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布利斯定理:
事前多计划,事中少折腾

提出者: 美国行为科学家艾得·布利斯。

内容精解: 用较多的时间为一次工作事前计划,做这项工作所用的总时间就会减少。

应用要诀: 不论做什么事,事先做好准备就能得到成功,不然就会失败。明确和详细的事前计划,可以帮我们对自己的设想进行科学分析,梳理实现设想的思路和方法,这可以大大节省我们的宝贵时间,同时减轻压力。

凡事预则立,不预则废

“凡事豫则立,不豫则废”,是《礼记·中庸》里的一句话,这里的豫,亦作“预”,是预先的意思。讲的是:不论做什么事,事先做好准备,就能得到成功,不然就会失败。

这是我国先哲在几千年前说的道理,这个道理在今天依然很受用。俗话说得好:“不打无准备之仗。”无论做什么,都要提前做好准备,这样才有可能达到期望的目的。如果总想着“临场发挥”,很可能会发生现场“抓瞎”的局面。所谓:胸有成竹,方能妙笔生花。道理亦是如此。

美国著名的成功学大师安东尼·罗宾斯曾经提出过一个成功的万能公式:

成功=明确目标+详细计划+马上行动+检查修正+坚持到底

从这个公式我们可以看出明确目标和详细计划的重要性。明确目标和详细计划都属于事前的计划,而事前的计划可以帮我们对自己的设想进行科学分析,预见一下我们的设想是否可以实现。同时,在做计划的过程中,也是在梳理实现设想的思路和方法,这可以大大节省我们的宝贵时间,同时减轻压力。

美国的心理学家曾做过这样一个实验:

组织三组学生,分别进行不同方式的投篮技巧训练。第一组在20天内每天练习实际投篮,并把第一天和最后一天的成绩记录下来。第二组学生也记录下第一天和最后一天的成绩,但在此期间不做任何练习。第三组将第一天的成绩记录下来,然后每天花20分钟做想象中的投篮,如果投篮不中时,他们便在教练的指导下在想象中做出相应的纠正。

实验结果表明:第二组的投篮技巧在20天里没有丝毫长进;第一组进球率上涨了24%;第三组进球率上涨了26%。心理学家们由此得出结论:行动前进行头脑热身,构思要做之事的每个细节,梳理心路,然后把它深深铭刻在脑海中,当你做这件事的时候就会得心应手。

这个实验要讲的其实还是计划的重要性。一个人做事如果没有计划,行动起来就会像一只迷途的羔羊,到处乱撞以致伤痕累累。如果事前拟定好了行动的计划,梳理通畅了做事的步骤,做起事来就会应付自如,迅速高效。

计划,是指引我们前进的明灯,是我们赢得成功的时间表。万事有计划,方向才会明确,目标才不会落空。学习、工作、生活都要有计划,都要定一个短期计划和一个长期计划。计划很重要,制订合理的计划更重要。无论是制订哪方面的计划,都是从个人的实际情况出发,从现实的环境基础入手,切忌“空大高”。目标定得很高,计划要求很严,但是都是一些自己完不成的任务,这样的计划订了也是白订。

一个人要对自己负责,每一天都应该活得充实和精彩。只有这样,才能不枉此生。怎样才能让我们的人生充实有精彩呢?首要的就是对自己的人生做一个整体的安排和规划。有了人生的目标,我们就会朝着这个奋斗目标一直坚持不懈地走下去。这样我们就会离自己的目标越来越近,总有一天会到达成功的彼岸。人生规划既是一个实现你终生目标的时间表,也是一个实现那些影响你日常生活的无数更小目标的时间表。人生规划的设计是要使你的注意力集中起来,在一个特定的时间范围里充分地利用你的脑力和体力。事实上,注意力越集中,脑力和体力的使用就越有效。人生规划可以合理地分配你的精力和时间,让你的人生不虚度,每一天都会有精彩。

正如高尔基所说:“不知道明天做什么的人是可悲的。”我们不应该做这种可悲的人,对于自己的人生、工作、学习都应该有一套切实可行的计划,要有每天的计划、每月的计划、每年的计划、十年的计划、一生的计划。

好的计划能节约精力和成本

不论做什么事都要有计划,计划对每个人来说都是必要的。别说没时间计划,如果你改变你的生活方式,留出时间作计划,将极大地节约你的精力和成本。

第一,制订短期计划

短期计划一般指从现在起的半年时间内的计划。

制订短期计划,需要有三个步骤。

步骤一:将需要在短时间内完成的工作确定下来。

步骤二:把所有工作都排列起来,重要的排在前面,次要的排在后面。

步骤三:把各项工作安排到每日的日程表中去。

一幅大的墙历可以使日程安排栩栩如生,挂在你的眼前。如果你的大部分工作是在办公室里完成的,不需外出访问客户或顾客,墙历是你最佳的选择。有些时候你需要匆匆记下约会时间,但手头没有日历,你可以将其记在袖珍笔记本或者一张纸上,然后在空闲时间里将它写到日历上。

如果你大部分时间是在路上或者客户的办公室里,那么一个精美的日记本日历是很有必要的。

尽管任何一种日历都可以用来记录每日工作及约会,但是每月日历对一位时间管理者来说应当是最有帮助的。因为它可以为你提供一次对近期工作的展望,有利于你掌握工作的进展情况。你还可以很精确地看到你正在干哪件事,可以在一段合理的时间内扩大工作量,也可以避免工作量过大。

有一个人谈到他使用日历的体会时,这样说道:“今年我的最大突破之一就是我决定随身携带一个日历,我用的是那种墙上挂着的普通日历,但它可以对折放入我的包里。那种只有一周日期的日历对我不起作用,我需要立即看到整个月的日期,给我个整体概念。”

选择哪种日历并不是最主要的,重要的是要经常翻翻日历,特别是在星期天晚上回顾一下一周内所做的事情,然后看看下周的日程安排。翻阅日历的时间,也是你回头看看自己目标、检查一下自己是否走了弯路的最佳时刻。

你在每天晚上或早晨做一个简单的回顾也是很有必要的。在笔记本上写下你已完成的事情,以及第二天要做的事情。查看一下你每周或每月日历以及每天的日程事务安排表,看看日程表中的事情是否已经完成。如果完成得好,可以给自己一点奖励。如果没有完成,那么就要想办法尽快补偿回来,并要给自己一点惩罚。

第二,制订中期计划

中期计划是半年到一年时间内的计划。

无论是在你的生活中还是在你的工作中,中期计划无疑都起着很重要的作用。

中期计划的时间和内容总是在变化的。对于不同的时间管理者来说,中期计划可能是三四个月的时间,也可能是一两年的时间;而对一个大石油公司或一家国际银行来说,它可能会长得多,但它总是长期计划的一个组成部分。

要制订一个合适的中期计划就要将眼光放远一点,构想一下自己或公司在两年内可能发生的变化,根据预定的目标逐项进行安排。

比如,时间管理者打算在两年内将公司的利润提高到现在的两倍。那么根据这一目标,将目标细化为各项小的目标,又将每一个小的目标结合到具体的日程安排中去,使中期目标具体到多个短期目标,完成一个短期目标也就是向中期目标迈进了一步。

毕竟,中期计划是由相对较长的日常工作组成的,比较机械化,没什么灵活性,提不起人们的精神来,所以,在时间管理中常常被忽视。事实上,它们是非常需要花大量时间去考虑的。

因而,在下次计划前,时间管理者一定要找出既定的和重复出现的活动,把它们一一列举出来,摆在目的、目标和任务的面前对照一下,看看它们到底有多重要。使用这种方法可以轻而易举地发现那些花费时间不当的日常行为,以便你及时调整自己的工作节律。

第三,制订长期计划

长期计划一般是指一年时间以上的计划。

长期计划的时间跨度更大,它是一个远期目标。长期计划的实行,依赖于短期计划和中期计划。

长期计划是在长期的时间内都要遵循的一个计划,完成了这个计划,也就完成了其工作的目标。所以,完成计划所需的时间越长,那么目标相应就越大,也就越能吸引人。

许多成功的人士在计划开始时,都是因为怀有美好的、激动人心的目标,才开始他们的工作的。

例如,美国通用汽车公司在最初成立时只有2000美元的注册资金。公司的创始人比利·杜兰特在创业之初就给自己确立了一个目标,那就是要成为汽车工业的老大,独立成立若干汽车企业,再用联合的方式控制整个汽车工业。经过几十年的努力,杜兰特终于实现了这一梦想(长期计划)。

长期计划的制订是以短期计划和中期计划为基础,合理安排好时间,分期完成计划。同时,用短期计划带动中期计划,中期计划又带动长期计划。

长期计划的完成、目标的实现,是激动人心的。但是,这一切都需要时间管理者长期坚持不懈的努力,任何的中途退缩都不可能有长期计划的完成和梦想的实现。

不断翻新你的人生计划

执著的追求是应该嘉许的,但如明知道不行仍一条道走到黑,或明知客观条件造成的障碍无法逾越,还要硬钻牛角尖,就不可取了。

计划的调整实际上是一种动态调整,是随机转移的。若发现你原来确定的计划与自己的条件及外在因素不适合,那就得改弦易辙,另择他径。

这种动态调整有以下的基本形式:

一是主攻方向的调节。若原定计划与自己的性格、才能、兴趣明显相悖,这样的计划实现的概率趋零。这就需要适时对计划做横向调整,并及时捕捉新的信息,确定新的、更易成功的主攻计划。

扬长避短是确定计划、选择职业的重要方法。在科学、艺术史上,大量人才的成败证明,有的人在某一方面具有良好的天赋和能力,但他不可能有多方面的强项;有的人在研究、治学上是一把好手,而一到管理、经营的岗位他就一筹莫展,能力平平,甚至很差。

二是在原定计划基础上的调节。主攻方向不变,只是变革层次的调整。若是原计划定得过高了,只有很小的实现可能,必须调低,再继续积累,增强攻关的后劲。若原计划已实现,则要马不停蹄地制定新的更高层次的计划。若原计划定得太低,轻易就已跃过,则要权衡自己的能力、水平,使计划向上升级。

实现计划自然需要长期的努力。在为人生计划奋斗时不能幻想一劳永逸,而要务实笃行、稳扎稳打、奋力前行。同时也要看到,每取得一点成功,都是向总计划靠近一步。取得了全局性的成功也不是计划的终止,而恰恰是向更高一级计划攀登的开始。

三是在获得信息反馈之中调节。即在原定计划中受挫而幡然醒悟,调整通道,重新把计划定在自己拿手的领域。

美国科学家迈克尔逊,青年时曾入海军学校,但他学习成绩很差,特别是军事课长期不及格。学校多次批评教育不起作用,最后学校不得不把他开除。

但是,他对物理实验非常感兴趣,被开除后他投入对物理的学习和研究,很快显示出才华。他长期孜孜不倦、苦苦钻研,终于做出被荣称为“迈克尔逊光学实验”的伟大创举,为相对论奠定了实验基础,成为美国第一个获得诺贝尔奖的人。

四是从预测未来中进行调节。社会的需要和个人的兴趣、才能、性格等都经常会发生变化。

要善于打一个“提前量”,进行预测。如才能的发展与年龄大小关系极大,任何才能都有其萌发期、发展期和衰退期,这样顺势而为,做出设想、规划,显然对计划定向是大有益处的。

五是对具体阶段计划视情况进行调节。大的计划要终生矢志追求,而小的阶段计划则可以进行适当的调节。科研人员在研究方向的选择上有时为了能快出成果,改变思路而取得成功的案例在科学史上不乏先例。

随时修正计划,让人生更高效

那么计划在什么情况下需要适时调整呢?一般来说如下几种情况必须调整人生计划:

第一,环境发生重大变化的时候。任何人的人生计划都是特定时代、特定环境的产物,而各种环境中主要是社会环境对人生计划具有决定作用。社会环境、自然环境的变化,会影响人生计划的变化,特别是重大的环境变化常造成人生计划的重大改变。

所谓环境的重大变化时刻,是指两个方面发生的重大变化:一是国内外经济、政治、思想文化领域的大动荡,二是人们的家庭的经济、政治、亲属关系等发生重大变化。

这两个方面发生的重大变化对人生计划都将发生影响。我们的原则是,无论环境发生什么变化,具体的计划(某个阶段的计划或某个方面的计划)可以变通,随时做好调节,但总计划应该矢志不移。

第二,在人才竞争的胜败转折时刻。奋斗中的成与败,常常形成人生道路的转折点,这已为无数事实所证明。

第三,人生总流程中,前后两个阶段相更替的时刻。这种时刻,称为人生转折时刻。这种转折,或发生在人的生理发生转折时(发育和疾病造成的),或发生在人的社会地位发生突变的时候,或发生在人的社会智能结构发生质变前后。总之,是人自身某种或某些条件发生重要变化的时刻。这个时刻,也是容易引起人生计划发生改变的时刻。我们应努力防止在人生转折时刻发生人生计划的不良转变,防止因社会地位升高或降低而腐化或丧志、因疾病而颓丧、因智能提高而骄傲,应使人生计划始终保持正确的大方向,具体计划始终切实可行。

为计划下定义,不断修正,相信它会实现——成果就这样出现了。任何人都能完成他们所想的,你也一样。第一步,你必须知道这伟大的成就是什么;下一步,设计许多能令你保持高昂情绪的小计划,让它们逐步引导你迈向成功。

每天对工作选择实行,对优先顺序做了解,对你大有助益。确信自己的努力没有白费,而且要求事半功倍。谨慎而自觉地决定事情先后,一般人从不这样做,他们只是任性而为,随波逐流;他们是基于恐惧、气愤和报复,而非为了活得更好而努力;他们不求提高效率,梦想终幻化为泡影。

了解自己的需要和如何得到自己所想的。明了这些事情的轻重缓急,你可以按部就班地计划自己的一天。 KSFyxrIJBSIFOTenJHo6O/GCI3V2cFsVENrMPEC1+RJv4Vwmpsau13mCbgeTk52r

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