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第二章会议的礼仪

1.工作会议礼仪

工作会议礼仪的对象主要是本单位、本行业或本系统的人员。我们介绍会议纪律、端正会风两个方面。

会议纪律要求

如果有工作装,应该穿着工作装。比规定开会时间早到五分钟左右到会场,而不要是开会时间到了,才不紧不慢地进会场,而对别人造成影响。

开会期间,应该表现出一副认真听讲的姿态。开会也算是在工作,认真听讲的姿态不仅表现你的工作态度,也是对正在发言者的尊重。

那种趴着、倚靠、打哈欠、胡乱涂画、低头睡觉、接打电话、来回走动以及和邻座交头接耳的行为,是非常不礼貌的。

在每个人的发言结束的时候,应该鼓掌以示对他讲话的肯定和支持。

端正会风

我们要明确的是,工作会议仅是工作过程中的一个环节,所以有必要克服开会过多、过长的形式主义作风。

如果会风不正,不仅误事,还会养成办事拖拉、工作效率低下的不良习惯。我们不妨从控制会议、改进会风两方面入手。

控制会议,就是对于会议的数量、规模、经费、时间、地点,都要做出明确的规定。制定有关会议的审批、经费使用额度、管理权限的条例,并由职务较高的专人严格监督执行。

改进会风。会风能够反映出一个单位及其领导的工作作风。如果会议过多,会期过长,讲究排场气势,都是不良风气。改进会风,就需要:

摒弃形式主义。有具体、明确的内容再组织会议,开会必须解决具体问题。

严格限制会议。必须在会议总量上加以限制。限制会议总量对于杜绝会山会海、提高会议效率非常有用。

那么怎样提高会议效率呢?

一是改进会议方式。对于一般性会议,可以召开无会场会议,比如运用现代通讯设备:电视、广播、电话、互联网进行开会,可以大幅度节约会议成本。

二是集中主题。一次会议上不管安排几项会议内容,都要使会议主题明确,这样既方便讨论,又方便执行。

三是压缩内容。应围绕会议主题,删掉那些可有可无的内容。

四是限定时间。对于会议的起止时间、发言时间、讨论时间,事先都要明确规定,并且严格执行。

五是领导示范。会风的端正,领导的示范是必需的。和自己无关的会议,不应该参加;准时参加会议,并严格遵守会议礼仪;提倡无会场会议;带头控制发言时间等。

2.洽谈会议礼仪

洽谈会是重要的商务活动。一个成功的洽谈会,是既要讲谋略,更要讲礼仪的。

洽谈会的礼仪性准备

安排或准备洽谈会时,应当注重自己的仪表,预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次,并且以此来显示对于洽谈的郑重其事和对于洽谈对象的尊重。

洽谈会是单位和单位之间的交往,所以应该表现的是敬业、职业、干练、效率的形象。在仪表上,要有严格的要求。如男士不准蓬头垢面,不准留胡子或留大鬓角。女士应选择端庄、素雅的发型,化淡妆。摩登或超前的发型、染彩色头发、化艳妆或使用香气浓烈的化妆品,都不可以。

由于洽谈会关系大局,所以在这种场合,应该穿着正统、简约、高雅、规范的最正式的礼仪服装。男士应穿深色三件套西装和白衬衫、打素色或条纹式领带、配深色袜子和黑色系带皮鞋。女士要穿深色西装套裙和白衬衫,配肉色长统或连裤式丝袜和黑色高跟、半高跟皮鞋。

洽谈会的座次安排

如果担任东道主安排洽谈,一定要在各方面利用好礼仪这张“王牌”。在洽谈会的台前幕后,恰如其分地运用礼仪,迎送、款待、照顾对手,都可以赢得信赖,获得理解、尊重。

在洽谈会上,不仅应当布置好洽谈厅的环境,预备好相关的用品,而且应当特别重视礼仪性很强的座次问题。

座次问题在举行正式洽谈会时,必须予以重视。只有小规模洽谈会或预备性洽谈会,才可以不用讲究。

举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐在桌子两侧。桌子横放的话,应面对正门的一方为上,属于客方。桌子竖放的话,以进门的方向为准,右侧为上,属于客方。

在进行洽谈时,各方的主谈人员在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。如果有翻译,可以安排就坐在主谈人员的右边。

举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般要以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。这样一来,尊卑的界限就被淡化了。即便如此,在具体就坐时,仍然讲究各方的与会人员尽量同时入场,同时就坐。最起码主方人员不要在客方人员之前就坐。

洽谈的三大方针

洽谈过程中,双方人员的态度、心理、方式、手法等,都对洽谈构成重大的影响。

(1)要依法办事。洽谈者所进行的一切活动,都必须依照国家的法律办事,才能确保既得利益。

(2)要礼敬于人。要求洽谈者在洽谈会的整个进程中,时时、处处、事事表现得对对方不失真诚的敬意。而且在今后的进一步商务交往中,还能发挥潜移默化“你敬我一尺,我敬你一丈”的功效。

(3)要互利互惠、平等协调。洽谈是一种合作或为合作而进行的准备。所以圆满的结局,应当是洽谈的所有参与方,都取得一定的成功,获得更大的利益。如果把商务洽谈视之为“一次性买卖”,主张赢得越多越好,争取以自己的大获全胜和对手的彻底失败,来作为洽谈会的最终结果,必将危及己方与对方的进一步合作。而且,也会“赢得”不好的商誉。

3.赞助会礼仪

这种以赞助为主题的会议,即为赞助会,在目前情况下,商界通常所积极赞助的项目,大致上共有以下十类:

(1)公益事业。

(2)慈善事业。

(3)教育事业。

(4)科研活动。

(5)专著出版。

(6)医疗卫生。

(7)文化活动。

(8)展览画廊。

(9)体育运动。

(10)娱乐休闲。

另一类则是依据赞助物所划分的赞助的类型:

(1)是现金。

(2)是实物。

(3)是义卖。

(4)是义工。

举行赞助会的会议厅之内,灯光应当亮度适宜。在主席台的正上方,还需悬挂一条大红横幅,在其上面,应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会”,或者“某某赞助仪式”的字样。前一种写法是突出赞助单位;后一种写法,则主要是为了强调接受赞助的具体项目。

一般来讲,赞助会的会场不宜布置得美轮美奂,过度豪华张扬。否则,极有可能会使赞助单位产生不满,因为它由此可能产生受赞助单位不务正业华而不实的感觉。赞助会的整体风格是庄严而神圣的,因此任何与会者都不能与之唱反调。

依照常规,一次赞助会的全部时间,不应当长于一个小时。因此赞助会的具体会议议程,必须既周密,又紧凑。赞助会的具体会议议程,大致上共有如下六项:

(1)宣布赞助会正式开始。

(2)奏国歌。

(3)赞助单位正式实施赞助。

(4)赞助单位代表发言。

(5)受赞助单位代表发言。

(6)来宾代表发言。

在赞助会正式结束后,赞助单位、受赞助单位双方的主要代表以及会议的主要来宾,通常应当全景留念。此后,宾主双方可稍事晤谈,然后来宾即应一一告辞。在一般情况下,在赞助会结束后,东道主大都不为来宾安排膳食。如确有必要,则至多略备便餐,而绝不宜设宴待客。

4.茶话会礼仪

所谓茶话会,意在联络老朋友、结交新朋友的具有有对外联络和进行招待性质的社交性集会。它则往往是重点不在“茶”,而在于“话”。

茶话会,其主题大致可分为如下三类:

(1)以联谊为主题。

(2)以娱乐为主题。

(3)以专题为主题。

茶话会的主要与会者。大体上可被区分为下列五种情况:

(1)本单位的人士。

(2)本单位的顾问。

(3)社会上的贤达。

(4)合作者中的伙伴。

(5)各方面的人。

通常认为,辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等,都是酌情召开茶话会的良机。举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右。茶话会时间的长度,可由主持人在会上随机应变,灵活掌握。若是将其限定在一个小时至两个小时之内,它的效果往往会更好一些。

按照惯例,适宜举行茶话会的大致场地主要有:

(1)主办单位的会议厅。

(2)宾馆的多功能厅。

(3)主办单位负责人的私家客厅。

(4)主办单位负责人的私家庭院或露天花园。

(5)包场高档的营业性茶楼、茶室、餐厅、歌厅、酒吧等处,均不宜用来举办茶话会。

根据约定俗成的惯例,目前在安排茶话会与会者的具体座次时,主要采取以下四种办法。

(1)环绕式。

(2)散座式。

(3)圆桌式。

(4)主席式。

除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是,在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃,品种要对路、数量要充足,并且要便于取食。为此,最好同时将擦手巾一并上桌。

按惯例,在茶话会举行之后,主办单位通常不再为与会者备餐。关于会议的议程:

(1)第一项议程是:主持人宣布茶话会正式开始。

(2)第二项议程是:主办单位的主要负责人讲话。

(3)第三项议程是:与会者发言。

(4)第四项议程是:主持人略作总结。

5.开业典礼礼仪

举办开业典礼,要遵循“热烈、隆重、节俭”的原则,同时应注意下列礼仪。

提前邀请宾客

举行隆重的开业典礼,可以邀请政府有关部门、社区负责人、知名人士、同行代表和记者等参加。应事先把商务请柬送(寄)给宾客,以便他们安排时间。

布置现场环境

若是商场举行开业典礼,举行仪式的现场可以设在商场门口的开阔地带,现场的布置要协调,商场门口悬挂“×××开业典礼”的横幅,大门两侧摆放花篮,四周悬挂彩带。宫灯等。还可以安排身穿礼服、身披绶带的礼仪小姐站立在商场门口的两边,请统一着装的乐队演奏欢快的乐曲,渲染开业典礼的气氛。

仪式开始后,先由主持人作简短的致词,向领导和来宾表示感谢,并介绍本店的经营特色和经营目标等。接着由前来的上级领导和来宾发言致贺。一般的致词时间在30分钟之内,人数不宜超过5人。为了增加气氛,在发言前后,可以播放或演奏明快的乐曲,在不限制放鞭炮的地区,可以燃放鞭炮。领导和来宾发言致贺后,可由鲜花队为发言者献上鲜花。

欢迎首批顾客

开业典礼结束后,商场随即对外正式营业。商场负责人可引导来商场参观,导购小组则在商场门口欢迎首批顾客。在经营过程中,商店必须备一些小礼品,分送给顾客。

6.剪彩礼仪

较大的庆典形式,往往有剪彩活动。剪彩不仅适用于开业典礼,也常用于展览会开幕式、庆典活动等。

剪彩活动的礼仪如下:

剪彩者走向剪彩的绸带时,应面带微笑、落落大方。如果两人或三人剪彩,则职位最高或与庆典关系最密切的人站在绸带的左边。当工作人员用托盘呈上剪彩用的剪刀时,剪彩者应向工作人员点头致意,并向左右两边手持彩带的工作人员微笑致意,然后全神贯注,把彩带一刀剪断。剪彩完毕,放下剪刀,应转身向四周的人们鼓掌致意。

7.庆典活动礼仪

庆典活动是商业组织在取得某项重大成绩时或庆祝组织的某个纪念时而举行的庆贺活动。庆典活动可以邀请政府人员、媒介公众、社区公众等参加。

庆典活动其礼仪程序为:

典礼开始

通常由单位负责人主持典礼,并宣布重要嘉宾名单。宣读时,其顺序为:先宣读前来出席的重要领导人名单,再宣读知名人士名单,然后宣读致贺电、致贺函单位或个人名单。

致贺词与答词

贺词一般由领导人或知名人士宣读。答词一般由举办单位的主要负责人宣读。致词和答词应简洁、热情。

剪彩

剪彩通常在致答词之后进行。

典礼结束

庆典典礼结束,可组织公众参观,也可举行文艺演出或者宴请。

8.表彰颁奖会议礼仪

表彰颁奖会是公司或企业表彰在工作中作出实际贡献或成绩的个人或部门的会议。

其礼仪要求有:

布置会场

大会一般安排在较大礼堂中进行。台上设置主席台并覆盖洁白的桌布。主席台上方,悬挂表彰大会会幅。主席台前方,放置盆花。主席台侧位,可配有锣鼓队。大会召开前,播放音乐,整个会场应洋溢热烈、愉悦的气氛。

表彰颁奖会的受奖人员一般安排在会场的前排就坐,重要宾客一般安排在主席台上。受奖人员的座位应与颁奖时的先后顺序一致。

颁奖程序

(1)大会开始前播放音乐,欢迎受奖人员和宾客入座。

(2)负责人主持会议,宣布大会开始。

(3)有关领导讲话,介绍重要来宾,宣读颁奖决定和名单。

(4)进行颁奖。

(5)请来宾致贺词。

(6)由颁奖者和受奖者代表发言或致谢。

(7)宣布大会结束。

受奖人礼仪

(1)着装整洁、大方、端庄,仪态自然。

(2)上台受奖时要依顺序出入上下,不要左顾右盼,不要忸忸怩怩。

(3)受奖时,要面带笑容,双手接奖,并表示谢意。然后转过身来,面向全场观众鞠躬行礼,并可举起奖品向观众致意,要及时走下主席台,使会议继续进行。

(4)致答辞时,要注意对各方面评价得当,防止过分谦虚,过分客套。

9.职工读书会礼仪

职工读书会礼仪为基层群众性文化活动之一。多为自发组成。作为工会组织应给予支持和积极扶持与引导,职工读书会首先要有时间保证,最好一周活动一次。活动时应事先由召集人(或组长)预先通知所读书之内容及讨论的主题,对成绩突出者,应给予表彰和奖励。

10.股东年会礼仪

一般而言,公开上市的公司一年一度要召开一次股东年会,向股东汇报一年来组织的经营情况、重大决策、人事任免等。股东年会上必须注意的公关礼仪有:

年会时间和地点

年会应该一年一次,一般在春季的会计年度会议之后举行。

年会可在任何地方举行,包括总公司或所属工厂、酒店的大会议厅或滑冰场。不论在什么地方开会,都要注意公司形象,展现出经营良好、有效率的状况。

事先通知

当股东年会的准备工作就绪后,召开之前3~4周,应向股东发出通知或邀请,让股东作好准备前来出席。

一般说来,同通知书一起寄出的还有年度报告,它是股东了解公司经营状况的主要资料。年度报告是公开的,公司执行层应悉心准备。

股东的礼节

为保证年会顺利进行,避免年会秩序混乱,应事先确定股东在会议上的行为守则。行为守则可以参照下述条款:

否参会人必须经得年会主持人同意才可以发言,并事先准备专门供发言时用的座位,而且应该有麦克风。

发言时间一般不超过5分钟,发言机会一般是一次,如果时间允许,可以有第二次发言。

尊重他人的权利,与会人员都是平等的。

11.参加大中型会议的礼仪

参加大、中型会议应穿着整洁,提前一点到达会场,服从会议组织人员的安排,讲究礼节。

坐在主席台上的人应按要求就座,姿态端正,不要交头接耳,不要擅自离席。当听众鼓掌时也要微笑鼓掌。

会议上有发言任务的人,仪态要落落大方,掌握好语速、音量。注意观众反应,当会场中人声渐大时,则标志着你该压缩内容,尽快结束了。发言完毕应向全体与会者表示感谢。

与会者即使对发言人的意见不满,也不可吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄,因为这些行为极其失礼。

12.会议主持的礼仪

各种会议的主持人,一般由具有一定职位的人来担任,其礼仪表现对会议能否圆满成功有着重要的影响。

(1)主持人应衣着整洁、精神饱满、大方庄重,切忌不修边幅、邋里邋遢。而且,一般也要提前入会。如果需要走上主席台,应步伐稳健有力、挺胸收腹、眼观前方,切忌东张西望,显得不自信,行走的速度根据座位到主席台的距离而定。在会议进行中,主持人对会场上的熟人不能打招呼,更不能寒暄闲谈,会议开始前,或会议休息时间可点头、微笑致意。在会议开始,要首先介绍主要参会人员。

(2)主持人言谈应该口齿清楚、思维敏捷、简明扼要,可以说一些承上启下的话,但不要太长,以免显得喧宾夺主。如果需要,每个人发言结束,主持人可以进得简短总结。同时,主持人要时刻把握会议时间,必要时要提醒发言人注意时间与发言内容。

(3)入席后,如果是站立主持,应双腿并拢,腰背挺直。持稿时,右手持稿的底中部,左手五指并拢自然下垂。双手持稿时,应与胸齐高。坐姿主持时,应身体挺直,双臂前伸。两手轻按于桌沿,主持过程中,切忌出现搔头、揉眼、抖腿等不雅动作。

(4)主持人言谈应口齿清楚,思维敏捷,简明扼要。

(5)主持人应根据会议性质调节会议气氛,或庄重,或幽默,或沉稳,或活泼。如果遇到老板不满意某位同事的报告或观点,或会议进行一半时同事因意见不同而造成尴尬的气氛,主持人应该想法打圆场以打破僵局,继续进行会议。此外,主持人也可以先跳开这个争议的话题,选择有趣的议题或争议性较低的议题来讨论。

13.会议着装的礼仪

着装,服饰搭配应该大方得体。会议着装并非一定要是名牌,但须端庄清洁,并熨烫平整,特别注意衣裤和裙表面不能有过分明显的内衣切割痕迹。如须佩戴公司标志,要佩戴在显要位置,并把私人饰物拿走,两者不能并列。与主体衣服相配的鞋袜手套也要多加考究,例如袜子以透明近似肤色或与服装颜色协调为好,带有大花纹的袜子不能登大雅之堂。正式、庄重的场合不宜穿凉鞋、靴子或系带的鞋。这样的着装不仅表现出尊重他人,更传达出专业、敬业的信息。

妆容,干净整洁的妆容给人留下好印象。头发保持干净整洁,不要使用太多发胶;发型大方、干练,有刘海儿的要注意不要让前发遮住眼睛和脸。在这种会议场合,还应化点淡妆了。同样,手也是别人目光自然的焦点,所以平时要精心呵护出白皙的手指,并修理指甲,指甲不能太长,造型不能太怪,指甲油可以用白色、粉色、肉色或其他不浓艳的颜色。

14.会议聆听的礼仪

参加会议应勇于坐前排。座位的远近在心理学上反映了自信心的大小和地位权力的微妙差距。

开会时小动作不宜太多。开会时坐姿端庄,身体挺直,表现出精神饱满的状态,切忌挠头、抖腿等不雅举止。聆听时要专心致志,与发言人保持目光接触,仔细听清对方所说的话。不要私下小声说话或交头接耳,不要三心二意、东张西望,这些都会影响听讲的效果,也会影响发言人的心情。聆听的过程更是一个积极思考的过程,要边听边想,敏锐把握发言人话语里的深层含意。而只有准确地把握了他人的真实想法后,才能使自己做正确的判断。发言人发言结束时,应鼓掌致意,中途退场应轻手轻脚,不影响他人。

(1)会议参加者通常应该准时入场是路人皆知的。对于这种隆重场合,如果能比预定时间提前5分钟到达,更能体现效率原则。

(2)在大型会议场合,多数女性会表现出非常认真严肃,缺乏幽默感。若过于严肃,可能会在某些时刻影响发言人营造气氛,让人尴尬。因此女性在听到笑话时,应尽量及时展现你的笑容,表示你享受幽默的乐趣和接受较幽默的表达方式。有时,即使你已听过同样的笑话,仍然可以展开笑容,营造幽默的气氛,表示赞同与鼓励。

(3)在会议中,最好把手机关掉,起码也要调到震动状态。这样既表现出对他人的尊重,也不会打断发言者的思路。

15.会议发言的礼仪

会议发言要开门见山,无须太罗嗦。要让高层主管和全体同仁在有限的时间中专心倾听你的发言,引起思索,留下深刻印象,首先报告内容必须简短有力,条理井然。罗嗦而无头绪的发言不仅让听众失去耐心,甚至会让他们怀疑你的专业水准。直接有力的开场白,清晰的观点陈述,必要情况下的加以强调,这样的发言会使你骄人的业绩、优秀的职业素质立刻给听众留下深刻印象。

会议发言时多用自信的手势会使发言效果显著。如果你希望自己的讲话内容被观众接受,那么你必须在心里树立坚强的信念,不妄自菲薄,这样,你的身体语言就像你的讲话内容一样让人信服。最基本的礼仪要求是:走上主席台应该步伐稳健有力,行走的速度因会议的性质而定。一般说,对快、热烈的会议步频应较慢。入席后,如果是站立发言,应双腿并拢,腰背挺直;坐姿发言时,应身体挺直,双臂前伸,两手轻按于桌沿;如果是书面发言,要时常抬头扫视一下会场,不能低头读稿,旁若无人。发言完毕,应该对听众的倾听表示谢意。

发言时加上身体语言的辅助,能收到事半功倍的效果。例如,你在向人们解释某个问题时,要让你的一只手自然地放在一边,或采用手心向上的动作,这样显得坦白而真诚。发言中说教式的动作并不能获得信任,只会引起别人的反感,就是那些可笑的指指点点表示强调、坐在台前交叉握双手、手指撑出一个高塔形状的动作。再比如,无论你讲的主题多么严肃,偶尔的微笑,而不是咧嘴大笑,总能帮助你赢得更多的支持。用眼睛不时有意地环视会场上的每个人,就好像你在对某个人发表演说一样。即使这种环视只不过是飞瞥一两次。你不要回避或鄙视那些诋毁者的眼光,让他们也抬着头看你,可以显示你的自信和坦然,甚至可化干戈为玉帛。千万不要摆出双手紧握或双臂交叉胸前的防卫姿势,这些动作只能说明你比较保守。

会议发言时尽量压低声音,给人以稳重感。语音语调同样不能忽视。女性一般声线较细,声频偏高,这样的声调显得纤细、敏感、不够持重,所以,在整个发言过程中,尽量采用低沉而有节奏的语调,这样的声音才有说服力。这样的声音训练秘诀很简单,就是羽西说过的“让语调尽量放低,低到不能再低的程度”。

如果有会议参加者对发言人提问,应礼貌作答。对不能回答的问题,应机智而礼貌地说明理由。对提问人的批评和意见应认真听取,即使提问者的批评是错误的,也不应失态。

如果会议采取较随意的自由发言的形式,则要讲究发言的顺序和秩序,不要争抢发言。在大会上与别人争话筒,只能给人留下“半瓶子醋晃”的印象。自由发言内容同样应简短,观点明确;如与他人有分歧,应以理服人,态度平和。自由发言要听从主持人的指挥。

通常说来,男性会很自然地利用会议机会推荐自己,争取表现机会,而女性一般仅仅满足于平时的默默耕耘能在会议上得到领导的肯定。而事实是:除非你主动出击,通常领导是不会注意的。 8uCn0UApeZqLHs8mOe1rFo5Rn+keYS4r+UZHXb0Lt3MsUoN35AycVRgUEwngMEXE

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