Chapter01这些工作，不必老板亲自交代（一）

在这个世界上，没有人会告诉你需要做哪些事，更不会告诉你应该怎样去做，这些都需要你积极主动地去思考和行动。当一个员工清楚地了解了企业的发展路线和自己的工作职责后，只要积极主动一点，就能提前明白自己应该做些什么，怎样去做到更好，而不必等老板吩咐了再去做。

然而，一般情况下，老板不会明确要求更不会强迫员工主动去工作，尤其是职责外的工作。但作为一名员工，应该时刻牢记企业对一个员工的“终极期望”--老板对员工的期望不仅仅是能主动地做好分内的工作，更重要的是还能积极主动地做好分外的工作。只有这样，才能使员工逐步走向成功，进而为公司带来更大的效益。

“钢铁大王”安德鲁卡内基曾说：“往往成大器的都是老板不说，他也会努力去做且精益求精的人。”然而，在企业中，接到命令且还需要老板具体告知怎么做的员工却比比皆是。他们看似循规蹈矩、唯命是从，其实他们严重缺乏责任感，从不会主动去思考，只是机械地去完成无任何创意的工作。

在现代社会中，尤其是职场中，虽然听命行事的工作态度很重要，但员工积极主动的进取精神更加受到老板的青睐。在现代社会诸多的企业中，按部就班的员工或许可以躲过公司的裁员，但却几乎得不到晋升的机会。

时下的老板都在努力争取将自己的员工培养成主动工作的人，那么，何谓主动呢？其实，主动就是老板没有要求你去做某些事，你也能自主自发地把这些事更好地完成。然而，在工作中，如果你只是做好分内的工作，对公司的规划和发展漠不关心，那么，你就不可能获得更多更丰厚的报酬和晋升机会。

或许有人会问，在工作中，什么样的事情老板不说，员工也应该积极主动去做呢？相信本章会给您提供满意的答案。

1.把80%的精力投入在最具“生产力”的事情上

在职场中，我们往往会听到这样的话：“唉，努力工作了一天，任务仍然没有完成，晚上又得熬夜加班”，或者“今天工作已经够累了，上司却说没看见什么成效，真委屈”，又或者“我已经很认真地做事了，却四处碰壁，这到底是为什么？”相信，这样的抱怨在职场和生活中随处可听见。的确，在工作中，有太多的人无法高效率地完成工作，或者完成了工作却又达不到预期的效果，甚至连最基本的工作量也完成不了。

美国密执安大学的一位教授曾经做过这样一项实验：他把数量相等的苍蝇和蜜蜂放在一个透明的玻璃瓶中，然后将玻璃瓶平置在桌面上，并将瓶底朝向有光线的一边。结果教授发现，它们都朝着有光线的方向飞去。而且它们为了能在有光线的一边找到出口，拼尽了力气，直到精疲力尽地倒在瓶子里。然而，几分钟过后，它们又飞了起来，但这一次，它们却朝着各个不同的方向飞去，结果不到10分钟，它们就都逃了出去。

显然，这个实验告诉了人们方法的重要性：方法决定效率，方法决定速度，方法决定成功。其实，这个经过无数次验证的真理在工作中同样适用，而著名的“巴莱多原则”验证的也正是这样一个道理。

巴莱多原则又称“巴莱多定律”，它是19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发现且用自己的名字命名的。巴莱多原则的内容是：在任何一组事物中，最重要的东西只占据其中的一小部分，大约占20%，而占80%的多数东西，却都是次要的，故也被称为“二八定律”。

在职场中，“二八定律”应该怎样理解呢？而又该怎样去做呢？一家世界500强企业中的一名优秀员工说：“在我的工作中，最重要的事情只占20%，但是对于这很少的20%，我却投入了80%的精力去做。同样的道理，人在一天的工作中，只有20%的因素决定了工作的效率和成败，因此，我总是花80%的精力去做那最重要的20%。”另外，该员工还补充说，“二八定律”的工作方法在职场中很适用，因为这使他明白了将最多的精力放在最“重要”的事情上，既能提高工作效率，又能保证工作质量。

威廉姆斯是美国莱特IT公司的高级主管，刚进公司时，无论是在工作速度还是在工作效率上，他都是公司最差的一个，尽管他每天都在努力地工作，认真地学习，但他的工作业绩总是落在其他员工之后。可在3个月之后，威廉姆斯的工作业绩有了明显上升，至少他不再是倒数第一了。在第4个月的时候，威廉姆斯的业绩又一跃上升到了公司的前几位，而工作半年之后，威廉姆斯的业绩则排在了公司的第一位，使得其他员工不得不对他刮目相看。威廉姆斯乐于给大家分享他的工作经验，他说：“最初，我没有分清工作的轻重缓急，做任何事情都没有一个优先顺序。后来，我发现工作中其实只有20%的事情最重要，于是我将80%的精力全部投入在这最重要的20%上，这样业绩就大不相同了。”威廉姆斯还说：“如何能在工作中做得更好，这完全取决于工作的方式方法。”

因此，当你费尽所有心思、耗尽全身精力却不见工作成效时，你就要及时地审视一下自身的方法是否正确了，而当你面对这种情况时，就需要你把80%的精力投入在最重要的事情上，即将有限的时间和精力放在最重要的任务上，因为只有这样，才能提升工作速度，提高工作效率。

然而，有些人则不这样认为。先不说用80%的精力去做最“重要”的事情，即便是让他们拿出一些多余的时间来工作，他们往往也是千万个不愿意。因为他们始终认为，拿出多余的时间和精力去工作，是一件很“愚蠢”的事--在他们的思想中，存有“拿多少钱做多少事”、“规定工作多长时间绝不多工作一秒”、“拿工作之余的时间工作的人太笨”等一些自私的想法，而且他们认为“做一分钟的事，拿一分钟的钱”才是最公平的。

事实上，“做一分钟的事，拿一分钟的钱”并没有错。然而，他们忽略了一个问题，那就是自古以来，老板要找的都是“积极主动工作”的员工，而不是“发个指令才动一动的‘电脑’式员工”。在职场中，只知道机械性完成工作的员工，他们随时都有可能会出现在老板的裁员名单上。

通常，只有那些能够主动请愿并把工作做得比预期好的员工，才会备受老板的赏识，而这种积极主动工作的员工要比死守“做一分钟的事，拿一分钟的钱”的员工获得的报酬更丰厚，可想而知的，他们的职位提升得也会更快。

在纽约江达油漆公司做销售员的麦克尔工作一个月后拿到了1000美元，但麦克尔却很气愤：“为什么与我同一天进公司的销售员比尔拿到了2000美元，而我却只拿到他的一半？”然而，等销售业绩公布之后，麦克尔发现，他和比尔拥有同样多的客户，但是他和比尔的业绩却相差很大。又一个月过后，比尔被提升为部门销售主管。麦克尔心中很不服气，他一定要知道比尔是怎样创造出了比自己多一半的业绩，又是怎样得到老板的赏识得以提拔的。于是他向比尔求教，比尔对麦克尔说：“我将全部的精力放在了我所有的客户身上，只要他们有需要，我都会尽力为他们提供服务，无论是在工作中还是工作之余。同时，我还分出了80%的精力将之用在最重要的20%的客户身上。而事实上，老板并没有让我这么做，但我认为自己应该积极主动地去做，且付诸了实践。”

此时，麦克尔恍然大悟似的拍了一下自己的脑袋，并说了一声“谢谢”，便告别了比尔。后来，在第3个月底的工作业绩名单排行榜上，麦克尔和比尔的工作业绩已经不相上下，而麦克尔拿到的薪水也是第一个月的10倍了。这是因为比尔的话让麦克尔明白了一个道理，那就是用自己全部的精力做好自己的工作，对于自己能否像比尔一样被老板提升为主管，麦克尔说：“我更应该像比尔那样，为了工作而积极主动，而不是为了主管的位置。”

另外，需要注意的是，倘若你将80%的精力放在了最重要的事情上，但却未能将注意力集中在最重要的事情上，那么其后果也是相当严重的--注意力分散将导致工作无法顺利完成，而工作效率也就无从谈起。由此看来，集中注意力在工作中也是相当重要的。

在职场中，由于工作的紧迫性和重要性，员工必须要集中精力，全神贯注地将整个身心投入到工作中去。试想，如果一个员工只明白事情的轻重缓急，但在工作时却无法集中注意力，那么会导致什么样的后果呢？这就好比一个人知道应该做什么，但在行动中却总是为一些无关紧要的事情分神，结果只会是劳而无功、半途而废。

乔治西默农是法国一位著名的文学创作家，他尤其清楚创作中注意力的重要性。西默农在写作的过程中，为了能够集中注意力静心写作，他往往把自己与外界彻底隔绝起来，拒绝任何人到他家做客，并且切断他的一切联络方式，不去邮箱接收任何读者与报社的来信，连平常最爱看报纸的习惯也一起放下。这种全身心集中精力投入的境界，使他曾经以11天的惊人速度，创作出了一本法国史上最畅销的小说。

当然，作为一名职场中的员工，肯定无法做到像西默农那样完全“自我封闭”，但这并不妨碍将注意力和精力集中在工作中的事务上。在世界500强企业中，有很多优秀员工在工作的过程中会全神贯注，不去理会那些与自己工作无关的事情，并把工作中不是很重要的事情放在后面去做。其实，这也同样是一种“封闭自身”集中注意力的方法。如此一来，在工作中，尤其是重要的工作中才不会受到外界的干扰，更不必为其他事情分散注意力和精力。

而事实上，集中注意力的方法有很多，比如一家报社的主编巴特，他将一张写有“集中注意力”的纸贴在自己的办公桌上，保证一看到这几个字，他就会立即集中全部精力，专注于自己手中的工作。

这也不失为一个很好的办法，职场中的员工不妨在自己的办公桌上贴上这样一句提醒语，或者建立一个“行动一览表”，从而督促自己更好地集中注意力，进而井井有条地工作。

可以说，只有将80%的精力投入在最“重要”的工作上，集中注意力，员工的自身潜力才能得到更充分的发挥。这就好比一个果农想要收获更丰硕的果实，就必须要把果树上面那些多余的枝杈剪去，这样才能收获更加丰硕的果实。而不用老板交代，主动提升工作质量，员工的工作成效才能得到更大意义上的体现。因为主动投入到工作中的员工对工作技巧的领会程度，要比机械性工作的员工强得多。所以说，只有集中注意力，全身心地投入到工作中，员工的工作才会更接近成功，工作起来也才会事半功倍。

总而言之一句话，不必老板交代，争做公司中工作效率最高的精英员工，因为这才是现代企业最想要找的员工，也是老板最想留住的员工。

2.每认识一个新的客户，都给他们写一封E-mail

客户是上帝，当你结识了一位新客户，如何才能更好地与之交往并留住呢？此时就不妨给新认识的客户写一封E-mail，这样一来，彼此在加深了解的同时，还会增加有亲切感，而这无疑为留住客户增添了一个筹码。

在现代的通信工具中，E-mail已经必不可少。或许，一些人会问，现在通信工具繁多且发达，固定电话、手机等，这些通信服务工具既方便又快捷，同时还能清楚地听到对方的声音，并能与之进行交谈，那为什么还要给新客户写E-mail，而不是直接打电话或发短信呢？

因为E-mail有其他通信方式无法替代的优点，在本质上相当于人们最初的联系方式--书信，而不同的是，E-mail是一种高级的写信传输方式，但两者间却又有一个共同点，那就是人们能将心中所要说的话表达得更清楚、具体、形象，也更能够让人理解，而这一点却是像手机这样的电子产物无法办到的。

因此，不可否认的是，给新客户写一封E-mail，比直接给客户发短信或打电话要恰当得体得多。发一封E-mail给客户，不至于让客户觉得你很没有礼貌且唐突。众所周知，Internet上的通信工具，如QQ、MSN及E-mail等都是极其私密性的东西。相较而言，其中尤以E-mail不受任何限制，只要知道对方的E-mail账号，就可以给对方发送问候及信息等，而这种发送E-mail信息的方式，根本不会令对方感到尴尬。尤其是对于刚刚认识的客户。

那么，为什么要给新客户写E-mail呢？原因是为了能更好地留住新客户。而给新客户写E-mail又有哪些好处呢？第一，能够建立起与新客户之间的初步沟通；第二，加深与新客户之间的认识和交流；第三，在交流中还能获悉新客户的一些信息和动向；第四，就算生意没谈成，但却多了一个朋友，俗语有言“朋友多了，路好走”；第五，幸运的话，生意谈成的同时，说不定一封感谢信还可以让你升职。

职场中很多的案例证明，给新客户写E-mail是至关重要的一件事，而人们常说：“一个好的开始就等于成功了一半。”既然如此，那么在E-mail中都需要向客户说些什么呢？

艾瑞克是美国一家装潢公司的职员，在一个星期五的早晨，他认识了一名新客户。在进行了一番交流之后，按照惯例，艾瑞克会立即向新客户索要电话号码的，但这一次艾瑞克并没有选择这样做，而是非常有礼貌地向新客户要了一个E-mail地址，随后便送走了新客户。有了新客户的E-mail，艾瑞克本应该立即给新客户发送一封E-mail的，但他却没有这样做，而是将E-mail存在了自己的备忘录中。等周末过后，也就是星期一的早晨，艾瑞克打开备忘录，给那位新客户写了一封E-mail。在E-mail中，艾瑞克并没有一味地向新客户介绍自己和推销公司。首先，艾瑞克做了一个简单的自我介绍，然后，他根据该客户的需求给客户分析了相应的前景与效果，而在最后，艾瑞克还对该客户进行了适当的赞美。E-mail中的辞藻朴实亲切，内容简明扼要，尤其是最后那句赞美的话语，虽不华丽，却很真实。

事实上，在认识新客户后的那个周末，艾瑞克根据星期五那天和新客户谈话的内容，仔细分析了该客户的需求，在星期一的早晨，他便给新客户发去了一封E-mail，而也正是这封E-mail，使他和这位新客户之间建立起了一座沟通的桥梁。最后，艾瑞克不仅顺利拿下了这笔订单，而且他还和这位新客户成为了好朋友。而这位新客户也写信赞美了艾瑞克对待客户的礼貌和认真，更重要的是，新客户对艾瑞克在第一封E-mail中对她的赞美感到相当满意--真实而不做作。

可见，在给新客户的E-mail中，适当的赞美客户是必须也是非常重要的一点。赞美是一门艺术，但是切记，赞美要有度，更要懂得适可而止，否则只会适得其反。

美国一家著名房地产公司的金牌销售员彼得，他在给一个新客户的第一份E-mail中这样写道：“嗨，我是彼得，虽然我们昨天才刚刚认识，但我感到特别高兴……现在您所居住的小区是市里很不错的楼盘，我时常经过那里，绿化相当漂亮，可见您是一个很有眼光的人。相信，我们的楼盘将会令您更加满意，无论是园区绿化、室内格局，还是交通……我很喜欢现在所从事的这项服务工作，尤其是对于服务像您一样幽默且有风度的人士，您的信任和满意，是我最大的追求，愿保持联系，您的新朋友彼得。”令彼得没有想到的是，两个星期之后，这笔订单竟成交了。

从彼得给新客户的E-mail中，我们可以看到一种诚恳的心态和真诚的赞美，相信无论是哪一个客户对真诚的赞美都是不会拒绝的，而最后那一句“您的新朋友彼得”，无疑又拉近了他和客户之间的关系。

由此可见，在每认识一个新客户的时候，给他们发一封E-mail，不失为一种既轻松快捷又能留住新客户的方法。所以只要条件允许，不妨主动给公司的每一位新客户都发送一封E-mail，因为这不仅能体现出你积极主动的人生态度，还极有可能会给你带来意想不到的收获。

3.做好会议记录--每一次会议都是一堂培训课

会议记录就是把整个会议上所讨论的问题和决议以及相关人士的发言等内容，记录并整理成报告的书面材料。一般，会议记录有三个方面的作用：第一，为目前的工作汇报情况或预计工作备案；第二，客观地反映出会议过程和内容，并为日后的各种工作提供参考资料；第三，某些时候还能作为一种文件下发给各个单位的人员。其实，会议记录就是作为会议文件、会议汇报，以及工作情况等存查备考的一种历史资料。

在企业的一些大型会议中，会议记录的工作一般由公司领导指定的人员来做，比如文员、办公室助理或者文秘等人员。但是除了这些指定的人员之外，很少有人主动做会议记录，尤其是一些被员工们认为无关紧要的小型或临时会议更是无人做会议记录。

需要大家注意的是，无论是大型、小型还是临时会议，作为参加会议的一员都不可以小视，而更应主动做好会议记录。因为，在任何一场会议上，老板都有可能会对员工提出工作方面宝贵的意见或建议。然而，很多时候由于时间紧促，没有对会议上一些实际情况作出讨论或者答复，而此时会议记录就成了最佳的弥补方式。此外，会议记录还能够以备不时之需，比如写简讯的人还可以将之作为材料，从而达到传递信息的作用。

由此看来，职场中的员工主动做会议记录，不仅是一种“上进心”的表现，更是一种良好的行为习惯，同时也是一种不断学习的体现。俗话说“好记性不如烂笔头”，古人之言，不无道理。当然，在这里不排除一些员工认为自己的记忆力足够好，领会力足够强，所以他们根本就不去做会议记录。然而，能够真正拥有“一目十行，过目不忘”本领的人恐怕也只是传说而已。

相信，很多人都有过这样的经历，当读到一则或一篇很好的文章时，便会萌生出一种想法，那就是把它抄录在笔记本上，以便日后随时查阅。为什么人们会有这样的举动呢？因为它可以令自己加深对这篇文章的印象，让自己不至于时间一长便记不清楚，甚至于将其忘记了。其实，这与在职场中主动做会议记录是同一个道理，因为每一次会议对于员工来说，都是一堂培训课。

或许在很多员工看来，做会议记录是一件费时又费力的事情。因为这既需要快速记录，又需要仔细整理，如果是一次大型会议，光整理会议记录就会耗去很大一部分时间。而对于这一部分时间，很多员工都不愿意将其拿出来，因为会议记录是一种工作，一种不在工作范围之内也无额外补偿的工作。

一位知名作家曾说：“读书多动笔，会议多记录，个中滋味，其乐无穷。”无论是对于做学问的人，还是职场中的员工而言，多动笔、勤思考的工作方式，都将会给你的工作带来无穷的收益。而事实上也正是如此，在一些企业的大型会议当中，往往只是其中某个环节的只言片语，便能有效地指出整个工作的重点所在，或者透析出工作方法的精髓之处。而对于这些重点或精髓，员工只要主动做会议记录就会发现并领会其中的内涵。

经心理学家研究发现，在职场中，员工在会议当中如果能够主动地将会议内容记录下来，并在会议之后对其进行深加工，那么员工对整个会议的情况尤其是内容的记忆就会很清楚，也会有一个较为深刻的认识。或许在会议现场没有弄明白的事情，通过提取会议记录便会使人获得更多的信息和线索，从而彻底明白过来。所谓的对会议记录进行“深加工”，指的就是对记录的会议内容进行细致深入的理解和学习，以便能更好地领会其中的含义。如此一来，员工不仅加深了对会议的了解，更加强了对工作的认识和理解。更重要的是，如果是一个新产品或生产技术发布研讨会，主动做好会议记录还能使旧知识与新知识之间建立起一个牢固的联系，从而将新的知识纳入到旧知识的结构当中去，使自己的工作有个质的提升。

由此可见，员工主动做会议记录不仅是一种积极工作的体现，更是一个不断学习、不断充实自我的过程。人们常说：“在动笔的过程中，就相当于在同古圣先贤对话，领悟其思想之‘味’，从而不断地充实并提升自己。”其实，主动做会议记录也一样--在记录的过程中，就像与公司领导或老板相互交流，而领悟了会议精髓，工作质量必然会得到较大的提升。