提出者: 美国管理学家约翰·卡那。
内容精解: 在达成目标的过程中,“对于如何完成目标的关切,致使渐渐地让方法、技巧、程序、信息等问题占据了一个人的心思,反而忘了整个目标的追求”。换言之,“工作如何完成”逐渐代替了“工作完成了没有”。这一现象说明,手段再高明也不是目的,只有运用方法实现目标才算是真正的成功。
应用要诀: 以目标为中心,为了目标而不懈地努力,最终才能到达成功的终点。管理者要使组织的一切活动围绕着既定目标而展开和进行,让全体员工充分理解并形成自己远大的理想和希望,为目标群策群力,不屈不挠地工作、奋斗。
组织的一切活动都是围绕着既定目标而展开和进行的,但在管理实践中达不成或只达成部分既定目标的情况却比较多,原因当然是多种多样的,而“目标置换”就是其中比较普遍和典型的一种。
在实施目标的过程中,总是有或多或少、或直接或间接、或潜在或明显的因素干扰和阻碍着目标的达成。
若从“目标置换”的角度上分析大致有两类。
一类是客观上的,具体表现:
一是目标不明确,对目标的完成在数量、质量、时限、标准等方面规定得比较笼统,使目标缺乏方向感。
二是目标或过高,超出了人们的实现能力;或过低,激不起人们的兴趣,难以起到真正的激励作用;三是目标实现周期长,随着时间的推移和环境的改变达成目标的现实条件逐渐丧失;四是出现了不可预料的事件,分散了目标实施者的精力和注意力。
另一类是主观上的,具体表现:
一是目标实施者对目标的理解出现偏差,无意中使自己的行为偏离了既定目标。
二是因循守旧、思维僵化,不敢变通和创新,生怕“越雷池一步”。
三是缺乏团队精神,难以得到上级或同事的有力配合与支持。
四是实际操作能力低,缺乏达成目标的相关方法与手段。
五是缺乏信息意识,不能积极了解目标的实施进展情况并通过反馈来及时调整和纠偏。
目标是本,任何一项工作都必须以目标为中心。它是一种“行动的承诺”,有助于推进工作速度,藉以达成你背负的使命。它同时又是一种“标准”,藉以测度你的行动绩效。只有把注意力凝聚在目标上,你才能在事业上取得成就。
做任何事情都要有目标,以目标为中心,为了目标而不懈地努力,目标终会实现,最终到达成功的终点。
做事要有目标才能把事情做好,才有助于事业的建立。最常见的阻力也许就像很多人所表示的这个感觉,“我不太确定自己要干什么,所以我只有做一天算一天。”缺少长期的指引,往往使一个人不能集中冲刺的力量。成功人士断言,先准备好再上路是很重要的。从现在起十年的事业规划,必定会有点幻想,谁知道以后发生什么事情呢?任何一幅“事业图”都可能不完全,但令人吃惊的是,却有那么多人实现了他们长远的目标。期望最好的成绩,最好是根据实际情况做好计划,随时为意外发生事情妥善作好准备。你无法控制别人所为,但是你可以预期各种不同的情况,尽你所能作好万全准备,你也能控制你在意外发生时的反应。如果有明确的动机,还应该再将思考和感觉结合在一起,一天一天推进自己的成功。
总之,目标是做任何一项工作的中心,不管环境如何复杂多变,我们都要明确目标;要意识到明确目标是为了有效地配置资源,衡量一个目标体系是否有效的最终标准是它是否有助于我们有效地实现我们的追求;目标不是一成不变的,重要的是在任何时候都必须要有明确的目标;而要实现目标,就必须在实施过程中以目标为中心,围绕着目标开展各项工作。
人的需要决定了人们行动的目标。当人们有意识地明确了自己的行动目标,并把行动和目标不断加以对照,知道自己前进的速度和不断缩小达到目标的距离时,他行动的积极性就会持续高涨。
那么,管理者如何通过目标引导下属完成任务呢?
目标是能激发和满足人的需要的外在物。目标管理是领导工作最主要的内容,设置适当的目标能激发人的主动性,调动人的积极性。目标既可以是外在的实体对象,也可以是内在的精神对象。
一般来讲,目标的价值越大,社会意义就越大。因此,管理者要善于设置正确、恰当的总目标和若干的阶段性目标,以调动人的积极性。设置总目标可使下级的工作感到有方向,但达到总目标是一个长期、复杂甚至曲折的过程,如果仅仅有总目标,只会使人感到目标遥远和渺茫,可望而不可及,从而影响积极性的充分发挥。因此,还要设置若干恰当的阶段性目标,采取“大目标,小步子”的办法,把总目标分解为若干经过努力都可实现的阶段性目标,通过逐个实现这些阶段性目标而达到大目标的实现,这才有利于激发人们的积极性。管理者要善于把近景目标和长远目标结合起来,持续地调动下属的积极性,并把这种积极性维持在较高的水平上。
在目标制定、分解时,目标的难度以中等为宜,难度太大容易失去信心;目标难度过小,又激发不出应有的干劲。只有难度适中的目标,积极性才是最高的,因为这样的目标满足个人需求的价值最大。
管理者在制定目标的时候除了上述问题之外,还应注意:
第一,目标必须是明确的。要干什么,达到什么程度,都要清清楚楚。
第二,目标必须是具体的。用什么办法去达到,什么时候达到,要明明白白。
第三,目标必须是实在的。看得见,摸得着,达到应该有检验的尺度。
管理者不但要为下级树立远大的理想,而且要学会把这个理想和实实在在的工作结合起来,一步一个脚印地前进。
如何避免“目标置换”现象的发生呢?
1. 建立动态的目标体系
在目标的设立、分解、定责等过程中,要使诸目标间形成一个相互支持、关联、照应的有机整体,总目标要成为分目标的“标杆”,各分目标要自觉地、主动地、经常地向总目标“看齐”。另外还要使一些目标具有相应的弹性,以便在出现新情况和新问题时能根据具体情况进行调整与完善。
2. 实施全方位的目标管理
主要应抓好以下各环节:
其一,目标应建立在上下达成共识的基础之上,不能人为地“压任务”“下指标”。最好由上下级协商确定,否则上下级往往会在目标问题上形成“博弈”关系。管理实践证明,上级亲自参与下级目标的制定过程,生产率的平均改进幅度可达56%,反之则仅达6%。
其二,目标要适度。过低则人忽其易,太高则人畏其难,应以“跳一跳够得着”为最好。
其三,目标间要建立其支持关系,以便于目标承担者之间的积极互动。
其四,为目标实施者创造必要的实施条件(如设备、技术、培训、资 金等)。
其五,赋予目标实施者充足的权力,并使目标与权力、责任和利益挂钩,以更好体现“目标激励”。
其六,调整式改革一些有碍于达成目标的规章、制度。
其七,鼓励目标承担者在权限以内大胆创新、独立自主。
3. 解决“信息不对称”问题
从某种意义上讲,达成目标的过程也是处理信息的过程,能否拥有充分、及时、准确、优质的信息对达成目标起着至关重要的作用,否则就会因信息不对称而导致目标实施者“逆向选择”行为和“道德风险”现象的发生。
因此,一方面,管理者要为目标责任人提供必要的信息支持,并与其经常进行信息交流与沟通,帮助其正确分析形势、研究问题和解决问题;同时对目标责任者所采取的一些行之有效的新方法和取得的新进展、新成果要及时给予肯定和鼓励。另一方面,要定期对目标的进展情况进行检查和考评,并及时将检查和考评的结果反馈给实施者,因为知道干得怎样的人,往往也最易知道怎样干得更好。
做事没计划,盲人骑瞎马。
——佚名
事前多计划,事中少折腾。
——艾得·布利斯(美国)
计划的制定比计划本身更为重要。
——戴尔·卡耐基(美国)
提出者: 美国行为科学家艾得·布利斯。
内容精解: 用较多的时间为一次工作事前计划,做这项工作所用的总时间就会减少。
应用要诀: 不论做什么事,事先做好准备就能得到成功,不然就会失败。明确和详细的事前计划,可以帮我们对自己的设想进行科学分析,梳理实现设想的思路和方法,这可以大大节省我们的宝贵时间,同时减轻压力。
“凡事豫则立,不豫则废”,是《礼记·中庸》里的一句话,这里的豫,亦作“预”,是预先的意思。讲的是:不论做什么事,事先做好准备,就能得到成功,不然就会失败。
这是我国先哲在几千年前说的道理,这个道理在今天依然很受用。俗话说得好:“不打无准备之仗。”无论做什么,都要提前做好准备,这样才有可能达到期望的目的。如果总想着“临场发挥”,很可能会发生现场“抓瞎”的局面。所谓:胸有成竹,方能妙笔生花。道理亦是如此。
美国著名的成功学大师安东尼·罗宾斯曾经提出过一个成功的万能公式:
成功=明确目标+详细计划+马上行动+检查修正+坚持到底
从这个公式我们可以看出明确目标和详细计划的重要性。明确目标和详细计划都属于事前的计划,而事前的计划可以帮我们对自己的设想进行科学分析,预见一下我们的设想是否可以实现。同时,在做计划的过程中,也是在梳理实现设想的思路和方法,这可以大大节省我们的宝贵时间,同时减轻压力。
美国的心理学家曾做过这样一个实验:
组织三组学生,分别进行不同方式的投篮技巧训练。第一组在20天内每天练习实际投篮,并把第一天和最后一天的成绩记录下来。第二组学生也记录下第一天和最后一天的成绩,但在此期间不做任何练习。第三组将第一天的成绩记录下来,然后每天花20分钟做想象中的投篮,如果投篮不中时,他们便在教练的指导下在想象中做出相应的纠正。
实验结果表明:第二组的投篮技巧在20天里没有丝毫长进;第一组进球率上涨了24%;第三组进球率上涨了26%。心理学家们由此得出结论:行动前进行头脑热身,构思要做之事的每个细节,梳理心路,然后把它深深铭刻在脑海中,当你做这件事的时候就会得心应手。
这个实验要讲的其实还是计划的重要性。一个人做事如果没有计划,行动起来就会像一只迷途的羔羊,到处乱撞以致伤痕累累。如果事前拟定好了行动的计划,梳理通畅了做事的步骤,做起事来就会应付自如,迅速高效。
计划,是指引我们前进的明灯,是我们赢得成功的时间表。万事有计划,方向才会明确,目标才不会落空。学习、工作、生活都要有计划,都要定一个短期计划和一个长期计划。计划很重要,制订合理的计划更重要。无论是制订哪方面的计划,都是从个人的实际情况出发,从现实的环境基础入手,切忌“空大高”。目标定得很高,计划要求很严,但是都是一些自己完不成的任务,这样的计划订了也是白订。
一个人要对自己负责,每一天都应该活得充实和精彩。只有这样,才能不枉此生。怎样才能让我们的人生充实有精彩呢?首要的就是对自己的人生做一个整体的安排和规划。有了人生的目标,我们就会朝着这个奋斗目标一直坚持不懈地走下去。这样我们就会离自己的目标越来越近,总有一天会到达成功的彼岸。人生规划既是一个实现你终生目标的时间表,也是一个实现那些影响你日常生活的无数更小目标的时间表。人生规划的设计是要使你的注意力集中起来,在一个特定的时间范围里充分地利用你的脑力和体力。事实上,注意力越集中,脑力和体力的使用就越有效。人生规划可以合理地分配你的精力和时间,让你的人生不虚度,每一天都会有精彩。
正如高尔基所说:“不知道明天做什么的人是可悲的。”我们不应该做这种可悲的人,对于自己的人生、工作、学习都应该有一套切实可行的计划,要有每天的计划、每月的计划、每年的计划、十年的计划、一生的计划。
不论做什么事都要有计划,计划对每个人来说都是必要的。别说没时间计划,如果你改变你的生活方式,留出时间作计划,将极大地节约你的精力和成本。
第一,制订短期计划
短期计划一般指从现在起的半年时间内的计划。
制订短期计划,需要有三个步骤。
步骤一:将需要在短时间内完成的工作确定下来。
步骤二:把所有工作都排列起来,重要的排在前面,次要的排在后面。
步骤三:把各项工作安排到每日的日程表中去。
一幅大的墙历可以使日程安排栩栩如生,挂在你的眼前。如果你的大部分工作是在办公室里完成的,不需外出访问客户或顾客,墙历是你最佳的选择。有些时候你需要匆匆记下约会时间,但手头没有日历,你可以将其记在袖珍笔记本或者一张纸上,然后在空闲时间里将它写到日历上。
如果你大部分时间是在路上或者客户的办公室里,那么一个精美的日记本日历是很有必要的。
尽管任何一种日历都可以用来记录每日工作及约会,但是每月日历对一位时间管理者来说应当是最有帮助的。因为它可以为你提供一次对近期工作的展望,有利于你掌握工作的进展情况。你还可以很精确地看到你正在干哪件事,可以在一段合理的时间内扩大工作量,也可以避免工作量过大。
有一个人谈到他使用日历的体会时,这样说道:“今年我的最大突破之一就是我决定随身携带一个日历,我用的是那种墙上挂着的普通日历,但它可以对折放入我的包里。那种只有一周日期的日历对我不起作用,我需要立即看到整个月的日期,给我个整体概念。”
选择哪种日历并不是最主要的,重要的是要经常翻翻日历,特别是在星期天晚上回顾一下一周内所做的事情,然后看看下周的日程安排。翻阅日历的时间,也是你回头看看自己目标、检查一下自己是否走了弯路的最佳时刻。
你在每天晚上或早晨做一个简单的回顾也是很有必要的。在笔记本上写下你已完成的事情,以及第二天要做的事情。查看一下你每周或每月日历以及每天的日程事务安排表,看看日程表中的事情是否已经完成。如果完成得好,可以给自己一点奖励。如果没有完成,那么就要想办法尽快补偿回来,并要给自己一点惩罚。
第二,制订中期计划
中期计划是半年到一年时间内的计划。
无论是在你的生活中还是在你的工作中,中期计划无疑都起着很重要的作用。
中期计划的时间和内容总是在变化的。对于不同的时间管理者来说,中期计划可能是三四个月的时间,也可能是一两年的时间;而对一个大石油公司或一家国际银行来说,它可能会长得多,但它总是长期计划的一个组成部分。
要制订一个合适的中期计划就要将眼光放远一点,构想一下自己或公司在两年内可能发生的变化,根据预定的目标逐项进行安排。
比如,时间管理者打算在两年内将公司的利润提高到现在的两倍。那么根据这一目标,将目标细化为各项小的目标,又将每一个小的目标结合到具体的日程安排中去,使中期目标具体到多个短期目标,完成一个短期目标也就是向中期目标迈进了一步。
毕竟,中期计划是由相对较长的日常工作组成的,比较机械化,没什么灵活性,提不起人们的精神来,所以,在时间管理中常常被忽视。事实上,它们是非常需要花大量时间去考虑的。
因而,在下次计划前,时间管理者一定要找出既定的和重复出现的活动,把它们一一列举出来,摆在目的、目标和任务的面前对照一下,看看它们到底有多重要。使用这种方法可以轻而易举地发现那些花费时间不当的日常行为,以便你及时调整自己的工作节律。
第三,制订长期计划
长期计划一般是指一年时间以上的计划。
长期计划的时间跨度更大,它是一个远期目标。长期计划的实行,依赖于短期计划和中期计划。
长期计划是在长期的时间内都要遵循的一个计划,完成了这个计划,也就完成了其工作的目标。所以,完成计划所需的时间越长,那么目标相应就越大,也就越能吸引人。
许多成功的人士在计划开始时,都是因为怀有美好的、激动人心的目标,才开始他们的工作的。
例如,美国通用汽车公司在最初成立时只有2000美元的注册资金。公司的创始人比利·杜兰特在创业之初就给自己确立了一个目标,那就是要成为汽车工业的老大,独立成立若干汽车企业,再用联合的方式控制整个汽车工业。经过几十年的努力,杜兰特终于实现了这一梦想(长期计划)。
长期计划的制订是以短期计划和中期计划为基础,合理安排好时间,分期完成计划。同时,用短期计划带动中期计划,中期计划又带动长期计划。
长期计划的完成、目标的实现,是激动人心的。但是,这一切都需要时间管理者长期坚持不懈的努力,任何的中途退缩都不可能有长期计划的完成和梦想的实现。
执著的追求是应该嘉许的,但如明知道不行仍一条道走到黑,或明知客观条件造成的障碍无法逾越,还要硬钻牛角尖,就不可取了。
计划的调整实际上是一种动态调整,是随机转移的。若发现你原来确定的计划与自己的条件及外在因素不适合,那就得改弦易辙,另择他径。
这种动态调整有以下的基本形式:
一是主攻方向的调节。若原定计划与自己的性格、才能、兴趣明显相悖,这样的计划实现的概率趋零。这就需要适时对计划做横向调整,并及时捕捉新的信息,确定新的、更易成功的主攻计划。
扬长避短是确定计划、选择职业的重要方法。在科学、艺术史上,大量人才的成败证明,有的人在某一方面具有良好的天赋和能力,但他不可能有多方面的强项;有的人在研究、治学上是一把好手,而一到管理、经营的岗位他就一筹莫展,能力平平,甚至很差。
二是在原定计划基础上的调节。主攻方向不变,只是变革层次的调整。若是原计划定得过高了,只有很小的实现可能,必须调低,再继续积累,增强攻关的后劲。若原计划已实现,则要马不停蹄地制定新的更高层次的计划。若原计划定得太低,轻易就已跃过,则要权衡自己的能力、水平,使计划向上升级。
实现计划自然需要长期的努力。在为人生计划奋斗时不能幻想一劳永逸,而要务实笃行、稳扎稳打、奋力前行。同时也要看到,每取得一点成功,都是向总计划靠近一步。取得了全局性的成功也不是计划的终止,而恰恰是向更高一级计划攀登的开始。
三是在获得信息反馈之中调节。即在原定计划中受挫而幡然醒悟,调整通道,重新把计划定在自己拿手的领域。
美国科学家迈克尔逊,青年时曾入海军学校,但他学习成绩很差,特别是军事课长期不及格。学校多次批评教育不起作用,最后学校不得不把他开除。
但是,他对物理实验非常感兴趣,被开除后他投入对物理的学习和研究,很快显示出才华。他长期孜孜不倦、苦苦钻研,终于做出被荣称为“迈克尔逊光学实验”的伟大创举,为相对论奠定了实验基础,成为美国第一个获得诺贝尔奖的人。
四是从预测未来中进行调节。社会的需要和个人的兴趣、才能、性格等都经常会发生变化。
要善于打一个“提前量”,进行预测。如才能的发展与年龄大小关系极大,任何才能都有其萌发期、发展期和衰退期,这样顺势而为,做出设想、规划,显然对计划定向是大有益处的。
五是对具体阶段计划视情况进行调节。大的计划要终生矢志追求,而小的阶段计划则可以进行适当的调节。科研人员在研究方向的选择上有时为了能快出成果,改变思路而取得成功的案例在科学史上不乏先例。
那么计划在什么情况下需要适时调整呢?一般来说如下几种情况必须调整人生计划:
第一,环境发生重大变化的时候。任何人的人生计划都是特定时代、特定环境的产物,而各种环境中主要是社会环境对人生计划具有决定作用。社会环境、自然环境的变化,会影响人生计划的变化,特别是重大的环境变化常造成人生计划的重大改变。
所谓环境的重大变化时刻,是指两个方面发生的重大变化:一是国内外经济、政治、思想文化领域的大动荡,二是人们的家庭的经济、政治、亲属关系等发生重大变化。
这两个方面发生的重大变化对人生计划都将发生影响。我们的原则是,无论环境发生什么变化,具体的计划(某个阶段的计划或某个方面的计划)可以变通,随时做好调节,但总计划应该矢志不移。
第二,在人才竞争的胜败转折时刻。奋斗中的成与败,常常形成人生道路的转折点,这已为无数事实所证明。
第三,人生总流程中,前后两个阶段相更替的时刻。这种时刻,称为人生转折时刻。这种转折,或发生在人的生理发生转折时(发育和疾病造成的),或发生在人的社会地位发生突变的时候,或发生在人的社会智能结构发生质变前后。总之,是人自身某种或某些条件发生重要变化的时刻。这个时刻,也是容易引起人生计划发生改变的时刻。我们应努力防止在人生转折时刻发生人生计划的不良转变,防止因社会地位升高或降低而腐化或丧志、因疾病而颓丧、因智能提高而骄傲,应使人生计划始终保持正确的大方向,具体计划始终切实可行。
为计划下定义,不断修正,相信它会实现——成果就这样出现了。任何人都能完成他们所想的,你也一样。第一步,你必须知道这伟大的成就是什么;下一步,设计许多能令你保持高昂情绪的小计划,让它们逐步引导你迈向成功。
每天对工作选择实行,对优先顺序做了解,对你大有助益。确信自己的努力没有白费,而且要求事半功倍。谨慎而自觉地决定事情先后,一般人从不这样做,他们只是任性而为,随波逐流;他们是基于恐惧、气愤和报复,而非为了活得更好而努力;他们不求提高效率,梦想终幻化为泡影。
了解自己的需要和如何得到自己所想的。明了这些事情的轻重缓急,你可以按部就班地计划自己的一天。