2.1　物料及物料编码

在ERP系统中，“物料”是为了产品出厂而需要列入计划的一切不可缺少物品的统称，不只是原材料或零件，还包括毛坯、在制品、半成品、成品、外购件、包装材料、产品说明书，甚至还可以包括工装工具、劳保用品、文具、能源等。

ERP系统要利用计算机的计算和存储能力来处理大规模的数据，因此需要为物料编制代码（Identification Code ，ID），以便于在系统中对物料进行分类、检索与统计，以及物料信息的交换与共享。

为ERP系统运行所需的所有物料进行科学合理的编码是ERP应用中最基础的工作，但也是容易被忽略的工作。实际上，不单是物料，所有需要在ERP系统中进行管理的要素，包括仓库（以及仓库中的库位）、设备、员工、客户、供应商、客户订单、采购单等都需要代码化。

一个考虑周全的ID体系需要跨部门反复讨论。不同的数据可能有不同的ID结构，但必须遵循以下六种共同的编码原则：

（1）唯一性。必须保证一个编码对象仅被赋予一个ID，一个ID只反映一个编码对象，这是物料编码最重要的原则。

（2）实用性。ID体系应当符合企业的业务特点和管理需求，既充分考虑企业发展对信息代码的需求、又兼顾企业的现状。要从实用性出发，掌握好ID的颗粒度，过细的ID不实用，过粗的ID不管用。

（3）统一的代码结构。ID由一个或者若干不同分类角度的分类码构成，统一的ID结构的含义是：任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的ID结构。

（4）标准化。ID应提高标准化程度，充分考虑到与外部环境的接轨而尽可能与相关国家、行业标准相吻合。例如使用国家标准所确定的行业分类作为行业编码，邮政编码作为地区编码等。

（5）便于系统处理。由于ID将在计算机信息处理系统中得以实现，故ID应当符合数据处理的要求，便于用计算机处理。

（6）易用性。ID应尽可能好记易用。所以要在满足要求的情况下尽可能地短小，常用的ID应尽量避免包含类似“^”、“ф”、“×”之类较不方便迅速从键盘录入的字符，以提高录入效率；更不要将全角字符与半角字符混合使用，以避免发生不必要的输入错误。

在信息化进程中处于“初装”或“蔓延”阶段的企业，一般都还没有建立起完善的物料代码体系，假如企业决定在这样的基础上实施ERP项目，那么第一项重要的基础工作就是制订或修订完善物料编码方案，并按照新的编码方案完成全部物料的代码编制工作。编码方案因为需要考虑到几乎所有职能部门使用时的要求，需要多次反复讨论决定，因此往往成为ERP应用项目前期最耗费时间的工作。

案例2

物料代码与ERP系统

南方一家引入了国外ERP系统的大型制造业企业最近接到了一些客户投诉，主要反映的问题是客户下达订单后到货期太长，有的甚至迟延了半年才交货；还有就是到了合同约定的交货日期交货时有漏货的现象。据一些客户反映，许多工程有漏货的现象，需要重新催工厂补产，导致了最终交货期的迟延。

经过调研，问题可能是出在ERP系统没有实施好。其中，没有能够做到物料代码的唯一性是其中一个重要的原因。

一般在做生产计划时，是先查此产品的库存有多少，然后系统根据库存、物料的情况、安排物料的购进和组织生产计划；如果在生产完成后，发现生产出来的产品并不是客户所需要的产品，那就会造成两个后果：一是产生了库存；二是不能按时供货给客户。

从理论上说，在ERP系统中，物料代码是物料的标识，是人和计算机使用所有其他数据元素的基础。它主要用于记录在生产活动中运动的物料。生产控制要求每项生产活动和库存变化都记入计算机，由于处理数量很大，物料代码应尽量简短，各个软件规定的位数也不相同，但一般不超过20位。物料代码位数过长会增加录入时间且容易出错。

物料代码的唯一性是最基本的要求。所谓唯一性就是指同一种物料，不论出现在什么产品上，只能用同一个代码；而不同的物料，哪怕有极微小的区别也不得用同一个代码。确定物料代码时要考虑所选软件的其他查询功能，若软件可以通过其他代码（如分类码、分组码）查询，在物料编码中就不必考虑过多的标识因素，以免增加字段长度。

企业在数据准备阶段的一项非常重要的工作就是确定物料代码的编码原则和编码方法。多数软件对设定好的物料代码不允许轻易变动，如要修改，必须先把所有该物料的记录（如库存、加工单、会计科目等有该项物料的记录）统统清除干净，而这是一件十分麻烦的工作。因此，确定物料代码的编码原则要特别慎重，不但要考虑当前的方便，而且要考虑今后发展和扩充的需求。

但是在纯人工管理的环境下，人们往往采取如下方案：用开头的两位数字代表产品，然后用两位数字代表规格，再用4位数字代表材料等（这家工厂虽然装上了SAP R/3系统，但在物料编码上还是沿用了旧方法）。然而，不管初始设计者如何富于远见，随着时间的推移，总会有一些情况出人意料。

例如，本来认为第二部分需要用两位数字就够了，现在却需要3位，因此，有含义的物料编码系统很快就失败了。即使在手工管理的环境下，有含义的编码思想也不尽合理。在使用现代计算机系统的环境下，物料代码的功能只是作为“唯一标识符”而不是描述符。在ERP系统中，物料代码可以是无含义的。

而在这家工厂中，没有能够做到每项物料有唯一的编码，而且在物料编码中无含义的位数只有三位。在这种情况下，研发部门的新产品不断出来，编码会很快就不够用了，那时候，只能采用取消早期产品的物料编码，将这些编码资源重新分配给新的物料或产品，这样更增加了出错的几率。

综上所述，在实施ERP之前，一定要重视物料代码的编码规则，一定要具有前瞻性，这是ERP实施的成功基础。在实施中，还可以考虑用条形码来配合。

资料来源：计算机世界网（http://www.ccw.com.cn/）

案例3

某公司物料编码方案

本标准是本公司所有物料编码的原则，具体编码由公司技术科编制，并下达各部门严格执行，本公司任何涉及物料的管理、业务、单证、合同等必须统一执行物料编码。物料编码的增加、删除、修改权属于技术科。

■物品编码规则：

如图C3-1，物品编码由六位阿拉伯数字构成。

□物品科目为物品的基本区分，由X1代表，其中：

1. 代表本公司的产品，包括整机及所属部（组）件；

2. 代表工具类；

3. 代表电器（电气）设备；

4. 代表机械设备；

5. 代表微机、通信、电子设备；

6. 代表印刷设备；

7. 代表办公设备（设施）及办公用品；

8. 暂控备用；

9. 代表本公司生产所需的原材料。

□物品分类由X2，X3代表

⊙X2代表物品的大类别，其中：

1. 代表本公司生产的点钞机及其系列产品（整机）；

2. 代表本公司生产的非点钞机（整机）产品；

3. 代表本公司生产的点钞机系列产品的部（组）件；

4. 代表本公司生产的非点钞机产品的部（组）件。

⊙X3代表物品的小类别，其中：

0. 代表整机部（组）件；

1. 代表电子元器件；

2. 代表黑色金属材料及其制品；

3. 代表有色金属材料及其制品；

4. 代表塑胶材料及其制品；

5. 代表辅助包装材料及其制品；

6. 代表紧固件、标准件等。

□顺序号为每个物品的顺序号码

■物品编码细则：

□前三位规则：

110 本公司生产的点钞机及其系列产品；

116 紧固件，标准件；

120 本公司生产的非点钞机类产品。

□后三位规则：物品编码前三位按前述规则，后三位顺序号按下述规则：

000～099 TD-5CR点钞机；

100～199 DX-1吸尘器；

200～299 BW-2（X）辨伪（吸尘）点钞机。

⊙电器部分（前三位为181），其中：

000～199电阻；

200～299电容；

300～399集成电路。

⊙电脑设备（前三位为500），其中：

100～199整机；

200～299外设；

010～019显示器；

020～039打印机，绘图仪；

040～049不间断电源。

⊙300-399微机部件，其中：

300~309键盘、鼠标；

310~329主板。

■物品编码举例（其中顺序为举例所用）：

例1. TD-5CR点钞机：

例2. TD-5点钞机中的落（托）钞板组件：

例3. TD-JCR点钞机落钞板组件中的弯托板：

资料来源：http://www.qthit.com/ bNtCY7qe1QPQijkoIeZNaxnN8DVApUkYdFl/HlJCLRnKb6l75XJrP7YEMexrRb6O