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用人单位规章制度是指用人单位根据国家有关法律法规和政策，结合本单位具体情况，通过民主程序制定的、并向劳动者公示的规范和调整本单位管理行为的内部性劳动管理规则和制度。
《劳动部关于对新开办用人单位实行劳动规章制度备案制度的通知》（劳部发〔1997〕338号）指出劳动规章制度主要包括劳动合同管理、工资管理、社会保险福利待遇、工时休假、职工奖惩，以及其他劳动管理规定。《劳动合同法》第4条则指出用人单位规章制度包括有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度。
第一，用人单位规章制度是用人单位内部的法律，是实现用人单位内部规范化管理的基础和依据。
《劳动法》第4条规定，用人单位应当依法建立和完善规章制度。《劳动合同法》第4条规定；“用人单位应当依法建立和完善劳动规章制度，保障劳动者享有劳动权利、履行劳动义务。”对于用人单位来说，依法制定规章制度是其法定权利和义务；对于劳动者来说，严格遵守用人单位依法制定的有效规章制度则是其法定义务。合法、有效的规章制度能够规范、指引用人单位内部组织机构和劳动者的行为。制定具有明确性、可操作性的规章制度是加强劳动纪律的需要，是建立市场经济中现代企业制度的需要。
第二，用人单位规章制度是用人单位行使自主管理权，调整劳动关系的准则。
《劳动法》第25条第2项规定，劳动者严重违反劳动纪律或者用人单位规章制度的，用人单位可以解除劳动合同。原劳动部《关于贯彻执行〈中华人民共和国劳动法〉若干问题的意见》第87条规定，劳动法第二十五条第三项中的“重大损害”应由企业内部规章来规定，不便于在全国对其作统一解释。《劳动合同法》第39条第2项亦规定，劳动者严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可以解除劳动合同。
由此可见用人单位规章制度在调整劳动关系、规范劳动行为中的重要地位。尤其国务院1982年发布施行的《企业职工奖惩条例》在2008年1月15日废止后，用人单位参考《企业职工奖惩条例》的具体规定，依法在规章制度中及时确立有关警告、记过、记大过、开除、除名及辞退等纪律处分措施，就非常必要。如果用人单位没有及时在规章制度中确立相关纪律处分措施，而是继续沿用以前法定化、特定化的劳动纪律措施，就没有法律依据，从而导致劳动管理行为无效，甚至可能需要承担相应的法律责任。
第三，依法制定的规章制度是用人单位解决劳动争议的有效证据。
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》（法释〔2001〕14号）第19条规定：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》（法释〔2006〕6号）第16条规定：“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”
第一，用人单位制定规章制度要合法、合理。
《劳动合同法》第38条第4项规定，用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益的，劳动者可以解除劳动合同。用人单位制定规章制度第一要旨在于保障劳动者享有劳动权利和履行劳动义务，其关于劳动报酬、保险福利、劳动纪律以及劳动定额管理等方面的规章制度的内容必须遵守劳动法、劳动合同法及其实施条例、安全生产法、职业病防治法以及其他相关法律、行政法规、地方性法规的规定。如果用人单位制定的规章制度违反法律、法规的规定，则要承担相应的法律责任。劳动者在用人单位规章制度违反法律法规的规定，侵犯自己合法权益的情况下，可以依法行使劳动合同特别解除权，即无需向用人单位提前预告，只要履行一定的通知义务就可以无条件单方解除与用人单位之间的劳动合同，并且有权要求用人单位赔偿损失，支付经济补偿金。
用人单位在合法制定规章制度的同时，也应当以科学发展观为指导，坚持以人为本，力求合理。《劳动法》与《劳动合同法》均规定，劳动者严重违反用人单位的规章制度的，用人单位可以解除劳动合同。但两部法律都没有对何谓“严重违反”作出详细、具体的规定，这就需要用人单位根据法律的内在精神实质，结合本单位的生产经营实际以及劳动者所从事的工作岗位、需要承担的生产责任等客观情况在制定规章制度时予以具体细化。但用人单位绝不可以借此机会，恶意侵犯劳动者的合法权益，如将“午餐时间超过三十分钟”、“一个月累计病事假超过六十分钟”等列为“严重违反用人单位规章制度”的情形，并以此为依据惩罚劳动者。如此不合情理的规章制度在发生劳动争议时，是不会得到劳动人事争议仲裁机构或人民法院的支持的。《江苏省高级人民法院、江苏省劳动争议仲裁委员会关于审理劳动争议案件的指导意见》（苏高法审委〔2009〕47号）第19条规定：“用人单位以劳动者严重违反规章制度为由解除劳动合同的，人民法院、仲裁机构应当审查用人单位规章制度的制定程序是否合法、劳动者的违纪行为在规章制度中是否有明确规定、规章制度对劳动者严重违纪行为的规定是否公平合理等，以判断劳动者是否属于严重违反用人单位规章制度、用人单位解除劳动合同的行为是否合法有效。”
需要注意的是，用人单位在制定规章制度时，应当事前审查掌握集体合同、劳动合同的相关内容，力求内容一致。《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释（二）》第16条规定：“用人单位制定的内部规章制度与集体合同或者劳动合同约定的内容不一致，劳动者请求优先适用合同约定的，人民法院应予支持。”劳动合同是用人单位与劳动者之间确定劳动关系、明确双方劳动权利义务的协议，是保护劳动者合法权益的基本依据，效力优先。集体合同是指用人单位工会代表全体劳动者与用人单位依法在平等协商一致的基础上，就劳动报酬、工作时间、保险福利等事项签订的书面协议，其效力亦高于用人单位的规章制度。
第二，用人单位应当通过民主程序制定规章制度。
《劳动合同法》第4条第2款规定：“用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律以及劳动定额管理等直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。”第3款则规定：“在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。”
《最高人民法院关于审理劳动争议案件适用法律若干问题的解释》第19条规定：“用人单位根据《劳动法》第四条之规定，通过民主程序制定的规章制度，不违反国家法律、行政法规及政策规定，并已向劳动者公示的，可以作为人民法院审理劳动争议案件的依据。”
根据劳动合同法和最高人民法院司法解释的规定，用人单位制定规章制度，尤其是直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，必须严格遵循法定的要件。
其一是主体要件。规章制度的制定主体应当是用人单位内部最高决策机构，即有权对单位组织机构和劳动者行使全面管理权的机构，其他内部管理机构如劳动人事科、行政办公室、车间等均不具备直接制定规章制度的主体资格，而只能参与规章制度的制定活动。规章制度的发布也必须以用人单位的名义，否则该规章制度就可能因主体不合法而致无效。
其二是程序要件。制定规章制度包括两个步骤的程序：第一步是必须经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见；第二步是与工会或者职工代表平等协商确定。
用人单位在《劳动合同法》实施前没有经过民主程序制定的规章制度的效力如何认定？一般来讲，根据法不溯及既往的原则，在2008年1月1日《劳动合同法》施行前制定的一些规章制度，虽然没有经过民主程序，但只要其不违反国家法律法规，且制定主体合法、内容合法，并已向劳动者公示或告知，其依然有效，可以继续适用于本单位组织机构和劳动者。《江苏省高级人民法院、江苏省劳动争议仲裁委员会关于审理劳动争议案件的指导意见》第18条第1款规定：“用人单位在《劳动合同法》实施前制定的规章制度，虽未经过《劳动合同法》第四条规定的民主程序，但其内容不违反法律、行政法规及政策规定，且不存在明显不合理的情形，并已向劳动者公示或者告知的，可以作为处理劳动争议的依据。”
根据《劳动合同法》第4条第3款的规定，在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。如果工会或者职工认为《劳动合同法》实施前没有经过民主程序制定的规章制度的部分内容不适当，与用人单位协商修改完善的，该修改完善的过程则必须严格遵守劳动合同法的程序规定。
2008年1月1日《劳动合同法》施行后，未经民主程序通过而制定的规章制度是否必然无效呢？笔者认为，劳动合同法施行后，用人单位在制定、修改或者决定有关劳动报酬、保险福利等直接涉及劳动者切身利益的规章制度时，虽经劳动合同法规定的民主程序但未获通过的，一般情况下不宜作为用人单位管理、奖惩劳动者的依据。但如果该规章制度的制定主体合法、内容亦未显失公平，并已向劳动者公示或告知，也可以作为处理劳动争议的依据。《江苏省高级人民法院、江苏省劳动争议仲裁委员会关于审理劳动争议案件的指导意见》第18条第2款规定：“用人单位在《劳动合同法》实施后制定、修改规章制度，经法定民主程序与工会或职工代表协商，但未达成一致意见，若该规章制度的内容不违反法律、行政法规的规定、不存在明显不合理的情形，且已向劳动者公示或者告知的，可以作为处理劳动争议的依据。”
第三，用人单位应当将直接涉及劳动者切身利益的规章制度公示，或者告知劳动者。
公示原则是现代法律法规生效的要件之一，用人单位规章制度是用人单位行使自主管理权，规范和调整本单位劳动行为的准则，其作为用人单位内部的“法律”必须向劳动者公示，只有经过公示才具有法律效力，才能让劳动者遵照执行。因此，用人单位在制定规章制度后，应当采取有效的措施向劳动者公示，未向劳动者公示规章制度内容的，对其没有约束力。
实践中，公示的具体方式有：
（1）在用人单位内部局域网络、公告栏、宣传栏内张榜公布，并利用录像或拍照手段保留向劳动者公示的证据。张榜公布一定时间后，用人单位要及时制定确认表格，要求劳动者签名确认已知公布的规章制度的具体内容并同意遵照执行。
（2）由用人单位职工教育部门组织全体职工记名学习劳动规章制度，并在学习培训后，将规章制度中直接涉及劳动者切身利益的重点条款制作成试卷，组织职工开卷考试。记名学习簿和试卷作为向劳动者公示规章制度的证据长期保存。
（3）将规章制度制作成纸质文件并附签名确认页，要求职工在认真阅读后签名确认已经知道并理解规章制度的具体内容，承诺遵照执行。
（4）签订劳动合同时，向劳动者提供用人单位劳动规章制度，要求劳动者认真阅读后签名确认已经知道并理解规章制度的具体内容，承诺遵照执行。