情绪,由此及彼、由表及里仔细分析,亦有助于培养果断的意志。

优柔寡断还会把你挤到没有机会的死水中。

其实,凡世间众人皆有犹豫,但并非所有情况都会在同时发生,它甚至根本就不会发生,因为犹豫是来自自己的想象,只要有坚强的意志力便能将之克服。若能了解这些,接下来的就只有如何去克服问题。如果你能再达成下列几种心理建设,则剩下来的问题也将烟消云散。

每当面临一个新的机会,在斟酌得失之间,犹豫便会在你的内心里悄然出现,阻挠你致胜的决心。这虽然是每个人都有的心理变化,但若不趁早加以克服,便将慢慢累积扩大,当它爬满你的心,且进而侵蚀你的骨髓时,就难以救治。如果你正保持着维持现状的观念,即应早日医治,阻止病菌继续蔓延,并从而将残留在体内的病源完全根除,以免到头来后悔不已!

至少消除犹豫的方法,只有从正面迎击,别无他法。因为犹豫一旦被姑息,便会常留在你的身边,把机会从你身旁逼走。因此,为能获得机会,就必须先消除犹豫。完成这个步骤,接下来忙不完的工作会迎面而来,多得使你不得不从中选择机会,会让你没有时间去考虑害怕的问题。

请牢记,对自己绝不可放纵,你应正视自己的问题,从正面去尝试解决。譬如你害怕在大庭广众前发表意见,就应在大庭广众前与人交谈;如果你为了加薪问题想找上司谈判,但因心生胆怯,事情一拖再拖,一直无法获得解决。建议你不妨一鼓作气走到上司面前,开门见山地要求加薪,相信结果一定比你想象的还好。

如果你现在心里有尚未完成而需要完成的事,在你做事时就要用“心计”,一刻也不要拖延,赶快开始行动吧!

3.深谋善断,决不坐失良机

做事有“心计”的人,一个突出特点就是办事果断,多谋且有魄力。

决策果断是一种优良品质,它甚至可以影响你的一生决定你的成败。

缺乏这种品质的人,做事没有“心计”,遇事优柔寡断,在做决定时,往往犹豫不决,而在做出决定之后,又不能坚决执行。缺乏迅速果敢和灵活应变能力的人,只能错失良机。

在《三国演义》一书中,关于诸葛亮果断多谋的故事,有很多描述。

西蜀的街亭被司马懿夺走之后,司马懿又率大军50万去夺取诸葛亮驻守的西城。当时城中只有2500名老弱残兵,这等于一座空城。面对强大的敌人,战也不能战,守也守不住,又不能逃跑。在这千钧一发的困境中,诸葛亮毫不犹豫地隐匿兵马,城门大开,令少数几个老兵装作平民百姓打扫街道。他自己登上城楼,面对城外而坐,弹琴,饮酒,怡然自得,一派永庆升平的景象。正是这场“空城计”,使司马懿仓惶逃走,诸葛亮扭转了战局,由败转胜。诸葛亮决策果断,堪称典范。

成就果断品质的因素有很多种:

第一,有广博的知识和丰富的经验。谋略与知识是密不可分的,只有知识广博才可能足智多谋。诸葛亮在未出茅庐之时,就上知天文下晓地理,对天下大势了如指掌,并根据当时的形势制定了东联孙吴,北拒曹魏,三分天下有其一的对抗战略。可见他能果断地制定“空城计”的谋略也就不足为奇了。

第二,果断的前提是充分熟悉客观情况、认真研究和掌握交往对象的各种情况。曹操率领百万大军进犯江东孙权疆界,东吴朝野上下,主战主降者各执一词,孙权也犹豫不决。出使东吴的诸葛亮,详细分析了曹操的各种情况。诸葛亮认为,曹操号称百万之师,其实不过四五十万,而且降兵将多,军心不稳,没有战斗力。曹兵皆北方人,不服南方的气候、水土,不习水战,难以致胜。这样的分析,使孙权点头折服,接受了诸葛亮的东吴与西蜀联手抗曹的谋略。这从降到战的转变,正是通过全面分析和充分掌握作战方的情况而制定的。

诸葛亮设计“空城计”,也正是他经过深思熟虑后对司马懿心理状态的正确判断。正如诸葛亮后来所说:“此人料吾生平谨慎,必不弄险,见如此模样,疑有伏兵,所以退去,非吾行险,概因不得已而用之。”

第三,对较为复杂的交往活动,为了实现谋略,往往需要同时设想多种方案,以便于主体能选择最有利的交往方案。

第四,要把握时机,果断地做决定。俗语说:“机不可失,时不再来。”交往的谋略要配合一定的机会,一定的谋略需要在特定时间和地点,在特定条件下才能成功,此外谋略也是随着时间、地点、条件的变化而变化的。

做事果断不同于冒失或轻率,果断是经过了深思熟虑、充分估计客观情况之后迅速做出有效的决定;在条件不足,有时间等待时,积极准备;在情况发生变化时,又善于根据新情况,及时制定新的应对策略。

4.做事就要迅速准确地行动

一个能迅速而准确地做出判断的人,比那些犹豫不决、模棱两可之人的发展机会要多得多。

有些人最终无法成大事,并不是缺乏创立一番事业的能力,而是因为他们做事毫无“心计”,判断力差,并且不能把握时机。

目前,社会上最受欢迎的是那些有巨大创造力与非凡经营能力的人。惟有那些有独创性、肯研究问题、善经营管理、有准确判断力的人才能够成就伟大的事业。

一个能迅速而又准确地对事物作出判断的人,他比那些犹豫不决、模棱两可的发展机会人多得多。所以,请尽快抛弃那些不良习性吧!它只会浪费你的精力。

一个希望能成大事的年青人,一定要有坚强的意志。在工作之前,必须要确信自己的主意,即使遇到任何困难与阻力,发生任何错误,也不可轻易放弃。我们处理事情时,应该事先仔细地分析考虑,对事情本身及其环境作一个正确的判断,然后再制定决策;而一旦付诸实施,就要全力以赴地去做。

判断力不准确和缺乏判断力的人通常很难决定真正开始做一件事,即使决定开始做了,也往往很难收场。他们的大部分精力和时间,都消耗在犹豫和迟疑当中,这种人即便具备其他获致成功的条件,也不会真正获得成功。

大凡成大事者须当机立断,把握时机。一旦对事情考察清楚,并制定了周密计划后,他们就不再犹豫、不再怀疑,而能勇敢果断地立刻去做。因此,他们对任何事情往往都能做到驾轻就熟,马到成功。

造船厂里有一种力量强大的机器,能把一些破烂的钢铁毫不费力地压成坚固的钢板。善于做大事的人就与这部机器一般,他们做事异常敏捷,只要他们决心去做,怎样复杂困难的问题到了他们手里都会迎刃而解。

如果一个人目标明确、胸有成竹,那么他绝不会把自己的计划拿来与人反复商议,除非他遇到了在见识、能力等各方面都高过他的人。一个头脑清晰、判断力很强的人,一定会有自己坚定的主张,他们决不会糊里糊涂,更不会投机取巧,他们也不会犹豫不前,也不会一遇挫折便赌气退出,只要做出决策、计划好的事情,他们一定会勇往直前。

英国当代著名军人基钦纳就是一个很好的例子。这位沉默寡言、态度严肃的军人勇猛如狮、出师必胜,他一旦制定好计划,确定了作战方案,就会集中心思运用他那惊人的才干,镇定指挥,他决不会再三心二意地去与人讨论、向人咨询。在著名的南非之战中,基钦纳率领他的驻军出发时,除了他的参谋长外谁也不知道要开赴哪里。他只下令,要预备一辆火车、一队卫士及一批士兵。此外,基钦纳声色不动、滴水不漏,更没有拍电报通知沿线各地。那么,他究竟要去哪里呢?士兵们也不知道。战争开始后,有一天早晨六点钟,他忽然神秘地出现在卡波城的一家旅馆里,他打开这家旅馆的旅客名单,发现几个本该在值夜班的军官的名字。他走进那些违反军纪的军官的房间,一言不发地递给他们一张纸条,上面签署了自己的命令:“今天上午十点,专车赴前线;下午四点,乘船返回伦敦。”基钦纳不听军官们的解释和辩白,更不听他们的求饶,只用这样一张小纸条,就给所有的军官下了一个警告,起到了杀一儆百的作用。

基钦纳将军有无比坚定的意志和异常镇静的态度,但他深知自己在战时所负有的重大使命。因此,他为人处世严谨而端正,公正无私,指挥部下时也从不偏袒,做任何事情非至成功决不罢手。从这些地方,就可以看出基钦纳将军的伟大魄力和远大抱负。

这位驰骋沙场、百战百胜的名将非常自信,做起事来专心致志,富有创意和魄力,也极富判断力,行动果断,为人机警,反应敏捷,每遇机会都能牢牢把握充分利用。他确是一个向往获得全面成功者的最好典范!

5.快速出击,万事皆主动

有句古语是:“静如处子,动如脱兔”,讲的是动与静的关系,古时是用在兵法上的。今天,又出现了一个词,叫“商机无限”,讲的是商业信息,那么把“静如处子,动如脱兔”用在这里也未尝不可,在未得到商业信息之前,静观其变,等发现机会就马上行动。

1875年的一天,美国实业家亚默尔像往常一样在办公室里看报纸,一条条的小标题从他的眼睛中溜过去。突然,他的眼睛发出了光芒,他看到了一条几十字的时讯:墨西哥可能出现了猪瘟。

他立即想到:如果墨西哥出现猪瘟,就一定会从加利福尼亚、得克萨斯州传入美国,一旦这两个州出现猪瘟,肉价就会飞快上涨,因为这两个州是美国肉食生产的主要基地。

他的脑子正在运转,手已经抓起了桌子上的电话,问他的家庭医生是不是要去墨西哥旅行。家庭医生一时间弄不清什么意思,满脑子的雾水,不知怎么回答。

亚默尔只简单地说了几句,就又对他的家庭医生说:“请你马上到野餐的地方来,我有要事与你商议。”

原来那天是周末,亚默尔已经与妻子约好,一起到郊外去野餐,所以,他把家庭医生约到了他们举行野餐的地方。

他、他的妻子和他的家庭医生很快聚集在一起了,他满脑子都是钱,对野餐已经失去了兴趣。最后他说服他的家庭医生,请他马上去一趟墨西哥,证实一下那里是不是真的出现了猪瘟。

医生很快证实了墨西哥发生猪瘟的消息,亚默尔立即动用自己的全部资金大量收购佛罗里达州和得克萨斯州的肉牛和生猪,很快把这些东西运到美国西部的几个州。

不出亚默尔的预料,瘟疫很快蔓延到了美国西部的几个州,美国政府的有关部门下令一切食品都从东部的几个州运往西部,亚默尔的肉牛和生猪自然在运送之列。

由于美国国内市场肉类产品奇缺,价格猛涨,亚默尔抓住这个时机狠狠地发了一笔大财。在短短的几个月时间内,就足足赚了100万美元。

他之所以能够赚到这样一大笔别人没有赚到的钱,就是因为他比别人更能准确地把握商机,一旦发现商机就果断出击、决不手软。

不仅商业上如此,把这一理论推导至生活的方方面面也一样运用。这便要求我们做事要有“心计”,当千载难逢的机会来临时,要主动出击,抓住它,让它成就你的事业和人生。 HmfoOMmWJp/9SM15rgoflpt0ZEaOstS8z6JCTI5F1koQyNCMyqADcDYNeus10xef

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