工作效率提高法
石伟

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序言

当前在管理界，一个很有意义的争论就是“管理究竟是技术还是艺术”？我认为，管理首先是技术，然后才是艺术。说管理是技术，是因为管理有具体的方法和技巧；说管理是艺术，是因为这些方法和技巧在不同场合下可能表现为不同的形式。就如同弹钢琴，在学习钢琴的时候，是没有什么艺术可言的，都是具体的技术细节，包括手指的力度、指法、双手的协调、认识五线谱等，都是具体的技术和方法，只有把这些具体的技术和方法掌握到一定程度后，才能够将其进行组合，运用自己的方式去表现它们，这时候才谈得上艺术。绘画也好，音乐也罢，都是这个道理。没有技术的艺术虽然不能说不是艺术，但至少是盲目的艺术。管理亦然。

多年给企业做咨询，经常听到关于这个问题的争论和讨论，很多人以管理是艺术为理由，认为管理是不需要学的，或者是不可掌握的。其实恰好相反，管理是必须学习的，必须掌握某些基本的技术和方法，才能通过灵活地运用这些方法和技术来达到管理的目的。根据我们的经验，中国企业中高层管理者所欠缺的，不是艺术，而是技术，是管理的基本方法和技术，包括如何接受上司的指令，如何给上司提出建议，如何给下属布置任务，如何与客户进行沟通，如何授权，如何谈判，如何了解员工的心态并有效地激励他们，如何通过自己的专长影响下属，如何有效利用时间、摆脱工作中的繁忙状态等等。很多事情不是因为我们不明白，而是因为我们不知道该怎么做！有些事情，就算是明白了，也不见得能做到。为什么呢？一是习惯，二是能力。我们企业的管理人员，知道的太多了，什么新概念、新理论他们都知道，遗憾的就是做不到。正是在这个意义上，我曾经给有些企业的经营管理人员建议：中国的企业不缺脑袋，缺的是“手和脚”。

根据这个思路，我们设计了针对中国企业管理人员的管理技能开发丛书。目前国内的管理教育，基本上以MBA为主流，集中在理论知识的传授和讲解上，即使采用案例教学，也是以概念理解和原理分析为目的，本身并没有解决管理的基本技能问题。我和几位同事从1995年开始进行管理技能的开发和评价工作，先后为国内外50多家企业提供管理技能的培训和测评诊断工作。根据多年的积累，我们编写了这套丛书。这是第一批，包括了7个专题的基本内容，从管理沟通、谈判技能、问题解决技能，到团队建设技能、激励下属技能，再到个人时间管理、个人压力调节等，都是管理者自我提升所必需的基本技能。后面还会不断推出新的专题。

这套丛书特别适合于企业管理人员的培训，通过讲解、案例分析、游戏和演练的结合，使被培训者在实际操作过程中感受和体会管理技能的奥妙与乐趣，从而达到改进实际工作技能的目的。每个专题都是原理的阐述和技能的介绍相结合，案例分析与管理游戏相交融，使读者既能从概念和原理上得以提升，又可以在具体技能和方法上有所改善。

感谢这些年来中国企业的领导者们所提供的支持和协助，他们给我提供的舞台，使我得以深入了解中国企业的实际问题，学习他们的有效经验，实践自己的设想。这些企业和组织包括深圳华为技术有限公司、TCL集团、中兴通讯、深圳天音通讯、深圳华侨城集团、深圳益田地产、福建实达电脑集团、中国移动通讯（香港）公司、中国电信集团、中国网通、宁波卷烟厂、大鹏证券、世纪证券、中国证券协会、中国旅游饭店协会、中国工商银行总行、招商银行总行、建设银行深圳分行、江苏双良集团、广州蓝月亮有限公司、大亚湾核电合营有限公司、山东六和集团、北京飞机维修工程有限公司、天津中美史克等等。我的管理人员开发的很多理念和方法，来自这些企业的实践经验的总结。

感谢诸多同事和朋友对这套丛书的编写提出的许多有益建议，他们也是我多年进行管理技能开发实践的灵感来源和有力支持者。这些朋友包括曾湘泉教授、彭剑锋教授、付亚和教授、许玉林教授、吴春波教授、杨杜教授、郑海航教授、徐二明教授、宋远方教授、吴晓球教授、黄泰岩教授、张一驰教授、徐勇教授等等。

本丛书的作者都是国内管理技能开发和人力资源管理领域的有成就的专家，他们既有坚实的理论基础，又有丰富的中国企业管理的实践经验，相信读者能够从使用和阅读本丛书中感受到他们的真知灼见。时间匆促，书稿难免存在纰漏，敬请读者不吝赐教。

前言

“我愿意对时间这么说，再停留一会你真美！”

【德】歌德《浮士德》

莎士比亚曾写过：“放弃时间的人，时间也会放弃他。”在所有的资源中，时间不同于其他资源，它没有弹性，找不到代用品来代替它，而且永远是短缺的。同样，时间的耗费也是固定的。谁也没有办法阻止时间的流失。时间既不能停止，也不能储存。有人这样说：“如果让我重新活一次，我绝不会像现在这样活着。”这也只能是对过去的生活追悔莫及的一种慨叹。由此可以看出，时间是一种最短缺的资源。总之，时间是一种最特殊的、无可替代的、不可缺少的稀有资源。任何事情都离不开时间，任何工作都要在时间中进行，任何工作都要耗用时间。

有人说中国不缺乏优秀的经理人，但缺乏真正的职业经理人。为什么，因为我们很少有企业能够把培育职业经理人的各项管理技能一项一项地做好。商场如战场，瞬息万变，谁能把握住先机，谁就能先声夺人。在商场竞争日渐激烈的今天，时间就是金钱，因此企业管理者自身的时间管理也变得越来越重要。本书就是为帮助企业管理者提高时间管理技能而著。

有人认为自己是时间的奴隶，又有人埋怨时间过得太快。你又是否在每天差不多结束时，才发现应该做的事还没有做完？或者岁尾年初为来年打算时，才发现即将过去的一年打算做的事似乎一半都未做到？美国著名经济管理学教授彼得·F·杜拉克认为：“管理者工作的有效性不是从他们的任务开始，而是从掌握时间开始。”所以，有效的管理最显著的特点之一，就在于把握时间。在这本书中，我们就首先从一些诊断题目开始，帮助管理者逐渐认清自己时间管理技能的现状，接下来阐明了时间管理的相关基本知识，然后围绕企业管理实际，重点谈了如何应用时间管理基本知识提高管理者相关技能。最后，我们还向管理者推荐了如何循序渐进地提高时间管理技能的中长期计划。书中的附录部分，列出了第1章中测试题的全部答案，供读者自我检查。

本书紧贴企业管理实际，真诚面对读者，语言文字通俗易懂，且在文中穿插了大量图表，使读者更容易把握时间管理的基本方法，具有很强的实用性，实为企业管理者不可多得的时间管理保典。

本书的完成，实乃集体智慧的结晶。具体分工如下：第1章、第7章由施琪、李灏源共同完成，第2章、第3章、第6章由孙国柱完成，第4章、第5章由石伟完成，全书由石伟博士修改定稿。值得指出的是，本书的编写是在参考了大量文献著作的基础上完成的，在书后我们将参考文献一一列出，在此我们向相关文献的作者表示衷心感谢！

感谢出版社同志们的大力支持与热心帮助，是他们的辛勤努力使得本书能够及时与广大读者见面。由于时间仓促，水平有限，不足之处在所难免，敬请企业界的朋友们和广大读者批评指正。

在人们可以自由拨转时间箭头的方向之前，时间是白马过隙、“逝者如斯”的爱恨交加之物。如何精打细算、善用时间，探索世界、享受人生，是非常宝贵的经验。了解人类自身的时间限制、自身的成长特点，把握时间周期，预算时间和安排日程，是必不可少的。

人生幸福的本原涵义，只是能够真切地感觉和把握时间、安排生命日程。如果你能把握生命，即使“失败”也是幸福。把握时间、勤奋守时、刻守本分，社会才可以更和平、更富足、更丰富多彩，每个人才能享受更多的“成功”和幸福。

商场如战场，瞬息万变，谁能把握住先机，谁就能先声夺人。作为经理阶层的一分子，您是否经常有终日忙碌而一无所得的感觉呢？无论是从“成功”后的空虚中，还是从“挫折”后的迷茫中或者从“忙忙碌碌”的生活节奏中摆脱出来，时间管理都是一条有效途径。在这本书中，我们来共同探讨一下，企业管理人员究竟该如何有效管理时间，提高自身管理时间的技能，从而成为一名优秀的企业管理者。

在此之前，我们不妨先看看现实中的几个小故事，并细细体味其中所包含的道理，参悟时间管理的真谛。

引子

故事1：

有家小型技术咨询公司的业主，Steve Williamson（威廉森）和Alan Drew（德鲁），他俩每天都工作整整八九小时。德鲁离开办公室时，他的公文包中通常塞得满满的。他经常要花两个小时来“完善”一份原本四十五分钟即可完成的报告。一谈到时间，它便成了自己最可怕的敌人，吃尽了按惯例办事这种痼疾的苦头。

相反，威廉森却很少把工作带回家。在上班的八小时内，他完成了德鲁可能要花两倍时间才能做完的工作。两人工作的不同之处在于：德鲁工作起来按部就班，把所有的工作都列出来，逐一去完成；而威廉森工作不仅得力，而且很有效率，他总是首先完成最紧要的工作，其余琐碎的事情要么不做，要么就授权下属去做。

经过一段时间以后，德鲁越来越觉得自己有些力不从心了，不但整天忙于工作，疲于应付，而且许多该做的事情都没有做。相比之下，威廉森看上去倒是挺轻松，整天精力充沛，有的时候还能出去度度假、打打高尔夫球，而工作成果一点也不比自己差，甚至会超过德鲁。去年，威廉森分管的业务增长迅速，增长率竟然是德鲁的一倍还多。

俗语云：“一分耕耘，一分收获”。但是亲爱的读者，您能解释，为什么威廉森投入工作的时间不多，而收获的却一点儿也不少呢？

故事2：

海恩利西·休利曼是以发现特洛伊的遗迹而闻名的。他小时候从父亲口中得知古代希腊英雄叙事诗人荷马“伊里亚特”、“奥德赛”等等的故事，这成为他发挥想象力的导火线。

原本，特洛伊战争被认为是一种传说，但在少年时代，休利曼却坚信它的存在。从此，他矢志发现其遗迹就成为自己的终生梦想。这个梦不断上演在他的内心深处。

休利曼并没有把他的梦想在幻景中结束，而是为了实现它，建立计划，锻炼自己，使自己一步一步向梦想接近。休利曼从小家里就很穷，所以中途辍学。在工作二十年后，成为一个成功的实业家。休利曼为了实现他多年的梦想，毅然地结束了他的事业，把资金投入发掘特洛伊的遗迹上。数年之后，他的梦想得到了相当的成功。这种休利曼的生活方式，有许多值得管理者学习的地方。其中有一点很重要，就是休利曼有自己的目标，并且为了这个目标而建立计划，坚持不懈地把计划付诸实施，最终就实现了自己的理想。休利曼就是将人生加以设计，付诸实施，并达到自管理者实现的典型。

中国有句古话：“有志者，立长志；无志者，常立志”。亲爱的读者，您是否经常遇到一些人，他们总是信誓旦旦地痛下决心，决定好好安排一下自己的时间计划，但无一例外地都是以计划没有变化快而告终呢？如果管理者不能真正地下定决心去提高自己时间管理的技能，那么最终结果与从前又有什么分别呢？

故事3：

美国有个钢铁厂的厂长，非常的忙，总觉得时间不够用，那么怎么办呢？他找管理大师杜拉克先生，向他诉苦：“我太忙了，如果谁能让我把每天的事情做完，我当场就付他2万5千美金。”

杜拉克先生思考了一下，说：“你能不能分析一下你自己所做过的每一件事情，什么是你想做而且做了的，有多少事情是你没计划做但却也做了的，这两类事情所占的比例是多少？”厂长说：“你说对了，我经常被突来的事情把我的时间安排打乱，我不想做的接待，但却去接待了，我不想参加的仪式也不得不去参加，使我没工夫来思考我该干什么。”杜拉克说：“这样吧，你每天上班的前5分钟，把你想做的事情写下来，标题叫：今日主要事项，然后按照重要性顺序排列，所谓重要性是根据你对目标的理解来定，最重要的事情放在第一位，第二重要的事放在第二位，依次排列，然后你开始做第一件事，在完成第一件事之前，不再做其他任何事情，如果你完成了所列的5件事，再考虑做其他的事情。”

厂长依照杜拉克先生的建议去做，每天如此，经过一段时间，他的工作安排得井井有条，而且效率极高，每周也如此，把一周的5件事列出来，一件一件去着手完成，每月也如此，在当月的第一天，把全月的主要5件事写下来，再依照执行，而且从不间断。效果终于出来了，他欣然付给杜拉克先生2万5千美元。经过几年的实践，他成为了全美的钢铁大王。

民间流传着这样一句脍炙人口的古诗：“射人先射马，擒贼先擒王。”它说明的是“处理问题应当先抓住要点”的道理。亲爱的读者，您现在是否已经知道钢铁大王安排处理事情的诀窍了？

故事4：

有一对夫妇在乡间迷了路，他们发现一位老农夫，于是停下车来问：“先生，你能否告诉我们，这条路通往何处呢？”老农夫不假思索地说：“孩子，如果你照正确的方向前进的话，这条路将通往世界上你想要去的任何地方。”这个故事告诉我们，你可能已经在正确的道路上，如果站着不动，你就好像迷路了。

俗语云：“当局者迷，旁观者清。”亲爱的读者，或许您现在已经走到正确管理时间的路口上了，而您自己尚未意识到。那么，请您不要再犹豫，勇敢地踏出那一步，成功就在不远的前方。

故事5：

一个城市里的有钱人，到乡下收田租，到了佃农的谷仓，有钱人东看看，西看看，不知何时把自己的怀表弄丢了。有钱人心急如焚，于是翻遍谷仓，可怀表依然不见踪影。天色渐渐晚了，有钱人一脸失望的神情，但他仍不死心，便出钱雇全村的人，点着火把到处寻找。终于，他们在一个角落里发现了那只怀表。有钱人欣喜若狂，为怀表的失而复得沾沾自喜。然而，时间已是夜半子时了。

有句成语说得好：“得不偿失”。有钱人不但支付了大笔劳动报酬，而且更重要的一点，他找回的是怀表，丢掉的却是时间本身。

亲爱的读者，您是否也遇到过类似的情况呢？比方说，为了亲自草拟一份文件而浪费了半上午的时间，从而失去了本应与一位重要客户面谈的机会？

故事6：

富兰克林报社前面的商店里，一位犹豫了将近一个小时的男人终于开口问店员了：“这本书多少钱？”

“一美元。”店员回答。

“一美元？”这人又问，“你能不能少要点？”

“它的价格就是一美元。”没有别的回答。这位顾客又看了一会儿，然后问：“富兰克林先生在吗？”

“在，”店员回答，“他在印刷室忙着呢。”

“那好，我要见见他。”这个人坚持一定要见富兰克林。于是，富兰克林就被找了出来。这个人问：“富兰克林先生，这本书你能出的最低价格是多少？”

“1.25美元。”富兰克林不假思索地回答。

“1.25美元？你的店员刚才还说一美元一本呢！”

“这没错，”富兰克林说，“但是，我情愿倒给你一美元也不愿意离开我的工作。”

这位顾客惊异了。他心想，算了，结束这场自己引起的谈判吧，他说：“好，这样，你说这本书是最少要多少钱吧。”

“1.5美元。”

“又变成1.5美元？你刚才不还说1.25美元吗？”

“对。”富兰克林冷冷地说，“我现在能出的最好价钱就是1.5美元。”这人默默地把钱放到柜台上，拿起书出去了。这位著名物理学家和政治家给他上了终生难忘的一课：对于有志者，时间就是金钱。

这是为成功学大师所普遍推崇的美国著名的思想家本杰明·富兰克林的一段名言。它通俗又直接地阐释了这样一个道理：如果想成功，必须重视时间的价值。

俗语云：“一寸光阴一寸金。”对于经营企业来讲，时间更是无价之宝，浪费时间就等于给竞争对手付钱。亲爱的读者，您能体会到商场竞争的激烈性吗？那么就请您从自我做起，在整个企业里掀起一场时间管理的革命吧。

故事7：

“三顾频繁天下计，两朝开济老臣心，出师未捷身先死，长使英雄泪满襟”。大江东去，星移斗转，诸葛孔明火烧新野、鏖战赤壁、三气周瑜、智取西川、七擒孟获、六出祁山的故事至今仍是脍炙人口。古往今来，多少志士仁人，骚人墨客，无不为其雄才大略和高度负责的敬业精神所折服。

诸葛亮的工作作风可谓是世人皆知。比方说李严，在刘备眼中是仅次于孔明的人物。刘备临终时，“严与诸葛亮并受遗诏辅少主，以严为中督护，统内外军事。留镇永安。”目的很清楚，刘备是让诸葛亮在成都辅刘禅主政务，让李严屯永安拒吴并主军务。孔明秉政，本应充分发挥好李严等人的作用，然而仍是“事无巨细”，惹得李严不高兴，两人矛盾日益加深。后孔明以第五次北伐为借口，削了李严的兵权，调汉中负责后勤工作。因运粮事件，孔明抓住了李严的把柄，“乃废严为民，徙梓潼郡。”废了李严，孔明就亲自抓起了运粮事宜，耗费了无数精力，搞出了“木牛流马”。不善授权，终将累及自我。五丈原对峙，旷日持久，士兵中有些松懈，确需整顿军纪，本应授权众将管理部属，可孔明却是罚二十以上，皆亲自处理，忙得没日没夜。司马懿闻后断言：“亮将死矣。”果如其言，不久，孔明就累死在阵前。

汉语中有句成语：“事必躬亲”。说的是无论大事小情，都要亲自去办理，最初的意思是赞扬领导者辛勤为政，后来就逐渐转变成“不会授权”的代名词了。亲爱的读者，您是否经常为琐事缠身而苦恼？那么，如果考虑将其中的一部分工作交给下属去做，想象一下结果会怎样？

故事8：

米开朗基罗当年曾受托于国王，为一座教堂的天庭绘画。绘画工作进行一段时间后，他自己感到不满意，纳闷之余，米开朗基罗走进一冢酒馆，正巧有一位酒客抗议酒已经发酸了，此时酒馆老板拔掉所有酒缸的软木塞，当场宣布：“酒酸了，就倒掉！”

这位伟大的艺术家看在眼里，突然有所顿悟，他立刻跑回教堂，将画好的图案全部涂掉，而按自己的新构想完成了举世不朽的巨画。犹豫不决曾经使他忧虑苦闷，而决断力却为他带来了成就和快乐。

中国有句古话：“鱼和熊掌不可得兼”，说的是许多人都面临着选择的困境，常常是犹豫不决，而往往在犹豫不决时就丧失了天赐良机。亲爱的读者，您是否也有过这种经历，摆在自己面前的有许多事情要做，可是到底该先做哪件事却无法决定，结果就在犹豫不决当中浪费了时间呢？

故事9：

在某一堂课上，教授在桌子上放了一个玻璃罐，然后拿出一袋鹅卵石放进罐子里，问学生说：“这罐子装满了吗？”学生异口同声回答“是”。“真的吗？”教授接着拿出一袋碎石子倒进罐子里，再问学生，“这罐子装满了吗？”这次学生们犹疑地答道，“可能没满。”接着，教授再拿出一袋沙子，慢慢倒进罐子里，倒完后他问学生，“这个罐子是满的呢？还是没满？”学生学乖了，都回答“没有满”。最后，教授拿出一大瓶水，倒进看起来已经被鹅卵石、小碎石、沙子填满的罐子，然后问学生：“我们从这件事，学到什么重要的功课？”班上一阵沉默后，一位学生回答说：“无论我们多忙，行程排得多满，总是可以再挤出时间做更多的事。”教授听完后，点了点头，微笑道：“答案不错，但这不是我要告诉你们的重点。我想告诉大家的是，如果你不先将大石子放进罐子里，也许以后就没机会放进去了。”

如何分配时间，才能够在有限的时间中，依序放进鹅卵石、小碎石、沙子和水，是这堂课的重点。时间管理的重要性在于，它占绩效的很大比重，时间管理没做好，忽略事情轻重缓急的顺序，就如同把鹅卵石留到最后，却放不进罐子里的道理是一样的。

人们常说：“事分轻重缓急。”亲爱的读者，您是否遇到过这种情况，当您把许多琐碎的事情都处理完毕之后，却发现已经没有足够的时间来完成一件十分重要的工作呢？这实际是管理活动中一个十分常见的现象，看了这则故事之后，您知道该怎么做了么？

无论做什么，只要在管理或行政工作中担任角色，就会用到大量资源。人力、金钱、物质，等等，所有这一切资源都至关重要，他们在任何一种工作中都占居重要的支配地位。但是，有一种资源是大家所共有的：那就是时间。今天，人们不仅把时间称为管理者的资源，而且称之为最重要的资源。时光不能倒流，无论做什么事都需要时间。我们幸运地拥有大量的时间，但是往往不懂得珍惜，经常浪费它，为此才常常感到时间太少。彼德·德鲁克说过：“时间是最宝贵的资源，如果我们不去管理时间，那么其他任何东西都没有必要加以管理了。”是的，时间就是机遇，珍惜时间会有丰厚的报答，反之会受到挫折。而一个管理者若时间安排失当则会使自己陷入异常紊乱的境地。

因此，时间管理就显得尤为重要与必要了。时间管理可理解为自我管理，这需要戒律，而戒律往往由习惯补充而来。换句话说，对有好习惯的人来说，时间管理简单易行。好习惯在制定计划、执行管理的过程中起着关键性的作用。另一方面，坏习惯难以摒弃，它是日积月累形成的。所以，了解自己目前的时间管理习惯、状况，是学习如何管理时间所必须经过的第一步。

你的时间管理技能如何呢？你有时间感吗？你目前工作中的时间管理是否合理？你是否浪费了时间呢？

读完本章并做完测试之后，您就会找到答案。