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凡正式的接待场合，人们对宾主之间的会面都十分关注。有鉴于此，在正式会面时，一定要遵守必要的会面礼仪。接待服务人员务必牢记，与来宾相对时，不论在正式场合还是在非正式场合，只要自己是在工作岗位上，就绝对不能失礼于人。一般而论，接待服务人员在学习、运用会面礼仪时，一定要在自然、大方、互动三个方面倍加注意。
第一，行礼要自然。所谓以礼待人，讲究的是“出自内心，发乎诚意”，故一定要自然而然，切勿矫揉造作、过度夸张，或者勉强从事、毫无任何表情。
第二，待人要大方。面对来宾时，最佳的表情神态是落落大方。这不仅会给人以不卑不亢之感，而且也是自身充满自信的最佳表现。
第三，临场要互动。所谓互动，此处是指接待人员在为来宾服务时，一定要注意与对方协调、配合，并始终以对方为中心。不能一味地例行公事、我行我素，而是需要适时地观察对方的反应，并为此而进行必要的调整。
称呼，此处是指人们在其交往应酬中所使用的表示彼此关系的称谓语。在接待工作中，正确、恰当地称呼对方，记住对方的姓名，是一个基本的要求。对于接待人员来说，要表现出对交往对象的尊敬与重视，就必须对所接待对象的称呼予以高度重视和认真对待。这是因为选择正确和适当的称呼，不但能够反映出自身的教养和素质，还能体现双方关系所发展到的具体程度。
从总体上讲，在接待活动中称呼所接待对象的姓名有两点注意事项：第一，符合常规。第二，不出差错。从具体层面来讲，要求接待人员一定要记住接待对象的姓名，并善于采用对方的尊称。做到了这两点，就不会在称呼这个问题上失礼，而且还有利于缩短交往双方的心理距离，赢得对方的好感，便于开展接待工作。
接待人员在具体涉及接待对象的称呼时，主要应注意姓名有别和称呼有别这两点。
在世界各国，人们一般都有本人专用的姓名，用以在称呼上区别于他人。所谓姓名，通常是一个人的姓氏和名字的合称。姓氏者，家庭之称谓也；名字者，则是对本人的称呼。在人际交往中，人们在称呼他人时，有时是只称其姓，有时是直呼其名，有时候则是连名带姓一起称呼。在接待活动中，接待人员在需要称呼或使用接待对象的姓名时，必须要注意记住对方、不出差错和不宜滥用。
（一）记住对方
在人际交往中，每一个人都希望自己被交往对象所重视。因此，接待人员对于称呼的运用往往与对接待对象的态度密切相关。此时，“态度决定一切”，千万不要马虎大意、随心所欲。可以说，在接待工作中，尤其是初次交往中，能够迅速地记住对方，是表现自己对接待对象重视的最为行之有效的方法。
一般而言，要记住对方，首先就体现为牢记对方的姓名。一旦知道了接待对象的姓名，特别是在与对方交换过名片，或者听过了对方的自我介绍后，就一定要记住对方的姓名，以便与之进一步交流。否则，不但令场面尴尬，而且还会给接待对象留下不被“重视”的感觉。
（二）不出差错
在接待工作中，接待人员在具体涉及接待对象的姓名时，不论口头称呼还是笔头书写，都不能出现任何差错，否则，轻则会使人觉得不礼貌，重则会影响接待工作的顺利进行。因此，在接待活动中，接待人员一定要谨记以下几点：
1.不读错姓名
对于接待人员来说，千万不能读错接待对象的名字。不论任何原因，将对方的名字读错，都是一个严肃的错误。有些时候，还会引起对方的反感，甚至会引起不同程度的误解。
2.不写错姓名
同样的道理，接待人员不能写错接待对象的姓名，因为写错姓名也意味着失礼和不尊重。当需要书写接待对象的姓名时，一定要加倍谨慎，不仅在书写过程中应当一丝不苟，而且在书写完毕后还必须认真地再三予以核对。
3.不张冠李戴
对于接待人员来说，最尴尬的莫过于把接待对象的名字张冠李戴了。即使自己的工作再忙，交往对象再多，也应该采取各种方法记住接待对象的姓名，而千万不要错喊成他人的名字。
（三）不宜滥用
重视接待对象的名字，在接待活动中就意味着对对方的尊重。因此，在日常生活和接待活动中，接待人员切忌滥用接待对象的姓名。具体说来，要特别注意如下两点：
1.不戏言接待对象的姓名
有必要使用接待对象的名字时，一定要认真、严肃、正经，不能乱写、乱念或乱画，更不能对其加以取笑或曲解。
2.不要借用接待对象的姓名
在日常生活和工作中，不得随意借用自己所熟悉的接待对象的名字，是接待人员应遵守的一条准则。尤其要注意的是，不要随意因私人目的而滥用接待对象的名字，更不能将其轻易用于商业用途。根据国际惯例，未经本人许可，在任何情况下，都不能将他人姓名用于商业用途。作为训练有素的接待工作者，在这一方面尤其不能大意。不能因为一己之私，而任意滥用接待对象的姓名。
在接待活动中，接待人员对接待对象所使用的具体称呼，往往备受对方重视。因为选择一种称呼，不仅反映着自身的教养和对对方尊重的程度，而且还体现着双方关系的发展程度。
在称呼接待对象时，接待人员应该注意称呼正规、区分对象、主次有序、防止犯忌四个具体事项。
（一）称呼正规
在工作岗位上，人们所使用的称呼自有其特殊性。下述五种正规的称呼方式，是接待人员可以广泛采用的：
1.称呼行政职务
在正式场合中，尤其是在具体工作中，以交往对象的行政职务相称，以示敬意有加、身份有别，这是接待活动中最常见、最正规的一种称呼方式。
2.称呼技术职称
当今社会，正处于知识经济的时代，有文化、有知识、有技术的人士受到普遍的尊敬。在接待活动中，对接待对象中具有技术职称者，特别是具有高级、中级专业技术职称者，在工作中可直接称其技术职称，以示对其敬意有加。
3.称呼所获学位
与前一种情形相类似，在交往中，特别是在实际工作或学术活动中，以交往对象所获得的具体学位相称，既可增强现场的学术气氛，又可增加被称呼者的权威。
4.称呼职业名称
在接待活动中，当接待人员仅仅了解接待对象所从事的具体行业，而不清楚对方的行政职务、技术职称或者具体学位时，直接称呼被称呼者的行业名称，往往也是可行的，也是另一种不失礼的方式。例如，可以统称教员为“老师”，称医生为“大夫”，称警察为“警官”等。
5.称呼通行尊称
所谓通行尊称，也称为“泛尊称”，通常适用于各类被称呼者。诸如“同志”、“先生”等，都属于通行尊称。不过，其具体适用对象往往小有差别。
此外，对同事、熟人，可以直接称呼其姓名，以示亲密无间，如“张腾”、“武小菲”等。但对尊长、外人，则显然不宜如此。
（二）区分对象
当面对不同行业、不同职务、不同身份乃至不同性别的接待对象时，接待人员还须根据交往对象的具体不同，而在具体称呼上有所区别。一般说来，对于成年人，可以将男士称为“先生”，将妇女称为“小姐”、“夫人”或“女士”。这是目前所通行的“泛尊称”。在称呼妇女时还要注意，对已婚者应称“夫人”，对未婚者或不了解其婚否者可称“小姐”，对于不了解其婚否者也可称之为“女士”。此外，在不同的场合还有不同的讲究。具体而言，主要有下列几点需要特别重视：
1.政务活动
在政务活动中，除了可以使用“泛尊称”外，通常可以称呼对方的行政职务。
2.军事交往
在军事交往中，对于军界人士，最佳的称呼往往是称其军职。对于其军衔，有时宜可作为称呼。
3.宗教场所
在宗教场所中，对于神职人员，一般均应以其神职相称。有两点要特别加以注意：第一，切勿在称呼神职时出现差错；第二，越是正式的场合，越应当在称其神职时采用全称。
4.普通场合
在普通场合中，对于教授、研究员、工程师、律师、法官、医生等职称、职务或博士学位拥有者，均可直接以之相称。
（三）主次有序
在实际工作中，接待人员往往需要在同一时间、同一地点之内对多名接待对象同时加以称呼。在这种情况下，既要注意在称呼对方时面面俱到，又要注意在称呼对方时主次有序。所谓主次有序，通常指的是在需要同时称呼多名接待对象时，一定要首先分清主次，然后由主到次、依次而行。在实际操作中，其标准做法有下列四种：
1.由尊而“卑”
它的具体含义是：称呼多名人士时，应当自其地位较高者开始，自高而低，按顺序依次进行。
2.由疏而亲
它的具体含义是：若被称呼的多名人士与自己存在亲疏之别，为避嫌疑，一般应当首先称呼其中与自己关系生疏者，然后再称呼其中与自己关系亲近者。
3.由近而远
有时不便细分多名被称呼者的“尊卑”、亲疏，那么则不妨以对方距离自己具体空间位置的远近来进行，即先称呼距离自己最近者，然后再依次称呼距离自己较远者。
4.统一称呼
在某些特殊情况下，对多名称呼者不必一一称呼，或者不便一一称呼时，则可采用统一称呼对方的方式作为变通。例如，以“诸位”、“大家”、“各位来宾”、“女士们、先生们”等方式直接称呼对方。
（四）防止犯忌
在接待活动中，千万不要因为称呼而冒犯对方的禁忌。一般而言，以下七种错误称呼都是接待人员平日不宜采用的：
1.错误的称呼
在称呼接待对象时，千万不能有任何形式的差错。因为不论何种差错，显然都是十分失礼的。
2.庸俗的称呼
某些市井流行的称呼，因其庸俗低级、格调不高，甚至带有明显的黑社会风格，在接待活动中应当绝对禁止使用。接待人员在正式场合如采用低级庸俗的称呼，则既失礼，又失自己身份。
3.绰号性称呼
在接待活动中，对关系一般者，切勿擅自称对方的绰号，更不应该以道听途说而来的绰号去称呼对方。至于一些对对方具有讽刺侮辱性质的绰号，则严禁使用。接待人员一定要记住：在任何情况下，当面以绰号称呼他人，都是不尊重对方的表现。
4.地域性称呼
有些称呼，诸如“爱人”、“对象”、“师傅”、“老师”等，具有很强的地域性特征。一旦对其不分对象地滥用，往往难免出错。
5.简化性称呼
在正式场合，有不少称呼不宜随意简化。例如，把“范局长”、“沙处长”称为“范局”、“沙处”，就显得既不正规，又不礼貌。
6.无任何称呼
在需要称呼接待对象时，一定要有适当的称呼。若根本不用任何称呼，或者代之以“喂”、“嘿”、“下一个”、“那边的”以及具体代码，都是极不礼貌的。
7.距离不当的称呼
在接待活动中，若是与仅有一面之缘者称兄道弟，或者称其为“同学”、“战友”、“朋友”、“老板”、“闺蜜”、“屌丝”等，都是与对方距离不当的表现，接待人员应当避免使用此种称呼。
在各国、各地区、各民族，问候礼都为人们所普遍运用。所谓问候礼，通常简称为问候、问好、问安，或者称之为打招呼。具体而言，它是指在与他人相见时，以专用的语言或动作向他人问好。这是向交往对象表示善意的一种常规的致意形式。
在接待工作中，接待人员在需要问候接待对象时，应注意如下三个问题：
（一）规范内容
尽管在不同的国家里，人们问候他人的具体内容和形式往往各有不同，但都必然充满了对问候对象的敬意与善意。
例如，在中国，人们最常见的问候是：“吃过饭没有”、“忙什么呢”。在美国，人们的问候往往是最为简洁的：“嗨。”而在中亚一些以畜牧业为主的国家，人们却惯以“牲口好吗”作为问候之语。
在国际交往中，问候外方人士的常规内容有二：其一，直接向对方问好，如“你好”。其二，采用时效性问候，即在向对方问好的同时加上具体的时间限制，如“早上好”、“下午好”、“晚上好”、“周末好”、“圣诞好”。除此之外，不宜再以其他内容向外方人士进行问候。
（二）重视态度
接待人员在向接待对象进行问候时，必须注意“表里如一”，即讲究具体态度。从总体上讲，问候接待对象时的态度应当是：热情、友善、大方。具体而言，须对如下几点加以注意：
1.“眼到”
问候他人时，一定要正视对方的双眼，以示自己全神贯注，一心不二。不允许在问候时目视他方，或是不正视对方。
2.“口到”
“口到”的具体含义是：问候他人时，声音一定要清晰、响亮、爽朗，切莫声音含糊或用词不当。
3.“意到”
在问候他人时，不允许面无表情，更不可以脸上充满敌意。此刻只有面露真诚的微笑，才会使自己的问候显得真心实意。
（三）讲究顺序
在比较正式的场合，人们彼此之间的问候应当有来有往。双方在彼此问候时，其具体顺序的先后往往颇有讲究。
根据惯例，交往双方在彼此问候时讲究“位低者先行”，即通常应由双方中地位较低的一方首先问候地位较高的一方。具体而言，主人应首先问候客人，职务低者应首先问候职务高者，晚辈应首先问候长辈，男士应首先问候女士，未婚者应首先问候已婚者。
在国际交往中，若我方人员需要同时问候多名外方人士时，按照惯例，可以“由尊而卑”或“由近而远”依次进行。在具体操作中，若接待对象首先向我方进行问候，则接待人员应立即予以回应。
由于名片使用起来简便、灵活，能够适应现代社会人际交往十分频繁的需要，因此成为人际交往中必不可少的联络工具和信息载体，具有自我推荐和扩大交往的重要功能。
在接待场合，名片的使用往往和宾主双方的互相结识与交往联系在一起，因此接待人员对名片的使用应予以高度的重视。
根据名片使用场合的不同，接待人员在日常生活中所使用的名片可以分为社交名片和公务名片；根据名片主人的不同，具体则又可以分为个人名片、夫妇名片以及集体名片。一般而论，接待人员在不同的场合，或面对不同的交往对象时，应当使用不同的名片。
（一）公务名片
公务名片，此处是指接待人员在正规的接待活动中所使用的名片，它是接待人员最常使用的名片。一枚标准的公务名片，按惯例应由具体归属、本人称呼、联络方式等基本内容构成。
1.具体归属
它由接待人员供职单位和所在部门的正式名称所组成，不能采用各种约定俗成的缩写。一般而言，它通常位于名片的左上角。需要注意的是，在一枚名片上所列出的单位或部门不宜多于两个。如果确实有两个以上的供职单位或部门，或同时承担着多种不同的社会职务，则应分别印刷不同的名片，并根据接待对象和交际目的的不同而分发不同的名片。
2.本人称呼
它应由本人姓名、职务、学术头衔等几个部分所构成，位于名片的正中央位置。一般来说，接待人员的技术职务，或者是学术头衔往往可有可无。通常名片所列的行政职务一般不宜多于两个，并且要注意与同一名片上的具体归属保持对应。
3.联络方式
它通常由单位地址、办公电话、邮政编码等内容所构成。在正常情况下，家庭住址、住宅电话不宜列出。至于传真号码、电子邮箱等内容，则应该根据具体情况决定是否列出。单位的联络方式，同样应与同一名片上所列的具体归属相对应。
上述三项内容，既要完整无缺，又应排列美观。一般来说，具体归属与联络方式应以大小相似的小号字体分别印于名片的左上角和右下角；本人姓名应以大号字体印于名片的正中央；职务头衔则应以较小字体印在姓名的右侧。
（二）集体名片
集体名片，实际是公务名片的一种特殊形式，它通常适用于那些对外交往较为频繁的政府部门，是其主要成员集体对外使用的名片。使用集体名片不仅可以节省费用，而且有助于维护和宣传集体。
集体名片与其他公务名片的区别在于，应在名片上列出这一集体的每一位主要成员的具体称呼，并按其具体职务高低由上而下依次排列。
（三）社交名片
社交名片，在此指的是接待人员在工作之余，以其私人身份在社交场合进行交际应酬时使用的名片，故又被称为个人名片。
社交名片的基本内容包括两个部分：其一，本人姓名，以大号字体印在名片正中央，因为社交名片只用于社交场合，通常与公务无关，因此无须添加任何公务性头衔。其二，联络方式，以较小字体印在名片右下方。与公务名片有所区别的是，除了邮政编码外，包括家庭住址、住址电话、电子邮箱等在内的个人信息均可详细提供。但是，一般不宜将自己的手机号码留在名片上，以免使自己过于被动。如果本人不喜欢被外界打扰，则可根据具体情况对自己联络方式的内容有所保留，例如，可删去住宅电话。必要时，在名片上也可以不留任何联络方式，而仅保留姓名一项内容。
（四）夫妇名片
在一些社交场合，接待人员有可能偕同配偶一起参与交际应酬。在这种情况下，使用夫妇名片就比较合适了。事实上，夫妇名片只是社交名片的一种特例，它较多地运用于两人联名赠送礼品或投寄问候信函的场合。名片上的基本内容，同样只包括姓名和联系方式两项，或只有姓名一项。所不同的是，夫妇名片同时印有夫妇两人的姓名。需要注意的是，夫妇两人姓名应印刷成一行，而不宜印成上下两行。同时切记，无论任何理由，都不能随意划掉或涂去另一方的姓名，因为那是一种很不得体的做法。如果有必要以某一方的名义单独使用名片时，则最好还是选择个人名片。
作为一种不可或缺的交际工具，名片在现实生活中有着很强的实用性。对接待人员而言，名片的基本用途主要有以下几种：
（一）常规用途
名片主要具有互通姓名、相互结识的重要作用。具体来说，又可细分为介绍自己、结交他人、拜会他人、便于联系等功能。
1.介绍自己
初次与交往对象见面时，如果想进一步交往，除了必要的口头自我介绍外，还可以递上一张名片作为辅助的介绍工具。这样做，不仅能向对方明确身份，而且还可以节省时间，强化效果。
2.结交他人
在社会交往中，接待人员如果想要结识某人，往往可以主动递交名片。这不仅意味着友好，而且还含有“可以交个朋友吗”这句潜台词。从礼仪上讲，对方一般会随之与接待人员互换名片，从而也就完成了双方结识的第一步。
3.拜会他人
接待人员在初次前往他人工作单位或私人居所进行正式拜访时，可先把本人名片交于对方门卫、秘书或家人，然后由其交给拜访之人，意为“我是某某某，我可以拜访您吗”。待对方确认了拜访者的实际身份后，再决定双方是否见面。
4.便于联系
利用他人在名片上提供的联络方式，可以与对方取得并保持联系，促进交往。当人们变换了单位、调整了职务，或者联系方式有所更改后，一般都要重新制作自己的名片。向经常交往的对象递交新名片，也就意味着把本人的最新情况通报给对方，避免双方联系上的失误。
（二）特殊用途
在社交场合，尤其是国际社交性的场合，名片不仅仅是相互联系的工具，它还可以代替一封简洁的信函，用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等。具体做法是：在名片的左下角写上一行字或一句短语，然后装入信封送交他人。如果是本人亲自递交或托人带给他人，要用铅笔书写；如果采用邮寄方式，则应用钢笔书写。书写时多采用法文缩略语。
1.较常见的法文缩略语
p.f.意为“祝贺”，庆祝节日时用；
p.r.意为“感谢”，接受礼物、款待之后，或者收到别人庆祝、吊唁之类的名片后使用；
p.p.意为“介绍”，向对方介绍某人时用；
p.m.意为“备忘”，提请对方注意某事时使用；
p.p.c.意为“辞行”，在调离和离任时，向同事告别时使用；
p.p.n.意为“慰问”，问候病人时用；
p.e.意为“谨唁”，凭吊、追悼时用；
p.p.n.a.（可以大写）意为“恭贺新年”。
2.代替信函使用时的注意事项
其一，介绍相识。接待人员如果欲向自己相识的人介绍某人时，可以在自己名片的左下角写上“p.p.”，再在后面附上被介绍人的名片，交由被介绍人交给对方，或直接邮寄给对方。在把名片交给被介绍人之后，介绍人应当先用电话与对方联络，告诉对方有人将拿着自己的名片去见对方。
其二，简短留言。当接待人员拜访某人，或者需要向某人传达某事而对方又恰巧不在时，可以留下自己的名片，并在名片上简单写上具体事由，然后委托他人转交。
其三，充当礼单。当接待人员向他人馈赠礼品时，可以将本人的名片作为礼单，置于礼品包装之内。具体做法是将名片装在一个大小相当的信封里，信封上写上收礼者的姓名，信封可以不封口。名片可根据实际情况简单留言，如“p.p.n.a.”。
名片在当今社会中的作用已经不言而喻，从某种程度上讲，它实际就相当于人的另一张“脸面”。因此，一张名片制作得是否规范，往往会影响交往对象对自己的看法，进而影响双方的进一步交流与合作。接待人员在制作名片时应当认真考虑下述问题：
（一）规格材料
目前在中国通行的名片规格为长9厘米，宽5.5厘米，而在国际上较为流行的名片规格则为长10厘米，宽6厘米。一般情况下，内宾接待者应以前一种标准订制名片。夫妇名片和集体名片可在原有的基础上再扩大一些。名片通常以耐折、耐磨、美观、大方、便宜的纸张作为首选材料，如白卡纸、再生纸等。将名片做成折叠式或书本式，或者选用布料、塑料、真皮等材料制作名片是不太合适的。此外，将纸制名片烫金、压花、过塑、熏香，也是不合适的。
（二）文字版式
名片上文字的排列版式大体有两种：一是横式，即文字的行序自上而下，字序自左而右；二是竖式，即文字排列的行序自右而左，字序为自上而下。当两面的内容相同时，不可一面为横式，而另一面选择为竖式。
一般而言，内宾接待人员通常采用简化汉字的横式名片，如无特殊原因，不得使用繁体字。从事少数民族工作或涉外工作的接待人员，则可以酌情使用少数民族文字或外文。一般情况下，可将汉字印于一面，少数民族文字或外文印于另一面。一张名片上不宜使用两种以上文字，也不要在同一面上混合使用不同的文字。同时要注意，名片上的文字，尤其是外文，一定要确保规范和正确。
以汉字印刷名片时，一般采用楷体或仿宋体，尽量不要采用行书、草书、篆书等不宜识别的字体。以外文印刷名片时，一般均采用黑体字。在涉外交往中使用的名片亦可采用罗马体，但很少用草体。文字印刷要清晰易识，不宜自行手写名片，也绝不能在印刷的名片上以笔增减、修改内容，那是名片制作和使用上的大忌。
（三）色彩图案
接待人员所制作的名片宜选用单一色彩的纸张，并且以米白、米黄、浅蓝、浅灰等庄重朴实的色彩为佳。一般而言，名片上除文字符号外不宜添加任何没有实际效果的图案。如果本单位拥有象征性的标志图案，则可将其印于归属一项的前面，但不可过大或过于突兀。接待人员也不宜将照片、漫画、花卉等内容印在名片上。
名片礼仪的核心内容，是交际现场名片的交换。接待人员如何交换名片不但是其个人修养的一种反映，而且也是对交往对象尊重与否的直接体现。
（一）携带名片
接待人员在接待活动中，或者参加正式的交际活动时，都应随身携带自己的名片。
1.足量适用
接待人员携带的名片一定要数量充足，确保够用。所带名片要分门别类地放置，以便根据不同交往对象使用不同名片。
2.放置到位
名片应统一置于名片夹、公文包或上衣口袋之内，在办公室时还可以放于名片架或办公桌内，切不可将其随便放在钱包、裤袋等处。
3.完好无损
平时，名片一定要保持干净整洁，切不可出现折皱、破烂、肮脏、涂改等情况。
（二）递送名片
递送名片，是名片礼仪中的重点。接待人员在递送名片时，尤其要注意如下几个要点：
1.观察意愿
除非自己想主动与人结识，名片务必要在交往双方均有结识对方或建立联系的愿望的前提下发送，否则就会有故意炫耀、强加于人之嫌。
2.把握时机
发送名片，一定要掌握适宜时机，一般应选择初识之际或分别之时，不宜过早或过迟。不要在用餐、观剧、跳舞时递送名片，更不要在大庭广众之下向多位陌生人发送名片。
3.讲究顺序
双方交换名片时，讲究由身份、地位较低者首先向身份、地位较高者递送名片，然后再由后者回复前者。因此在接待活动中，应由接待人员首先向接待对象递送名片。若接待对象不只一人，则应按照职务的高低自高至低来决定发送顺序，切勿跳跃式发送，更不能遗漏其中某些人。最保险的方法是：由近而远，按顺时针或逆时针方向依次发送。
4.表现谦恭
递上名片前，应当先向接受名片者打个招呼，既可先做一下自我介绍，也可以说声“可否交换一下名片”之类的提示语。对于递交名片这一过程，应当表现得郑重其事。要起身站立，主动走向对方，面含微笑，以双手或右手持握名片，举至胸前，并将名片正面面对对方。届时应说声“请多多指教”之类的礼节性用语，切勿以左手持握名片。
（三）接受名片
接受名片时，有一系列具体的讲究应予遵守。主要有：
1.接受之法
在接受他人名片时，接待人员不论多忙，都要暂停手中的一切事情，起身站立，双手捧接。至少也要用右手，而不得使用左手。然后要用不少于一分钟时间，将其从头至尾默读一遍。遇有显示对方荣耀的职务和头衔不妨轻读出声，以示尊重和敬佩。若对方名片上的内容有所不明，也可当场请教对方。
2.有来有往
接收了他人的名片后，不要忘记“礼尚往来”，一般应当立刻回送对方一枚自己的名片。若没有名片，名片用完了，或者忘了带名片时，应向对方作出合理解释，并致以歉意，千万不能毫无反应。
3.认真收存
接过交往对象的名片后，切忌把玩或折叠。应将其谨慎地置于名片夹、公文包、办公桌或上衣口袋之内，并应与本人名片区别放置。需要注意的是：绝对不能把所收到的名片随意塞入钱包或裤子口袋里，那样对对方是一种极大的侮辱。
（四）索要名片
依照惯例，接待人员最好不要直接开口向他人索要名片。但若想主动结识对方，或者有其他原因有必要索取对方名片时，可采取下列办法：
1.互换法
所谓互换法，即以名片换名片。在主动递上自己的名片后，对方按常理会回送给自己一枚他的名片，或者可在递上名片时明言：“能否与您交换一下名片？”
2.暗示法
所谓暗示法，即用含蓄的语言暗示对方。例如，索要名片时可说：“请问今后如何向您请教？”
在交际应酬之中，往往都需要在适当的时刻向交往对象行礼，以示自己对于对方的尊重、友好、关心与敬意。此种礼仪，即所谓会面礼，也就是人们会面时约定俗成互行的礼仪。
在不同的历史时期、不同的文化背景之下，人们所采用的会面礼往往千差万别，互不相同。为人们所熟知的，目前就有点头礼、举手礼、致意礼、脱帽礼、握手礼、拥抱礼、亲吻礼、鞠躬礼、合十礼、吻手礼、吻足礼、碰鼻礼、拱手礼、叩头礼、屈膝礼等。但是，当今在我国乃至世界各国最为通行的会面礼却只有一种，就是人们在日常生活中经常采用的握手礼。
一般情况下，握手礼简称握手。对于接待人员来说，握手行礼是工作与生活中的基本礼仪。学习握手礼，应掌握具体时机、先后次序和有效方式等重要问题。
握手的时机，是一个十分复杂而微妙的问题。它通常取决于交往双方的关系、现场的气氛，以及当事人的心情等多种因素，不可一概而论。
（一）应握手的场合
在下述场合，接待人员有必要与人握手：
其一，在比较正式的场合同相识之人道别，应与之握手，以示自己的惜别之意和希望对方珍重之心。
其二，在家中、办公室里以及其他一切以本人作为东道主的场合，迎送或送别来访者之时，应与对方握手，以示欢迎或欢送。
其三，拜访他人之后，在辞行之时，应与对方握手，以示“再会”。
其四，被介绍给不相识者时，应与之握手，以示自己乐于结识对方，并为此深感荣幸。
其五，在社交性场合，偶然遇上同事、同学、朋友、邻居、长辈或上司时，应与之握手，以示高兴与问候。
其六，他人给予自己一定的支持、鼓励或帮助时，应与之握手，以表衷心感激。
其七，向他人表示恭喜、祝贺之时，如祝贺生日、结婚、生子、晋升、升学、乔迁、事业成功或获得荣誉、嘉奖时，应与之握手，以示贺喜之诚意。
其八，对他人表示理解、支持、肯定时，应与之握手，以示真心实意、全心全意。
其九，应邀参与社交活动，如宴会、舞会之后，应与主人握手，以示谢意。
其十，在重要的社交活动，如宴会、舞会、沙龙、生日晚会开始前与结束时，主人应与来宾握手，以示欢迎与道别。
其十一，他人向自己赠送礼品或颁发奖品时，应与之握手，以示感谢。
（二）不宜握手的场合
在下述一些情况下，因种种原因，不宜同交往对象握手行礼，则应免行握手礼：
其一，对方手部负伤或负重。
其二，对方手中忙于他事，如打电话、用餐、喝饮料、主持会议、与他人交谈等。
其三，对方与自己距离较远。
其四，对方所处环境不适合握手。
在比较正式的场合，行礼握手时最为重要的礼仪问题，是握手的双方应当由谁先伸出手来“发起”握手。倘若对此一无所知，在与他人握手时，轻率地抢先伸出手去而得不到对方的回应，那种场景将一定是令人非常尴尬的。作为接待人员，更要对握手的先后顺序有一个清醒的了解。
（一）“尊者决定原则”
根据礼仪规范，握手时双方伸手的先后次序，应当在遵守“尊者决定原则”的前提下，具体情况具体对待。
“尊者决定原则”的含义是，在两人握手时，各自首先应确定握手双方彼此身份的“尊卑”，然后由此而决定伸手的先后。通常应由位尊者先伸出手来，即尊者先行。位卑者只能在此后予以回应，而绝不可贸然抢先伸手，因为那是违反礼仪的举动。
在握手时，之所以要遵守“尊者决定原则”，既是为了恰到好处地体现对位尊者的尊重，也是为了维护在握手之后的寒暄应酬中位尊者的自尊。因为握手往往意味着进一步交往的开始，如果位尊者不想与位卑者深交，他是大可不必伸手的。换言之，如果位尊者主动伸手与位卑者相握，则表明前者对后者印象不错，而且有主动与之交往之意。
（二）具体涉及的情况
具体而言，握手时双方伸手的先后次序大体包括如下七种情况：
其一，年长者与年幼者握手时，应由年长者首先伸出手来。
其二，长辈与晚辈握手时，应由长辈首先伸出手来。
其三，老师与学生握手时，应由老师首先伸出手来。
其四，女士与男士握手时，应由女士首先伸出手来。
其五，已婚者与未婚者握手时，应由已婚者首先伸出手来。
其六，上级与下级握手时，应由上级首先伸出手来。
其七，职位、身份高者与职位、身份低者握手时，应由职位、身份高者首先伸出手来。
（三）某些特殊的情况
若一个人需要与多人握手，则握手时亦应讲究先后次序，由尊而“卑”，即先年长者后年幼者，先长辈后晚辈，先老师后学生，先女士后男士，先已婚者后未婚者，先上级后下级，先职位、身份高者后职位、身份低者。
在工作场合，握手时伸手的先后次序，主要取决于职位、身份。而在社交、休闲场合，则主要取决于年龄、性别、婚否。
在接待来访者时，这一问题变得较为特殊一些：当客人抵达时，主人应首先伸出手来与客人相握；而在客人告辞时，则应由客人首先伸出手来与主人相握。前者是表示“欢迎”，后者则表示“再见”。若这一次序颠倒，则极易让人产生误解。
应当强调的是：上述握手时的先后次序可用以律己，却不必处处苛求于人。要是当自己处于尊者之位，而位卑者抢先伸手要来相握时，最得体的做法，还是要与之配合，立即伸出自己的手去。若过分拘泥于形式，对其视若不见、“置之不理”，使其进退两难、当场出丑，也是失礼于对方的。
握手的标准方式，是行礼时行至距握手对象约一米处，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开与对方相握。握手时，应用力适度，上下稍许晃动三四次，随后松开手来，恢复原状。
具体来说，握手时应加以注意的问题有：
（一）握手的神态
与人握手时，理当神态专注、热情、友好、自然。在通常情况下，与人握手时，应面含笑意，目视对方双眼，并且口道问候。
在握手时，切勿显得自己三心二意、敷衍了事、漫不经心、傲慢冷淡。如果在此时迟迟不握他人早已伸出的手，或是一边握手，一边东张西望、目中无人，甚至忙于跟其他人打招呼，都是极不应该的。
（二）握手的姿势
向他人行握手礼时，只要有可能，就应起身站立，一般来说，接待人员坐着与人握手是不合适的。
握手之时，双方彼此间的最佳距离为一米左右，因此握手时双方均应主动向对方靠拢。若双方距离过大，显得像是一方有意讨好或冷落一方。若双方握手时距离过小，手臂难以伸直，则不大好看。
最好的做法，是双方将要相握的手各向侧下方伸出，伸直相握后形成一个直角。
（三）握手的手位
在握手时，手的具体位置至关重要，常见的手位有两种：
1.单手相握
以右手单手与他人相握，是最常见的握手方式。不过进而言之，单手与人相握时，左手掌垂直于地面最为适当。这被称为“平等式握手”，表示自己不卑不亢。
与人握手时掌心向上，表示自己谦恭、谨慎，这一方式叫作“友善式握手”。
与人握手时掌心向下，则表示自己感觉甚佳、自高自大，这一方式叫作“控制式握手”。
2.双手相握
双手相握，即用右手握住对方右手后，再以左手握住对方右手的手背。这种方式，适用于亲朋故旧之间，可用以表达自己的深情厚谊。一般而言，这种方式的握手不适用于初始者与异性，因为这有可能被理解为讨好。这一方式，有时亦被称为“手套式握手”。
双手相握时，左手除握住对方右手手背外，还有人以之握住对方右手手腕、握住对方右手手臂、按住或拥抱对方右肩。这些做法，除非是面对至交，最好不要滥用。
（四）握手的力度
握手之时，为了向交往对象表示热情友好，应当稍许用力；与亲朋故旧握手时，所用的力量可以稍微大一些；而在与异性以及初次相识者握手时，则千万不可用力过猛。
总之，在与人握手时，不可以毫不用力，不然就会使对方感到缺乏热忱与朝气。但也不宜矫枉过正，如果在握手时拼命用力，将对方握得龇牙咧嘴，则难免有示威或挑衅之嫌。
（五）握手的时间
在普通情况下，与他人握手的时间不宜过短或过长。大体来讲，握手的全部时间应控制在三秒钟之内，即握上一两下即可。当然，若是老友重逢，握手的时间则可以相应适当延长。
握手时两手稍触即分，时间过短，好似在走过场，又像是对对方怀有戒意。而与他人握手时间过久，尤其是拉住异性或初次见面者的手长久不放，则显得有些虚情假意，甚至会被怀疑为“想占便宜”。
（六）握手的禁忌
在人际交往中，握手虽然司空见惯，看似寻常，但由于它可被用来传递多种信息，因此在行握手礼时应努力做到合乎规范，不犯禁忌。这就要求接待人员做到下述几点：
其一，不要用左手与他人握手。与少数民族人士或外国友人打交道时，则更要牢记此点，因为在他们看来左手往往是不洁的。
其二，不要在握手时争先恐后，而应当遵守秩序、依次而进。
其三，不要在握手时戴着手套或将另外一只手插在衣袋里，也不能在握手时另外一只手依旧拿着东西而不肯放下，例如，仍然拿着香烟、报刊、公文包、行李等。
其四，不要在握手时戴着墨镜。只有患有眼疾或眼部有缺陷者，方可例外。
其五，不要在握手时面无表情、不置一词，好像根本无视对方的存在，或纯粹是为了应付对方。
其六，不要在握手时长篇大论，点头哈腰，显得过分客套。过分客套不会令对方受宠若惊，而只会让对方不自在、不舒服。
其七，不要在握手时仅仅捏住对方的手指尖，好像有意与对方保持距离；也不要在握手时只递给对方一截冷冰冰的手指尖，像是迫于无奈似的。正确的做法，是要握住对方的整个手掌。即使对异性，也要这么做。
其八，不要以肮脏不洁或患有传染性疾病的手与他人相握。更不能在与人握手之后，立即揩拭自己的手掌，好像与对方握手就会使自己受到污染似的。
其九，不要拒绝与他人握手。在任何情况下，都不能这么做。
现代人要生存、要发展，在日常生活和工作中，就需要主动地与其他人进行必要的沟通，以寻求理解、帮助和支持。介绍，就是人际交往中与他人进行沟通、增进了解、建立联系的一种最基本、最常规的方式，是人与人进行相互沟通的出发点。
在接待工作中，如能正确地利用介绍，不仅可以扩大自己的交际圈，广交朋友，而且有助于自己进行必要的自我展示和自我宣传。因此在接待场合中，接待人员必须熟练掌握有关介绍的相关礼仪。
介绍自我即自我介绍，简言之，就是在必要的社交场合，由自己担任介绍的主角，自己将自己介绍给其他人，以便使对方认识自己。
根据会面礼仪的具体规范，接待人员在进行自我介绍时，应注重自我介绍的内容、自我介绍的分寸等诸多问题。
（一）自我介绍的内容
自我介绍的内容，是指自我介绍时所表述的主体部分，即在自我介绍时表述的具体要点。确定自我介绍的具体内容，应兼顾实际需要、所处场景及具体对象。
1.应酬式
应酬式的自我介绍，适用于某些公共场合和一般性的社交场合，如旅行途中、宴会厅里、舞场上、通电话时。它的对象，主要是进行一般性接触的交往对象，故介绍内容要少而精。应酬式的自我介绍内容最为简洁，往往只包括姓名一项即可。例如：“您好！我叫祝姿。”
2.工作式
工作式的自我介绍，主要适用于工作之中。它是以工作为自我介绍的中心，因工作而交际，因工作而交友。它的介绍内容，应当包括本人姓名、供职的单位及其部门、担任的职务或从事的具体工作等。其中这三项被称为工作式自我介绍内容的三要素，通常缺一不可。其中，第一项姓名，应当一口报出，不可有姓无名，或有名无姓。第二项供职的单位及其具体部门，有可能最好全部报出，具体工作部门有时也可以暂不报出。第三项担任的职务或从事的具体工作，有职务最好报出职务；职务较低或者无职务，则可报出目前所从事的具体工作。例如：“我叫王爱华，是东方市政府接待办的交际处处长。”
3.交流式
交流式的自我介绍，主要适用于社交活动中。它是一种刻意寻求与交往对象进一步交流与沟通，希望对方认识自己、了解自己并与自己建立联系的自我介绍。交流式自我介绍的具体内容，大体应当包括介绍者的姓名、工作、籍贯、学历、兴趣以及与交往对象的某些熟人关系等。此种自我介绍不一定非要面面俱到，而应依照具体情况而定。例如：“我名叫李青松，现在在北京长城有限公司工作。我是中国人民大学公共管理学院毕业的，咱们是校友，对吗？”
4.礼仪式
礼仪式的自我介绍，适用于讲座、报告、演出、庆典、仪式等一些正规而隆重的场合。它是一种意在表示对交往对象友好、敬意的自我介绍。礼仪式的自我介绍的内容，亦包含姓名、单位、职务等项，但往往还应多加入一些适宜的谦辞、敬语，以示自己礼待交往对象。
（二）自我介绍的分寸
进行自我介绍之时，对下述几方面的问题必须予以正视，方能使自我介绍恰到好处、不失分寸。
1.掌握时间
在进行自我介绍时要掌握好时间，在此包括以下两方面内容：
其一，应力求简洁。进行自我介绍时，应尽可能地节省时间，并以半分钟左右为宜。如无特殊情况，最好不要长于一分钟。为了节省时间，在做自我介绍时，还可利用名片、介绍信加以辅助。若使用了名片、介绍信，则其上所列的内容应尽量不予重复。
其二，应择时进行。自我介绍应在适当的时间进行，而不应在不适当的时间进行。进行自我介绍的适当时间，在此所指的是：一是对方有兴趣时；二是对方有空闲时；三是对方情绪好时；四是对方干扰少时；五是对方有要求时。进行自我介绍的不适当时间，则是指对方无兴趣、无要求、工作忙、干扰大、心情坏、休息用餐或正忙于私人交往之时。
2.讲究态度
进行自我介绍，态度务必要自然、友善、亲切、随和。既不要小里小气、畏首畏尾，又不要虚张声势、轻浮夸张、矫揉造作。在做自我介绍时，要充满信心和勇气，要敢于正视对方的双眼，显得胸有成竹、不慌不忙。这样做，将有助于自我放松，并使对方对自己产生好感。在自我介绍的具体过程中，语气要自然、语速要正常、语音要清晰，这对自我介绍的成功将大有好处。届时倘若语气生硬冷漠、语速过快或过慢、语音含混不清，都是缺少经验、缺乏自信的表现。
3.力求真实
进行自我介绍时所表述的各项内容，一定要实事求是、真实可信。没有必要过分谦虚，一味贬低自己去讨好别人，但也不可自吹自擂、弄虚作假、夸大其词。切勿在自我介绍时大掺水分，否则定会得不偿失。
介绍他人，又称第三者介绍，是经第三者为彼此不相识的双方引荐、介绍的一种介绍方式。介绍他人，通常都是双向的，即将被介绍者双方各自均做一番介绍。有时，也可以进行单向的他人介绍，即只将被介绍者中的某一方介绍给另一方。
（一）介绍他人的顺序
在为他人作介绍时，必须遵守“尊者优先了解情况的原则”。也就是说，在为他人作介绍前，先要确定双方地位的“尊卑”，然后先介绍位卑者，后介绍位尊者。这样做，可以使位尊者优先了解位卑者的情况，以便见机行事，在交际应酬中掌握主动权。这一原则，有时又被称为“后来者居上原则”。它所指的是后被介绍者，应较之先被介绍者地位为上。二者从不同角度，阐明了同一问题。
根据这些规则，为他人作介绍时的顺序大致有如下几种情况：
其一，介绍年长者与年幼者认识时，应先介绍年幼者，后介绍年长者。
其二，介绍长辈与晚辈认识时，应先介绍晚辈，后介绍长辈。
其三，介绍老师与学生认识时，应先介绍学生，后介绍老师。
其四，介绍女士与男士认识时，应先介绍男士，后介绍女士。
其五，介绍已婚者与未婚者认识时，应先介绍未婚者，后介绍已婚者。
其六，介绍同事、朋友与家人认识时，应先介绍家人，后介绍同事、朋友。
其七，介绍来宾与主人认识时，应先介绍主人，后介绍来宾。
其八，介绍上级与下级认识时，应先介绍下级，后介绍上级。
其九，介绍职位、身份高者与职位、身份低者认识时，应先介绍职位、身份低者，后介绍职位、身份高者。
（二）介绍他人的内容
在为他人作介绍时，介绍者对介绍的内容应当字斟句酌，慎之又慎。倘若对此掉以轻心、词不达意、敷衍了事，很容易给被介绍者留下不良印象。根据实际需要的不同，为他人作介绍时的内容也会有所不同。通常有如下五种形式可供借鉴：
1.标准式
它适用于正式场合，其内容以双方的姓名、单位、职务等为主。
2.简洁式
它适用一般的社交场合，其内容往往只有双方姓名一项，甚至可以只提到双方姓氏为止。接下来，则是由被介绍者见机行事。
3.引见式
它适用于普通的社交场合。做这种介绍时，介绍者所要做的，就是将被介绍者双方引导到一起，而不需要表达任何具有实质性的内容。
4.推荐式
它适用于比较正规的场合，多是介绍者有备而来，有意要将某人举荐给某人，因此在内容方面，通常会对前者的优点加以重点介绍。
5.礼仪式
它适用于正式场合，是一种最为正规的他人介绍。其内容略同于标准式，但语气、表达、称呼上都更为礼貌、谦恭。
（三）介绍他人的应对
在介绍他人时，介绍者与被介绍者都要注意自己的表达、态度与反应，即介绍他人的应对问题。
介绍者为被介绍者作介绍之前，不仅要尽量征求一下被介绍者双方的意见，而且在开始介绍时还应再打一下招呼，切勿开口即讲，显得突如其来，让被介绍者措手不及。
被介绍者在介绍者询问自己是否有意认识某人时，一般不应加以拒绝或扭扭捏捏，而应欣然表示接受。实在不愿意时，则应说明缘由。
当介绍者走上前来，开始为被介绍者进行介绍时，被介绍者双方均应起身站立，面含微笑，大大方方地目视介绍者或对方，神态庄重而专注。
当介绍者介绍完毕后，被介绍者双方应依照合乎礼仪的顺序进行握手，并且彼此问候对方。此时的常用语有：“你好”，“很高兴认识你”，“久仰大名”，“认识你非常荣幸”，“幸会、幸会”，等等。必要时，还可进一步进行自我介绍。不要在此时此刻有意拿腔拿调、硬端架子，显得瞧不起对方，或是心不在焉、疲于应付；也不要奴颜婢膝、阿谀奉承，成心讨好对方，表现得有失人格。
集体介绍，系他人介绍的一种特殊形式。它是指介绍者在为他人介绍时，被介绍者其中一方或者双方不止一人，甚至是许多人。由此可见，具体介绍大体可分成两种：其一，是为一人和多人做介绍。其二，是为多人和多人做介绍。
进行集体介绍时，应主要关注其顺序与内容两方面的问题。
（一）集体介绍的顺序
集体介绍的顺序，若有可能，应比照他人介绍的顺序进行。若实难参考，则可酌情参考下述顺序。应当强调的一点是，越是正式、大型的交际活动，对集体介绍的顺序就越是不可马虎。
1.“少数服从多数”
它的含义是当被介绍者双方地位、身份大致相似，或者难以确定时，应当使人数较少的一方礼让人数较多的一方，一个人礼让多数人。即先介绍人数较少的一方或个人，后介绍人数较多的一方或多数人。
2.强调地位、身份
若被介绍者双方地位、身份之间存在明显差异，特别是当这些差异表现为年龄、性别、婚否、师生以及职务有别时，则地位、身份为尊的一方即使人数较少，甚至仅为一人，仍然应被置于尊贵的位置，最后加以介绍，而先介绍另一方人员。
3.单向介绍
在演讲、报告、会议、见面时，往往只需要将主角介绍给广大参加者，而没有必要一一介绍广大参加者。
4.人数较多一方的介绍
若需要介绍的一方人数不只一人，可采取笼统的方法进行介绍。例如，可以说“他们都是我的同事”等，但是最好还是要对其一一进行介绍。进行此种介绍时，可比照他人介绍时位次“尊卑”的顺序，由“尊”而“卑”，如先上级后下级、先长后幼、先女后男等。不过，这一顺序的标尺一定要正规、单一，并且为众人所认可。
5.人数较多双方的介绍
若被介绍双方皆不只一人，则可依照礼规，先介绍位“卑”的一方，后介绍位“尊”的一方。在介绍各方人员时，均须由“尊”而“卑”，依次进行。
6.人数较多各方的介绍
有时，被介绍的会不只两方，此时需要对被介绍的各方进行位次排列。排列的具体方法有：一是以其负责人身份为准；二是以其单位规模为准；三是以其单位名称的英文字母顺序为准；四是以抵达时间的先后顺序为准；五是以座次顺序为准；六是以距介绍者的远近为准。如进行多方介绍，应由“尊”而“卑”。如时间允许，应在介绍各方时，以“尊卑”的顺序，一一介绍其各个成员。若时间不允许，则不必介绍其具体成员。
（二）集体介绍的内容
集体介绍的内容，基本上与他人介绍的内容无异，不过要求更认真、更准确、更清晰。有以下两点，应尤为注意：
1.不使用易生歧义的简称
在正式场合介绍他人时，简称切勿乱用。例如，不要讲“人大”、“消协”，而应道明是“中国人民大学”、“消防协会”。至少，要在首次介绍时使用准确的全称，然后方可采用简称。
2.不开玩笑、捉弄人
进行介绍时，要庄重、亲切，切勿随意拿被介绍者开玩笑，或是成心出对方的洋相。乱开他人的玩笑，绝对是失礼的。
在日常接待工作中，接待人员有时需要向接待对象介绍业务。
介绍业务，是指由服务人员向接待对象举荐商品、服务，使对方对其有所熟悉、有所了解。介绍业务的主要方法，要么是主动地介绍商品、服务的有关知识，要么则是对接待对象所提出的有关商品、服务的问题进行直接回答。后者有时亦称“问有答声”。
介绍业务，是接待人员进行服务的常规手段之一，接待人员对下述三点必须认真予以对待：
（一）苦练基本功
接待人员在其工作岗位，必须对自己经营的商品、负责的服务十分熟悉。只有如此，才能做到介绍在行，有问必答，得心应手。对于商品销售而言，要做好介绍推荐，就要做到“一懂”、“四会”、“八知道”。
所谓“一懂”，指的是要懂得相关的商品流通或服务各个环节的具体业务工作。
所谓“四会”，指的是对自己所经营的商品或服务要会使用、会调试、会组装、会维修。
所谓“八知道”，则是指要知道商品的产地、知道商品的价格、知道商品的质量、知道商品的性能、知道商品的特点、知道商品的用途、知道商品的使用方法、知道商品的保管措施。对于接待人员为接待对象所提供的服务而言，同样也需要对类似的问题掌握得一清二楚。
尤其重要的是，接待人员在介绍推荐商品、服务时，必须讲究职业道德，务必维护消费者的利益，一切都要实事求是。应当明确的是，在介绍推荐时，既不要夸大其词，也不要隐瞒缺点；不要存心张冠李戴，指鹿为马。例如，有意识地将甲地的产品、服务说成是乙地的，将国产或国营的商品、服务说成是进口的或外资的，将杂牌的商品、服务说成是名牌的。不要以次充好、以劣抵优。例如，不可将积压、滞销或残次的商品，硬是说成畅销、紧俏、优质的。
（二）熟悉接待对象心理
在对商品、服务进行介绍时，接待人员一般应当着重做好下述四件事：一是引起接待对象的关注；二是培养接待对象的兴趣；三是增强接待对象的欲望；四是要与接待对象达成交易。要做好这四点，完全有赖于接待人员对接待对象心理状态及其具体变化的了解程度。
不同性别、不同年龄、不同职业、不同阅历、不同个性、不同习惯、不同地域、不同民族、不同受教育程度的接待对象的具体表现，往往有所不同。一般情况下，接待人员在为接待对象进行介绍推荐时，既要注意对对方进行角色定位，又要争取实现真正的双向沟通。此时，其重要之点大致有三：
1.与接待对象建立和谐的关系
在进行介绍推荐时，首先要争取给对方以宾至如归之感。此外，还要力争缩短双方之间的距离。做到了这一点，就有助于增强对方对自己的信任。
2.与接待对象建立起彼此信赖的关系
介绍推荐时，应当质朴诚实、老幼无欺，设身处地地多为接待对象着想，认认真真地为其出主意、想办法、真帮忙，切记“买卖不成仁义在”。只有对接待对象诚实无欺，才能使双方彼此信赖。
3.促使接待对象自然而然地自行决断
介绍推荐商品、服务，一定要抓好时机。该介绍时一定介绍，不该介绍时千万不要介绍。关键是要自己有眼色，能够明白对方有无兴趣、有无能力。千万不要强拉硬卖，不看对方脸色而一味“自吹自擂”。
（三）掌握科学的方法
掌握介绍的科学方法，也是做好介绍必不可少的条件。要做到这一点，不仅要根据商品、服务的不同特点去做，而且还要尊重接待对象的不同兴趣、偏好；不仅要尽可能地全面，而且也要努力抓住重点。除此之外，还可辅以其他手段。例如，一边进行介绍推荐，一边进行展示操作；一边进行介绍推荐，一边回答接待对象的疑问。具体而言，接待人员所应掌握的介绍推荐商品、服务方法大致上有如下三种：
1.根据特点进行介绍
任何商品、服务均有各自的特点。它们分别表现在成分、性能、造型、花色、样式、质量、价格、连带服务、售后服务等方面。接待人员在对其具体进行介绍时，可就最为突出的优点、长处等方面予以侧重介绍。比如，或者介绍其成分、性能，或者介绍其造型、花色、样式，或者介绍其质量长处、优点，或者介绍其独特风格与历史地位，或者介绍其连带服务、售后服务。
2.根据用途进行介绍
接待对象不论购买商品还是购买服务，主要是为了使用与享受。因此，在介绍推荐商品、服务时，应着重围绕其用途展开。主要方法有五种：其一，介绍其多种用途。其二，介绍其特殊用途。其三，介绍其附带用途。其四，介绍其新增用途。其五，介绍其独特用途。
3.对新近上市的商品、服务的介绍
新上市的商品、服务，往往会面临接待对象对其不甚了解或举棋观望的局面。接待人员在积极进行宣传、推荐时，通常应当采取一些独特的方法：其一，介绍全新型商品、服务时，应着重介绍其优点、性能、用途及保养方法。其二，介绍改进型商品、服务时，应着重介绍其改进之后的优点。其三，介绍引进型商品、服务时，宜在将其与国内商品、服务进行对比的基础上，介绍其独具特色之处。其四，介绍未定型商品、服务时，宜在说明其尚处于试销的同时，介绍其与定型的同类商品在质量、价格、后续方面的差别，以供接待对象自行比较。
语言是人们用以交流的主要工具之一，而口头交谈则是人们彼此之间进行沟通的重要渠道之一。
在绝大多数情况下，接待人员与接待对象面对面的直接沟通以口头交谈为主。在这一方面，仅凭自己的常规经验是远远不够的，还需要熟练掌握在谈话的态度、语言、内容、方式等方面的礼仪规范。接待人员在口头交谈时的表现，不仅是其工作能力、行政水平以及待人接物的态度的体现，同时也是展示个人魅力与风采的具体途径之一。
接待人员应该掌握的口头交谈礼仪，主要涉及谈话的语言、谈话的态度、谈话的方式、谈话的内容、谈话的忌讳五个方面，它们具体规范了接待人员应当“如何说”和“说什么”。
语言是交谈的载体，整个交谈过程无非就是语言的具体运用过程。语言运用是否准确恰当，直接影响着交谈能否顺利进行。所以，接待人员在交谈中一定要特别注意语言的具体使用问题。
（一）正确选择
在接待活动中，接待人员应该自觉采用普通话，不能对接待对象说对方根本听不懂的地方方言，更不能使用低级、庸俗、不文明的语言。特别要注意的是，即使不在接待场合，也不允许几个人在工作期间聚集在一起讲家乡话。因为那样既不正式，又有搞“小圈子”之嫌，容易让人产生“有着不可告人的秘密”的错觉。我方接待人员在外事活动中，一般可以使用英语，或是直接采用交往对象所在国的国语。而在正式的官方活动中，则必须使用汉语，以此来体现一个主权国家的尊严。
（二）通俗易懂
接待人员在与接待对象进行口头交谈时，务必要以务实为本。一方面，接待人员所使用的语言应通俗易懂，而不可满口之乎者也，滥用书面语言、专业术语或成语典故；另一方面，接待人员应充分考虑到接待对象的职业和受教育程度等因素，努力使自己的语言生动、形象、具体、鲜明，以利于沟通交流。如果“官话”、“套话”连篇，或是所使用的语言过于雕琢，甚至咬文嚼字、卖弄学识，那么不仅有碍信息的传达，而且还会让人觉得十分可笑。
（三）简洁明确
进行口头交谈时最基本的一点，就是要让他人准确无误地听懂自己的发言。因此，接待人员所使用的语言应当力求简单明了，言简意赅地表达自己的观点和看法。要使对方能听懂，并且能准确无误地理解自己的本意，主要要求接待人员发音标准、吐字清晰；同时，所说的话含义明确，不能模棱两可，以免产生不必要的误会。届时，切忌使用方言、土语或是说话啰唆。
（四）文明礼貌
无论在日常交谈还是正式发言中，接待人员必须讲究文明礼貌，尽量使用尊称，并善于使用一些约定俗成的礼貌用语，如“您”、“谢谢”、“对不起”等。此外，在交谈时不可意气用事，以尖酸刻薄的话对他人冷嘲热讽，也不可夜郎自大，处处教训指正别人，务必要谦虚大度、文雅用语、礼貌交谈。同时，交谈中应当尽量避免一些不太文雅的语句和说法，对于不宜明言的一些事情可以尽量使用委婉的词句来表达，多用一些约定俗成的隐语。
口头交谈的态度，此处是指一个人在与别人交谈的整个过程中的举止表情及对接待对象的基本看法。从某种程度上讲，交谈的态度有时甚至比交谈的内容更为重要。在接待活动中，交谈的态度通常更受接待对象的关注。
对于训练有素的接待人员来讲，要想使自己口头交谈的态度符合要求，就必须注意如下四个方面：
（一）注意语态
语态，在此特指交谈时的神态，即表情和动作。一方面，与别人交谈时，在神态上既要亲切友善，又要舒展自如。当自己讲话时，要注意不卑不亢、恭敬有礼；在别人讲话时，则要专心致志、认真倾听。在与对方谈话时左顾右盼，或是双手抱在脑后，往往给人心不在焉或者目空一切的感觉。
另一方面，应当尽量以动作表达自己的尊敬之心。例如，在与别人谈话时，应当表情认真，目光直视对方。若要表示自己对对方观点的支持、赞同或理解，则可以点头微笑。此外，还要认真而专注地倾听他人的讲话，并且谨慎发言。
（二）注意语音
在现代社会中，语音被视为一个接待人员教养素质的直接体现，并与对接待对象尊重与否直接挂钩。在语音方面的基本礼仪规范是：与人进行交谈时，应力求发音纯正，尽量不带乡音土语，同时注意控制自己说话时的音量。最佳的音量标准是，只要接待对象可以听清楚即可。在口头交谈时，特别是在公共场所里与别人交谈时，如果粗声大气，不仅有碍于他人，而且也说明自己缺乏教养。
（三）注意语速
所谓语速，即一个人说话时速度的快慢。在交谈中，自己的语速是否合乎常规，往往同自己交谈的效果直接联系在一起。在接待工作中，不论使用自己的母语，还是使用某种外语，接待人员的语速都应当保持相对的稳定，也就是快慢适宜、舒张有度，同时在一定的时间内保持匀速。这样做，不仅可以使自己的语言清晰易懂，而且还可以显示出自己胸有成竹、有条有理。语速过快、过慢，或者忽快、忽慢，会给人一种慌慌张张、吞吞吐吐、没有条理的感觉，都是接待人员应当努力避免的。
（四）注意语气
所谓语气，一般是指人们在讲话时的口气。与别人交谈时，接待人员的语气应当和蔼可亲，一定要注意平等待人、谦恭礼貌。在交谈中，应当注意讲话的速度稍微舒缓一些，讲话的音量低一些，谈话的语调抑扬顿挫一些，并尽量多使用一些谦辞、敬语和礼貌用语。既不要在交谈时表现得居高临下、无所不知，也不宜在语气上阿谀奉承、随声附和。故意讨好对方，往往会令对方厌恶反感。正确的表现应该是：不卑不亢、落落大方、充满善意。
口头交谈的方式，通常是指人们在谈话时所采用的具体形式。根据不同的情况，接待人员应采取不同的谈话方式。下面，简要介绍一下接待人员在谈话时所采用的六种方式：
（一）静听式谈话
所谓静听式谈话，是指与接待对象进行谈话时，少谈多听，以听为主。在倾听时，表情要认真，要目视对方、全神贯注，切不可用心不专。此外，可以在语言、动作上予以必要的配合，例如，微笑、点头等。学会倾听，应该是接待人员最基本的素质。
（二）扩展式谈话
所谓扩展式谈话，是指交谈双方就某些共同关心的问题各抒己见，进行由此及彼、由表及里、由浅入深的讨论。其目的是，充分交换意见，以求集思广益。这种谈话，不但要求人们在交谈中要注意双向交流，而且还要求谈话要就事论事、以理服人，通过谈话统一双方的思想，达成共识。
（三）倾泻式谈话
所谓倾泻式谈话，是指在口头交谈时对对方毫无保留，将自己的全部想法和盘托出。这种谈话方式要以对对方的信任为前提，谈话时以我为主、畅所欲言。但要注意在采取这种谈话方式时，一定要掌握好恰当的分寸，切不可泄露本单位或国家的秘密，也要防止自己这种“过分亲热”之举引起对方的误会，让对方认为自己不成熟，以为自己想和对方“套近乎”。
（四）跳跃式谈话
所谓跳跃式谈话，是指在口头交谈过程中，某一话题在接待对象没有呼应时，为避免谈话者感到尴尬，或者是谈话出现冷场，接待人员主动跳出原先谈论的范围，转而挑选出令大家都感兴趣的话题。但同时也应注意，切不可单凭自己的兴趣将话题改来改去，使之变化得过于频繁。
（五）启发式谈话
所谓启发式谈话，是指交谈中的一方主动帮助不善表达的一方，在话题的选择或谈话的走向上予以引导、支持、鼓励，以帮助对方在谈话中得以采用恰当的方法来阐述自己的见解和主张。接待人员在采取这种谈话方式时，切不可居高临下，企图以此来控制对方，也不可存心误导对方、愚弄对方。
（六）评判式谈话
所谓评判式谈话，是指在谈话过程中要在听取了对方的观点以后，在适当的时刻，以适当的方法，恰如其分地进行插话。接待人员在涉及根本性、方向性、原则性问题的谈话中，一般适宜采用评判式谈话方式来阐述自己的观点、立场。同时，必须注意适时和适度，也要重视与谈话对象彼此尊重、相互理解。
进行口头交谈时，最重要的当然是内容的选择。一般认为，交谈内容是关系到口头交谈成败的决定性因素。正所谓“言为心声”，接待人员所选择的交谈内容，往往被视为其个人品位、志趣、修养和阅历的集中体现，故此必须对其斟酌再三。交谈内容的选择，通常应当遵守一定的原则和要求。
（一）切合语境
语境，即说话时的语言环境，在此具体指的是说话时的客观现场环境，包括时间、地点、目的，以及交谈双方的身份等内容。接待人员的交谈内容务必要与交谈的时间、地点、场合相对应，同时也应符合身份。例如，接待人员应该站在本单位、本部门的立场上进行谈话，谈话的具体内容要符合中国的法律法规，并应与党的路线、方针、政策保持一致。
（二）因人而异
所谓因人而异，是指接待人员在交谈时要根据接待对象的不同而选择不同的交谈内容，多为谈话对象着想，并根据对方的年龄、性格、性别、民族、职业、阅历、地位而选择适宜的话题。同时，接待人员应当本着求同存异的原则，选择大家都感兴趣的话题作为谈话内容。如果交谈各方在交谈中对某一问题产生了意见或观点的分歧，则不妨进行适度的调整。但届时一定要克制自己的情绪。
（三）具体要求
除上述原则外，接待人员在选择交谈内容时还应遵循如下四点具体要求：
1.有助于接待对象进一步了解有关本单位的内容
有交流才有了解，有了解才有信任。为了便于接待对象进一步了解接待人员所在单位的情况，接待人员应该在交谈中主动介绍本单位的实际情况，但在介绍时，要注意客观性与公正性兼顾。
2.对接待对象所属的单位或其本人表示善意的内容
在任何情况下，接待人员都应该把对接待对象的尊重与友善放在首位。因此，对接待对象所属的国家、民族、单位或对其本人的历史和成就表达直接的敬意或者由衷的称赞，既体现了自己对接待对象的重视，又是对其尊重有加的一种表现。
3.高雅而轻松的内容
接待人员作为主人，理当自觉地选择高尚、优雅的谈话内容，例如，有关哲学、历史、文学、艺术，以及政策、国情、社会发展等话题。在交谈时，还要有意识地选择那些能给接待对象带去开心与欢乐的轻松的话题，而不宜选择那些让对方感到沉闷、压抑、悲哀、难过的内容。
4.一方或双方所擅长的内容
交谈的内容，应当是自己或者对方所熟知甚至擅长的内容。这样双方在交谈中就会左右逢源、得心应手，并令对方感到自己谈吐不俗，对自己刮目相看；同时，也可以给对方发挥长处的机会，调动其交谈的积极性。应当注意的是，不论选择自己擅长的内容，还是选择对方擅长的话题，都不应当涉及另一方一无所知的内容，否则便会使对方感到十分难堪，或者令自己贻笑大方。
接待人员在与别人交谈时，必须把握好自己谈话的具体分寸，即谈话时应当把握好“度”，绝对不可以说出与自己身份不符的话，不可咄咄逼人或一言不发，不可骄傲自大或讽刺挖苦。
（一）内容上的忌讳
下述内容均应予以回避：
1.涉及对方单位内部机密的内容
交谈时涉及这样的内容，容易被人误解为对别人的内部事务说长道短，十分令人反感。
2.涉及对方自身弱点与短处的内容
任何一个有自尊心的人，都不会希望自身的弱点与短处被别人当众曝光。
3.涉及他人长短的内容
一般而言，在背后对他人进行非议，是一种很没有水平的做法。
4.庸俗、低级、无聊的话题
交谈时不宜涉及凶杀、色情、暴力、惨案、灾祸等。谈论这类话题，会让人觉得自己的素质十分低下。
（二）态度上的忌讳
与人交谈时，接待人员在态度上亦应注意有加，以下情况必须予以避免：
1.一言不发
交谈时采取这种态度，会给接待对象留下自己对谈话毫无兴趣的印象，或令对方感到自己城府很深。
2.没完没了
接待人员在谈话时，务必注意对自己有意识地进行“限时”和“限量”，不能不顾别人的兴趣与反响，而表现出过分的表现欲。
3.讽刺挖苦
绝不允许在谈话中意气用事、尖酸刻薄，否则就会使自己显得目光短浅、气量狭窄。即使批评对方，也千万不能忽略对对方人格的尊重。
4.骄傲自大
接待人员一定要以谦虚为本、虚怀若谷。不能目空一切、骄傲自大，更不能在谈话中妄自以权威自居。