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技巧9让整洁替代混乱：
整理办公桌的技巧
办公桌一定要自己动手整理，以保证自己最方便使用。
你是否发现在工作中总有人不停的寻找物品？这样不仅影响自己的工作节奏，还可能影响其他人的工作。从而大大影响了工作效率。
成功的管理者把所有的用品集中放在一个地方，并保证它们各归其位。记住，为公桌的阶及之处，要用来装放随时可用的物品，具体有以下几条建议：
1自己整理办公桌
办公桌上的一切，最好能亲自处理。从这个意义上来说，就是保持在合乎自己使用习惯的状况下。如果任由他人随便动自己办公桌上的东西，工作效率就会显著下降。
2台灯要放在左侧
前面提过，办公桌上的摆设，以最合乎自己方便使用的状况为最佳。不过桌上的照明设备却是例外，因为如果台灯放在右侧，写字时就会受到手影的干扰，而且，对眼睛也不好。这虽然是最普通的常识。
3抽屉整理尽可能细分化
4圆珠笔之类的文具，要经常保持在三支以上
5文具用品要放在伸手可及的范围内
6把电话簿放在手头
技巧10要事第一，优先排序：
时间管理的技巧
为使自己的成就符合自己生涯规划目标，平日应善于“时间管理”，这是成功者的必要条件之一。
“时间管理”是指个人在既有的时间中，具有正确的处事观念，以正确处世方法，善于利用和开发自己时间资源，全力于自己的目标奋斗，使自己成就达到最大的满足。
领导者浪费时间的原因
管理者由于缺乏“时间管理观念”，在不知不觉中浪费宝贵时间，以致无法创造令人满意之成果，殊为可惜。下面将管理者容易浪费时间情形详列于下，以为警惕。
时间的浪费一览表
时间的浪费可能的原因解决的方法缺乏计划性看不见计划的好处制定计划虽然会花费时间，但毕竟会达到事半功倍的效果。行动倾向强调结果，而非活动证明我们仍然常会成功，即使缺乏计划。缺乏先后次序缺乏目标和目的列出目标和目的，跟同事或相关的下属讨论优先次序。
承诺太多兴趣太广学会拒绝。优先次序混乱先做最重要的事情。无法设定优先的次序建立个人的时间哲学，建立优先次序与个人时间表之间的关系。危机管理缺乏计划预先制订计划，有效防范和化解危机。不切实际的时间预算多留一点时间允许打岔。问题倾向变成机会倾向。不属隐瞒坏消息鼓励迅捷的沟通，以确保适时的校正。匆忙对细节不耐烦花时间把事情做好，不要浪费时间重做。先处理紧急事件分清紧急事件与重要事件的差异。缺乏事先的计划花时间计划，这种努力是值得的。试图在短时间内做太多的事尝试少做一些，多授权委任。例行和不太重要的枝节缺乏优先次序设定目标，并持之以恒。委派不太重要的工作给下属。不能委派，处理琐碎、例行公事时有更大的安全感认识到不委派就无法经由别人完成任何事。电话电话缺乏自律筛选电话并分类。渴望消息灵通和参与感别谈太久，简短，除非重要的事，否则不要参与。会议害怕承担单独作决定的责任不开会就做决定。无法决定作决定，即使资料不全，否则易失良机。沟通过度保持适度沟通。领导能力差使用议程。不要离开主题，会后立即准备会议纪要。
优柔寡断对事实缺乏信心改善资料收集的程序。坚持获得所有消息接受一些风险，没有全部的消息也作决定。害怕错误的后果容许犯错，以错误为学习过程。缺乏理性且可行的决策程序收集资料，设立目标，研究可能的行动和后果，作决定并执行。分析一下自己的时间都用到哪里去了，这是时间管理的第一步。我们来看看美国财星杂志撰文报导的一些企业高级主管分身有术的例子。惠普公司总裁柏拉特（Lewis Platt）可以把自己的时间划分得清清楚楚。他花20%的时间和客户沟通，35%的时间在会议，10%的时间在电话上，5%的时间看公文。剩下来的时间，他花在一些和公司无直接关系，但间接对公司有利的活动上，例如业界共同开发技术的专案、总统召集的关于贸易协商的咨询委员会。当然，每天也留一些时间来处理突发事情，例如接受新闻界的访问等。
要实现目标，并使工作富有成效，必须寻找一种安排管理有限时间的最佳方法。把每日应当完成的工作定额，加以分类并排列出先后顺序，以及制定细致的、现实的日程安排，是科学利用时间的有效方法。
学会从事务性工作中摆脱出来
企业领导者最重要的是要弄清自己的岗位职责，用它来判断哪些事是自己必须做的，哪些是应该做的，哪些是能够做的。先做最重要的事，一个高效率的领导人应该把精力集中到少数经过努力就能突出成果的重要领域中去。不要什么都想干，一个领导人必须懂得什么样的事情不宜去做，不宜强行作出决定。“对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做？”“是否将有限的，几小时利用得有效？”要将这些问题放在心中思索，仔细地分析所有的活动，然后，就必须决定哪件事应当先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果可能使很多事被搁置以致成了无法解决的问题。要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上文件，花点时间浏览一番，并且归类，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。
每个人都想成就一番事业，但现实生活中，被纠缠的事务性工作太多了，该如何决定呢？我们不妨听听如下的忠告，或许可找到一点解脱之法。
1.“例外管理”法
只阅读或批示那些违反一般规定和制度的材料，没有任何问题，完全按照计划执行的工作则不必报告，这样一来，会大大减少文件和报告的数量。按此法处理问题，就会使领导者从日常琐碎的事务中解脱出来，从而将更多的时间和精力从数量繁多的小事转到为数不多的大事上。
2.对琐事敬而远之
为了使自己有时间处理重要的事情。凡是下级可以处理的事，就要大胆放权。分配下去的工作，无论如何也不允许它再回到办公桌上来。这就需要领导人有胆识作出选择，要有很大的勇气敢于说“不”！敢于作出否定的决定。这也是领导者的一个重要素质。
要有效地计划与安排自己的时间
除了要合理分配时间之外，管理者还应当排定自己的时间表。某大石油公司的一个训练主管，为推销员设计了一个预估工业产品推销方法，他给每人一张表格，并建议他们在每周开始前将它填好。填表只要半个钟头，但在填完后每个人都找出访问客户的最佳途径，而且每个停留点上所该做的事，也都记在上面，再不会被遗忘掉了。把事情依其重要性列成表，从最重要的开始做，完成后，核对一下，再从表中删除掉。这类表的重要作用是，一次只能做一件事。如果一心二用，做东做西，就会降低处理眼前事务的能力。
凡事预则立，不预则废。抓好“五个战略时间”内行动方案的制订，可以提高时间的利用率。“五个战略时间”及行动内容分别是：
1.“日之末”拟订明日要达到的目标和主要活动提纲，使次日睡醒时就有明确的行动计划；
2.“周之末”总结本周工作，拟定出下周各项主要工作的提纲，要求细到每天要达到的一项或多项目标；
3.“月之末”总结本月重大事件，拟订下月达到的主要目标，要求细到每周完成的事情；
4.“季之末”同季度目标比较，检查本季的成果，确定需要采取的补救措施或计划中需要改进的地方；
5.“岁之末”检查本年度的主要事件，分析成功与失败之处，列出下年度的工作目标。
除此之外，还需写好目标一览表、日记、记事簿等。最后把自己的工作结果与计划的预期目标相比，如果相符，即说明你有效地管理了时间。
找到节省时间的措施
做好了工作计划和时间安排表，就要按计划行事，做一个有条理的工作者。提高管理效能就需节省时间，集中主要精力干最重要的事情。在此介绍几种节省时间的办法，供大家参考：
1.选好秘书
专职秘书是管理小组中非常重要的成员，一个称职的秘书不仅知道工作的具体内容，领导的职能和责任，而且了解领导的爱好、厌恶、成见、嗜好和考虑问题的方法。秘书为领导安排个人计划、处理文件、过滤信息资料，类似汽车引擎中化油器所起的作用。萨克逊在谈到秘书的作用时说：“她随时掌握办公室的动向，并且不断地筛选打来的电话，顺便筛选来访者和邮件，决定哪些应该得到我的优先注意。我不在的时候，她应具有高度的判断力，以决定什么事情需要注意和由谁去注意。”所以，领导应选一个有能力、聪明又富有同情心的秘书。
2.制订“闭门谢客”制度
安排闭门谢客的时间，让自己每日有足够的时间干必须干的事情。要求秘书当好门卫，不让来访者和电话打扰自己。即使是开门办公时，筛选和安排求见者，指定约会时间，超时谈话中断和结束，都要秘书掌握好。
3.减少会议，充分利用会议记录
不必要的或可开可不开的会议应取消，必须开的会议也要压缩其长度，利用会议记录能够使缺席者同出席者一样了解情况。会后记录应于72小时内送交与会人员跟催。会议记录需经与会人员签字，及主席认定内容无误之后再传交与会人员。召开会议应预先通报议事日程，指定任务时要明确预定完成和检查结果的时间，这样会议会更有成效。
4.要有正确的错误观
有些领导不允许别人犯错误，结果发现，下属因怕出错而不愿意冒险。当下属犯错误的时候，领导应该主动他们认识错误，讨论采取各种步骤，避免今后再犯错误。这是一个学习的过程，而不是一个找毛病的机会。如果因为犯错误就收回他的权利，那就会在管理上出现信用差距，这将摧毁下属人员的信任和士气。长此以往，下属就会将事情上交，用一些鸡毛蒜皮的事情来消耗领导者宝贵的时间。
学会积零成整
如同储蓄一样，时间也可以积零成整。时间里面也有数学。时间既是加法，又是减法。善于利用时间，积少成多，是加法；反之，看不起零星时间，随便弃之，丢一点少一点，就是减法了。
如何把时间积零成整呢？由于时间不能储存，不能采取到银行储蓄的办法搞零存整取，其诀窍就是要把工作化整为零。当某项工作需要占用较多的时间才能完成，而时间有限，只要能把这项工作分解为若干部分，化整为零，就可以用这些零星分散的时间去做，积以时日，最终就可以做完。
下面几点建议，帮您充分利用零碎时间：
1.检视行事历
常常赶场的人一定要习惯抓住机会反复翻阅行事历，以免大意遗忘一些小事或约会，同时也可以盘算到底什么时候该为家人或自己安排个休假。
2.反省
大家都知道三省吾身的重要，可惜，现代人在极度忙碌下，反省已经成为专业修行了，何不利用“等”的机会，闭目养神，看看自己是否日渐庸俗失去童稚？
3.创作
很多歌词、歌曲、剧本或部门工作计划，甚至一个好点子，都是生活中一刹那蹦出来的，所以最好随身备有小札记本记录下一些即兴想法，那是极其宝贵的创作灵感。
不少有成就的人，都是善用零星时间的高手，他们把大多数人毫不在意的点滴时间利用了起来，终于取得可观的收获。达尔文就是锲而不舍地利用点滴时间。他说：“我从来不认为半小时是微不足道的一段时间。”正是这种惜时如金的精神，使他一生做了常人难以想象的许多事情。他的《物种起源》就是在28年中完成的，假如没有他那种珍惜每个5分钟的精神，相信28年也无法完成这部巨著的。诺贝尔奖金获得者雷曼曾向人们介绍：“每天不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点时间，即使只有五六分钟，果得正用，也一样可以有很大的成就。”
零星时间，人皆有之。有的人视为无用，随便虚掷；有的人视为珍宝，充分利用。古人说：“尺璧非宝，寸阴是金”。“勿谓寸阴短，既过难再获”。对此，古人是非常重视的。零星时间在何处？就在我们不大经心的地方。它不像大块时间那样容易引起我们的重视，往往在不经心时就从我们身边溜走了。在开会时，在出差时，在工作时，在休息时，等等，都会有一些间隙时间。因此，有人说，以分为单位计算时间的人，比以小时为单位计算时间的人，其时间要多出59倍，并写了这样一个数学公式：1=60。这个数学式表明，一小时等于60分钟，一分钟等于60秒。如果你是以小时计算时间，当然不在乎几分钟的时间，这些零星时间将被你视作无用的“零布头”，扫进垃圾堆。如果你是一个争分夺秒的人，这分分秒秒的时间就会被你派上用场，一天几十分钟，一年就是上万分钟，如果用之于阅读图书、杂志，可以看上几百万个字符，这是多么可观的一笔时间财富啊！
实行交叉“轮作”
“轮作”在农业上是一种耕作制度，即在同一块地里轮流种不同的作物，它是提高农作物产量的措施。由于土地肥力有限，如果在同一块地里，连续几茬都种同一种作物，土地肥力就会下降，作物产量也随之减少。而采用轮作耕种制度，一茬种水稻，一茬种绿肥作物，一茬种麦子，一茬种豆科作物等，就可以既保持土地肥力，又获得作物的高产。
时间好比是一块土地，数量是有限的，它所保有的能力也是有限的，如果连续不断地用于一个方面，效率就会随时间的延长而递减。因此，在时间运筹中，也和土地利用一样，要采用合理的“轮作”制度，以保持精力，提高时效。大量研究和实践证明，在一天内，人的体力和脑力有一个由低潮到高潮、再由高潮到低潮的周期变化，如果我们长时间从事一种活动，就会使肌体的某一部分长期紧张，使大脑的某一部位长期兴奋，进而形成疲劳，效率就会随之下降。而为了提高时效，实行必要的“交叉轮作”就是一个好办法，它可以使我们在活动一定时间后，转换其他内容，从而使肌体和大脑的某一部分得到休息，由另一部分来继续工作。
就是说，每个人在时间的安排上，有高效时间，也有低效时间，有的人的高效时间可能是在上午，也可能是在下午，或者是在晚上。必须依据这个特点来安排自己的工作内容，在适宜的时间做适宜的事。如在头脑清晰时做需要用脑的事，在思绪不佳时做事务性工作；在体力充沛时干主要工作，在体力下降时干辅助工作等。另外，集中时间办一件事可以取得好的效果。但是这个规则是有限度的，超过了一定的限度，多花时间，效果并不理想。
工作也是这样。在持续进行某项工作后，换换工作内容，换换工作姿势，就会使身体的各部分处于轮流活动和轮流休息中，从而延长了我们的高效工作时间。如：一个木工交叉进行划线、锯、刨、凿等工作；一个作家轮流进行写作、思考、查阅资料及会客等，当然，会客是安排在低效时间的。在一项重复性的工作中，时间长了，往往会使人感到单调乏味，如果不时变换工作，就可以使人有新鲜感，提高工作情绪，由此出发，一些工厂为了提高装配工人的劳动热情，以改变自福特制使用至今的传送带为移动工作台，使工人固定从事某项单调劳动变为轮换从事几项工作，大大提高了工作效率。
提高“复种指数”
复种指数是表示耕地利用程度的指标。原意是指在一定的耕地面积上，一年内种了几茬农作物，用一年内重复种植农作物的总播种面积与耕地面积之比来表示。如某地区全年农作物播种面积为1800亩，耕地面积为1000亩，则该耕地一年内种了1.8茬庄稼。借用复种指数来说明时间利用程度，即该耕地的时间利用重复程度是1.8。也就是说，一年顶1.8年。提高复种指数的途径在农业上主要是采用间作、套种和充分利用土地休闲季节。这些办法对提高时间利用程度是有启发的。要提高时间利用的“复种指数”，也应该实行“间作”、“套种”和“充分利用空白”时间，也就是说，在有些情况下，不要单打一地利用时间，应争取在相同的时间内办更多的事。
时间利用中的“间作”和“套种”，就是在相同时间内，以一件事为主，附带也把别的事办了。譬如，有的人在早上锻炼时带上了半导体收音机，附带收听了新闻广播；在饭后散步时与人谈心；在等电话时阅办文件，在读书时随手作摘记或写眉批等。“充分利用空白时间”的潜力更大，因为人们在办事过程中，往往会因各种原因而出现等待，在生产过程中通常称中断或停工，在日常生活中大量碰到的是排队现象，诸如此类的空白时间，正是挖掘时间潜力的所在。利用这段时间，穿插进其他工作，就可以提高时间利用程度。
应付意外事件
火车、飞机、公共汽车、轮船等依时间表运行，但依然会发生意外事件，在工作中也会如此，所以，为意外事件留点时间，是很明智的。某百货公司的经理，早计划在星期一举行大减价，但很不巧的，星期日恰好是该公司一年一度的员工野餐活动。结果星期一早晨，1/4的职员迟到、请假，筹备已久的大减价就因此流产了。这就是未预计到处理意外事件的时间的一个例子。
聪明人有三个预防此类事件发生的方法：第一，每件计划都留有多余的预备时间。第二，努力使自己在不留余地、又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些。第三，另准备一套应变计划。
假使你为每件工作立下时间限制，你将发现，有三件事已经做成功了：
1.迫使自己在规定时间内完成工作。
2.对你自己能力有了信心。
3.你已仔细分析过将做的事了，而把它们分解成若干意境单元，是正确迅速完成它们的必要步骤。
“分身术”
孙悟空拔几根毫毛，吹一口气就变成几个跟自己一样的孙猴子。在现代科学中，分身术已开始由神话走向现实。众所周知，一个细胞通过分裂繁殖，可以变成千万个；电视转播，在某一地方发生的事，可以通过传播，让全球同时看到；一个名牌产品，供不应求，想要扩大生产又受到自身条件限制，通过产品扩散，让更多的厂家生产，一厂变几厂；一个导弹，可以带多个弹头，到目的地再分导。
那么，这些与时间运筹有关吗？回答是肯定的。譬如，在写一份总结时，先要搜集资料，这时如果有意识地注意一下“一带搜山，二带打猎”，依据所得资料，不仅可以写出总结，还可以写出专题。当需要写出一式五份文稿时，谁都知道，一份一份地去抄不如借助复写纸或复印机，工效可以提高四倍。出外购物，不妨把几件事集中起来，顺道一齐办了，这样比办一件事跑一趟省时、省力多了。诸如此类，只要我们注意，办法自然有了。这种“多弹头分导”，一举数得，一箭三雕，是时间运筹的艺术。
技巧11以合理的计划完成目标：
制定工作计划的技巧
如果人生没有目标，我们所说的时间管理原则、方法、计划等都是惘然。
曾有人询问著名的巴顿将军，他之所以在战场上如此成功，有什么秘诀。他回答：“第一，计划。第二，完整的计划。第三，完整而可行的计划。”那么，要如何把我们在前面所设定的目标，转化为完整可行的计划呢？看看下面的建议吧。
制定周计划
要计划一周的工作，你的眼光应该长远一些。为了争取最好的结果，你需要比每天作计划时做得更多一些，简单的清单是不够的，需要着手制定你自己的日程安排，考虑你作为管理者和在作为非管理者的日常生活中，所处的不同角色。
为每一个角色设法选择一件这一周能做的事情，花点时间去做这件事，看看会有什么结果？每个人的任务清单都是不同的，而且每周都在变化。你的清单上可能包括了从短期看浪费时间而从长远看却会节省大量时间的事情。
任何时候都不要试图在每周日程安排里选择很多重要的事情。每个角色挑一件或最多两件事似乎就足够了。
你的时间常常被日常事务所侵占，所以现在你所面临的挑战，就是如何在一周安排被日常事务挤满以前就把这些重要事情安插进去。使你的每日工作围绕着你已经确定的本周工作重点，并凭着意志着手处理这些事情。
在上周中间和一周末，以你的关键目标为对照，检查一下你的进展情况。你需要了解你是否达到了自己设定的一周目标。刚开始的时候，七项任务中可能只有两、三项能完成。但那可能就已经比前一周多完成了两、三项重要（非紧急）任务，其中一些可能会为你今后节省时间，使你能做更多这样的重要事情。下一周，你可能会使七项这样的任务中能完成的数目达到四项，如此是可以不断进步的。
利用一周行将结束的时间，或是利用周末，回顾一下你在实现上周目标上的成果。再看看还有什么你还没有完成。你是决心在下一周把它们完成，还是在一、两周内把它们用铅笔暂时划掉，或是把它们从你目标中完全去掉？现在你可以开始计划下一周的目标了。这些目标确实会与上周有所不同。
制定月计划
一旦你掌握了每周制定计划的窍门，就可以试着去制定每月计划。要做到这一点，必须把一个月看作一个整体。
在这个月行将结束的时候，花一些时间反思一下，看下个月想要达到什么目标。哪些事情是重要的、需要优先考虑办理的？结果可能不会一下跳出来，大概需要考虑一些时间。大多数浮现在脑海里事情都将是你需要执行的，你要采取主动。
你应该设立一系列的财务目标，倘若你收支平衡，尤其需要这么做。即便你的财务状况很好，你也会发现在每月计划中列入一些有关的月统计数字，是十分有帮助的。在每月计划中你也可以设定大一些的目标，因为你有更多的时间去实现它们。每一份月计划都会给每周计划提供背景情境。在某种意义上，每周计划会成为实施年度计划的进身之阶。
除了每天摆在面前的事情以外，还会发生一些事情。与其任凭日常事务摆布，还不如把深思熟虑的日程安排强塞给自己。你的每周计划可能会从当月计划中降生，构成更广阔背景中的一部分。
制定年度计划
制定年度工作计划是重要的手段之一。一年的时间并不长，但是如果利用得好，可以勾画出你未来的一些目标。这些目标可能很大，但却能给你不少激励。或许你想增加薪水或收入。如果你的目标果真如此的话，那么，很重要的一点就是你得给公司创造更多的价值，或者至少承诺这么去做。多年以前，我认为能让职工薪水以一定的比例提高是很了不起的成就。我确实做到了这一点。道理很简单，那就是以较大的投入换取更大的收益。
你不必非要等到十二月份才去计划来年的工作，你可以从现在就开始做计划，而且一旦明确了目标，就可以着手实施它。
如果你给上一年度设立了一些目标，并且你已经实现了这些目标，那么这是一个很好的基础，有利于今年去实现新的目标。如果你每年都在以前目标的基础上建立新的目标，那么将会有力地推动你的职业发展。
成功的管理者也休假。他知道休假对创造力的激发很重要。如果从不休假，你可能会不知不觉地就变得越来越麻痹迟钝。
技巧12让你的工作承前启后：
让工作有持续性的技巧
把今天安排得井井有条的最佳时间是在昨天。
使工作有条不紊地进行的一个秘决，是在采取行动前就有条理地安排好自己，然而，把今天安排得井井有条的最佳时间却是在昨天。回顾今天的最佳时间是在这一天快结束的时候，这个时候同时也是将明天安排得井井有条的最佳时间。
利用一天快结束的时间，回顾一下工作的进展。
这个方法可以在适合的任何时候完成，譬如离开办公室之前，在回家的路上，甚至是在家里。花点时间看看哪些工作你已经完成了，又有哪些工作遗留下来了。你是怎么做的？今天的工作清单上还剩下了哪些工作？本周开始的时候，你给自己安排的重要任务完成得怎么样了？
一定要把没有完成的任务移到明日的清单上，同时看看你把时间花在了哪里？
时间是你最宝贵的财富。用完了它你就会一无所有。如果你得填写公司发的日程登记表，就在一天快结束的时候做吧。如果没有人要你这么做，你应该利用行动清单检查一下自己把时间花在了什么地方。你做了些什么事，这些事用去了你多长时间？你有没有设法把时间用在那些需要优先考虑办理的事情上？有没有偏离目标？
在“单纯作业”时间，利用耳机充实自己。
在“单纯作业”时间里，最适合利用耳机来充实自己。工作中有复印之类的单纯作业，在复印时间内，可趁机学习语言或准备某项考试，因此可随身携带小型录音机。经由耳朵的刺激，更可提高学习的成效，当然复印的工作也可以不受妨碍地顺利进行。在办公时间就比较不适合了，但在离开座位去做某种单纯作业时，推广这个一举两得的点子是科学的统筹方法。
增强工作意念的妙法
将平常该做的事情列成一张表，做好之后就用红笔划掉，因为这么一来，每划掉一项就可确认“这项工作已经完成”，当时心中的成就感与满足感，即成为下回工作意念的来源。如此看来似乎没什么意义，不过在工作无甚进展的情况下，多半原因都在于工作流于单调、冗长。大部分的工作都是由小作业累积而成的，由于这样很容易造成烦琐，所以可以用列表方式来处理。此外，采用这个方式还可免于遗漏某项工作。
防止厌倦单调工作的“成功画面思考法”
撰写一本书着实需要有强烈的意志力，但多达数百页的稿纸，虽说用口述录音机或文书处理机之类的文明工具，可达到很高的工作效率，不过，有时候也是一件非常痛苦的事。在这种情况下，只要想到这是完成一本书的必经过程，就会再次提起干劲。重要的是，如果一心只想到眼前单调的工作，不但会心生厌烦，而且工作效率也会一落千丈。试用成功画面思考法，想象计划成功或完成工作时的成就感，是防止这些弊端的方法之一。
“悦音”卡带以回转式为佳
很多人在做单调工作时，都习惯听轻音乐（BGM），以集中精神。单调的工作尽可能的交给机器或属下去做，当四周吵得令人无法专心做事时，就可放点轻音乐，听听小河的流水声和小鸟的歌声。也就是说，以“悦音”来对抗噪音，同时，这种卡带最好采用回转式的，这样就可以不必为换卡带而中断手头上的工作。
要诚实地对待自己
看看哪些事还没有做？会不会成为问题？再看看哪些事已经完成了？完成这些任务的时间预算是多少？
怎样做可能会更好些？什么地方出了差错？如果没有完成一定的任务，是否是因为有一个不可预料的危机突然降临了？如果确实如此，那是否有必要考虑一下你所能采取的措施，以防止危机的再度发生呢？
有没有给自己兜揽太多的任务，以致于无从下手呢？如果处于这种情况，你需要更实际地确定自己一天所能完成的任务。另外，身为领导，你有在一天中对工作不感兴趣的时候吗？问问自己为什么会出现那样的情况？是不是你设定的目标不能充分地激励自己呢？
也许你把所有的事务都处理好了，还额外完成了一些任务。那无疑会增强你的自信。或许明天你可以设立高一些的目标，但不要太高，以免导致失败。
真正可取的是能从今天吸取经验教训，使明天做得更好。设想一下如果你每天改进工作的百分之一，那么几个月后你的工作效能就可以提高一倍。
技巧13午餐是最好的时间：
安排午餐的技巧
一顿商务早餐、午餐或晚餐都是一次显示个人风格的机会，同时也是聆听的绝好机会，因为它远可以比办公会议更多地了解一个人。
不必等别人的请柬蜂拥而至，你自己就可以发出一些请柬
即使你得付餐费，商务午餐也是一笔显而易见的好投资。邀请别人共进午餐本身就是一门艺术。一般来说，最好先问一下你所邀请的人，哪一周比较合适，如果本周就可以，应再询问一下哪一天最合适。达成口头协议后，可发出书面邀请，确认细节，避免产生不必要的误会。
你现在有机会更好地了解跟你共进午餐的这个人了。在办公会上，询问一个人的个人情况，常常是不合适的，但在商务午餐上，你一般可以这么做。
你可以设法了解他们工作的所有目标，以及他们公司的总体目标。除此以外，你还可以更好地了解他们对你所提供服务的评价。他们甚至可能还会告诉你提高利润的办法。所有这些都有助于你更有效地与那人合作共事。
两小时午餐最佳
两个半小时可能是最佳的。之后，你可以把午餐中听到的信息记下来，以便可以更好地利用和理解这些信息，避免细节的遗忘。
查看以前午餐记录，以示关心
在你下一次与他会面以前，甚至在此后每一次会面以前，你应该查看一下关于那次午餐的记录材料，恢复一下有关记忆。倘若你这样做了，很可能会发现你的客人（或主人）十分惊诧于你对他个人的关心程度。他会感觉非常惊奇。
你还可以就有关内容再与对方作进一步的深谈，但要选择适当的时间，保持与那次午餐相一致的口吻。你先回忆一下午餐的情况，想想你能做的有益的事情，然后再打电话或写信；这样，你就能很自然地信赖这种关系了。如果你是午餐的客人，那就应在一、两天之内发出信件表示感谢。令人惊讶的是居然有那么多人没有这么做，所以你每次这么做都会收到意想不到的效果。
技巧14不会休息就不会工作：
劳逸结合的技巧
经验告诉我们：当你没有空休息的时候，就是你该休息的时候。
大部分管理人员都同意，在日理万机之余，让身心有适度的休息是必要的。常年在外旅行的天美时钟表公司最高执行长杰克比（Michael Jacobi）有个原则，在旅行时，一天晚上安排和客户晚餐，一天晚上休息。像这样把时间表的松紧做适度调整，值得决策者参考。那么，什么时候才是合适的休息时间呢？经验告诉我们：当你没有空休息的时候，就是你该休息的时候。
睡眠的时间管理
说到休息，最主要的方式还是睡眠休息。睡眠时间是人体生理需要的时间。睡眠如何，对时间运筹关系极大。睡眠时间的长短，影响其他活动时间的多少，睡眠的好坏，影响从事其他活动的精力。一般来说，在人的一生中，大约有三分之一的时间是花在睡眠上。因此，这越来越引起各方面对睡眠的研究，希望找到睡眠的规律，以利于生活和工作。
睡眠的长度
睡眠时间多长为好，这个问题吸引人们做了大量的研究，结果证明就一个成人而言，每天大体上需要8小时的睡眠时间。但是也因人而异，有的人长期养成了睡眠时间较少的习惯，并未因此而影响第二天的工作。原因在于提高了睡眠的质量，虽然睡眠时间少一些，但效果却很好。熟睡四个小时，可以超过浅睡和辗转反侧难以入睡的八个小时。因此，我们不应囿于每天必须睡足八小时，而应摸清楚自己的睡眠规律，提高睡眠质量，只要达到恢复精力就行，少睡一点时间也无妨。
我们不必以压缩睡眠时间来成就事业，但却应该避免以躺在床上当作睡眠，应该尽量减少非实际睡眠时间的浪费，在睡眠时间上，也应该讲究效率——睡眠的质量。试想，有多少人由于没有掌握自己的睡眠规律，提前就寝而需要较长时间才能入睡，有多少人早上醒来立即起床；有多少人因为睡眠不好而精力不佳；这些，浪费了多少时间。而如果我们掌握了自己的睡眠规律，适时就寝，适时起床，将会赢得多少宝贵的时间。
大量研究表明，睡觉是不能储存的，一个人前一天不管睡多久，第二天照样要睡。因此睡够了就可以，超时睡眠，不仅浪费时间，还会使人无精打采，更加倦怠，降低办事效率。但是，长期睡眠不足也会导致多种疾病，首先表现为食欲不振，反应迟钝，严重的可导致精神病。
睡眠的深度
睡眠有深浅之分，即睡眠质量的高低之别，大家都会有亲身体会，熟睡一小时比似睡非睡两小时效果还好。要加强睡眠的深度，根据不少科学家的研究，主要应注意这样几个方面的问题：
1.要掌握自己的生活节奏，养成按时作息的习惯
这是人体生物钟所规定的，如果任意打乱它，必然会影响睡眠的正常进程。一般人的睡眠时间是有规律的，大多数人是晚上10点左右上床，容易很快进入梦乡，早上6点钟左右醒来。如果打乱了这个节律，过早或过晚上床，均会难以入睡；过晚起床，睡过了头，也会表现出整日倦怠。这是由于生物钟被打乱了的缘故。由于个人生活习惯和工作性质的不同，生物钟在何时敲响就寝的钟声不完全一致，我们应根据自己长期的体会，找到自己的节律，不要随便去打乱它。
2.创造良好的睡眠环境，有利于安静地入睡，中途也不受打扰
研究表明，在睡眠中人的器官对外界的信息仍有接受能力，要使这些器官得到休息，就应在空气、温度、光线、声音及卧具等方面予以注意。空气应保持新鲜，有足够的氧气保证人体需要，有助于解除疲劳。温度要适宜，温度过低，肌体要把不少热量用在保持正常体温上；温度过高，也会燥热难眠。睡觉的理想温度是18摄氏度。睡觉前室内不应有过强的灯光，否则会因光辐射刺激视神经，传导到脑中枢引起过度兴奋而失眠；入睡时以熄灯为好；白天睡觉，应拉上窗帘，使室内光线黯淡。此外，声音会刺激人的听觉，安静是于有利睡眠的。
3.保持平静的心情会使自己很快入睡
失眠往往是由于心绪不宁，睡前过于激动，心事重重等引起的。因此，古人有“睡方”或“睡诀”之说：“早晚以时，先睡心，后睡目”；“能息心，自瞑目。”就是说的临睡前要保持心情愉快、平静，一无牵挂。现代的睡方就是讲究心理训练，屏除操心之事，有事明天再说，自可安然入睡。古今之义是相通的。此外，睡前不宜过饱或肚子空空，也不宜饮使人兴奋的饮料，如浓茶或咖啡等。总之，争取高质量的睡眠才有利于高效地工作。
午睡的问题
对于午休和午睡，人们曾经说长道短。这里，我们要研究的是午睡以何时为宜，以多长为宜。有午睡习惯的人，对此自应考虑。据有关研究报告认为，午睡的效果好不好，关键是何时睡以及睡多长时间。该报告认为，最易入睡的时间是在中午人体机能自然下降期，即清晨觉醒后八小时或晚间入睡前八小时，在这期间人体警觉下降，小睡一会儿可以使许多人恢复精力，对于工作是有好处的。但是，午睡时间不宜过长，以不超过一小时为宜。如果时间过长，就容易使人进入更深的睡眠状态，如果起来工作，使人更感困乏，好似半夜里被人叫醒一样，会感到未睡够觉的难受和不适，甚至会打乱自身的正常节律，白天睡过了头，使晚上难以按时入睡。因此，即便是有午睡习惯的人，也不宜久睡。不少勤奋的人有午睡的习惯，为了恢复上半天工作后的精力，他们一般只是打个盹，或在沙发、躺椅等处休息片刻，即可精力充沛地投入工作。
闲暇的时间安排
利用闲暇时间休息，以解除工作中的劳累，是一种传统的消闲方式。闲暇时间用于解除疲劳，是完全必要的。由于现代化大生产和高度社会化，工作节奏日益加速，人们在工作时间处于高度紧张状态，需要在休息时间更好地放松。但是，如何更好地休息，现代人与过去的年代已有很大的不同。过去人们休息主要是喝茶、聊天、串门等，显得过于清淡。现代则趋向于参加社会活动，进行各种竞赛，以及出外旅游等。人们需要的是工作时间尽力地干，休息时间尽兴地玩。生理学家也告诉我们，高度紧张的工作必须伴之以完全放松的休息，“一张一弛”，才能最大地发挥人的工作潜力。
要休息好，应依据自己的工作特点和兴趣爱好，选择适宜的娱乐活动。会休息的人才会工作。当我们的工作主要是脑力劳动时，娱乐活动最好是选择一些对肌体活动有帮助而又不太费脑的事，如打拳、气功、散步、旅游、观看体育比赛、养鱼或种花等；当我们的工作主要是体力劳动时，娱乐活动则宜于选择一些有利于恢复体力的事，如打牌、弈棋、看书、钓鱼、绘画和参加集邮等。有些活动无论对谁都是适宜的，如上面已提到的旅游、种花、观看体育比赛、看影视节目、欣赏音乐等。此外，适当的家务活动，也可以调节自己的身体机能，是一种自娱性休息，使我们的体力和智力得到恢复和发展。有的人整天伏案工作，或是开了一天的会，回到家里，自己动手做个可口的菜，自得其乐，身心都得到了休息。
休息是一种解除疲劳的好方式，但休息的方法应得当。不论娱乐或体育活动，如果内容不当或过度，也会起相反的作用。以打牌为例，适当玩一会儿，不要太认真，可以达到休息的目的。有的人却对此上瘾，挑灯夜战，甚至赌博，不仅劳神伤财，还会违纪犯法，于工作非但无益反而有害。因此，在休息时间如何娱乐和开展体育活动，对我们搞好工作关系极大。
技巧15看、听、学：获取信息的技巧
善于学习的管理者是充满活力的。
一个人不应该两次犯同样的错误。这可以理解为，第一次曾犯的错误，都是学会如何避免再次犯同样错误的机会。
成功的管理者接受好的指示
即使是最独立的管理者，也必须接受同事的指示和要求，因为，管理者也是团队的一员。
1.工作的质量主要取决于接受指示的明晰程度。
如果不清楚要完成什么，就不可能把事情做对。如果没有找对问题，也不可能找到正确答案。当然，一个明晰的指示不能保证一定能把工作做好，但是，一个不好的指示却一定会导致不好的结果。要知道，接受不明晰的任务会给你带来很多麻烦。
2.在接受任务之前，一定要明确任务的要求。
重点是什么？有多少？什么时候？由谁去做？需要何时完成？需要以何种形式进行？工作的最终产品是怎样的？需要送到哪里？需要投入多少精力和资金？需要谁来授权？开始前需要写点什么？此外，你一定要清楚它的质量要求。如果你接受了没有理解的指示，就招来了麻烦，但是，如果你准确地理解了指示，一切都会准确无误。千万别忘了把你对指示的理解用自己的话告诉那个发出指示的人，以确认你对要求的理解是准确的。
3.你可能会谈到你理解了的那些指示，但这似乎还不是最明智的方法。
你还可以请作指示的那个人提纲挈领地陈述一下工作的目的。因为，你可能会漏掉什么东西，也可能会想出一个更好的主意。
把每一个电话都看成是一个小型会议
众多的商务业务是通过打电话来完成的，那么把每一个电话都看成是一个小型会议也就顺理成章了。通常来讲，打电话的一方能够确立电话会议的目的及会议的日程，并且掌握电话交流过程中的主导方向。在受话方同意的情况下，打电话的一方往往可以对敏锐的问题提问，继而引导电话交谈得出最终结论。
1.准备工作要做好
在打电话之前，把相关的材料放在手头，并且要确保电脑中的有关文件在需要时能够迅速调出。否则，当对方提出一个直截了当的问题时，你很有可能会猝不及防，而且会让人觉得你做事没有章法，没有条理。此外，准备一个电话留言机也是非常必要的。当你打电话去询问一些事情时，你可以留下你的要求和电话号码，以便对方回复。
2.注重礼仪
社交礼仪也很重要，它显示了你对他人的关心，而且还能够加强彼比的感情联络，使得彼此在商务交往中有所回报。事实上，问候别人并聆听对方的回答并不用花很多时间。以“最近有什么打算”做开场的谈话也许会给你带来意想不到的信息。有时询问对方对某事态发展的看法要比直接切入细节更有意义，因为也许对方对这件事情的理解与你是截然不同的，所以切入细节的最佳时机就是在你确信你们在谈论同一个话题之后。
在电话交谈中，你的声音起着决定性的作用。没有任何其他的因素，包括身体姿态能够引起对方的注意。对每个电话，你都可以用特定的嗓音。当你希望表达热情、兴趣和友爱时，你的声音就可以帮你传达这些情感。
3.确认关键问题
电话上的谈话终归是要结束的。你可以在临近尾声时，反复强调一下关键的一个问题或几个问题，并再次确认双方在这些问题上的一致看法。特别是对于一个打了很长时间的电话，并且双方对关键问题还没有得出清晰一致的看法时，这点就显得愈发重要。
4.花时间回味电话内容
在挂断电话后，你会忍不住想电话打完了你可以做其他的事了，但事实上，这正是一个很好的时机，花上一两分钟重新回味一下刚才打电话的内容。这个电话打的怎么样？你都达到了哪些目的？忘了什么吗？怎么能做得更好？是不是有很尴尬的时候？你现在该做些什么？还要再告诉对方什么？怎样能快速有效地回复对方？怎么调整一下你的时间安排以完成这些额外的工作？
你听到的越多，知道的越多
一个管理者应该具有的最重要的技巧就是倾听的能力。就倾听本身而言，没有非常的意义，但如果不去倾听，你就永远不可能了解任何最基本的情况；没有倾听你根本不会知道一些情况（除非去读一些材料），也不可能理解人们的思想，反过来，人们也不愿意去理解你的想法。
每个人都喜欢倾听者，喜欢那些不只是听他们讲而且关注他们个人及其思想的倾听者，那些欣赏他们而且很认真地想去理解他们的人。你可以学会做个倾听者。你做得越出色，你就能提高自己的倾听技巧。通常，你听的越是专心，越是入神，越是有成效。
通常来讲，我们对自己的见解越不愿意披露，对方就越是愿意听取，在这种情况下，当我们真的阐述自己的观点时，对方会听得非常认真。因为，在你讲话时，你能够把你所听到的都加以考虑，而且你能够理解对方的意图，因此，你可能会讲得更富针对性。
当你倾听对方时，不仅要听他们所讲的话，还要注意他们本人，他们的站姿和坐姿是怎样的？向前倾还是向后靠？他们的身体姿态意味着什么？在他们兴奋的时候，都说了些什么？因为人们兴奋时所谈的内容往往是他们真正的兴趣所在。在他们热情低落时，他们又在谈些什么呢？你是否注意到他们什么时候抱臂吗？抱臂通常是没有安全感的象征，你是否考虑过是什么使他们担心？
关注你自己的想法也同样重要。你头脑中正在思考什么？——也许你应该让这种思考的过程继续进行；你清楚这些想法将把你引向何方吗？
如果信息是权力的话，倾听者就是这个世界上最有权力的人。
做个电脑通
我们正置身于信息革命的时代，你的个人PC机、苹果电脑或便携电脑都是你非常有力的工具。成功的管理者知道怎样快速有效地使用电脑，他们能够驾驭电脑来实现他们的目标。
当然，核心技巧还是打字输入信息，一旦你的打字速度能赶上你思考的速度，你的手指就能紧跟上你的想法。知道吗？思考比你说话的速度要快五倍。怎么办呢？一种办法是放慢你思考的节奏，这样你就不会在工作的时候经常忘记你的思路；另一种办法就是提高你的打字速度，你可以一边打字一边盯住你的屏幕，而不是经常在键盘上找字键，这可以提高你的打字速度，如果现在还不能做到的话，就要花时间尽快学会这种盲打，因为这样节省下来的时间会回报给你高效省时，而且，这样也可以在错误一出现在屏幕上就能立即发现并改正；你还可以把一些使用效率很高的词组及拼写很长的字放在你自己的词汇词典里，这样你的打字速度又可以提高一些。
你很有可能已经非常精通于制做各种文件，甚至你还能做好这些文件的预先的格式，因此无须你对格式做调整；你还可能掌握了很多的命令，他们在你每次使用电脑时都能节省你的时间；你还知道怎样做出设计漂亮的文件而不费吹灰之力。如果上述的技能你尚不能做到的话，就要花时间去熟悉全部的省时的迅速的命令。比如，是否已把各种合同建立了档案？圣诞卡的单子在哪里？表格处理和项目设计的软件掌握得怎样？你对图形、图形剪贴、打印机和流程图等等的运用怎么样？总是有更多的东西要学，而且这些东西能够提高你的速度和效率，而这也正是你所需要的。拥有了更快的速度，你可以使自己能赶在危机和问题发生的前面。
本月就开始腾出一些时间来学习一下电脑技巧吧！实际上，应该是每个月都腾出一些时间。即使你不知道是否会用到它们，你也应当去学习，因为不学习也就不可能知道这些技巧是什么，怎么用。同样，如果你不经常收发电子邮件，你也会被甩在后面。因此，你的一个重要任务就是挤出时间来学习更多更新的技术，你付出的时间会为你今后节省出更多的时间。
技巧16用顺手的东西：
选择办公用品的技巧
把东西放在手边会使你腾出更多的精力，它能使你工作起来像一部加足马力的机器。
成功的管理者把工作中琐碎的物品加以整理归类，使它们不致阻碍重要事情的处理。
将公司报表文件原稿与资料的纸张统一起来
最近的办公自动化设备，大多具备便捷的功能，如复印机自动送稿（ADF）。因此，不必再费事地一张张换稿，一次次按键。即使不在一旁看着，也无所谓，可以大大地节省人力与时间。可是，这种精心设计出来的功能，却出人意料的并未受到广泛的应用。其原因之一在于原稿的纸张大小不一。例如，在公司内部报表文件上经常可以发现，文章是用文书处理机打在A4的纸上，而图表资料纸是B4大小。即使只有一张大小不一，自动送稿功能（ADF）的威力，也要大大减小了，因此必须首先统一资料等所有文件的纸张大小，不只是复印上，在各方面都将大大提高效率。
单面使用活页纸
从学生时代起，我们就偏爱以活页纸来做笔记。当然，有时也会使用一般的笔记本。不过，从讲究效率的观点来说，活页纸是最佳选择，而且最好只使用活页纸的单面。或许，这样会令人觉得太浪费，但是以单面使用每一张只记一个项目，即使随着思路起伏随手记下，事后还是能分门别类自由地调整页码，使笔记更加清楚易读。也就是说，必要的时候活页纸可以插换。此外复印时只单面使用，可以免去一张张翻页的麻烦，得以顺利地进行作业。
把书架上大套书籍书背向下排置
百科全书类的大套书籍，可以称之为知识的宝库，平常应经常翻阅利用才是。事实上，这类书籍往往被束之高阁，无人问津。把大套书籍排上书架时，都要书背向下排置。大套书籍之所以被人敬而远之的原因之一，在于难以放在普通的书架上。只要向下排置，就可以解决这个困扰。把书背向下排置时，令书底朝外并在上面写上书名，这么一来就可以随手抽取查阅，不会再有笨重、不便的感觉了。
利用百科全书的硬纸盒来收藏，可收一举两得之效
把百科全书排上书架时，应该一定先把硬纸盒取下来，让它“赤裸裸”地排在书架上，其理由是，事先取下硬纸盒，需要时，即可迅速的抽取查阅所需资料。而且取下的硬纸盒另有妙用。百科全书或全集之类的大套书，一套都有数十册之多，利用这些硬纸盒做“整理盒”，分门别类地收藏明信片、书信等信件资料，实在非常方便，盒子的容量又多，大小又适合放置书信、明信片，所以，按类别或用途分别收藏是最理想不过了。以后检索找寻，自是“手到擒来”。
将重要的剪贴资料印成B5规格
很多人都有剪贴报纸、杂志的习惯，不过，如果以此来整理应用资料，未必是提高效率的方法。例如，把资料贴在剪贴簿上或收集在信封中，在检索的阶段上，这种办法相当不便。在管理者办公室中，剪下的报纸、杂志文章一律要复印，而且利用复印机放大缩小的功能，全部统一成B5规格，这么一来，不但日后容易整理，而且检索工作也会更为轻松愉快。
在活页纸的两侧打孔
我们习惯在活页纸的两侧打上二十六个孔，因为想同时对照两种资料时，可随意夹左夹右，资料自然一览无遗。单面使用法的优点是，在这种情况下，将性能发挥到极点。如果有两侧打孔的活页纸，在装订归档之时，就更加方便，何乐而不为呢？
参考书籍在复印出所需资料后，要立刻归位
书架乱七八糟，找一本急需要的书都得花上大半天，当然会导致工作效率降低。书架要以自己的方式随时整理得有条不紊，如此工作才能顺利的进行下去。整理的要诀在于——尽快将使用过的书籍归位。通常，工作前所需的资料，在一本书中顶多占两三页左右，因此，不管搬出多少本书，应只把必要的章节印下来，随即把书籍放回书架上，这么一来，书架才能保持有条不紊，过后也不必为了找寻书籍，而浪费许多不必要的时间。在整理与检索上，都是非常有效率的，实在是一举两得。
编制派得上用场的“专属用书”，每个月都要写相当多的稿件
写一两张稿件，往往就需要查阅好几本参考书，在这种情况下，一本本翻阅查寻，就是有再多的时间也不够用。一般来说，专业工具书籍大都是很厚重的一大本，要在这么厚重的书中找出一小段参考资料，真如大海捞针，要浪费不少心力。因此，从必用的参考文献中，事先印下认为需要的资料，编成一本“专属用书”。先将资料整理成一册，高效率地进行工作。
采用高尔夫球记分法，随时随地记下备忘录
喜欢打高尔夫球的人大概都知道，高尔夫球的记分卡上附有铅笔，大小正好可放在上衣口袋，在球赛进行中，无论打到哪，都可立即记下分数。除了一般的笔记外，也应备有可放在上衣口袋且附铅笔的备忘录，这么一来，即使身边没带公事包，也能立即记下备忘录。很多业务员也都应这样，随身携带笔记簿。如果采用这种方法，随时随地都可迅速地记下备忘录。
在抽屉中放置空名片盒，以收藏小东西
大部分的办公桌，都会在抽屉中附上整理小东西用的塑胶，不过这种塑胶盘却不实用，尤其是塑胶盘把抽屉分成上下两部分，下面的空间有时都浪费掉了。所以就利用空名片盒，来装抽屉里的小东西，由于名片盒的盒盖与盒体大致是同样的规格，纵横排列在一起，形成了井然有序的小格子，分门别类用来放置邮票、大小回纹针、零钱等小东西，移动很方便。
经常备有文具目录
经常在办公室中备有文具目录，对自己来说，能够提高工作效率的才是真正便于使用的文具，不过由于文具的种类实在太多了，即使到大型的文具专卖店，也不见得能够找到自己想要的东西，这时候如果手头上有一本目录，就能够马上找到自己想要的东西，并且知道正确的商品名称。想要目录，只要向厂商索取，他们就会寄来，或是向附近的文具店索取一两年前的旧目录也可以，包括中小型厂商，备有两三家以上的目录，当然能有效迅速找到适用的文具制品。
事先决定文具的“购买库存量”
要提高工作效率，从笔记簿到邮票，复印用纸等的文具用品，永远都不能缺少，必须源源不断的供给，所以彻底地实施文具库存管理，是非常重要的。因此，事先决定“购买库存量”，再根据这个标准加以补充。
记下常用文具的商品号码
前面讲过，利用目录来选购文具的方便。此外，管理者还将目录上常用文具的商品号码预先记录下来，这样就不必一张张的翻目录，只要一通电话就可完成订货工作。所谓的商品号码，就是商品的正式名称。只要告诉厂商这个号码，就能够正确且迅速的让对方了解到所需哪一类文具。例如，如果指名要“XX牌三○一夹”，即指一般的轻便夹，可以需要的数量和颜色来订购，就不会有送错东西的情形发生。比起在店里对老板费劲的描述了老半天：“我要那种方方的，差不多这么大……”这些烦琐的话，却不一定能说清情况。
期数完整的杂志须编制索引
通常将杂志上必要部分印下来之后，加以舍弃即可，然而，有关自己的专业杂志却是例外，全部一期不漏完完整整的保存下来。可是有些杂志自从创刊以来，已达几百期，过期杂志已有相当数量。这就要求将每一百期发行一次的“索引”存档，以备必要时加以检索。一般说来，即使收藏完整无缺的杂志，大概也很少有人会特地编制一本“索引”。其实把目录印下稍加整理就成了一本“索引”，日后检索时，能节省不少时间。
在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”
整理书架时，大概很多人都是根据书籍的内容，而进行分门别类的排列，有关法律书籍，就应根据内容，例如，“债权法”、“民法”……区分成不同的范围。不过，在书架上为手头正在进行的工作保留一个“专用区”，为特殊书籍提供随时可用的空间。刚刚开始着手一项新工作时，资料不会太多，但是随着工作的进行，有时资料会一直增加，或是内容发生变化。预先为此保留应用的空间，纵然资料一点一点的增加，也能加以集中整理。
把经常使用的文字、数字刻成橡皮印
在现代的办公室中，OA机器已经成了不可或缺的必需品，不过除了利用这些机器之外，只要稍稍动点脑筋，还是有很多提高工作效率的方法，比如说，利用橡皮印。（年月日印、裁决印、住址姓名印等等各种不同的印章，一应俱全）。在需要反复书写同样的文字与数字的情况下，如果一一手写，那会耗费许多时间，所以若能将其刻成橡皮印，在处理事务上，便能够省下相当多的时间。即使要多花点钱，但是由于节省手写作业的时间而提高了工作效率，所以成本反而降低。
将剪贴资料的印本直接存档
前面谈过，利用印机放大缩小的功能，把剪贴资料一律印成B5大小，这样不仅能够统一纸张的大小，而且可以直接夹在二十六孔活页夹上，方便存档。如此，不但省去粘贴的麻烦，也不会有日久剥落的现象发生，尤其是资料夹成一册，整齐而不占空间，好像一本书一样。
将处理完毕的笔记页要即刻抽出
经常使用便于插换的活页笔记，随意把第二天的预定工作和一定要处理的事项记在笔记本之后，将已处理完毕的事项用红笔划掉，而且，在全部事项完成之后，即将这一页从笔记本中抽出移至保存档案。由于每天反复这个流程，有时候在管理者的笔记本上，还留有一两年前的笔记页，当然上面记载的全是些悬而未决的问题。这么一来，即使是成年累月未解决的事项，也可在笔记本上一目了然，想到的时候，就可对其深思一番，以谋求解决之道。
日后还会使用的资料要收到“暂时档案”里
从笔记本抽出已处理完毕的活页纸，或许不会马上用，不过偶尔也会有再度派上用场的可能，像这样的资料，要都交给秘书，像平日一样加以复印，自行判断分类归档。但是，并不是马上收到最后分类的活页夹档案中，而是收到“暂时档案”里。然后，每隔一定时间，就翻阅检查一下秘书的分类有无错误，同时也考证一下当初未判断定夺的资料内容，再将认定有保存必要的资料转移到最后分类的档案中。
以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案
保存资料的活页夹有红、蓝、绿、咖啡等等不同的颜色。多年以来我们就使用这种活页夹，它有各种不同的颜色，因此应想出一套使用方法充分利用。比如塑胶面的活页夹，专门保存内部业务手册与呈送法院表格文件等等，并按颜色加以区别；而布面的活页夹，则专门保存各种信息资料，同样的也是以颜色加以区分。这么一来，不管活页夹放在哪里，一眼就可看出档案的内容种类。
经常备有新的活页纸
为新书写稿的时候，要以活页纸做备忘录，一有新点子，马上提笔写下，然后将其保存在专用的活页夹中。存档时，如果发觉新点子比旧点子更好，就将新的存档，旧的作废。久而久之，活页夹中的资料就会越来越丰富。当然，一个活页夹只能为一本书一个主题所专用，为了能够随时使用新的活页夹，常备有大量的活页纸。
使用白色活页纸，日后的整理工作将更方便
有的人认为，根据大项目或主题不同，使用不同颜色的活页纸，分类时将更为简便。但是，最好一律使用白色活页纸，因为本来可以随心所欲大肆使用的活页纸，一旦区别颜色，不但日后分类非常麻烦，而且一一区分颜色也很累人。另外，在复印时，除了彩色复印以外，资料会有不清楚等麻烦。基于上述的理由，应一律使用白色活页纸。
使用二十六孔的活页纸
应一直使用活页式笔记本，而且一律使用二十六孔的活页纸。孔数太少，纸张撕破的危险性高，而且二十六孔是使用率最高的纸张，基于上述的考虑，应选择二十六孔的活页纸。此外，二十六孔的活页纸归档时也非常简便。当然不只是笔记，连收集杂志、报纸等资料复印本时，也要打上二十六个孔，然后再夹到活页夹上。在活页纸的左右两侧打孔，严格说来，应该是五十二孔才对。
使用电动打孔机比较方便
除了活页式笔记本之外，报纸、杂志的剪贴资料也一律复印成B5大小，然后打上二十六个孔，再夹到活页夹上。以前使用手动式打孔机，在数量增多的情况下，打孔实在是件既麻烦又费时的工作。由于经常需要在相当多的资料上打孔，手动式打孔机已经不适用了，一改用电动式打孔机之后，即可节省很多时间。如果必须经常使用打孔机，还是电动式的比较方便省时。
在活页纸上写上大标题
活页式笔记本都划有标线，其使用方法是，在最上面写上大标题，比如“效率法”之类的大标题，其下写上“收集资料”之类的中标题，接着按照标题分别列出小标或实行中的点子。如果记载事项无法全部写在一张纸上，则在另一张活页纸上同样的写上大标题、中标题并且按顺序编上号码，这么一来，即使笔记散乱无序，只要看到标题就可以了解其内容。
在加上新活页纸的同时，顺便做整理淘汰的工作
使用活页式笔记，其最大优点在于能够自由地插换页数，必要时可以重新插入，不要的可以丢弃。这样活页夹中的资料，其正确性与精密度都会增加，并且越来越充实、丰富，这种自由伸缩的优点，正是活页纸的魅力所在。所以，在活页夹上加上新的活页纸同时，除了插换的页数之外，也顺便浏览一下前后的内容，一发觉有不要的东西即撕下丢弃，借此笔记得以保持精简、易读，而且也可以大幅度地缩短检索时间。
技巧17做好文字工作：
处理书信与文书的技巧
不要在桌子上凌乱地堆满书信文件，应把它们归类整理起来。
书信要归类整理
不要在桌子上凌乱地堆满书信文件。该执行的就执行，该移交给他人的就移交给他人，暂时不用但以后可能用到的，就把它们归类整理起来，其余的统统扔掉。凌乱不堪可能会让你随便一些，但也显得你缺乏条理。你知道，要在凌乱中有效地工作必须付出加倍的努力，你得精确地记住每样东西放在了什么地方，因为在你面前的只是杂乱无章的一堆物品。书信文件只是达到目的的一种手段。如果不阅读，就不如扔掉。如果阅读过了，那就根据不同情况采取行动。如果确实要保存这些材料，也必须把它们与其他相关材料存放在一起。
如果你还没有这么做，那就把那些小物品管理起来。体验一下不费吹灰之力就找到所需东西的喜悦，然后你就能取得更大成就。
呈送出去的书类文件也要做标题和目录
除了时间太过仓促的情况外，在对订约的公司客户提出报告时，一定要在上面附标题和目录，同时也要求部属，在呈送任何书类文件时，都必须规规矩矩地标上标题与目录。因为标题和目录能够使人在阅读内容之前，对文件的整体观点与主题方向，有一个概括性的了解。乍听之下，似乎令人觉得很麻烦，不过只要想到这项工作不但能缩短他人的工作时间，也能够缩短自己的工作时间，其效果绝对是很好的。
写报告时，先将问题列在纸上，事后再一并查阅
在写报告时，即使中途有疑问或不了解之处，只要它不是个影响巨大的问题，可都不致马上去翻查资料或文献，因为或许因此解决了问题，可是却因思考中断浪费时间，反而耽误了工作进度。所以一旦有必须查阅的事项，可先将其列在纸上，最后再一并去查资料。此外，列在纸上的问题也可以交待他人去查，自己也不必停下手上的工作。
利用业余时间构思文稿
在写稿工作上，构思要费很大的功夫，毫无准备就提笔，往往文思闭塞难以成行，所以在写稿之前，最好在不同的场合，进行构思与草稿的写作。下了班在公车上，完全不受电话干扰地专心思索，是最适合构思的时段。而且，刚从繁重的工作中解放出来，心情为之一松，往往会产生许多绝妙的灵感。想好了整个结构大纲之后，再用口述录音机和文书处理机，就可以迅速地完成草稿工作。
利用文书处理机来输入文稿
商业文件也和法律文件一样，有很多都是相同的格式。文书处理机不但能保存已打好的文章，而且还能自由地加以删除、修改。最初虽然不得不多花一点时间来输入，不过为了日后的方便，还是用文书处理机来输入文稿比较理想。
文书处理机的磁碟片以一张一个为原则
使用文书处理机时，必须特别注意磁碟片的整理方法。举例来说，原则上一张磁碟片中，只储存一个资料。磁碟片的容量，因机种而有所不同，不过一张大约可储存多达一本书的资料，因而容易在一张磁碟片中，同时存入各种不同的资料，但是检索时，就非常的麻烦，不太合乎效率原则。按种类准备不同的磁碟片，不会花太多的钱，就能以易于检索的方式，将存入磁碟片的资料分门别类。
以不同颜色的标签来区分不同内容的磁碟片
虽然将不同的资料分别存在不同的磁碟之中，但是如果不一一显示屏幕，还是无法了解其内容，这样就失去了分类的意义。为了解决这个缺点，一般应该采用的方法是——在磁碟片上贴彩色标签。举例来说，会计事务所中所采用的分类法是，绿色标签表示“个别专题”，蓝色标签表示“一般专题”，黄色标签表示“各种表格”。按颜色区分之后，如果项目太多，为了使检索资料的使用更加迅速，即可将储存的项目内容做成表单。
保存旧磁碟片中的资料，不断使用新磁碟片
和录像带一样，文书处理机的磁碟片可反复使用，因此一张磁碟片往往被使用好几次。且大家都认为，再买新的磁碟片是一种无谓的浪费。输入资料要花费相当的工夫，如果将其时间成本列入考虑，则长久不用的资料有朝一日也会派上用场，如将其消除反而是一种浪费，所以要在一张磁碟片中存入相关的资料，至于新的资料，就毫不吝惜地输入新的磁碟片中。
活页式手册既能插换页数，又能缩短寻找资料的时间
不论到哪里，随身携带一本活页式手册。在下班回家的公车上、就寝之前，突然想到第二天应该继续进行哪些工作，就马上记在手册上。而且，活页式手册可随时增加页数，不要的页数也可任意抽出作废。
备忘录上要标明“主题”、“日期”、“出处”
在看书或看电视时，一旦看到想记下的文句，可立刻提笔在B5的活页纸上，记下备忘录。备忘录是分项写下来的，以一页一个项目为原则，至少标明“主题”、“日期”、“出处”。如果备忘录上标明主题与日期，事后重读时，即使记得不太完整，但只要回想一下当时的状况，就可以清楚地了解其内容，而出处则需要详细调查。可供参考之用，备忘录上如果标明这三项，则资料就会越来越有分量。