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○ 白领的工作效率真的这样低下吗？
和其他国家相比，日本白领的工作效率（劳动力等投入成本与其产生的价值和产出之间的比例）特别低。从我自身的经验来看，也不得不承认这一点。只要探讨一下这个话题，就能接二连三地发现白领的工作效率确实存在很大的提升空间。
与其他国家工作效率的量化比较可交给管理学的专家们去解决，我们在这里了解一下在日本企业的实际工作现状：
◎ 会议又多又冗长
◎ 会议的参会人很多，但是参加会议却一言不发的人也有很多
◎ 会议中退回提案或者被要求重新讨论的情况很多
◎ 除了会议以外，在职场中很多时候上司会发表长篇大论，或进行比较随意地讨论
◎ 每个工作项目都要求员工制作大量的文件。很多时候还要求重新制作
◎ 上司下达的指示相当不明确，却又对员工的工作给予很高的要求。员工有时不得不重复工作
◎ 上司希望通过某项工作达成某种目标，但这样的目标往往不明确，还希望员工花大量时间去解决问题
◎ 上司没有下班之前员工不好意思离开办公室。员工不会在短时间内完成工作，实际上也无法在短时间内完成工作
◎ 缺乏守时的观念。缺乏在某个时间点前完成规定工作的意识
◎ 很多时候员工都不得不免费加班。因此，加班时候的状态也比较消极
上述情况真是随处可见。
大型企业也好，小型企业也罢，甚至连视效率如生命的创业公司，召开的会议也是又多又冗长。并且开会的时候总有人长篇大论、喋喋不休。比起提出明确的论点、干脆简洁地得出一个结论，人们总是希望花大量的时间来仔细讨论某个问题。如果真的有必要仔细讨论某个问题，或者不断深入探讨并得出的结论，那么多花费一些时间也是值得的，但有时候人们只是为了推卸责任而消磨时间，或者由于无法作决断而召开冗长的会议。
除了会议时间以外，员工还常常在工作中被上司叫去。如果是关于工作的具体指示，那暂且不谈，但更多的时候却是上司一个劲儿地讲述自己的工作经验、当年之勇或者是一些琐碎又冗长的杂谈。并且除了上司以外，员工还时不时与前辈、同事进行毫无时间成本概念的讨论。并且如果不主动参与讨论，就会被人认为是“难打交道的人”。
谈到免费加班这件事，对于契约观念根深蒂固的欧美社会来说是难以想象的，但是在日本的许多公司里免费加班却是司空见惯，人们甚至认为在上司离开办公室后才下班是种美德。如果无视上司而按时下班的话，就会被视作“现在的年轻人真是不懂事”。在上司下班后，所有团队成员才开始准备下班，这样的情景到底意味着什么？当然如果某项工作必须在当天完成的话，那么不论上司几点下班，都必须今日事今日毕。但归根结底，上述情景都与想要全速推进工作、完成工作的意识背道而驰。
○ 工作效率低下的三大原因
如果说日本白领的工作效率低下，那么其原因何在呢？我个人的假说如下所示：
随着企业规模的扩大，企划、人事、经营管理、财务、采购、质量管理、售后服务、公关等工作量不断增加。为了完成增加的工作量而增加人手，进一步提高竞争力，企业得以成长，收益一路上涨。这真是非常理想的状态。
但是同时，为了协调各方而召开的会议、为了分享信息而召开的会议、随之而来的资料制作、为了发送制作好的资料而召开的会议、召开会议前的沟通以及沟通之前的准备会议等活动所产生的“不产出任何利益的时间”也同样在加速增长。
这样的情景在任何一个国家或多或少都能见到，但是在日本企业中，那真是特别常见。
在工作中，由于各部门的领导人对于某些问题无法独自作出决定，所以他们会与员工讨论，在考虑员工想法的同时，又要在工作岗位和部门领导之间协调。然后再次与员工讨论，取得一致意见后，又要开始准备在社长面前作正式报告，这样烦冗的流程将一直持续。一旦报告被驳回的话，那么所有的流程又要从头再来一次。
我认为日本白领的工作效率低下的三大主要原因是“众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作”“部门内外协调后的再次协调”以及“随之而来的庞杂冗繁的资料制作”。
其中最为严重并且是问题根源所在的一点是“众多管理层和部门领导人无法自己作决定和推进工作”。在经济高速成长时期，任何商品都能轻易畅销，这样的弱点并不明显，但是到了今天，却给企业造成了严重的拖累。如果能够自己作决定、迅速推进工作的话，“部门内外协调后的再次协调”以及“随之而来的庞杂冗繁的资料制作”也就没有必要了。
能够自己作决定并推进工作，简而言之，就是一种“工作能力的体现”。也就是说，这样的人往往都是很自信的管理者，或者其上司非常少。这一问题并不仅限于部门领导，过去的数十年里，在社长和管理层中也很常见。如果不是因为这个原因，在经济高速成长期之后，日本的大型制造企业大部分经营也不会恶化到如今的地步，其总市值和美国企业之间差距也不会如此之大。
20世纪80年代以后，企业取得成功的主要因素发生了变化。仅仅依靠硬件就能维持巨大利润的时代已经过去，软件和服务的重要性与日俱增。思科、甲骨文、微软、谷歌、苹果等企业实现了极速发展，IBM和GE（通用电气公司）等企业则大幅度地转变了经营方向，例如IBM在2005年卖掉了PC（个人计算机）部门。
此外，围绕着众多的顾客和用户做平台化建设，在此基础上向开发商和供货商提供商业平台，从其收入中抽取30% ～ 40%的分成，这样的商业模式已经广泛普及。这也是苹果、安卓、脸书共同的商业模式。
对于这些商业模式，日本企业的应对措施是极其滞后的。人们丝毫没有注意到锐意进取的美国企业的新战略，或者即使注意到了，因为恐惧和不安而没有采取任何相应的行动，继而在企业发展方向上没有做出必要的转变，业绩不断恶化，对白领工作效率低下的情况也视而不见。总是缺乏实践，或者即使实践了也无法有效阻止业绩恶化，在这个过程中，工作效率低下的会议有增无减，人们在内部讨论和制作文件上反而花费更多的时间。
○ 提高工作效率的关键在于“速度”
除一部分非常优秀的企业之外，大部分公司参与决策的管理层和部门领导都面临着巨大的难题。这些难题导致工作效率低下。对于这些本质性的问题，在企业层面很有必要尽早着手解决，但是作为个人来说，只能围绕“部门内外协调后的再次协调”以及“随之而来的庞杂冗繁的资料制作”来提升工作效率。
工作效率较高，也就意味着在短时间内能够取得较大的成果。其他人需要花好几天的时间才能完成的企划书，你只需要几分之一的时间就能完成，并且完成的质量也很高，这样不仅仅能够迅速获得上司的认可，还能迅速地走完公司内部的各种批准流程。
例如，想要制作一份企划书时，就需要把握好下述要点，迅速完成各个步骤，并以极高的质量来推进工作。
① 需要写什么，要向读者传达什么，明确地把握企划书的整体纲要
② 以顾客需求、竞争状况和业界的动向为基础，写出具有说服力的文章
③ 准确把握公司内部的决策过程，采用有效的、易于接受的表达方式
④ 能够迅速确定内容，迅速地和各工作岗位协调
⑤ 提出超出上司预期的建议
因为工作质量的改善在某种意义上也需要经验的积累，所以很难在短时间内看到成果，但是只要找准秘诀，工作速度就能不断提升。这样一来就能迅速多次地应用PDCA管理循环
，在习惯某项工作之前就能提高其工作质量。因为迅速完成工作后，如果还有剩余的时间，就可以推敲工作内容，获取反馈，或者进行额外检查等。
在提升工作效率的同时，认真地执行上述①～⑤的步骤，那么工作时间便自然而然地缩短至平时的几分之一，工作在整体上也会进入一个良性循环。
但另一方面，如果过度重视工作质量的话，那就很难在规定时间内完成工作，很多时候不要说应用PDCA管理循环，甚至连基本的工作要求都无法满足。工作一旦进入了恶性循环，要再想从中摆脱出来就变得极其困难，这一点尤其需要注意。
虽然也有例外，但是白领在工作中的关键就是对速度的重视。