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第一节 企业行政管理的重要作用
要管理好一个组织或企业，企业行政管理是十分重要的，它是维持现代企业组织良好运转的重要保障。
一、企业行政管理的内容及特点
企业行政管理，是指依靠企业行政组织、按照行政渠道管理企业的一系列措施和方案。所谓企业行政组织，是指企业的行政组织机构。行政渠道则主要指企业行政组织机构内上下级的隶属关系，如厂长→车间主任→工段长→班组长，或公司总裁→部门经理→项目负责人等的等级系列关系。行政管理的手段通常包括行政命令、指示、规定、奖惩条件等。
企业的行政管理体系，是企业的中枢神经系统。它是以总经理为最高领导、由行政副总经理分工负责、由行政部门组织实施、操作，其业务深入到企业的各个部门和分支机构的方方面面的一个完整的系统。
行政管理体系担负着企业的管理工作。企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的“业务”。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、生产（施工）、资金（财务）、经营（销售）、发展（开发）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。
1.企业行政管理的主要内容
企业行政管理是企业参与社会化大生产及市场的客观要求。在现代经济生活中，随着社会生产力的发展，生产分工日趋专业化，这就要求一个生产流程中各个环节最大可能协调一致。因此要有效地组织企业生产经营，就必须具有有一定强制力的权威与服从机制——即行政管理，否则，企业的各项生产经营目标就可能因缺乏组织性而不能实现。企业内以经理或厂长为首的行政管理系统运用行政手段，把企业各环节各部门联合成一个健康有序的有机体，并通过各种行政管理手段有效地组织企业生产经营活动，是保证企业生存发展目标顺利实现的重要保障。
具体而言，企业行政管理是通过以下方式发挥作用的：
（1）计划工作。即确定管理内容的目标和决定如何达到这些目标。现代企业行政管理必须具有计划性，这是企业实现行政管理科学化和保证行政管理成功的必要条件。
（2）组织工作。企业的各级行政管理人员必须明确工作内容，并将其按性质分类，逐级建立自上而下的责权关系，保证行政管理畅通无阻。
（3）指挥工作。企业行政管理中采取的具体措施，调动和协调各级行政管理人员按要求完成各项工作。
（4）控制工作。对指挥工作的各项措施进行监督、控制与调整，包括建立激励机制、监督系统和制定奖惩条例并认真执行。
2.企业行政管理的主要特点
（1）权威性。企业行政管理的有效形式建立在企业内部组织结构的上级权力与权威基础上的，上级行政机构没有相应的权力和权威就不能下达命令、指示或规定等。但是，还要指出的是，现代企业行政管理的有效性还要取决于上级权力是否运用得当和下级是否服从等诸因素。
（2）及时性。由于企业行政管理使用命令、指示等来调整人、财、物、产、供、销等生产经营活动，手段和方式直接具体，而且具有较强的针对性，同时又配以对违抗管理的惩罚措施，因而能迅速发挥作用；而通过经济手段进行管理或通过思想政治工作达到管理目的时，则必须经由执行→回馈→调整→执行的操作过程，因而常发生滞后。因此，在企业大量日常性经营活动处理及人事处理中，或企业遇到突发事件及企业环境不稳定时，行政管理就能发挥重大作用。
（3）纵向性。因为企业行政管理主要是通过企业行政组织内部的行政关系进行自上而下的指挥和协调，往往是企业上级行政机构对下级的指令性要求，因此主要是纵向性的。
二、企业行政管理的要求和作用
现代企业行政管理的目标来自于生产经营活动和行政管理自身的要求。生产经营活动要求的行政管理主要侧重于正常组织经济活动，包括财务和销售管理、信息、沟通、公关和劳资关系等。实际上，这种要求一般属于企业生产经营范畴。纯粹的企业行政管理工作本身则要求：
1.实行和完善行政首脑负责制
实行行政首脑（厂长或者经理）负责制，建立以其为首的指挥系统是科学行政管理的基础。这就要求：首先，必须明确行政首脑的职责和权限，保证其有足够的行政权力和必要的权威；其次，必须保证行政首脑的管理措施有可靠的行政实施管道；再次，行政首脑必须有一个高水平的咨询机构，保证其管理措施不致因考虑欠周或个人判断失误而产生负面影响。
2.合理选择和设计行政组织机构
企业行政管理是通过行政机构和行政管道进行的，所以，选择和设计符合企业内外特点的组织机构是保证行政命令、指示灯迅速流动贯彻的重要前提，是达到行政管理目标的重要条件。行政管理最忌机构庞杂、人浮于事、沟通不畅、环节繁多，从而造成“公文旅行”、效率低下等弊病。因此，合理选择与设计行政组织机构与行政管理科学化密不可分。
3.选拔优秀的行政管理人才
现代企业行政管理人员要有与时代相适应的一般素质、能力和知识结构。一般素质包括良好的个性和心理特征、优秀的政治素质、强烈的创新素质和健康的身体素质。能力包括信息处理能力、组织咨询能力、分析综合能力、择优决断能力、善于选择实施办法、知人善任、协调统筹全局和临危不乱。知识结构则包括一般知识、管理知识和技术知识。可以说优秀的行政管理人才是现代企业行政管理的制胜法宝之一。
4.确立正确引导、准确评价与适当奖励相结合的激励机制
企业行政管理的最佳化在很大程度上取决于被管理者的积极有效的配合和实施。因此，对人的管理是现代企业行政管理的核心工作，而通过建立有效的激励机制是有效实施对人的管理的重要保障。只有实现了引导、评价、奖励三者的有效结合，激励机制才会在企业行政管理中圆满达到预期效果。
5.讲究行政管理的艺术性
行政管理中还有许多艺术性问题，什么时候下达命令或指标、怎样下达、词语如何表达等，都须因人、因时、因地。这就要求行政领导擅长于行政管理艺术，注重管理对象的心理因素、讲究说话艺术、善于把行政命令转化为企业员工的自觉性行动。
企业行政管理体系推动和保证着企业的生产、资金、经营等业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。行政管理工作在其广度、深度、重要性及敏感性等方面都不同于企业其他方面，也不同于政府机关的行政管理，具有相当的特殊性。因此，在现代企业中，行政部门是企业重要的管理部门。做好行政管理工作是企业有效运转的重要前提，也是经营者提高企业管理水平的一个切入点。它有如下作用：
1.能够增强企业的核心竞争力
除了经济实力以外，企业的核心竞争力在一定程度上体现为企业的科技竞争力和可持续发展能力。而在一定意义上来说，企业的科技竞争力体现为能否紧密结合时代要求进行学习。企业行政管理在企业发展中发挥着服务和保障的作用，企业在发展过程中可以通过企业行政管理，努力打造学习型企业，强化企业成员的学习，使企业积极学习先进的管理理念、经营理念和科学技术，并且将其转化到企业的生产和发展中去。这样，就能提高企业的科技竞争力和可持续发展能力，增强企业的核心竞争力。
2.能够保证企业平稳、有序地健康发展
在企业发展的过程之中，企业在发展中会碰到一些困难，企业的职工也会存在思想和实际上的一些问题，这些因素，都是不利于企业稳定、健康发展的因素。而企业行政管理的任务，就是要努力为企业争取良好的外部环境，并且通过各种途径解决企业职工面临的思想和实际困难以及企业的困境，为企业发展取得良好的内部环境。这样，就可以保证企业平稳、有序地健康发展。
三、企业行政主管的工作职责
行政主管是企业的中流砥柱，在企业内部是一个承上启下的核心领导，无论从哪个角度看，都会在企业的发展方面起到重要的作用。
行政主管是行政部门内部的最高管理者，对各行政部门的工作负有全面领导之责，对行政人员的工作状态、工作水平、工作效能、工作作风起着极其重要的作用。
行政负责单位的直接工作，人事则是分管人员安排、档案和人力资源的有效利用。其行政主管的工作职责是：
（1）坚决服从分管行政副总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向主管领导负责。
（2）严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责。
（3）负责组织对人力资源发展、劳动用工、劳动力利用程度指标计划的拟订、检查、修订及执行。
（4）负责制定公司人事管理制度。设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改进工作意见和建议。
（5）负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制。
（6）负责合理配置劳动岗位控制劳动力总量。组织劳动定额编制，做好公司各部门车间及有关岗位定员定编工作，结合生产实际，合理控制劳动力总量及工资总额，及时组织定额的控制、分析、修订、补充，确保劳动定额的合理性和准确性，杜绝劳动力的浪费。
（7）负责人事考核、考查工作。建立人事档案资料库，规范人才培养、考查选拔工作程序，组织定期或不定期的人事考证、考核、考查的选拔工作。
（8）编制年、季、月度劳动力平衡计划和工资计划。抓好劳动力的合理流动和安排。
（9）制定劳动人事统计工作制度。建立健全人事劳资统计核算标准，定期编制劳资人事等有关的统计报表；定期编写上报年、季、月度劳资、人事综合或专题统计报告。
（10）负责做好公司员工劳动纪律管理工作。定期或不定期抽查公司劳动纪律执行情况，及时考核，负责办理考勤、奖惩、差假、调动等管理工作。
（11）严格遵守《劳动法》及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度，负责招聘、录用、辞退工作，组织签订劳动合同，依法对员工实施管理。
（12）负责核定各岗位工资标准。做好劳动工资统计工作，负责对日常工资、加班工资的报批和审核工作，办理考勤、奖惩、差假、调动等工作。
（13）负责对员工劳动保护用品定额和计划管理工作。
（14）配合有关部门做好安全教育工作。参与职工伤亡事故的调查处理，提出处理意见。
（15）负责编制培训大纲，抓好员工培训工作。在抓员工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育，提高培训模式及体系。
（16）认真做好公司领导交办的其他工作任务。
四、企业行政主管的特点
企业行政组织是行政部门正常发挥职能、行使部门权力的载体和前提。只有建立了规范、高效、便于管理的行政办公组织，行政部门才能发挥相应的职能；只有发挥了行政部门的相应职能，才能实现企业行政管理的总体目标，才能构成企业行政事务管理的完整体系。
所以，行政部门组织管理的主要目标是建立规范、高效、便于管理的行政办公组织。作为行政主管，首先是办公室人员中的一位，是办公室集体中的一员，同时又是办公室队伍当中的领导者、管理者和指挥者。这个双重性的特点决定了行政主管这一角色对外是全体员工的联络员、服务员；对内则是一室之长，对全室的工作和人员负有领导责任。当然，也有的行政主管既是本单位管理集体中的一员，还是行政部门上级机构的管理成员。
正是因为行政主管职务的双重性，有着区别于其他职位的特殊性，所以要求担当此任的行政主管要能充分认识自身工作的特点和本质要求，自觉把握工作的规律，按照中国有关政策、法令规定和单位规章制度及行政主管工作实际，把行政工作做得更出色。其主要特点概括为以下四个方面：
1.全局性
首先，行政主管作为重要的中层管理人员，对老板有着助手和参谋的作用，对于领导工作有关的事项，不论是实际执行，还是研究讨论，都应当给予全面的考虑和关注。甚至其他职能部门管不到的地方，行政主管也要主动去协调、处理，这充分说明了行政主管工作具有全局性。
2.辅助性
相对于全局性而言，行政主管更具有辅助性。行政主管不可能脱离整个组织而独立存在，为了更好地使单位工作有效运转，从而配合老板做许多辅助工作。因此，行政部门作为辅助性的机构，就决定了行政主管工作的基本职责是当好老板的助手和参谋，也就是根据单位的整体需要和老板的指示、决定行事，绝不可越权。即使可以向老板建议处理问题的办法和方案，但下达或执行这一办法和方案，必须通过老板批准或明确指示。
3.事务性
行政主管工作本身事务繁多，决定其工作需要花费大量的时间，投入更多精力。从执行决策的形成和发布，到来宾的接待和安排，都需要行政主管统筹安排好。从会议记录、文件形成，到执行、督促、签字、盖章；从招聘员工，到谈心教育和评优颁奖等，这些日常性事务都要行政主管去把握、去管理，可以说事无巨细。上面是行政工作要涉及的大致范围，行政主管既要全面安排这些事务的处理，也要细致观察处理每个环节、每个地方的具体工作，有些重要性事务则必须亲自参与具体处理。
4.保密性
行政主管直接执行老板的各项工作安排，对老板的意图、人员的任免和处理事项、有关文件和资料，行政主管都要亲自接触，甚至了如指掌。对涉及单位内部重大情况和事务决策的信息要严禁泄露；对内部工作人员也要教育监督，使其不得损害单位利益。
五、企业行政主管的作用
企业行政部门作为企业的综合事务管理部门，其主要职能是为整个企业的运转提供资源支持和后勤保障，具体体现在以下几个方面。
1.辅助参谋作用
辅助参谋作用是行政主管的基本作用之一，它贯穿于老板工作的各个方面和决策的各个环节。“作用”一词在这里强调行政主管工作的实际操作及结果。行政主管的参谋作用主要表现在以下三个方面：
（1）协助老板制订好工作计划，安排布置好工作。单位的工作计划和工作布局是整个管理工作的总体部署，具有全局性的指导意义。各部门的工作计划和工作布局，必须与总体计划、总体布局相一致。因此，在制订工作部门计划时，必须经过行政部门统筹协调，使之相互衔接、相互配套。而这一任务，通常是在老板的亲自主持和行政主管的具体领导下完成的。
（2）辅助老板决策。辅助侧重于“辅”，在领导决策前，行政主管要组织有关人员做好准备工作，收集决策所必需的信息，提供决策依据和可供选择的参考意见。为老板的决策提供基础辅材。在执行老板的决策的过程中，行政主管要通过调查研究，收集和整理各方面的不同意见和反映，辅助老板搞好跟踪反馈，保证老板的决策意图顺利地贯彻落实，或者根据客观变化了的形势提出补充、调整意见。在决策贯彻落实后，行政主管要组织有关人员及时做好总结工作，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况、可供借鉴的典型经验、需要解决或注意的某些问题，并提出继续完善的建议和措施。
（3）监察监督作用，筛选、审核相关文件。在处理文件过程中，对需呈送领导批示的文件，行政主管应组织人员认真研究，提出参考性的处理意见，最好提出两种以上的意见供老板抉择。在文件审核过程中，对部门意见不一致的内容，行政主管要在做好协调工作的基础上，提供老板参考的处理意见或方案。
2.信息咨询作用
行政主管的信息咨询工作在主管工作过程中起着极其重要的作用。现代科学管理的实质是依据及时、准确、全面的信息适时作出科学决策，借以对整个系统进行适当调整和控制，以期达到预定的目标。行政主管的信息咨询作用主要体现在这几个方面：收集、整理、加工、利用、处理信息，提高老板的科学管理水平，为老板正确判断和科学决策起借鉴作用；传送信息，使下情上达、上情下达，为干群关系起到桥梁的作用；沟通信息，交流情况，可以及时了解“左邻右舍”的情况，对老板部署工作起启迪作用；咨询信息，协助老板及时发现问题，并为这些问题的解决提供可资借鉴的参考方案。
3.联系协调作用
决策是领导的基本职责，在老板进行决策时，有许多工作是需要联系协调的。联系协调作用也是行政主管的基本作用之一。由于行政主管处在管理系统的中枢部位，因而决定了其在老板的决策中具有联系协调的作用。联系协调作用主要体现在以下三个方面：
（1）领导成员决策中的联系协调。在决策方案制定出来之前，领导班子中的每个成员对同一方案的意见有时各有各的看法和观点，有时还可能是相对的。行政主管在领导班子决策之前应及时沟通情况，尽量避免领导成员之间由于互不通气而带来的各种问题。如果在决策作出之前，了解到领导成员对同一决策看法不同或意见分歧较大时，行政主管就应很好地发挥中间人的协调作用，疏通信息，尽可能地做解释工作或者将情况向主要领导汇报，建议推迟决策时间，待领导成员意见一致或基本一致时再拍板定夺。
（2）对智囊机构和人员的联系协调。老板与智囊机构和人员之间并不总是直接接触。在很多情况下，行政主管是联系智囊机构和人员的桥梁，有些行政主管本身也就是智囊机构和人员的“首脑”和“联络员”。老板的很多决策、指令或实施方案需要通过行政主管下达给智囊机构和人员，而智囊机构和人员的研究情况、意见也多是通过行政主管向老板反馈、报告的。因此，行政主管在智囊机构与老板之间起着传承协调的作用。
（3）与其他各个部门的联系协调。行政部门处于承上启下，联系内外，沟通左右的立体信息网络的中心，这样重要的位置，为行政部门承担协调工作提供了有利的条件，决定了它必须从全局出发从整体出发处理问题，协调各个部门各个方面的关系。在同级部门之间，行政主管与各部门的经理虽是平行关系，但由于其特殊的位置，决定了行政主管应当主动承担起联系协调各个部门之间关系的重任。这既是老板的决策执行工作的需要，也是行政主管联系协调作用的具体体现。
第二节 行政主管的主要职责
行政主管是企业的中流砥柱，会对企业的发展发挥决定性的作用。
一、执行承办职责
一个企业的成功是要靠出色的执行力来做保障的。如果没有出色的执行力，那么即使企业有再好的发展战略目标、再高的经营利润率、再好的管理机制、再细的管理制度，也只能是沙盘上的宏伟蓝图、贴在墙壁上的标语、挂在嘴边的口号，永远不会实现。
人们经常可以看到这样的情况：企业的管理者有很好的悟性，一些策略性的想法很透彻，但在执行过程中却像是一拳打在棉花上，不能贯彻执行。如今已不仅仅是计划策略的时代，也是执行策略的时代。行政主管应通过发掘执行力的基因，帮助这些管理者认识问题产生的根源，形成一种正确的管理思维方式。
在企业中，具有最高执行力的人是决策的发布者，他的责任和义务就是尽可能多地做出正确的决策或选择下属提出的正确决策，然后把这个决策分成几个合理的部分交给不同的功能组织去完成。这是执行力最高的环节。
接下来是中层管理者。中层的执行力是理解上层决策并组织实施的能力，是将企业目标转化为结果的过程。拥有一个好的执行力的中层可以弥补决策的不足。中层管理者所处的位置是一条链，上结高层，下连基层，既是上层决策的执行者又是向下的决策层。
最后是底层管理者及一线完成者，他们的工作就是把决策变成数字，然后把数字变成行动。一个优秀员工的执行力就是“按质按量地完成工作任务”的能力。个人执行力的强弱取决于个人能力和工作态度，能力是基础，态度是关键。所以，要提升个人执行力，一方面是要通过加强学习和实践锻炼来增强自身素质，而更重要的是要端正工作态度。
作为企业的中层管理者，行政主管必须严格贯彻、实施、执行领导决策，认真谨慎地执行承办各职能部门乃至下级单位、基层群众要求办理的事项等，这是行政主管工作的基本职责。从其处理的工作内容来看大体有两个方面：
1.执行承办领导层的集体决策和个别领导交付办理的事项
领导层的集体决策有时是“统一研究，分头落实”，有时是个别领导的决断，作为本单位的行政主管，对本级领导层的集体决策和个别领导交办事项负有直接的承办责任。有些涉及范围较广、责任归属不太明确且其他有关职能部门不便于也不宜承担的事项，则须由行政主管具体承担、安排落实。
2.执行承办各职能部门和下级单位转办的有关事项
为了保证整个组织功能的有效运行及领导机构工作的正常秩序，各职能部门和下级单位向领导层、个别领导汇报请示问题，往往不直接去找本人，而先找行政主管。行政部门作为所在单位与外界联系的窗口和纽带，作为领导层与基层联系的中转点，经常需要安排、处理各职能部门和下级单位转办的事项。
行政主管处理相关事项的具体形式多样，主要有“主办”、“会办”、“转办”、“催办”等。“主办”即直接负主要责任的具体处理事务；“会办”即会同联合有关部门和单位处理事务；“转办”即转交由其他有关部门和负责人处理；“催办”作为“会办”、“转办”的补充内容，它是指督促、协助有关单位、部门和人员按时处理有关事务。无论是“主办”、“会办”，还是“转办”、“催办”，行政主管都应严肃认真，在繁多的头绪和庞杂的工作中区分轻重缓急，有条理地安排和操作，统筹规划，合理安排，使相关工作有序、有效运行。
二、总务管理职能
企业行政主管有一个重要的职责，就是总务管理。虽然它的职权在企业里不算太大，但它行使的权力和被赋予的责任却比较重要。
现代行政主管的管理职责，主要包括以下五个方面的内容：
1.文书管理
文书方面事务是单位日常工作中重要且必不可少的组成部分，是实现单位职能的重要手段之一。文书工作是指围绕文书的拟制、处理与保管而进行的撰稿、审稿、签发、印刷、收发、登记、批办、催办、立卷、归档等环节所构成的整个流程。所以，行政主管对文书管理的监督和安排是非常重要的。
2.信息管理
行政主管辅助领导决策，发挥协助参谋职能，通过向老板提供有效信息来为老板出谋献策。从某种意义上说，信息工作也属文书工作范畴。它是各级部门的一项“新兴事业”，在这个信息时代，信息管理十分重要，需要行政主管予以重视。
3.单位财务管理
行政主管负责完成行政任务和计划，同时对有关经费的领拨、运用、缴销、管理和监督等涉及经济事务进行管理。行政主管在加强单位财务管理方面也发挥重要作用，主要通过合理安排和执行预算来指导、督促各有关部门开源节流，加强财务监督，维护财经纪律，保证单位工作任务的顺利完成。行政主管要努力安排和完善建立、健全单位财务管理的各项规章制度，促进本单位工作任务的完成和各项事业的发展。
4.人事管理
行政主管的领导艺术和管理水平集中体现在用人艺术方面，行政主管要管好事，就必须首先用好人，管好人，即现代人力资源管理强调的安排组织他人做成事情，实际上这也是管理学的本质和深刻内涵。因此，行政主管必须在知人善任上多下工夫，并加强对现任人员的培训以提高工作效率。
5.事务管理
办公室事务管理是行政主管非常重要的职责。作为领导工作的辅助者，行政主管既要参与政务，又要承办大量的具体事务。既包括为老板开展正常工作所需要办理的各种事项，也包括为单位工作人员生活服务的有关事项。比如安排为决策和布置工作进行会前准备、会间服务、会后处理工作；为单位工作人员准备、供应办公用具；搞好食堂等方面的管理工作；做好职工宿舍的分配、管理和修缮工作；组织好单位的文娱体育活动，活跃职工的文化体育生活等，这些具体事务都需要行政主管统筹安排、协调监督。
三、辅助参谋职能
俗话说：“一个好汉三个帮。”不管一个人如何聪明如何优秀，要想成就一番事业，就必须有一个得力团队的辅助。这个团队，就是现在所说的智囊团。
美国钢铁大王卡内基曾说：“将我所有的工厂、设备、市场、资金全部夺去，只要留下我的成员，4年后我仍将是一个钢铁大王。”喜欢与别人共同创造财富、分享财富的卡内基可以说是借助智囊团这一原则的倡导者。卡内基去世后，人们在他的墓碑上镌刻道：“这里安葬着一个人，他最擅长的能力是把那些强过自己的人组织到他管理的机构中。”这段话不仅是对卡内基的一生中肯的评价和推崇，也给世人以深远的影响和启迪。人们发现，微软公司、西门子、诺基亚、海尔集团……几乎所有傲视群雄的实业巨头，无一例外都有一个智囊团在为其运筹帷幄，从而决胜千里。
一个企业要想健康地运作和发展，充分发挥各级管理者的聪明才智是十分必要的。行政主管作为企业的中层管理者，便负有不容推卸的辅助参谋职能。
现代社会，行政主管的辅助职责，主要是指行政主管在辅助老板决策过程中所应有的职能和应尽的责任。行政主管理应成为“参谋长”，积极、主动地辅助领导决策，认真地履行好自己的职责。所以，辅助职责既是领导决策民主化、科学化的迫切需要，又是现代社会赋予行政主管工作的一项重要任务。
行政主管在发挥其辅助参谋职责时，一般有其独特的便利和优势：
（1）行政主管和高层领导具有联系的紧密性，可以随时向领导层汇报工作情况或与其沟通。
（2）行政主管的工作和领导层的工作应当是同时进行的。领导层确定实施的决策，也大多是行政主管必须要着力执行的事情，由于这种一致性和连贯性，使得行政主管的工作与老板的工作相互协调，从而为行政主管辅助老板决策提供基础。
（3）相对于其他部门来说，行政部门涉及面广、信息通畅、对外联系广泛，客观上为老板提供咨询服务，为当好老板的决策参谋提供了基础。
行政主管为正确履行辅助职责，要把实践调查中所获取的大量第一手资料，进行综合分析，去粗取精、去伪存真、由此及彼，由表及里地从中整理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素和不利因素，以便及时向老板反馈，协助老板实施科学的决策和有效的指挥，向老板提供影响决策的相关信息，保证各项工作目标和任务能够圆满完成。
正确发挥行政主管的辅助职责，应注意以下几点：
（1）行政主管应当正确分析形势，合理指出老板的错误之处，但是谏言的时候应当注意方式方法，让老板明白你所分析和阐释的观点是正确的、可行的。这就要求行政主管既要认真领会老板的意图，又要勇于直言。
（2）行政主管应当做到老板决策前多参谋决策后多反馈。这就是说，在老板做出决策前，行政主管要进行认真的调查研究，广泛收集同决策密切相关的各种资料，然后进行纵向、横向的可行性研究，经过加工和筛选，为老板提供可供选择的方案。在老板决策过程中，行政主管要通过调查研究，收集和整理方方面面的意见和反映，为老板进行冷静、周密的思考提供准确依据，坚定老板决策的信心和决心。在老板决策后，行政主管要通过调查研究，了解和掌握决策意见的贯彻执行情况，可供借鉴的典型经验、需要解决的某些问题，认真履行老板的决策的后期工作，搞好跟踪反馈，根据变化的客观形势及时进行调整和充实，尽可能保证决策意见顺利地贯彻落实，同时将反馈意见和决策落实情况及时地反映给老板，以便做出及时调整和把握决策执行的全过程。
行政主管的参谋职责在整个老板决策过程中起着非常重要的作用。从对老板决策发挥作用的方向上看可以分为三种类型：一是“同向”参谋，即紧随老板决策的方向所进行的“辅助性”参谋；二是“反向”参谋，即当老板的决策意图不符合实际时，所进行的“劝阻性”参谋：三是“侧向”参谋，即当老板集中主要精力考虑某一方面工作时，为避免老板顾此失彼而进行的“提示性”参谋。
四、协调统筹职责
要想运筹帷幄，决胜千里，不仅要构建足够优秀的智囊团，更重要的是协调组织的关系，统筹全局的发展，这样才能最大程度地发挥他们的作用。
现代企业中，协调统筹职责是行政主管职责中重要的职责，也是行政主管双重性特点的具体体现。领导的决策、指令、指示要通过行政部门向各主管部门、职能部门、下级单位及全社会传递。单位所属各部门和其他方面反馈回来的信息经过综合汇集到行政部门，行政部门对反馈回来的信息进行综合、分析、筛选后，供领导决策时参考。
行政主管应当统筹兼顾，全面履行其协调辅助职责，要做好纵向协调、横向协调、内部协调等各个方面的工作。纵向协调，就是致力于上下级之间关系融洽，上令下行，下情上达，上下紧密配合，步调统一的协调工作。
行政主管在这方面的职责主要体现在：
（1）上级的决定、决议、指示、命令形成后要在规定的时间内执行及向下传达，使老板的决策得以认真贯彻执行，以保证政令畅通，上令下行。当下级对执行某一决定，指示不理解或不完全理解时，要以认真负责的精神去做好解释说服工作。
（2）当下级对上级的指示、决定、命令有不同意见时，要及时、准确地向上反映，使下情得以“上达”，以利于上下沟通，步调一致，使得老板了解不同的意见，以便老板进行更全局性的把握。
（3）当某一部门的某项工作领先时，应积极组织力量去调研，认真总结经验，及时予以推广，“以点带面”。
（4）当某一部门的某项工作处于落后状态时，要积极主动地协助老板进行重点帮助，“以面促点”、“以面带点”，使之尽快赶上先进。
（5）横向协调，即协调各部门之间的关系。各部门的一些文件、规定，一般要先报送行政主管修改、审阅，进行协调，以免对同一事项的规定有不同处理结果，使下级部门无法完成，导致整体工作的失衡。
（6）部门的一些重要工作部署、安排，如召开请老板参加的会议，由老板布置的突击性、临时性工作任务等，一般也须经行政主管统筹平衡、统一协调，以避免各部门之间“撞车”和老板“超负荷”现象的发生。
（7）当各部门因认识和处理问题的角度不同而引起矛盾时，行政主管应充分发挥其协调职责，对过去已有明文政策规定的事项，要维护政策的严肃性，督促有关方面或协助老板督促有关方面加以认真贯彻落实。
（8）对过去尚无明文规定的，要在认真听取各方意见的基础上，处理好各有关政策精神的衔接关系，并向老板提出解决意见和建议，协助老板作出裁决，把各方意见统一到总政策上来。
（9）内部协调，即以办公室内部的人员为对象，使之更加融洽、和谐地工作所做的一系列协调工作。行政主管要着力于自己的部门内部关系的协调。要注意发挥副职等其他职位人员的作用，要按照合理分工、分层次管理的原则，根据其能力，让其负责某方面工作，以充分发挥领导班子的整体效能。
五、领导指挥职责
领导能力，可以被形容为一系列行为的组合，这些行为将会激励人们跟随老板去要去的地方，而不是简单地服从。不过要记住：一个头衔或职务不能自动创造一个老板。
领导能力可以分为两个层面：一是组织的领导力，即组织作为一个整体，对其他组织和个人的影响力。这个层面的领导力涉及组织的文化、战略及执行力等。二是个体领导力，对于企业来讲，就是企业各级管理者的领导力。
行政主管作为企业行政部门的领导者，也要具备优秀的领导指挥才能。大体来说，行政主管的日常领导工作主要分为两部分：执行性指挥和应变性指挥。
1.执行性指挥
行政主管的指挥是在目标既定、方案现成的情况下，主要解决贯彻落实的问题。主管在履行这种指挥时，应当思考的重点是怎么干、什么时间干。成功的关键在于坚强的意志和组织技巧。行政主管在工作中必须注意把握住两点：一是人、财、物各种力量的搭配、组合要科学、合理，力求达到投入少、收效大的目的。二是行动时机的抉择，要顺乎时势，挑选最佳时刻，避开各种阻力和不利因素，利用一切有利条件。比如一名军事指挥员指挥一场战斗，就有一个捕捉作战时机的问题。没有抓住敌人的薄弱环节时，不战；不是占据有利的地形条件时，也不战；倘若自己的优势兵力尚未集结起来时，还是不战。总之，行政主管在这种执行性的指挥中要及时准备、全局把握，使得工作更好地完成。
2.应变性指挥
应变性指挥是指在领导过程中遇到新情况或者出现没有预测的事件，针对客观环境的变化灵活机动地实施指挥。领导者在进行应变性指挥时，首先要考虑的是继续干还是不干，是按原计划干下去还是改变计划再干或者根本不干。取胜的诀窍在于审时度势和机动灵活。只有对情况了如指掌，才能依据客观形势和自身的力量正确决策。可行则行，不可行则止。如果客观困难很大，自己力量又不足，勉强地去干，就难以取得成功。
企业行政主管要想更好地履行自己的领导指挥职责，就要做到以下几点：
一是积极进取。
努力进取包括对成功的强烈欲望、不断地努力提高、具有雄心、抱负、精力、毅力、主动性。
二是正直。
正直即是言行一致、诚实可信。它除了是个人较重要的性格特征外，对领导来说更重要，因为这些特点能激发对别人的信任。
三是自信。
自信是非常重要的。领导者这个角色是具有挑战性的，而挫折是难免的，自信能让领导者克服困难，在不确定的情况下敢于作出决策，并且能逐渐将自信传给其他人。