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混职场，不懂这些你就该出局了
赵越 |
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本书由明天远航授权掌阅科技电子版制作与发行
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学会简化问题的方法
在工作中遇到问题时，一部分人错误地认为，想得越多就越深刻，写得越多就越能显出才华，做得越多就越有收获，而全然不顾现实。
有这样一个故事：一个决定开帽子店的青年设计了一块招牌，写着“约翰帽店，制作和现金出售各种礼帽”，然后请朋友提意见。第一个朋友说，“帽店”与“出售各种礼帽”意思重复，可以删去；第二位和第三位朋友说，“制作”和“现金”可以省去；第四位则建议将约翰之外的字都去掉。青年听取了第四位朋友的建议，只留下“约翰”两个字，并在字下画了顶新颖的礼帽。帽店开张后，收效甚好。
可见，“多”不一定就是好。很多时候，“多”是累赘，是画蛇添足，只会使人更忙，更没章法。在工作中，我们也应该学会把复杂的事情简单化，这样在更好地解决问题的同时，又能大大地提高工作效率，何乐而不为呢？
在一家公司里，有这样一条标语：“复杂的事情简单做，简单的事情认真做。”当我们能够把复杂的问题从简单的角度看清楚，这实际上就反映了一种思维的深度和高度。
有的问题看似复杂，但是解决的方法却简单到令人瞠目结舌，而这些方法也巧妙得令人难以置信。如此简单易行的方法，却并不是我们拘泥于难题中所能想到的，而是需要我们跳出思维的惯性，用一种全新的和独到的思考方式，才会有令人惊喜的发现。在很多名人身上，我们大都能看到这一点。
一天，爱迪生像往常一样在实验室里埋头做着实验。这时，他递给助手一个一边开口的梨形的空玻璃灯泡，说：“一会儿请告诉我灯泡的容量。”
助理听后赶紧陷入深思，紧锁眉头，低头工作了。
过了好半天，爱迪生问：“容量是多少？”
这时，助手正拿着软尺在测量灯泡的周长、斜度，并拿了测得的数字伏在桌上计算。他根本没有听到爱迪生的询问。由于灯泡是梨形的，形状不规则，所以，计算起来十分困难。
看到助手还没有算出结果，爱迪生有些着急了。他说：“时间，时间，怎么费那么多的时间呢？”他走过来，拿起那个空灯泡，向里面斟满了水，交给助手，说：“把里面的水倒在量杯里，马上告诉我它的容量。”
助手立刻读出了数字。
爱迪生说：“这是多么容易的测量方法啊。又准确，又节省时间，你怎么想不到呢？”
助手的脸红了。
爱迪生对助手说：“最大的浪费莫过于浪费时间了。人生太短暂了，要多想办法，用极少的时间办更多的事情。”
这个故事看似简单，却能给职场人士一些重要启示，那就是：凡事应该探究“有没有更简单的解决之道”。
在着手从事一件工作时，要先动脑，想想这件事能不能用更简单的方法去做，而不是急急忙忙去动手，以致白白忙碌了半天，却解决不了问题。很多人凡事总习惯往复杂的地方想，认为解决问题的方式越复杂就越好，以致钻进“牛角尖”里出不来。事实上，学会把问题简单化，才是一种大智慧。
在某大学的一个研究室里，研究人员需要弄清一台机器的内部结构。这台机器里有一个由100根弯管组成的密封部分。要弄清内部结构，就要弄清每一根弯管的入口与出口。大家想尽了办法，甚至动用了某些仪器探测机器的结构，但效果都不理想。后来，一位在学校工作的老花匠提出一个简单的方法，很快就将问题解决了。
老花匠所用的工具只是两支粉笔和几支香烟。他的做法是：点燃香烟，吸上一口，然后对着一根管子往里喷。喷的时候，就在这根管子的入口处写上“1”。这时，让另一个人站在管子的另一头，见烟从哪一根管子冒出来，便也写上“1”。照此方法，不到两个小时便把100根弯管的入口和出口全都弄清了。
所以说，很多时候抛开所谓的专业的复杂思维，将复杂问题简单化，反而会得出意想不到的好方法。对于每个人来说，只要能把复杂问题简单化，工作便如闲庭信步；只要把事情看得简单些，生活便会敞开一条光明大道。
确定工作先后顺序，坚持要事第一
一个想成功的人首先要知道的不是工作的细节，而是确定事情的大致方向与优先级。例如，应该先确认好哪些事项，才能开始进行后续的作业；哪些事情应该排在最后，以避免其他流程的变动而必须一再地重做；各项流程之间应如何协调与整合等等。
一个人每天要面对许多工作，它们有的互相牵连，有的互不相关；有的很重要，有的不太重要；有的急需处理，有的不太紧急……哪一件事情都不能不做好。如何统筹安排好这些工作，是每个人都不得不面对的问题。
我们中的不少人就是由于没有掌握高效率的工作方法，结果被这些事弄得筋疲力尽，心烦意乱，总是不能静下心来去做最该做的事。或者是被那些看似急迫的事所蒙蔽，根本就不知道哪些是最应该做的事，结果白白浪费了大好时光，致使工作效率不高。
大量研究表明，在工作中，人们总是依据下列各种准则决定事情的优先次序：
（1）先做喜欢做的事，不喜欢的事情最后做。
（2）先做熟悉的事，不熟悉的事情最后做。
（3）先做容易做的事，然后再做难做的事。
（4）先做只需花费少量时间即可做好的事，再做需要花费大量时间的事。
（5）先做已排定时间的事，再做未经排定时间的事。
（6）先做别人的事，然后再做自己的事。
（7）先做紧迫的事，然后再做不紧迫的事。
（8）先做自己所尊敬的人或与自己有密切的利害关系的人所拜托的事，然后再做自己所不尊敬的人或与自己没有密切的利害关系的人所拜托的事。
很显然，这些我们习以为常的做法，事实上不一定符合高效工作方法的要求。工作是以目标的实现为导向的，那么我们应当如何确定工作的顺序，在一系列以实现目标为依据的待办事项之中，应当先处理哪些事情，而哪些事项应延后处理，甚至不予处理呢？高效时间管理法的核心是先轻重，后缓急，而那些工作效率最高的人往往是那些对无足轻重的事情无动于衷，却将主要的精力放在那些较重要的事情上的人。
遗憾的是，在多数情况下，越是重要的事偏偏越不紧迫。比如向上级提出改进营运方式的建议、长远目标的规划、甚至个人的身体检查等，往往因其不紧迫而被那些“必须”做的事（诸如不停的电话、需要马上完成的报表）无限期地延迟了。克服这一问题的法宝是：做要事，而不是做急事。
也许我们会认为，工作的重要性并不会影响自己的时间安排，时间总是能够挤出来的。但事实上，我们的精力有限，要做的工作也非常繁杂，对于工作中林林总总的事件，我们可以按重要性和紧急性的不同组合确定处理的先后顺序。
伯利恒钢铁公司总裁理查德斯·舒瓦普曾经为自己和公司的低效率而忧虑，于是去找效率专家艾维·李寻求帮助，希望艾维·李能告诉他如何在短短的时间里完成更多的工作。
艾维·李说：“我10分钟就可以教你一套至少提高效率50%的最佳方法，那就是：把你明天必须要做的最重要的工作记下来，按重要程度编上号码。最重要的排在首位，以次类推。早上一上班，马上从第一项工作做起，一直做到完成为止。然后用同样的方法对待第二项工作、第三项工作……直到你下班为止。即使你花了一整天的时间才完成了第一项工作，也没关系。只要它是最重要的工作，就坚持做下去。每一天都要这样做。在你对这种方法的价值深信不疑后，叫你的公司的人也这样做。这套方法你愿意试多久就试多久，当你觉得有效的时候，给我寄张支票，并填上你认为合适的数字。”
经过一段时间的试验之后，舒瓦普填了一张25000美元的支票给李，并且坚持在后来的工作中使用艾维·李教给他的方法。五年后，伯利恒钢铁公司从一个鲜为人知的小钢铁厂一跃成为最大的钢铁生产企业。舒瓦普常对朋友说：“这次请教让我学会了坚持选最重要的事情先做，我认为这是我的公司多年来最有价值的一笔投资！”
高效工作的开始，就是你能否合理地安排工作的先后。真正的高效人士都是明白轻重缓急的道理的，他们在处理一年或一个月，甚至一天的事情之前，总是按分清主次的办法来安排自己的时间。学会为工作的任务安排顺序，也许看起来只是很简单的事情，列一个时间表，仿佛就已经安排好了这一天的工作。但是，我们必须认识到，这个时间与任务的排序是否真正有效与合理。
计划的根本目的在于使人们能够在恰当的时间做恰当的事。卡耐基有句名言：“做正确的事比正确地做事更重要。”俗话说：“凡事预则立，不预则废。”在工作过程中如果能制定一份清晰、简单实用的行动计划，合理安排工作时间，形成井然有序的工作作风，那将大大提高工作效率。
商业及电脑巨子罗斯·佩罗说：“凡是优秀的、值得称道的东西，每时每刻都处在刀刃上，要不断努力才能保持刀刃的锋利。”所以说，当我们确定了事情的重要性之后，习惯把每一天、每一周甚至每个月、每一年的事情与任务安排好，这对于我们成就大事是非常关键的，因为它会让我们每时每刻集中精力处理要做的事，让我们做得更出色。
给工作一个切实可行的计划
艾戈尔是德国的一位自由职业画家。当年从法国来到德国时，为了绘画艺术，他整天饿着肚子，竭尽千般努力，吃尽万般苦头，梦想着有朝一日能够出人头地当名画家。然而，经过数年努力，历经痛苦的挣扎，仍然事与愿违。一张又一张呕心沥血创作的油画无人问津，还是个口袋空空的落魄艺术家。这时，他才意识到，自己的想法和做法不切实际，必须换个前进方向，找到一种适合自己的生存方式，才能实现当名画家的理想。
艾戈尔经过观察发现，德国一般的传统家庭都很注重每天全家在一起的聚餐，并以此作为亲情交流的美好时光。为了营造共进晚餐时的气氛，虽然食品简单得可能只是些面包、果酱和香肠，但场面绝对高贵典雅——都要铺上餐巾纸，并根据不同的天气、当天的幸运色以及不同的节日来挑选合适的艺术餐巾纸。若是品尝东方茶，就配上东方茶具和绘有东方图案的餐巾纸；如果喝咖啡，则垫上印有咖啡豆的餐巾纸。因此，在德国，10张一包的艺术餐巾纸的价格一般都在4~5欧元，而且销售行情很好。
这时，艾戈尔有了自己的想法，决定改变自己艺术追求的方向。他成立了自己的餐巾纸设计公司，将法国人的浪漫充分体现在自己的纸巾设计作品中，将德国人的严谨应用到他的企业管理中。
经过十几年的努力，他终于从一个食不果腹的自由职业画家，成功地转型为一位设计师，尤其在艺术餐巾纸的设计和销售方面，更是声名远扬。现在，他正在考虑如何实现多年来想当著名画家的梦想。还想建立一个属于自己的博物馆，将他设计的所有艺术餐巾纸陈列出来，供人参观、收藏。
从某种意义上来说，成功是一门计划的艺术。你需要时时刻刻看清自己的条件和特色，给自己做一个认真的计划，找到可以让自己轻松前行的那条路。只有这样，才不会徒劳无功。
有一位房产商人，居然记不清自己手头到底有多少宗交易。他先是做一座建筑物的生意，接着增加到两座，后来范围更大了，扩展到别的业务。他回忆说：“刺激得很，我在挑战自己的极限。”
有一天，银行来了通知，说他扩张过度，冒了太大的风险，并停止给他贷款。
起初他怨天尤人，埋怨银行，埋怨经济环境，埋怨职员。最后他说：“我明白我没有量力而为，没弄懂欲速不达的道理。”
经过反思，他决定重定目标，发展他最拿手的生意——地产。他熬了好几年，终于又慢慢振作了起来。如今，他又是一位成功的商人，做事也更有分寸了。
任何事情都是这样，工作也不例外。很多人在工作中总是徒劳无功，他们看似忙忙碌碌，却一点儿进展都没有。辛辛苦苦干了很多，却仍然业绩平平。于是，他们开始抱怨说自己活得很苦，付出的努力换不回成绩。其实，出现这种情况，主要是因为忽略了对工作进行事先计划，而只是一味地蛮干。
无论做什么事情，我们都要提前有个计划。否则，每天疲于奔命却又无效，不仅自己辛苦，领导看了也会怀疑你的工作能力。
如果我们能够对自己即将开展的工作做个计划，弄清楚最应该做些什么，哪些又是不用做的，应该先做什么，后做什么。如果能够事先计划好任务，就会发现在行动起来后，可以节省很多时间。
美国总统罗斯福是一个非常注重计划的人。他时常把他该做的事都记下来，然后拟定一个计划表，规定自己在某时间内做某事。通过他的办公日程表可以看出，从上午9点钟与夫人在白宫草地上散步起，至晚上招待客人吃饭为止，整整一天他总是有事做的。
细心计划自己的工作，这是罗斯福办事有效的秘诀。每当一项工作来临时，他便先计划需要多少时间，然后安插在他的日程表里。他总是把重要的事很早地安排在办事程序表里，所以每天都能够把许多事在预定的时间之内做完。
需要注意的是，在制定日计划的时候，我们必须考虑计划的弹性。也就是不能将计划制定在能力所能达到的100%，而应该制定在能力所能达到的80%。这是因为每天都可能会遇到一些意外情况，需要将其考虑在内。
总之，要想成为一名出色的员工，我们就要先学会计划自己的工作。这样，才是一个真正高效率工作的人才。
第一次就把事情做好
我们做事情最怕的就是辛辛苦苦了一场，等来的却是不合格，要求重做。工作中，第一次没有做好，多次返工的事情俯拾皆是。为了防止这样的事发生，最好的方法就是一次性把事情做好，避免以后修改或者是重做的麻烦，也防止了浪费时间。
管理学专家菲利浦·克劳士比很欣赏这样一个故事：在一次工程施工中，师傅们正在紧张地工作着。这时他手头需要一把扳手，于是叫身边的小徒弟：“去，拿一把扳手。”小徒弟飞奔而去。过了许久才气喘吁吁地跑回来，拿回一把巨大的扳手说：“扳手拿来了，真是不好找！”
可师傅发现这并不是他需要的扳手，于是生气地说：“谁让你拿这么大的扳手呀？”小徒弟没有说话，但是显得很委屈。这时师傅才发觉，自己叫徒弟拿扳手的时候，并没有告诉徒弟自己需要多大的扳手，也没有告诉徒弟到哪里去找这样的扳手。自己以为徒弟应该知道这些，可实际上徒弟并不知道。
第二次，师傅明确地告诉徒弟，到某间库房的某个位置，拿一个多大尺码的扳手。这回，没过多久，小徒弟就拿着他想要的扳手回来了。
克劳士比讲这个故事的目的在于告诉人们，要想把事情做好，就要让别人知道什么是对的，如何去做才是对的。在我们给出做某事的标准之前，我们没有理由让别人按照自己头脑中所谓的“对”的标准去做。而我们在做事的时候，就要先明白做事的标准。
许多人也许都遇到过这样的问题：工作越忙越乱，解决了旧问题，又产生了新故障，在一团忙乱中造成了新的工作错误。结果是轻则自己不得不手忙脚乱地改错，浪费了大量的时间和精力，重则给公司造成了损失。
由此可见，第一次没把事情做好，忙着改错，改错中又很容易忙出新的错误，会使恶性循环的死结越缠越紧。这些错误往往不仅让自己忙，还会放大到让很多人跟着你忙，造成巨大的人力和物资损失。
在汤姆·布兰德里20岁进入汽车厂的时候，就想在这个地方成就一番事业。和其他年轻人不一样的是，他不仅抱着学习的态度工作，更抱着检验自己的态度工作。他常常想，如果每一个工人在负责自己的工作的时候，都能以最严格的要求来管束自己，不仅一次做好，更要一次做到最好，那么工厂的生产流程就会顺畅许多，质量也会精益求精。所以，无论是曾经接触过的流程，还是新的项目，他都会在做之前认真向有经验的工人请教，争取一次做好，绝不返工。
就这样，他从最基层的工作干起，在几年的时间里，他先后在工厂几乎每个部门都工作过一遍。更关键的是，他做什么事情几乎都能一次做好。
汤姆在基层一待就是五年。他的父亲对儿子的举动十分不解，他质问汤姆：“你工作已经五年了，总是做些焊接、刷漆、制造零件的小事，恐怕会耽误前途吧？”
“爸爸，你不明白。”汤姆笑着说，“我并不急于当某一部门的小工头。我是以整个工厂为工作的目标，所以必须花点时间了解整个工作流程。我要学的，不仅仅是一个汽车椅垫如何做，而是整辆汽车是如何制造的。更重要的是，在这些平凡的小事上面，更能考验我的耐力、我的能力以及我的潜力。每一次我都会要求自己一次做好，并且做到最好。这样，在日复一日小事的锻炼上，我练就的是扎实的基本功啊。”
当汤姆晋升到管理岗位上时，他曾经合作过的工人们也有了新的变化：他们在汤姆甘于做小事，并且什么事都力争一次做好、绝不留下隐患、绝不拖延的工作作风的熏陶下，自己也愈加严格要求自己。再加上汤姆作为管理者的严格要求，次品率下降，质量逐渐提升，工厂欣欣向荣。
成功者做事情只在乎“一次做好”，无论是具有挑战性的大任务，还是日常工作中的小细节。事无巨细，态度一致。因为他们更深刻地懂得，只有一次做好，才能避免回头弥补过去的失误，才能轻松上阵，一往无前。
“第一次就把事情做好”这个概念也许令人疑惑：怎么可能第一次就把事情做对呢？人，怎么可能不犯错呢？不是允许合理的误差吗？不是允许一定比例的废品吗？
然而，从一些知名企业的全面质量管理和准时化生产中来看，人们会惊奇地发现，原来，第一次就把事情做好不仅是可能的，而且是一定要做到的。
想想看，整条流水线上，每一个零配件生产出来之后马上就被送去组装。因为没有库存，任何一个环节出了质量问题，都会导致全线停产，所以必须百分之百地“第一次就把事情做好”。
总之，无论做什么事，都能尽善尽美地努力，以求得至美的结果，不仅能提高工作效率和工作质量，而且能够树立起一种高尚的人格。
告别穷忙，把浪费的时间找回来
职场中，“最近比较忙”几乎成为大家的口头禅，人们似乎总有着做不完的事情。但是，很多整天忙忙碌碌的人却没有取得应得的业绩，从头到尾都是在“瞎折腾”。
美国的时间管理之父阿兰·拉金曾经说过，勤劳不代表有完美的结果，要学会聪明地工作。一个人只有善于利用时间，善于针对问题投入时间，才能够提高效率，成为辛勤劳动的受益者。下面这个例子可能会给那些每天忙忙碌碌却还是没有业绩的人一些启发。
担任公司会计的小林最近比较烦，老板催着要公司各部门的年度数据统计，疲于应付的小林只好加班加点。其实，工作量并不算太大，只是小林是个十足的聊天狂人，不能很好地控制自己的时间。
每天上班，他的第一件事就是浏览各大网站的娱乐新闻和经常泡的八卦论坛，之后还忍不住与好友在网上交流一番。有时，在他好不容易快计算出一项数据时，手机又响了，电话那头的好友在第一时间告诉她：某商场下礼拜举行周年大促销！兴奋的小林一下子又聊个够，耽误了很多工作时间，也经常因为工作没有按时完成而受到责备。小林感到很困惑：为什么自己平时总是那样忙，却总是没有好的结果呢？
就像小林一样，很多人尽管非常希望能不被人打扰，好好工作，但是他们的自控能力实在令人堪忧。任何信息都能够吸引他们的注意力，结果，脑子一片混乱，手上也没有像样的工作成果。
要杜绝这种情况，一方面需要从我们平时的工作习惯入手，让自己能够在排除干扰的情况下踏实地工作；另一方面，这与自己的工作缺少规划和安排也有很大关系。
我们往往有无数忙碌的借口，但是看看我们周围那些每天勤勤恳恳的人们，有多少是最终成功的人士呢？我们中的大多数都是在用忙碌打发时间，而并非用心在工作。
勤勤恳恳做的都是无用功，这也可能导致怀疑和否定自己的能力，对工作畏惧、拖延，从而引发自卑、情绪低落等恶劣的心境。工作的效率就是良性循环，这种循环就是从你对自己的时间有了更有目的性的分配开始的。
美国著名的管理学者杜拉克在一家银行当顾问时，发现这家银行的总裁是很善于管理时间的人，也就是说，他有着极强的时间观念，非常注重自己的工作效率。他对所有无意义的事情都有意忽略；不追求完美，但追求办事效果；对那些不重要的事情坚决说“不”。
杜拉克每月都要同这位总裁谈一次话。谈话中他发现，总裁每次总是与他谈1小时30分钟，而每次晤谈，总裁事先都有充分的准备，所谈内容每次仅限为一个题目。每当谈话时间进行到1小时20分钟时，总裁总是这样对他说：“杜拉克先生，我看我们该做个结论了，也该决定下一次谈什么题目了。”1小时30分钟一到，他马上就站起来握手告别。
研究发现，浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延、没有预约就去拜访等。这些内在因素都是人为因素，而人为的因素绝大多数取决于心态和习惯。因此，解决之道就是培养自己更积极的心态，养成良好的习惯，做到自律、自觉，以诚实负责的心态来面对自己。
日本某著名百货公司宣传部的一位年轻职员为了进行市场调查，来到纽约。当他想到自己应该有效地运用自由时间时，就直接跑到了纽约某个著名犹太商的百货店，贸然敲开了该公司宣传部主任办公室的大门，向秘书小姐说明来意。
秘书小姐问道：“请问先生，您有预约吗？”这位青年一愣，但马上滔滔不绝地说：“我是日本某百货店的职员，这次来纽约考察。因为我对工作特别热心，所以特意利用空闲时间，来拜访贵公司的宣传部主任……”
“对不起，先生！”秘书打断了他的话。就这样，这位职员被拒之于大门之外。
时间就是金钱，浪费时间就等于浪费生命。因此，我们要学会妥善安排自己的时间。
要想克服浪费时间的坏习惯，就要妥善安排好每天的工作。一般来说，当你不知道自己为什么忙碌的时候，你对时间的投资多半是没有收效的。正是对于时间利用的明确，才能让你将每一寸光阴用于必要的地方。所以说，要把浪费的时间找回来，关键是需要弄清楚自己需要做的是什么，以及在什么时间段需要做什么，让每一秒都被有计划地利用。
养成整理办公桌的习惯
办公桌上杂乱无章，你会有什么样的感觉？觉得自己有堆积如山的工作要做，可又毫无头绪，好像根本没时间或者做不完一样。面对大量的繁杂工作，你无法感受到工作的轻松和快乐。
要知道，很多时候，让你感到疲惫不堪的往往不是工作中的大量劳动，而是因为你没有良好的工作习惯，不能保持办公桌的整洁、有序，从而降低了工作效率，加重了你的工作任务，影响了你对工作的乐趣。
芝加哥西北铁路公司前总裁罗兰·威廉姆斯每天埋头在办公室里，处理着没完没了的工作。他第一次到德萨尔诊所的时候，已处在精神崩溃的边缘。他的脸上写满了焦虑、紧张。
他告诉医生，在他的办公室里有三张大写字台，上面堆满了东西，他每天都把全部的精力投入到工作当中，可工作似乎永远都干不完。
在与德萨尔仔细地交谈以后，他回到办公室的第一件事就是清理办公桌，最后只留下一张写字台，并要求自己当天的事必须当天处理完毕。从此，就再也感觉不到没完没了的工作压力了，工作效率也提高了，身体也逐渐恢复了健康。
威廉姆斯深有感触地说：“一个桌上堆满很多文件的人，若能把他的桌子清理开来，留下手边待处理的一些，就会发现他的工作更容易，也更实在——我称之为家务料理。这是提高效率的第一步。”
威廉姆斯的做法告诉我们，不管你有多么忙，也要把办公桌收拾得整洁、有序。在每天下班之前，要养成整理办公桌的习惯，把明天必用的、稍后再用的或不再用的文件都按顺序放置并保持桌面的整洁，这样做会使你繁重的工作变得有条不紊，充满乐趣。
清理办公桌有一种被称为“四分法”的有效方法，希望大家可以借鉴。
在一张空桌子（不是你正在用的桌子，而是另外一张）或者地板上，按顺时针方向划分为四块地方。
在第一个四分之一的地方存放你准备丢弃的东西，最好能够准备一个大箱子。这里挑选出来的资料应该是多余的、用不着你今后再处理的。
第二个四分之一的地方容纳你可以转给别人去处理的文件。
在第三个四分之一的地方存放最近必须由你亲自处理的文件。只有你自己最清楚，下一步与这些文件有关的问题该如何处理。这堆文件需要你特别关注。
第四个四分之一的地方有些特殊，这里只存放那些你工作中马上就要处理的文件。
如果能够严格遵守上述的原则，“四分法”就会百试不爽：不搞一个过渡的文件堆，每份文件只处理一次，不搞第五、第六个或更多的地方堆文件。
如果你到华盛顿的国会图书馆去，就会看到天花板上漆着著名诗人波普写的一句话：秩序，是天国的第一条法则。所以，我们每天下班后，一定要抽出十几分钟时间，将自己的办公桌桌面整理一遍。批示完毕的文件，要转交出去，不能在自己手里过夜；暂时没有用的文件，要存入档案柜，绝不能杂乱地堆在眼前；需要处理的文件，要整理好放在办公桌显著的位置，绝不能对待办的事情心中无数。然后，在整理完毕的桌前，认真总结一遍今天的工作，计划一下明天的工作。如果能每天坚持这么做，就一定会有收获。
整理好自己的桌面，其实是一个打理工作的过程。将批示文件转出去，就是不要让紧急事件在自己这里搁置。往往一搁置，就很容易忘记，很容易造成重大失误。
将无用的文件存起来，就是不要让过去的事情、没用的东西占据自己有限的大脑，而感觉还有许多事情要做，从而产生紧张情绪，造成不必要的负担。这对心理、工作都没有好处。
将待办文件整出来，就是别让日后的工作盲目无序，一定要分清轻重缓急，做到心中有数，这样各项工作才不会拖、不会误。
整理好自己的桌面，其实也是一个打理心情的过程。一天的紧张工作结束后，难免会头昏脑胀、心绪烦乱。看着摆满一桌的文件、纸张，定会感觉今天的事没有做完，明天的事没有头绪。日积月累，有用的、无用的、紧急的、稍缓的……各种事情就不光占满桌面，更占满了整个大脑。心情紧张、失去信心将无可避免，工作效率不会提高，收获成功更是无从谈起。
如果能腾出十几分钟，整理一下办公桌，梳理一下工作计划，舒缓一下紧张心情，然后在整洁的环境里深呼吸、踱几步，做一个认真的思考、简单的放松，心情愉快地结束今天，信心满怀地开始明天，那工作质量不提高都会是不可能的了。
细细品来，这整理的对象还可以拓展一下：
定期整理一下电脑里的程序和文档，该升级的升级，该杀毒的杀毒，该备份的备份，该清理的清理，这样电脑运行会更迅捷，效率会更高。
定期把办公桌收拾得干净整洁，井然有序。例如，如果办公桌上零碎的小东西太多，最好的办法就是买一个收纳盒，把办公用具、名片、便笺纸等小东西分类放进去，这样不仅方便使用，也能让办公桌显得整洁很多。
……
总之，一个小小的习惯，一次短短的整理，意义非同寻常，这将是你迈向成功、保持快乐的起点。我们不妨接受这一提议，并渐渐地养成习惯，相信定会有意想不到的收获。
绝不拖延，量化每日的工作
富兰克林曾说过：“把握今日等于拥有两倍的明日。”
“现在”这个词对职场有着决定性的意义，而“明天”、“以后”之类的托词，我们平时听得也不少。这些敷衍工作的态度表明着你的懒散，表明你事事找借口的习惯。而习惯将“明天”作为借口的员工，永远也不会有完成任务的一天。这样的员工永远是滞后的、失去工作激情与责任的人，很难得到更好的发展。
拖延会侵蚀人的意志和心灵，消耗人的能量，阻碍人的潜能的发挥。处于拖延状态的人，常常陷于一种恶性循环之中，从而影响每一天的心情与工作。
拖延的表现形式多种多样，其轻重也有所不同。比如，琐事缠身，无法将精力集中到工作之中，不愿意自己主动开拓；虽然下定决心立即行动，但总找不到行动的方法；制定了完整的工作计划，却发现实施起来非常困难，所以做事磨磨蹭蹭，让问题久拖不决；情绪低落，对任何工作都没有兴趣，也没有什么人生的憧憬。
有许多这样的人，他们大清早就被闹钟从睡梦中惊醒，一边想着自己的计划，一边又在怀念被窝里的温暖，一边告诉自己该起床了，一边又在对自己说——再睡一会儿吧！就这样，五分钟过去了，十分钟过去了……人们找借口总是那么理由充分，然而却难以把工作做好。其实，一个人如果能把时间和精力用到正事上来，是肯定能取得一番成绩的。
在海尔广为流传着一个崔淑立“夜半日清”的故事：崔淑立接任洗衣机海外产品经理的时候，大家告诉她说：“美国的×客户是非常难拿下的！”因为前几任经理都对这个客户束手无策，几次尝试都无功而返。
真有这么难吗？崔淑立心里暗暗地叫着劲。有一天，崔淑立一上班就看到了×客户发来的要求设计洗衣机新外观的邮件。因时差的原因，此时正是美国的晚上。崔淑立想，如果能即时回复，客户就不用再等到第二天了！从这天起，崔淑立决定以后晚上过了11点再下班，这样就可以在美国上午的时间里处理完客户的所有信息。
连续三天过去了，由于沟通及时，产品开发部很快完成了新外观洗衣机的设计图。就在决定把图样发给客户时，崔淑立认为还必须配上整机图，以免影响确认。当她“逼着”自己和同事们把整机外观图一并发给客户时，已经是夜里12点了。大约凌晨1点，崔淑立回到家中立刻打开电脑，看到客户的回复：“产品非常有吸引力，这就是美国人喜欢的。”这一刻，她满是欣慰，高兴得睡意全无。
客户被崔淑立的敬业精神和负责态度打动了，跟进速度非常快，×客户的第一批定单就这样搞定了！
其实，市场没有变，客户没有变，拿大定单的难度也没有变，变的只是一个有竞争力的态度。
多好的计划，都不如一次真正的实施；多美妙的空想，都不如一次实际的行动。下决心其实并不困难，难的是付诸行动。不要把事情都推到明日，而要今日事，今日毕。你会发现，在你每天完成工作的时候，你已经在进步、在提高了。
所以我们说，要想在职场中脱颖而出，最有效的方法就是让手中的工作结束在“昨天”。对上司交待的工作，要在第一时间内进行处理，为公司节省时间，带来更大的效益。
从前，有一位青年画家把自己的作品拿给大画家柯罗请教。柯罗指出了几处他不满意的地方。
“谢谢您。”青年画家感激地说：“明天我一定全部修改。”
“明天？”柯罗激动地问：“为什么要等到明天？您想明天才改吗？对于一个年轻人来说，做什么事都得把握眼前，容不得半点拖延！”
比尔·盖茨说过：“过去，适者生存；而在今天，只有最快处理完事务的人能够生存。”
如果你存心拖延逃避，你就能找出成千上万个理由来辩解为什么事情无法完成，而对事情应该完成的理由却想得少之又少。
“我很累了，应该休息一下，剩下的工作明天再做吧。”
“现在下雨了，我改天再去吧。”
“现在有人约我出去，改天再做吧。”……当受惰性的控制，不想去做某些事情的时候，很自然地就为自己找了类似上述的借口，然后获得心理安慰，心安理得地把这件事丢在一边了。事实是，这些事情你早晚还是要去做的，找借口的结果无非是把这些事拖后。
一件事情，如果是你想做的，那么就趁自己热情高涨的时候马上动手，这时候会效率很高。如果这件事情你不喜欢做，但是又必须做，那么拖延也没有用，只能是消极逃避而已。而且拖得越久，你就会越不想做。
记住一句话：一件事，你想做总是有办法的，不想做总是有理由的。改变你的习惯，事情一到就马上解决，那么就再也没有堆积如山的任务来威胁你，你永远都不会再被包围在紧张和烦恼中了。
不要固执于解决不了的问题上
有时候，我们会有这样的经验：当遇上某个难题的时候，往往会花很多的精力和时间用于处理这件事情，但是往往效果欠佳。这样钻牛角尖的处理方式不但会使得工作效率大大降低，更会严重影响我们工作的心情。所以，当遇上一时难以解决的困难时，不妨暂时放下这个难题，从中解脱出来，着力于自己善于解决和能够解决的问题上，这样反而能够达到更高的工作效率。
坚持不懈是一种优秀的品质，但是在工作中，固执于解决不了的问题并不是一种合理的工作方式，相反，只会损耗机会成本。真正的职场高手能够巧妙地避开一些自己一时难以解决的问题。在碰钉子的时候，他们会暂且搁置问题，让头脑冷静下来，而不会应付了事地勉强找个似是而非的方法来搪塞。
美国的物理学家曾经做了一项有趣的实验。实验中，让两组人员演算24种简单的计算题，其中一组在时间截止之前做了一小段中止，另一组则是毫不间断地从头算到尾。实验结果显示，稍做中止的一组对题目的记忆，比起没有中止的一组要深刻许多。
而且，从没有中止的一组中还发现一个耐人寻味的结果——有把握的题目比没有把握的题目印象深刻；完全不会的题目比没有把握的题目印象深刻。换句话说，人的记忆力，对于那些没有把握的部分是最容易遗忘的，对完全不会而且没有勉强写上答案的部分则印象深刻。
从以上的结果我们不难发现，遇上困难时，勉强找出应付的答案并不明智，所以，不妨暂且搁置，留待日后解决。因为，一旦找个勉强的方法搪塞，那个问题便不易留存于潜意识中，因此很容易在日后错过找出好方法的良机。而且，应付式的方法一定不尽完善。既然如此，何不暂时将问题记下，走出思维定式的阴影，留待日后重新详细考虑呢？
遇上一时无法解决的难题时，不妨把它记录下来，暂且搁置一旁，或是把问题“存档”于潜在意识中，说不定什么时候就可以意外地得到解决的线索。
某知名企业家说，他在中学时代，就经常利用上床后尚未进入梦乡的空当解答数学上的难题。数学虽然是他的拿手科目之一，但总难免有解答不出来的时候。遇到这种情形，他不会固执地花上一两个小时，绞尽脑汁死命地非当场找出答案不可，而是将难题暂且记下来，着手进行下一个问题。等有时间的时候，再将问题重新思量。有时候灵感一来，难题便迎刃而解。当然，也有解决不了的时候，不过没有关系，只要它已经“存档”，往往就会在不经意间得到解答。
毕业之后，他依旧把握住“记下问题”的原则。
这样的工作方式，是聪明地对待问题的方法。
我们知道，强迫大脑工作，常常难以得到好的效果，因此，就需要顺应着大脑的工作方式。这种借着潜在意识解决问题的方法，不能说是靠运气，而是因为大脑在一定的放松的状态下，更容易受到启发的结果。
另外，每个人的能力不同，特长也各有所异，擅长解决的问题自然也不相同。有的问题对于一些人来说可能非常棘手，而对于另一些人却游刃有余。常常固执于解决不了的问题的人，有的时候也是对自己的能力估计不足。明明是自己不擅长的事情，却还是希望能够依靠自己的力量去解决，这样常常会让自己感觉工作非常辛苦却又收效甚微。
小王从本科的时候就一直是学习上的尖子生，常以优异的成绩获得奖学金，这也使她养成了独立解决问题的习惯，总是争强好胜，很少向别人请教。遇上难题的时候，苦思冥想、废寝忘食也要解决。
但是毕业参加工作之后，她常常发现事情并不是那么顺利。一方面，上司给的任务重、时间短，想要在短时间内解决一些自己并不擅长的问题非常费时间，而且效果也不好；另一方面，自己的能力毕竟有限，有的任务并不是自己凭借已有的知识和经验就能够解决的，常常是苦思冥想也得不到正确的结果。
有一次，小王在工作中又遇上了麻烦——有一项技术的指标总是难以达到，让她非常苦恼。那时正值五一假期，公司决定组织大家出游。正沉醉于工作中的小王也被同事们拉着坐上了去草原旅行的列车。
她一心惦记着工作，也没有旅游的心情。在车上，她的对面是一位老人，见小王一直闷闷不乐，就向她询问原因。当听完小王的诉说后，老人很快向她提出了几个改进意见，令小王恍然大悟。原来对面的老人就是公司中最有资质的技术主管。
旅行之后，小王重新拾起了手上的工作。由于旅行放松了心情，也因为有了前辈的指点，解决这项技术的难题很快便势如破竹。从此之后，小王不再拘泥于自己的研究和思考，而是遇到问题后及时跳出自己的思维定式，寻找更加有效的解决方式。
小王的这种困惑也许我们常常会有，而且，如果你是一个对自己要求比较严格的职员，也有着很强的上进心，这种困惑也会更加明显。
在学校的时候，我们总是习惯自己的问题自己解决，哪怕要用很长的时间，最终解决的时候也会很有满足感。工作中的满足感虽然有时也能通过这种方式获取，但是，这是一种低效能的工作状态，是不值得推荐的。
很多时候，我们对于遇上的难题总是有一种不解决不罢休的气势。这是一种勇于挑战困难的可贵精神。但我们同时也应当意识到，对于公司来说，效率是最重要的，只有在最少的时间内做好最多的事情，才是能够为公司创造财富的最好方式。
解决问题的方式有很多种，而钻牛角尖，陷在固定的圈子中也许永远没有结果，只有跳出来换个眼光或者方式对待，才可能有所突破。