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迎送宾客，讲究有始有终、善始善终。在其整个具体过程中，必须坚持主随客便、以礼相待、热情有加。
在接待工作的具体过程中，迎送来宾作为接待工作的具体起点，不仅理应为接待方所重视，而且亦为接待对象所关注。
在接待过程中，迎送来宾不仅反映接待方的接待水准，体现接待方的礼宾规格，而且意味着双方关系发展的具体程度，暗示着接待方对接待对象的重视程度，同时还事关接待对象对接待方工作的第一印象。因此，无论就接待方还是接待对象而言，接待工作中的迎送来宾理所当然地应被视为一桩礼仪大事。
具体而言，接待过程中迎送来宾，在礼仪规范上有熟悉详情、确定“时空”、关注细节、熟知程序四个问题需要为有关人士所重视。
本着“知彼知己”的原则，从事迎送来宾的接待人员，有必要对有关状况掌握得详尽具体、细致入微。在此方面倘若稍有不足，就有可能产生连锁反应，影响到全部迎送活动乃至整个接待工作的顺利进行。
（一）掌握对方的状况
要将迎送来宾工作进行得圆满顺利，达到双方都满意的效果，接待方有关人员首先应对来访人员的具体状况予以充分掌握。这是接待人员做好迎送工作的基本保证。
1.主宾的个人简况
对于对方主宾的简况，诸如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、党派，以及文化程度、宗教信仰、生活习惯、个人偏好、家庭状况、职位变迁、政治倾向、业务能力、社会评价等，均应一清二楚。对对方其他来宾的基本情况，亦应尽可能地有所了解。
2.来宾的总体情况
在迎送活动中，一些有关来宾的总体情况，例如具体人数、性别概况、相关专业、内部关系、组团情况及负责人等，接待人员亦应予以关注。
3.来宾的整体计划
接待对象在来访之前，必定会制订具体的访问计划。对其来访计划，特别是访问目的、指导方针、大致安排等，接待人员应有一定程度的了解。
4.来宾的具体要求
在迎送活动开始前，以及在具体进行中，接待人员对于对方所提出的要求或者意见、建议，均应认真听取，并予以充分考虑。
5.来宾的抵达时间
对于来宾正式抵达的时间，例如具体日期、具体时间，以及相关的航班、车次、地点等，接待人员务必掌握充分、一清二楚，并且再三核对，以免在具体工作中出现重大差错。
（二）了解己方的规定
从事迎送工作的接待人员，尤其是其中的负责者，一定要对己方的相关规定进行全面了解。
其一，己方的接待方针。它具体涉及己方有关整个接待工作的基本要求。
其二，己方的礼宾规格。它是己方所给予来宾具体礼遇的最明显的体现。
其三，己方的操作重点。对于迎送来宾过程之中的某些重点环节，有关人员必须予以重视。
其四，己方的有关预案。对于用以防止某些临时变故的预备方案，有关人员必须了解清楚，而不能一知半解。
在正式的接待过程中，宾主双方均对迎送来宾的具体时间与空间十分重视。因为它不仅限定了迎送活动的具体范围，而且还将在一定程度上直接影响着迎送活动的效果。
具体而言，与接待中迎送来宾活动的具体时空条件有关的规范，主要包括如下两个方面：
（一）活动的时间
在具体从事迎送活动时，对于时间问题理应高度重视。有关活动时间的礼仪规范，主要涉及如下三点：
1.须双方商定时间
在任何情况下，有关正式迎送来宾的具体时间，均应由宾主双方事先正式商定，并达成一致。各方对此都可以提出意见或建议，但同时也必须耐心地听取对方的意见或建议。
2.约定时间要精确
对于有关迎送活动的具体时间约定，不仅应该详尽，而且必须精确。一般情况下，每次活动的具体时间应明确年、月、日，采用24小时制计时，并且应当精确到以分钟为计时单位。对于每次活动的时间，既要规定起始时间，又要规定终止时间，即必须规定每次活动的具体时间长度。
3.宜反复予以确认
接待人员在具体操办来宾迎送活动的过程中，应养成在必要时再度与对方确认相关时间规定的良好习惯。在下述情况下，对有关具体时间的规定更要不厌其烦地与对方再度进行确认：来宾正式出发之前；来宾即将抵达之前；迎送时间略有变动之后。
（二）活动的空间
在明确迎送活动具体时间的同时，对于其具体空间应亦有所规范。所谓迎送活动的具体空间，通常是指用以进行迎送活动的具体地点。有关活动空间的礼仪规范，一般包括下述两点：
1.主方专断
通常，有关迎送来宾的具体地点，均由东道主一方自行确定。对于被接待方，东道主仅仅需要进行通报而已。
2.环境良好
为了使迎送活动给来宾留下美好印象，在力所能及的前提下，一定要充分考虑活动地点环境的好坏：不仅应当关注活动现场具体环境的好坏，同时还应当关注活动现场周边环境的好坏。
在迎送来宾的具体活动中，接待人员既要事事从大局着眼，明辨大是大非；又要处处从小事着手，关注具体的细节问题，防止因小失大。
古人认为，要做好一件事情，通常需要“天时、地利、人和”。与之相对应，在迎送活动中的“天时、地利、人和”，就具体地体现在天气、交通、安全三大细节方面。
（一）天气状况
在任何时候，天气条件的变化都会对人们的正常活动产生一定程度的影响。对迎送来宾的具体活动而言，天气情况则更是不可不察。在这一问题上，主要应当注意两点：
1.掌握当地的天气变化规律
在具体安排迎送活动时，务必要充分了解当地的天气变化规律，在任何时候，都不应该使迎送活动“逆风而动”或草率行事。
2.制定天气突变的应对措施
俗话说：“天有不测风云。”在制订迎送来宾的具体计划时，一定要对有可能产生变化的天气状况有所考虑，并为此制订应急方案。
（二）交通状况
不论举行何种形式的迎送活动，当地具体的交通状况都不容回避。倘若在交通方面存在隐患，则必将影响迎送活动的顺利进行。在交通问题上，通常有以下两点注意事项：
1.安排适量的交通工具
一般情况下，迎送活动中所使用的交通工具应由接待方具体负责。
2.事先向交管部门通报
在举行正式的来宾迎送活动之前，一定要向当地交通管理部门进行例行的情况通报。此种做法，既是对交管部门的一种尊重，同时也是为了取得交管部门的支持与配合。
（三）安全状况
由于许多迎送活动往往公开举行，因此有关部门和有关人员一定要对迎送活动的安全状况高度重视，并且牢固树立“安全第一”的观念。在这一重要问题上，除了要注意迎送过程中车辆行驶的安全外，还要根据情况采取必要的安全措施。例如，事先向公安部门报备，必要时请求对方给予协助。应对活动参与者提出要求，并进行资格审查。在其抵达现场后，往往还可以进行例行的安全检查。举行重大的迎送活动时，通常还应当采取一定的保密措施，并调配保安人员到场。
就礼仪惯例而言，凡属重大活动，皆应规定必要的程序，并届时循序而行。因此，一般情况下，每一名具体从事迎送来宾的工作人员，都应当熟知制定程序、规范程序、简化程序、执行程序这四个与迎送活动密切相关的程序问题。
（一）制定程序
一般性的迎送活动，特别是需要举行专门仪式的迎送活动，都必须事先制定活动程序，以保证迎送活动循序而行、井井有条。所谓程序，通常是指某项活动进行的基本步骤与先后顺序；所谓迎送的程序，显然指的就是迎送活动的主要环节与操作流程。对有关迎送活动的程序的具体制定，主要有以下两方面的要求：
1.程序必须制定
任何正式的迎送活动，不论是否举行仪式，都一定要事先制定必要的程序。
2.程序必须详尽
既然迎送程序事关迎送活动的操作流程与进行步骤，那么就应当在制定有关程序时力求规范、详细、具体、全面。
（二）规范程序
从标准化、正规化的角度来讲，迎送活动不仅需要制定必要的程序，而且还需要对有关程序进行必要的规范。一般而言，用以迎送对方来宾的具体程序，大致上可分为正式程序和非正式程序。
1.正式程序
正式程序一般适用于举行非常正规的迎送仪式，多用于外事接待中，特别是迎送国宾。目前，中国最为正式的迎送来宾程序，首推对外国国宾的欢迎仪式。其具体程序大致为：当外国国宾抵达北京时，由中国政府陪同团团长前往首都机场迎接，并陪车将其送至钓鱼台国宾馆下榻。次日，在人民大会堂东门外为其举行隆重而正式的欢迎仪式。届时，欢迎仪式将由引见、献花、鸣炮、奏乐、检阅，以及随后在人民大会堂举行国宴等一系列规范化的程序组成。倘若天气不佳时，欢迎仪式则一般改在人民大会堂内北大厅举行。
2.非正式程序
在内宾接待活动中，迎送仪式通常不必举行，但迎送活动往往还是不可缺少的。那些非仪式性的迎送活动的具体程序，即为非正式程序。
一般情况下，迎送来宾的活动应由邀请单位的负责人或者正式代表出面组织。具体程序通常应当包括：迎送、陪车、会见、合影、宴请等，群众队伍则一般不予以安排。这些具体程序，亦应由有关单位按照惯例与来宾要求，进行必要的规范。
若宾主双方关系较为密切、彼此相熟，常来常往甚至十分友好，则亦可视具体情况的不同，以其他亲切、友好、尊重、敬意的形式，来表达迎宾时的喜悦与送宾时的祝福，而不必过分拘泥于常规的迎送活动程序。
（三）简化程序
程序从简，是目前中国来宾迎送的一大趋势。在具体拟订来宾迎送活动程序时，接待方亦应在不失礼、不影响活动效果的前提下，对其进行必要的简化。在目前一般性的迎送活动中，通常不举行专门仪式，而且还须尽量减少活动的具体环节。只有这样，迎送程序才有可能被真正地简化。同时，还要努力控制活动的规模。对于参加活动的人数、到场领导的级别、参与陪同的人员、举行活动的时间及其具体的经费支出等，均应一律从简。
（四）执行程序
不论制定迎送活动的程序，还是规范、简化迎送活动的程序，都是为了追求其执行效果的最佳化。要做到这一点，有两方面必须要注意：
1.认真执行既定的程序
迎送活动的程序一旦制定，有关人员即应无条件地、自觉地对其予以执行。
2.灵活机动地执行程序
在执行既定程序时，必须既坚持原则，又善于机动灵活、随机应变，具有较强的应对突发事件的能力。
在接待工作中，宾主双方的正式会晤往往备受关注。接待人员对这一环节的具体操作过程中的礼仪规范必须掌握。所谓会晤，亦称相见、会面或会见，一般是指在较为正式的场合，与他人郑重其事地见面、结识、交流。在接待活动中，凡正式会晤多属礼节性活动，通常不会安排宾主双方就实质性的问题进行深入磋商，但却可以直接反映出宾主双方关系的现实发展程度。
在正式会晤时，会晤形式、待客之道、斟茶倒水等几个具体问题最为关键。对于接待人员来说，尤其要对待客之道给予高度的重视。
所谓会晤形式，一般是指会晤的具体方式。在安排会晤之前，自然必须首先明确其具体形式。在正常情况下，根据不同的情况，对会晤的具体形式可做不同的区分。
根据会晤时来宾参加方数量的不同，可划分为双边会晤和多边会晤。在双边会晤中，来宾只有一方；而在多边会晤中，来宾可多达两方甚至两方以上。一般而言，双边会晤往往要比多边会晤显得更为正式一些，所以除非有举行多边活动的特殊需要，通常都应当尽量少地安排多边会晤。举行多边会晤的主要难点在于，由于来宾不止一方，不仅礼宾次序较为繁杂，而且在具体进行时往往还会令主方顾此失彼、应接不暇。
根据会晤时宾主双方的具体身份不同，又可划分为会见、接见和晋见。所谓会见，一般指的是参加会晤的宾主双方地位、身份相仿。所谓接见，往往指的是地位、身份较高的一方主动会见地位、身份较低的一方。所谓晋见，又称进见，通常指的则是地位、身份较低的一方主动会见地位、身份较高的一方。正常情况下，接待工作中的会晤多为会见，采用这种形式，显然更加符合对等原则。
在正式会晤中，接待方作为主人，就应当掌握好待客之道。接待之道的核心，在于以礼待客。这一指导思想，需要具体落实在以下几个方面：
（一）细心安排
在举行会晤之前，主办方应先期做好接待准备工作。具体包括以下三点：
1.环境卫生
在客人到来之前，需要对会晤场地专门布置，并进行一次清洁卫生工作，以便创造出良好的待客环境，从而体现出对来访对象的重视。
2.待客用品
通常，在来宾来访之前，需要准备好必要的待客用品，以应来宾之需。一般情况下，茶水是必不可少的待客用品。最好给来宾准备干净的一次性水杯和袋装茶叶，待客人就座后再倒水。此外，鉴于吸烟的危害性，除非客人提起，在正式会晤中一般不必准备香烟和烟灰缸。
3.交通工具
在会晤来宾时，需要事先考虑交通问题。如果力所能及，最好主动为来宾安排或提供交通工具。为来宾安排交通工具，要注意善始善终：不但来时要管，走时也要管。这样做，不仅是为来宾排忧解难，而且也能体现主办方的待客之道与善解人意。
（二）讲究仪表
在参加会晤时，宾主双方都要讲究仪表。不论穿着打扮，还是仪容仪表，或者神态表情，都要精心准备、落落大方。这样做，才能显示出双方人员对此次会晤的高度重视。
（三）热情相待
在会晤时，主办方一定要表现出自己的热情、真诚之意。做到了这一点，就会让来宾更好地感觉到主办方的真心实意。对来宾的热情相待，应当主要体现在两方面：
1.一心一意
进行会晤时，来宾必然是最重要的，待客就是主人的“工作重心”。因此，在会晤来宾时，一定要做到时时、处处、事事以来宾为中心，切勿三心二意、顾此失彼，有意或无意地冷落来宾。
2.情趣盎然
在宾主相处之际，双方之间自然要进行必要的交谈，以便有所沟通和交流。此时，主人不仅要正确无误地表达和接受信息，而且还要扮演一名称职的“主持人”和最佳的“听众”。作为“主持人”，需要为宾主之间的交谈引起话题、寻找话题，而不使大家相对静坐、无话可说。作为“听众”，主人则需要在来宾讲话时洗耳恭听，并对此抱有浓厚的兴趣，令对方谈兴骤增、有话可谈。无论如何，主人都不宜使宾主之间的交谈冷场，或是对客人的谈吐明显地表现出毫无兴致。
中华文明几千年的积淀，孕育了茶文化丰富的内涵。在此背景下，以茶待客，作为最具中国特色、最受中国人欢迎的待客方式，早已成为正式会晤中所必不可少的组成部分。
（一）奉茶的人员
以茶待客时，由何人为来宾奉茶，往往具体涉及对来宾重视的程度问题。在家中待客时，通常可由家中的晚辈或是家庭服务员为客人上茶。接待重要的客人时，则应由女主人，甚至由主人自己为之奉茶。
在工作单位待客时，一般应由秘书、接待人员、专职服务人员为来客上茶。接待重要的客人时，则应由本单位在场的职位最高者亲自为之上茶。
（二）奉茶的顺序
若来访的客人较多，上茶的先后顺序一定要慎重对待，切不可肆意而为。合乎礼仪的规范化做法应当是：其一，先为客人上茶，后为主人上茶。其二，先为主宾上茶，后为次宾上茶。其三，先为女士上茶，后为男士上茶。其四，先为长辈上茶，后为晚辈上茶。
如果来宾甚多，且彼此之间差别不大时，则可采取下列四种具体顺序上茶：其一，以上茶者为起点，由近而远地依次上茶。其二，以进入客厅之门为起点，按顺时针方向依次上茶。其三，在上茶时，以客人的先来后到为先后顺序。其四，上茶时不讲顺序，或是由饮用者自己取用。
（三）敬茶的方法
以茶待客时，一般应当事先将茶沏好，装入茶杯，然后放在茶盘里端入客厅。如果来宾较多时，务必要多备上几杯茶，以防届时“僧多粥少”，供不应求。
在上茶时，应当借此机会，向客人表达自己的谦恭与敬意。标准的上茶步骤是：双手端着茶盘进入客厅，首先将茶盘放在临近客人的茶几上或备用桌上，然后右手拿着茶杯的杯托，左手附在杯托附近，从客人的左后侧双手将茶杯递上去，并置于客人右前方。茶杯放置到位之后，杯耳应朝向右侧。若使用无杯托的茶杯上茶时，亦应双手捧上茶杯。
从客人左后侧为之上茶，意在不妨碍其工作或交谈的思绪。万一条件不允许，至少也要从其右侧上茶，而尽量不要从其正前方上茶。
有时，为了提醒客人注意，可在为之上茶的同时，轻声告之：“请您用茶。”若对方向自己道谢，不要忘记答以“不客气”。如果自己的上茶打扰了客人，则应对其道一声“对不起”。
为客人敬茶时，一定要注意：尽量不用一只手上茶，尤其是不要单用左手上茶。双手奉茶时，切勿将手指搭在茶杯杯口上，或是将手指浸入茶水，免得污染茶水。
在放置茶杯时，千万不要粗枝大叶。既要避免直接碰撞客人，也不要把茶杯放在客人的文件上，或是客人行动时容易撞翻的地方。将茶杯放在客人面前与其右手附近，则是最恰当的做法。有的时候，亦可直接将茶杯递到客人手中。
（四）续水的时机
为客人端上头一杯茶时，通常不宜斟得过满，更不允许动辄使茶溢出杯外。得体的做法是应当斟到杯深的2/3处，不然就有厌客或逐客之嫌。
主人若是真心诚意地以茶待客，最适当的做法，就是要为客人勤斟茶、勤续水。一般来讲，客人喝过几口茶后，即应为之续上，绝不可以让其杯中茶叶见底。这种做法的寓意是：“茶水不尽为客添，慢慢饮来慢慢谈。”
当然，为来宾续水让茶一定要讲主随客便，切勿神态做作，再三以斟茶续水搪塞客人，而始终一言不发。以前，中国人待客有“上茶不过三杯”一说。第一杯叫作敬客茶；第二杯叫作续水茶；第三杯叫作送客茶。如果一再劝人用茶，而又无话可讲，则往往意味着提醒来宾“应该打道回府了”。有鉴于此，在以茶招待较为守旧的老年人或海外华人时，切勿再三为之斟茶。
在为客人续水斟茶时，仍以不妨碍对方为佳。如有可能，最好不要在其面前进行操作。非得如此不可时，则应一手拿起茶杯，使之远离客人身体、座位、桌子，另一只手将水续入。
在续水时，不要续得过满，也不要使自己的手指、茶壶口或者水瓶口弄脏茶杯。手握茶杯的位置，应在其具体高度的1/2以下。如有可能，在续水时还应在茶壶或水瓶的口部附上一块洁净的毛巾，以防止茶水“自由泛滥”。
在接待工作中，送别来宾是最后一个环节。正所谓终者，来宾之送别也。作为接待工作的终点，送别来宾在接待活动中同样起到了十分重要的作用。接待人员对此一定要有充分的认识，并引起足够的重视。
在接待过程中，送别来宾是迎送活动的具体延续，它同样体现了接待方对来访人员的接待水准和礼宾规格。尽管送别活动开始时，主客双方的交流会面已经基本结束，但这并不意味着接待工作的具体完成。事实上，送别来宾关系着接待对象对接待方最后印象的形成。接待工作的圆满结束与否，在很大程度上也正是体现在送别来宾这一环节上。如果送别活动没有组织好，那么即使接待工作的其他环节做得再好，接待工作也是不成功、留有遗憾的。
因此，接待人员千万不要轻视送别，更不要在送别活动开始前就以为接待工作已经“万事大吉”而有所松懈。在送别来宾时，接待人员要掌握的礼仪主要有知晓情况、确定时间、充分准备、热情话别等几点。
在接待工作中始终存在着一条主线，即“知彼知己，百战不殆”。作为从事送别工作的接待人员，在来宾来访的过程中应始终关注来宾的反应，尽可能地掌握来宾的要求和想法，并根据主宾双方的意图认真制订送别计划。
在送别来宾时，不能简单地根据来宾来访前就制订好的迎送计划行事，而要充分考虑到来宾来访期间的最新情况和各方动态，相应制订出新的送别方案。此外，还须为此与来宾商量，只有宾主双方均对此满意时才可执行。
在接待活动中，对时间的要求向来都是非常严格的。作为接待人员，对此绝不能马虎大意。具体的礼仪规范如下：
（一）提前确定时空
对于远道而来的客人，负责送别来宾的接待人员必须重视的是：一定要提前与对方商定双方会合的时间与地点。对于送别来宾的具体时间与地点，双方不仅要先期确定，而且通常还应讲究主随客便。必要时，在来宾正式动身前，接待人员还须再次与对方进行确认。
（二）适当留有余地
在规定送别来宾的具体时间时，应在安排上与执行上均留有适当的余地。在安排上留有适当余地，是指在排定有关送别活动的时间表时，要留有一定的时间幅度。而在执行上留有适当余地，则是要求接待人员在具体执行送别任务的时间表时，应当提前到场、最后离场，并且在特殊情况发生时见机行事。
（三）严格遵守时间
在正常情况下，接待人员对于正式规定的有关送别来宾活动的具体时间，必须严格地、无条件地、分秒不差地认真执行。不允许接待人员以任何借口迟到、早退或者是拖延时间，更不允许对双方正式商定的活动时间擅自进行改动。如确有必要对活动时间小作调整，则应当向来宾及时进行通报。
具体从事来宾接待时，接待人员必须高度重视送别工作，并悉心以对。在做送别工作的准备时，接待人员要注意以下几点：
（一）限制送别的具体规模
目前，根据简化接待礼仪的要求，有必要对送别规模加以限制。在组织活动时，应突出实效、体现热情，但在实际操作上则应务实从简。一定要在参加人数、主人身份、车辆档次与数量上严格限制，不搞前呼后拥、人海战术。
（二）安排合适的交通工具
在力所能及的情况下，送别来宾所使用的交通工具应由主办方负责提供。对于主办方来说，一定要保证交通工具的数量能够满足要求，以备不时之需。
当来宾离开时，接待方为其举行的送行仪式一般较为简化，通常包括话别和送行等具体程序。做好接待工作，就要一如既往、有始有终。在来宾结束了访问，即将离别之际，接待方必须认真地做好话别和送行工作。
如果来宾是从外地而来，那么按照送别礼仪，在来宾离开本地之前，主办方应专程前往其住所进行探望。
一般情况下，接待人员应专程陪同来宾乘车前往机场、车站或码头，亲自为来宾送行。在来宾正式登机、登车或登船离开本地之际，前往送行的接待人员一定要与对方一一握手道别，并预祝对方旅途愉快。当来宾所乘的交通工具离去时，要向其挥手致意。特别要强调的是，当对方所乘的交通工具尚未开动或离去时，接待人员通常不宜先行离开。
电话是现代社会中最普及的信息传递工具之一。使用电话，可以说是接待人员向接待对象传递信息、保持联络进而开展工作的一种最常用的手段。它在很大程度上体现着通话者个人的修养和工作态度，进而折射出本单位、本部门的整体精神面貌。因此，接待人员在接打电话时应遵守和掌握一定的电话礼仪。
对于接待人员来说，接打电话应在通话准备、通话时间、通话态度、通话用语、使用手机等方面加以注意。
人际交流的成功与否，往往取决于交流各方是否在交流前做了充分的准备。同样，接待人员只有在通话前做好充分的准备，才能使通话得以顺利进行，信息得以及时传递。
（一）准备内容
在拨打电话之前，必须首先明确通话对象的一般情况，包括姓名、性别、职务、年龄等，以免发生尴尬。而且必须明确通话对象的电话号码，经仔细核实后再谨慎拨打。
同时，在通话前接待人员应当对自己所要阐述的要点有明确的把握。最佳的办法是：预备一份条理清晰的提纲，事先把这些内容写在便笺上。这样一来，在通话时接待人员就可以依照提纲有条不紊地进行阐述了，而不至于遗漏要点、语无伦次，或是因一时想不起来该说什么而尴尬冷场。
（二）准备记录
对于接待人员来说，任何一次通话都有可能传递着某些重要的信息。如果因为一时疏忽而忘了所接听电话的内容，那么不但会给工作带来或大或小的损失，而且还会严重影响到接待人员的个人形象，并让人怀疑他的工作能力。
因此，接待人员应当在自己或公用的电话旁配备好完整的记录工具。要养成一听到电话铃声就拿起纸笔的习惯。在接听电话时进行适当的要点记录，避免反复，节约时间。这样一来，就可以有效地确保所接听的信息不被遗漏。
（三）准备仪态
电话交流虽然只是一个“只闻其声、不见其人”的过程，但通话者的神情举止完全可以通过声音的变化而被对方所清晰地洞察。通话者可以根据声音来判断对方到底是全神贯注，还是心不在焉；到底是和蔼可亲，还是麻木呆板？进而推断对方对自己尊重与否，从而微妙地影响交流的进程与效果。
正是因为如此，一般情况下，接待人员不论拨打电话还是接听电话，都必须全神贯注。届时应当暂时放下自己手头的一切工作，然后从容地拿起电话，微笑通话。通话时要专心，切不可三心二意地去做任何其他事情，否则既不尊重通话对象，也不利于交流沟通。
（四）准备补缺
出于种种原因，接待人员往往会在办公时间暂时离开自己办公桌处理其他事情，以致无法接听他人来电。此时，一般可采取如下两种应对措施：
其一，设置电话录音。预留录音时，应使自己的发音友好而谦逊。其基本内容大致如下：“您好！这里是某某号码或某某部门，现工作人员因公外出，请您在信号声过后留言，或留下您的姓名和电话号码。我们将尽快与您联络。谢谢。”
其二，委托他人代为接听电话。应让受托之人嘱托来电者留下姓名、单位及电话号码，转告对方自己会在回办公室后即刻回电，并致歉意。一般不宜要求对方改日再来电，以免给人以“摆架子”之嫌；也可请受托人在对方同意的情况下，代为记录来电内容，但必须确保其记录准确，以免误事。
接待人员使用电话时的个人修养，不仅体现在准备的实施上，还反映在通话者的时间控制方面。通话者时间感的强弱，往往能间接而微妙地折射出其办事效率的高低和工作能力的强弱。而对时间感强弱的判断，往往可以从如下三个方面予以具体把握：
（一）时间的选择
选择通话时间时，应根据通话对象的具体情况而定，并尽量为通话对象多做考虑，尤其要避免打扰对方的生活、工作和休息。一般而言，公务电话应当在周一至周五的上班时间拨打，不宜在下班之后或假日拨打，更不能在凌晨、深夜、午休或用餐时间“骚扰”他人。如确有急事不得不打扰别人休息时，务必在接通电话后要向对方致歉。如果是国际长途，则应先计算一下本地与目的地的时差，然后选择一个合适的时间拨打。总之，应尽量照顾对方方便，而不要简单地以考虑自己的方便为出发点。
（二）顺序的安排
如果接待人员同时有两个电话要接听，一般可先接听首先打进来的电话，在向其解释并征得同意后，再接听另一个电话，并让第二个电话的通话对象留下电话号码，告知稍后再主动与他联系，然后再迅速转接第一个电话。如果两个电话中有一个比另一个更重要，则应先听重要的一个。例如，应当先听长途来电，再接市内来电；先听紧急电话，再接一般性电话等。不论接待人员先接听了哪个电话，都应当在接听完毕后迅速拨通第二个电话，不宜让对方久等。切不可同时接听两个电话，或只听一个电话而任由另一个电话响铃不止，更不可接通了两个电话后只与其中一个交谈，而让另一个电话在线上空等。
（三）时间的长度
电话作为一种便捷的通信工具，其使用的目的在于提高工作效率。因此接待人员在使用电话时，务必要做到长话短说、删繁就简。一般情况下，接待人员使用电话都要具有一个明确的指导思想，那就是除非有重要问题需反复强调和解释，在正常情况下，一次通话时间应控制在三分钟之内。这一做法在国际上通称为“通话三分钟原则”。没话找话、絮絮叨叨，都是接听电话的大忌。
接待人员在接听电话时应努力保持良好的通话态度，对通话对象要表现出足够的耐心、细致、周到和热情。
（一）耐心拨打
拨打电话时，要沉住气，耐心等待对方接电话。一般而言，至少应等铃声响过六声，或是大约半分钟时间，确信对方无人接听后才可以挂断电话；不可响两三下后就挂断重拨；更不可在接通电话后埋怨对方，或在铃响之时心急火燎地念念有词、责怪对方。
（二）礼貌接听
接待人员在接听电话时，必须处处以礼待人。一般最好在电话铃响三声左右及时地接听电话。拿起电话后，应先说“您好”，然后再略作自我介绍，以便对方确认是否拨错号码。若通话对象找的不是自己，可及时代为寻找对方所要找的人。对方若请自己传口信的话，一定要当场笔录下来并且复述。在通话结束时，不要忘记说“再见”，千万不要抢先挂断电话。
需要说明的是，接待人员应努力培养自己较强的听辨能力，熟悉与自己有着较多联系的接待对象的声音。如果一拿起话筒，就能立刻听出对方的声音并直呼其名（采用敬语），则会给对方留下很好的印象，进而有利于双方进一步交流与沟通。
（三）殷勤转接
如果接电话时发现对方找的是自己的同事，则应让对方稍候，然后热忱、迅速地帮对方去寻找接话人。切不可不理不睬，或直接挂断电话；也不可让对方久等，存心拖延时间。同时，要学会善于使用婉转的说法。例如，在解释所找之人为何不在或不便时，不可过于“坦率”，说诸如“他在厕所”、“他说他不愿接”之类的话，以免失礼于人或引起误会。
（四）解释差错
如果发现自己拨错了电话，应当诚恳地向对方致歉，切不可一声不吭地挂断电话，更不可有诸多抱怨。如果发现对方拨错了电话，切勿责怪对方，而应向其解释，并告知本单位或本人是谁。如有必要时，不妨告诉对方所要找的正确号码，或予以其他帮助。
如果因线路问题或其他客观原因而导致通话中断，则应由发话人迅速重拨一遍。不要让对方久等。如有必要，应向其解释、致歉；受话人届时也应守候在电话旁，不要离开，也不要抱怨对方。
使用电话的过程，实质上是一个用语言进行交流的过程。语言是信息传递的载体，因此语言的使用是电话形象中的一项重要内容。一般而言，接待人员在使用电话时都应当遵循礼貌、规范、文雅、温和等基本要求。
（一）用语礼貌
通话是否用语礼貌，是对通话对象尊重与否的直接体现，也是本人修养高低的直观表露。要做到用语礼貌，就应当在通话过程中，尽可能较多地使用敬语、谦语。通话开始时的问候和通话结束时的道别，都是必不可缺的礼貌用语。
当自己主动拨打电话时，电话接通后，先要问候对方“您好”，接下来必须主动地自报家门。如果电话需要转接，或是需要受话人代找某人，切勿忘记以“请”相求，并且一定要向对方道谢。如果通话时拨错了号码，或是中途掉线，当时要主动承担责任，并向有关人员致歉。通话结束可主动征求对方意见：“就谈到这里，好吗？”一般宜等对方说完话或放下话筒，再挂电话。
（二）用语规范
接待人员的通话用语，往往是有一定之规的。这种规范性，主要体现在通话人的问候语和自我介绍这两个方面。例如，接待人员拨打电话时可以这样说：“您好，我是某某市政府接待处的万琼。”或者也可以这样接听电话：“您好，某某市政府接待处，我是万琼。”前者属于拨打电话时问候受话人，后者则是接听电话时的自我介绍。
（三）用语文雅
通话过程中，为了不影响他人的正常工作，通话双方都应对自己的音量加以控制。既不可大声嚷嚷、高声谈笑，也不可窃窃私语、鬼鬼祟祟，无端吸引他人注意。除了用语要文雅外，通话人的举止亦应保持文雅。话筒要轻拿轻放，不宜用力摔挂。通话时应避免过分夸张的肢体动作，以防带来嘈杂之声。
（四）用语温和
通话时的语气，直接反映着接待人员的办事态度。如果语气温和、亲切、自然，往往会使对方对自己心生好感，从而有助于进一步交往；而语气生硬傲慢、拿腔拿调，则无助于工作的顺利开展。因此，为了确保信息的准确传递，通话人在通话过程中应当力求发音清晰、语速平缓。要做到这一点，通话人应当在细节问题上予以充分的注意。例如，通话过程中始终使话筒与本人的口部保持2～3厘米的间距，就能有效地保证音量的适度。
如果自己说话带有口音，或觉察到对方接听时较为困难，应有意识地调整语速和音量；如果由于种种原因听不清楚对方的声音，则应委婉地告诉对方，待对方调整过来后再向对方致谢，切不可抱怨对方。
在现代社会中，对外联系除了固定电话外，往往还使用手机。在接待工作中，接待人员使用手机时，必须注意以下几点：
（一）不招摇过市
手机是通信工具，而非时装道具，因此切勿在大庭广众面前用它来显示、招摇。走路时将其拿在手里，或是会客时将它置于桌上，对于接待人员来说都是不恰当的做法。
（二）不有碍安全
在乘坐飞机、架驶汽车、经过加油站或前往医院探视病人时，均不得使用手机，否则将有碍自己与他人的人身安全，有时甚至会因此而触犯法律。
（三）不妨碍别人
在一切公共场所及办公地点，最好把手机调至震动或无声状态，尤其是不要在接待过程中当众高声与人通话。简言之，不应使其噪声扰人。与此同时，不要使用手机滥发或转发短信、微信或微博。不论使用手机拍摄自己还是照摄他人，均应勿扰于对方。
凡正式的接待场合，人们对宾主之间的会面都十分关注。有鉴于此，在正式会面时，一定要遵守必要的会面礼仪。接待服务人员务必牢记，与来宾相对时，不论在正式场合还是在非正式场合，只要自己是在工作岗位上，就绝对不能失礼于人。一般而论，接待服务人员在学习、运用会面礼仪时，一定要在自然、大方、互动三个方面倍加注意。
第一，行礼要自然。所谓以礼待人，讲究的是“出自内心，发乎诚意”，故一定要自然而然，切勿矫揉造作、过度夸张，或者勉强从事、毫无任何表情。
第二，待人要大方。面对来宾时，最佳的表情神态是落落大方。这不仅会给人以不卑不亢之感，而且也是自身充满自信的最佳表现。
第三，临场要互动。所谓互动，此处是指接待人员在为来宾服务时，一定要注意与对方协调、配合，并始终以对方为中心。不能一味地例行公事、我行我素，而是需要适时地观察对方的反应，并为此而进行必要的调整。
称呼，此处是指人们在其交往应酬中所使用的表示彼此关系的称谓语。在接待工作中，正确、恰当地称呼对方，记住对方的姓名，是一个基本的要求。对于接待人员来说，要表现出对交往对象的尊敬与重视，就必须对所接待对象的称呼予以高度重视和认真对待。这是因为选择正确和适当的称呼，不但能够反映出自身的教养和素质，还能体现双方关系所发展到的具体程度。
从总体上讲，在接待活动中称呼所接待对象的姓名有两点注意事项：第一，符合常规。第二，不出差错。从具体层面来讲，要求接待人员一定要记住接待对象的姓名，并善于采用对方的尊称。做到了这两点，就不会在称呼这个问题上失礼，而且还有利于缩短交往双方的心理距离，赢得对方的好感，便于开展接待工作。
接待人员在具体涉及接待对象的称呼时，主要应注意姓名有别和称呼有别这两点。
在世界各国，人们一般都有本人专用的姓名，用以在称呼上区别于他人。所谓姓名，通常是一个人的姓氏和名字的合称。姓氏者，家庭之称谓也；名字者，则是对本人的称呼。在人际交往中，人们在称呼他人时，有时是只称其姓，有时是直呼其名，有时候则是连名带姓一起称呼。在接待活动中，接待人员在需要称呼或使用接待对象的姓名时，必须要注意记住对方、不出差错和不宜滥用。
（一）记住对方
在人际交往中，每一个人都希望自己被交往对象所重视。因此，接待人员对于称呼的运用往往与对接待对象的态度密切相关。此时，“态度决定一切”，千万不要马虎大意、随心所欲。可以说，在接待工作中，尤其是初次交往中，能够迅速地记住对方，是表现自己对接待对象重视的最为行之有效的方法。
一般而言，要记住对方，首先就体现为牢记对方的姓名。一旦知道了接待对象的姓名，特别是在与对方交换过名片，或者听过了对方的自我介绍后，就一定要记住对方的姓名，以便与之进一步交流。否则，不但令场面尴尬，而且还会给接待对象留下不被“重视”的感觉。
（二）不出差错
在接待工作中，接待人员在具体涉及接待对象的姓名时，不论口头称呼还是笔头书写，都不能出现任何差错，否则，轻则会使人觉得不礼貌，重则会影响接待工作的顺利进行。因此，在接待活动中，接待人员一定要谨记以下几点：
1.不读错姓名
对于接待人员来说，千万不能读错接待对象的名字。不论任何原因，将对方的名字读错，都是一个严肃的错误。有些时候，还会引起对方的反感，甚至会引起不同程度的误解。
2.不写错姓名
同样的道理，接待人员不能写错接待对象的姓名，因为写错姓名也意味着失礼和不尊重。当需要书写接待对象的姓名时，一定要加倍谨慎，不仅在书写过程中应当一丝不苟，而且在书写完毕后还必须认真地再三予以核对。
3.不张冠李戴
对于接待人员来说，最尴尬的莫过于把接待对象的名字张冠李戴了。即使自己的工作再忙，交往对象再多，也应该采取各种方法记住接待对象的姓名，而千万不要错喊成他人的名字。
（三）不宜滥用
重视接待对象的名字，在接待活动中就意味着对对方的尊重。因此，在日常生活和接待活动中，接待人员切忌滥用接待对象的姓名。具体说来，要特别注意如下两点：
1.不戏言接待对象的姓名
有必要使用接待对象的名字时，一定要认真、严肃、正经，不能乱写、乱念或乱画，更不能对其加以取笑或曲解。
2.不要借用接待对象的姓名
在日常生活和工作中，不得随意借用自己所熟悉的接待对象的名字，是接待人员应遵守的一条准则。尤其要注意的是，不要随意因私人目的而滥用接待对象的名字，更不能将其轻易用于商业用途。根据国际惯例，未经本人许可，在任何情况下，都不能将他人姓名用于商业用途。作为训练有素的接待工作者，在这一方面尤其不能大意。不能因为一己之私，而任意滥用接待对象的姓名。
在接待活动中，接待人员对接待对象所使用的具体称呼，往往备受对方重视。因为选择一种称呼，不仅反映着自身的教养和对对方尊重的程度，而且还体现着双方关系的发展程度。
在称呼接待对象时，接待人员应该注意称呼正规、区分对象、主次有序、防止犯忌四个具体事项。
（一）称呼正规
在工作岗位上，人们所使用的称呼自有其特殊性。下述五种正规的称呼方式，是接待人员可以广泛采用的：
1.称呼行政职务
在正式场合中，尤其是在具体工作中，以交往对象的行政职务相称，以示敬意有加、身份有别，这是接待活动中最常见、最正规的一种称呼方式。
2.称呼技术职称
当今社会，正处于知识经济的时代，有文化、有知识、有技术的人士受到普遍的尊敬。在接待活动中，对接待对象中具有技术职称者，特别是具有高级、中级专业技术职称者，在工作中可直接称其技术职称，以示对其敬意有加。
3.称呼所获学位
与前一种情形相类似，在交往中，特别是在实际工作或学术活动中，以交往对象所获得的具体学位相称，既可增强现场的学术气氛，又可增加被称呼者的权威。
4.称呼职业名称
在接待活动中，当接待人员仅仅了解接待对象所从事的具体行业，而不清楚对方的行政职务、技术职称或者具体学位时，直接称呼被称呼者的行业名称，往往也是可行的，也是另一种不失礼的方式。例如，可以统称教员为“老师”，称医生为“大夫”，称警察为“警官”等。
5.称呼通行尊称
所谓通行尊称，也称为“泛尊称”，通常适用于各类被称呼者。诸如“同志”、“先生”等，都属于通行尊称。不过，其具体适用对象往往小有差别。
此外，对同事、熟人，可以直接称呼其姓名，以示亲密无间，如“张腾”、“武小菲”等。但对尊长、外人，则显然不宜如此。
（二）区分对象
当面对不同行业、不同职务、不同身份乃至不同性别的接待对象时，接待人员还须根据交往对象的具体不同，而在具体称呼上有所区别。一般说来，对于成年人，可以将男士称为“先生”，将妇女称为“小姐”、“夫人”或“女士”。这是目前所通行的“泛尊称”。在称呼妇女时还要注意，对已婚者应称“夫人”，对未婚者或不了解其婚否者可称“小姐”，对于不了解其婚否者也可称之为“女士”。此外，在不同的场合还有不同的讲究。具体而言，主要有下列几点需要特别重视：
1.政务活动
在政务活动中，除了可以使用“泛尊称”外，通常可以称呼对方的行政职务。
2.军事交往
在军事交往中，对于军界人士，最佳的称呼往往是称其军职。对于其军衔，有时宜可作为称呼。
3.宗教场所
在宗教场所中，对于神职人员，一般均应以其神职相称。有两点要特别加以注意：第一，切勿在称呼神职时出现差错；第二，越是正式的场合，越应当在称其神职时采用全称。
4.普通场合
在普通场合中，对于教授、研究员、工程师、律师、法官、医生等职称、职务或博士学位拥有者，均可直接以之相称。
（三）主次有序
在实际工作中，接待人员往往需要在同一时间、同一地点之内对多名接待对象同时加以称呼。在这种情况下，既要注意在称呼对方时面面俱到，又要注意在称呼对方时主次有序。所谓主次有序，通常指的是在需要同时称呼多名接待对象时，一定要首先分清主次，然后由主到次、依次而行。在实际操作中，其标准做法有下列四种：
1.由尊而“卑”
它的具体含义是：称呼多名人士时，应当自其地位较高者开始，自高而低，按顺序依次进行。
2.由疏而亲
它的具体含义是：若被称呼的多名人士与自己存在亲疏之别，为避嫌疑，一般应当首先称呼其中与自己关系生疏者，然后再称呼其中与自己关系亲近者。
3.由近而远
有时不便细分多名被称呼者的“尊卑”、亲疏，那么则不妨以对方距离自己具体空间位置的远近来进行，即先称呼距离自己最近者，然后再依次称呼距离自己较远者。
4.统一称呼
在某些特殊情况下，对多名称呼者不必一一称呼，或者不便一一称呼时，则可采用统一称呼对方的方式作为变通。例如，以“诸位”、“大家”、“各位来宾”、“女士们、先生们”等方式直接称呼对方。
（四）防止犯忌
在接待活动中，千万不要因为称呼而冒犯对方的禁忌。一般而言，以下七种错误称呼都是接待人员平日不宜采用的：
1.错误的称呼
在称呼接待对象时，千万不能有任何形式的差错。因为不论何种差错，显然都是十分失礼的。
2.庸俗的称呼
某些市井流行的称呼，因其庸俗低级、格调不高，甚至带有明显的黑社会风格，在接待活动中应当绝对禁止使用。接待人员在正式场合如采用低级庸俗的称呼，则既失礼，又失自己身份。
3.绰号性称呼
在接待活动中，对关系一般者，切勿擅自称对方的绰号，更不应该以道听途说而来的绰号去称呼对方。至于一些对对方具有讽刺侮辱性质的绰号，则严禁使用。接待人员一定要记住：在任何情况下，当面以绰号称呼他人，都是不尊重对方的表现。
4.地域性称呼
有些称呼，诸如“爱人”、“对象”、“师傅”、“老师”等，具有很强的地域性特征。一旦对其不分对象地滥用，往往难免出错。
5.简化性称呼
在正式场合，有不少称呼不宜随意简化。例如，把“范局长”、“沙处长”称为“范局”、“沙处”，就显得既不正规，又不礼貌。
6.无任何称呼
在需要称呼接待对象时，一定要有适当的称呼。若根本不用任何称呼，或者代之以“喂”、“嘿”、“下一个”、“那边的”以及具体代码，都是极不礼貌的。
7.距离不当的称呼
在接待活动中，若是与仅有一面之缘者称兄道弟，或者称其为“同学”、“战友”、“朋友”、“老板”、“闺蜜”、“屌丝”等，都是与对方距离不当的表现，接待人员应当避免使用此种称呼。
在各国、各地区、各民族，问候礼都为人们所普遍运用。所谓问候礼，通常简称为问候、问好、问安，或者称之为打招呼。具体而言，它是指在与他人相见时，以专用的语言或动作向他人问好。这是向交往对象表示善意的一种常规的致意形式。
在接待工作中，接待人员在需要问候接待对象时，应注意如下三个问题：
（一）规范内容
尽管在不同的国家里，人们问候他人的具体内容和形式往往各有不同，但都必然充满了对问候对象的敬意与善意。
例如，在中国，人们最常见的问候是：“吃过饭没有”、“忙什么呢”。在美国，人们的问候往往是最为简洁的：“嗨。”而在中亚一些以畜牧业为主的国家，人们却惯以“牲口好吗”作为问候之语。
在国际交往中，问候外方人士的常规内容有二：其一，直接向对方问好，如“你好”。其二，采用时效性问候，即在向对方问好的同时加上具体的时间限制，如“早上好”、“下午好”、“晚上好”、“周末好”、“圣诞好”。除此之外，不宜再以其他内容向外方人士进行问候。
（二）重视态度
接待人员在向接待对象进行问候时，必须注意“表里如一”，即讲究具体态度。从总体上讲，问候接待对象时的态度应当是：热情、友善、大方。具体而言，须对如下几点加以注意：
1.“眼到”
问候他人时，一定要正视对方的双眼，以示自己全神贯注，一心不二。不允许在问候时目视他方，或是不正视对方。
2.“口到”
“口到”的具体含义是：问候他人时，声音一定要清晰、响亮、爽朗，切莫声音含糊或用词不当。
3.“意到”
在问候他人时，不允许面无表情，更不可以脸上充满敌意。此刻只有面露真诚的微笑，才会使自己的问候显得真心实意。
（三）讲究顺序
在比较正式的场合，人们彼此之间的问候应当有来有往。双方在彼此问候时，其具体顺序的先后往往颇有讲究。
根据惯例，交往双方在彼此问候时讲究“位低者先行”，即通常应由双方中地位较低的一方首先问候地位较高的一方。具体而言，主人应首先问候客人，职务低者应首先问候职务高者，晚辈应首先问候长辈，男士应首先问候女士，未婚者应首先问候已婚者。
在国际交往中，若我方人员需要同时问候多名外方人士时，按照惯例，可以“由尊而卑”或“由近而远”依次进行。在具体操作中，若接待对象首先向我方进行问候，则接待人员应立即予以回应。
由于名片使用起来简便、灵活，能够适应现代社会人际交往十分频繁的需要，因此成为人际交往中必不可少的联络工具和信息载体，具有自我推荐和扩大交往的重要功能。
在接待场合，名片的使用往往和宾主双方的互相结识与交往联系在一起，因此接待人员对名片的使用应予以高度的重视。
根据名片使用场合的不同，接待人员在日常生活中所使用的名片可以分为社交名片和公务名片；根据名片主人的不同，具体则又可以分为个人名片、夫妇名片以及集体名片。一般而论，接待人员在不同的场合，或面对不同的交往对象时，应当使用不同的名片。
（一）公务名片
公务名片，此处是指接待人员在正规的接待活动中所使用的名片，它是接待人员最常使用的名片。一枚标准的公务名片，按惯例应由具体归属、本人称呼、联络方式等基本内容构成。
1.具体归属
它由接待人员供职单位和所在部门的正式名称所组成，不能采用各种约定俗成的缩写。一般而言，它通常位于名片的左上角。需要注意的是，在一枚名片上所列出的单位或部门不宜多于两个。如果确实有两个以上的供职单位或部门，或同时承担着多种不同的社会职务，则应分别印刷不同的名片，并根据接待对象和交际目的的不同而分发不同的名片。
2.本人称呼
它应由本人姓名、职务、学术头衔等几个部分所构成，位于名片的正中央位置。一般来说，接待人员的技术职务，或者是学术头衔往往可有可无。通常名片所列的行政职务一般不宜多于两个，并且要注意与同一名片上的具体归属保持对应。
3.联络方式
它通常由单位地址、办公电话、邮政编码等内容所构成。在正常情况下，家庭住址、住宅电话不宜列出。至于传真号码、电子邮箱等内容，则应该根据具体情况决定是否列出。单位的联络方式，同样应与同一名片上所列的具体归属相对应。
上述三项内容，既要完整无缺，又应排列美观。一般来说，具体归属与联络方式应以大小相似的小号字体分别印于名片的左上角和右下角；本人姓名应以大号字体印于名片的正中央；职务头衔则应以较小字体印在姓名的右侧。
（二）集体名片
集体名片，实际是公务名片的一种特殊形式，它通常适用于那些对外交往较为频繁的政府部门，是其主要成员集体对外使用的名片。使用集体名片不仅可以节省费用，而且有助于维护和宣传集体。
集体名片与其他公务名片的区别在于，应在名片上列出这一集体的每一位主要成员的具体称呼，并按其具体职务高低由上而下依次排列。
（三）社交名片
社交名片，在此指的是接待人员在工作之余，以其私人身份在社交场合进行交际应酬时使用的名片，故又被称为个人名片。
社交名片的基本内容包括两个部分：其一，本人姓名，以大号字体印在名片正中央，因为社交名片只用于社交场合，通常与公务无关，因此无须添加任何公务性头衔。其二，联络方式，以较小字体印在名片右下方。与公务名片有所区别的是，除了邮政编码外，包括家庭住址、住址电话、电子邮箱等在内的个人信息均可详细提供。但是，一般不宜将自己的手机号码留在名片上，以免使自己过于被动。如果本人不喜欢被外界打扰，则可根据具体情况对自己联络方式的内容有所保留，例如，可删去住宅电话。必要时，在名片上也可以不留任何联络方式，而仅保留姓名一项内容。
（四）夫妇名片
在一些社交场合，接待人员有可能偕同配偶一起参与交际应酬。在这种情况下，使用夫妇名片就比较合适了。事实上，夫妇名片只是社交名片的一种特例，它较多地运用于两人联名赠送礼品或投寄问候信函的场合。名片上的基本内容，同样只包括姓名和联系方式两项，或只有姓名一项。所不同的是，夫妇名片同时印有夫妇两人的姓名。需要注意的是，夫妇两人姓名应印刷成一行，而不宜印成上下两行。同时切记，无论任何理由，都不能随意划掉或涂去另一方的姓名，因为那是一种很不得体的做法。如果有必要以某一方的名义单独使用名片时，则最好还是选择个人名片。
作为一种不可或缺的交际工具，名片在现实生活中有着很强的实用性。对接待人员而言，名片的基本用途主要有以下几种：
（一）常规用途
名片主要具有互通姓名、相互结识的重要作用。具体来说，又可细分为介绍自己、结交他人、拜会他人、便于联系等功能。
1.介绍自己
初次与交往对象见面时，如果想进一步交往，除了必要的口头自我介绍外，还可以递上一张名片作为辅助的介绍工具。这样做，不仅能向对方明确身份，而且还可以节省时间，强化效果。
2.结交他人
在社会交往中，接待人员如果想要结识某人，往往可以主动递交名片。这不仅意味着友好，而且还含有“可以交个朋友吗”这句潜台词。从礼仪上讲，对方一般会随之与接待人员互换名片，从而也就完成了双方结识的第一步。
3.拜会他人
接待人员在初次前往他人工作单位或私人居所进行正式拜访时，可先把本人名片交于对方门卫、秘书或家人，然后由其交给拜访之人，意为“我是某某某，我可以拜访您吗”。待对方确认了拜访者的实际身份后，再决定双方是否见面。
4.便于联系
利用他人在名片上提供的联络方式，可以与对方取得并保持联系，促进交往。当人们变换了单位、调整了职务，或者联系方式有所更改后，一般都要重新制作自己的名片。向经常交往的对象递交新名片，也就意味着把本人的最新情况通报给对方，避免双方联系上的失误。
（二）特殊用途
在社交场合，尤其是国际社交性的场合，名片不仅仅是相互联系的工具，它还可以代替一封简洁的信函，用来表示祝贺、感谢、介绍、辞行、慰问、馈赠以至吊唁等。具体做法是：在名片的左下角写上一行字或一句短语，然后装入信封送交他人。如果是本人亲自递交或托人带给他人，要用铅笔书写；如果采用邮寄方式，则应用钢笔书写。书写时多采用法文缩略语。
1.较常见的法文缩略语
p.f.意为“祝贺”，庆祝节日时用；
p.r.意为“感谢”，接受礼物、款待之后，或者收到别人庆祝、吊唁之类的名片后使用；
p.p.意为“介绍”，向对方介绍某人时用；
p.m.意为“备忘”，提请对方注意某事时使用；
p.p.c.意为“辞行”，在调离和离任时，向同事告别时使用；
p.p.n.意为“慰问”，问候病人时用；
p.e.意为“谨唁”，凭吊、追悼时用；
p.p.n.a.（可以大写）意为“恭贺新年”。
2.代替信函使用时的注意事项
其一，介绍相识。接待人员如果欲向自己相识的人介绍某人时，可以在自己名片的左下角写上“p.p.”，再在后面附上被介绍人的名片，交由被介绍人交给对方，或直接邮寄给对方。在把名片交给被介绍人之后，介绍人应当先用电话与对方联络，告诉对方有人将拿着自己的名片去见对方。
其二，简短留言。当接待人员拜访某人，或者需要向某人传达某事而对方又恰巧不在时，可以留下自己的名片，并在名片上简单写上具体事由，然后委托他人转交。
其三，充当礼单。当接待人员向他人馈赠礼品时，可以将本人的名片作为礼单，置于礼品包装之内。具体做法是将名片装在一个大小相当的信封里，信封上写上收礼者的姓名，信封可以不封口。名片可根据实际情况简单留言，如“p.p.n.a.”。
名片在当今社会中的作用已经不言而喻，从某种程度上讲，它实际就相当于人的另一张“脸面”。因此，一张名片制作得是否规范，往往会影响交往对象对自己的看法，进而影响双方的进一步交流与合作。接待人员在制作名片时应当认真考虑下述问题：
（一）规格材料
目前在中国通行的名片规格为长9厘米，宽5.5厘米，而在国际上较为流行的名片规格则为长10厘米，宽6厘米。一般情况下，内宾接待者应以前一种标准订制名片。夫妇名片和集体名片可在原有的基础上再扩大一些。名片通常以耐折、耐磨、美观、大方、便宜的纸张作为首选材料，如白卡纸、再生纸等。将名片做成折叠式或书本式，或者选用布料、塑料、真皮等材料制作名片是不太合适的。此外，将纸制名片烫金、压花、过塑、熏香，也是不合适的。
（二）文字版式
名片上文字的排列版式大体有两种：一是横式，即文字的行序自上而下，字序自左而右；二是竖式，即文字排列的行序自右而左，字序为自上而下。当两面的内容相同时，不可一面为横式，而另一面选择为竖式。
一般而言，内宾接待人员通常采用简化汉字的横式名片，如无特殊原因，不得使用繁体字。从事少数民族工作或涉外工作的接待人员，则可以酌情使用少数民族文字或外文。一般情况下，可将汉字印于一面，少数民族文字或外文印于另一面。一张名片上不宜使用两种以上文字，也不要在同一面上混合使用不同的文字。同时要注意，名片上的文字，尤其是外文，一定要确保规范和正确。
以汉字印刷名片时，一般采用楷体或仿宋体，尽量不要采用行书、草书、篆书等不宜识别的字体。以外文印刷名片时，一般均采用黑体字。在涉外交往中使用的名片亦可采用罗马体，但很少用草体。文字印刷要清晰易识，不宜自行手写名片，也绝不能在印刷的名片上以笔增减、修改内容，那是名片制作和使用上的大忌。
（三）色彩图案
接待人员所制作的名片宜选用单一色彩的纸张，并且以米白、米黄、浅蓝、浅灰等庄重朴实的色彩为佳。一般而言，名片上除文字符号外不宜添加任何没有实际效果的图案。如果本单位拥有象征性的标志图案，则可将其印于归属一项的前面，但不可过大或过于突兀。接待人员也不宜将照片、漫画、花卉等内容印在名片上。
名片礼仪的核心内容，是交际现场名片的交换。接待人员如何交换名片不但是其个人修养的一种反映，而且也是对交往对象尊重与否的直接体现。
（一）携带名片
接待人员在接待活动中，或者参加正式的交际活动时，都应随身携带自己的名片。
1.足量适用
接待人员携带的名片一定要数量充足，确保够用。所带名片要分门别类地放置，以便根据不同交往对象使用不同名片。
2.放置到位
名片应统一置于名片夹、公文包或上衣口袋之内，在办公室时还可以放于名片架或办公桌内，切不可将其随便放在钱包、裤袋等处。
3.完好无损
平时，名片一定要保持干净整洁，切不可出现折皱、破烂、肮脏、涂改等情况。
（二）递送名片
递送名片，是名片礼仪中的重点。接待人员在递送名片时，尤其要注意如下几个要点：
1.观察意愿
除非自己想主动与人结识，名片务必要在交往双方均有结识对方或建立联系的愿望的前提下发送，否则就会有故意炫耀、强加于人之嫌。
2.把握时机
发送名片，一定要掌握适宜时机，一般应选择初识之际或分别之时，不宜过早或过迟。不要在用餐、观剧、跳舞时递送名片，更不要在大庭广众之下向多位陌生人发送名片。
3.讲究顺序
双方交换名片时，讲究由身份、地位较低者首先向身份、地位较高者递送名片，然后再由后者回复前者。因此在接待活动中，应由接待人员首先向接待对象递送名片。若接待对象不只一人，则应按照职务的高低自高至低来决定发送顺序，切勿跳跃式发送，更不能遗漏其中某些人。最保险的方法是：由近而远，按顺时针或逆时针方向依次发送。
4.表现谦恭
递上名片前，应当先向接受名片者打个招呼，既可先做一下自我介绍，也可以说声“可否交换一下名片”之类的提示语。对于递交名片这一过程，应当表现得郑重其事。要起身站立，主动走向对方，面含微笑，以双手或右手持握名片，举至胸前，并将名片正面面对对方。届时应说声“请多多指教”之类的礼节性用语，切勿以左手持握名片。
（三）接受名片
接受名片时，有一系列具体的讲究应予遵守。主要有：
1.接受之法
在接受他人名片时，接待人员不论多忙，都要暂停手中的一切事情，起身站立，双手捧接。至少也要用右手，而不得使用左手。然后要用不少于一分钟时间，将其从头至尾默读一遍。遇有显示对方荣耀的职务和头衔不妨轻读出声，以示尊重和敬佩。若对方名片上的内容有所不明，也可当场请教对方。
2.有来有往
接收了他人的名片后，不要忘记“礼尚往来”，一般应当立刻回送对方一枚自己的名片。若没有名片，名片用完了，或者忘了带名片时，应向对方作出合理解释，并致以歉意，千万不能毫无反应。
3.认真收存
接过交往对象的名片后，切忌把玩或折叠。应将其谨慎地置于名片夹、公文包、办公桌或上衣口袋之内，并应与本人名片区别放置。需要注意的是：绝对不能把所收到的名片随意塞入钱包或裤子口袋里，那样对对方是一种极大的侮辱。
（四）索要名片
依照惯例，接待人员最好不要直接开口向他人索要名片。但若想主动结识对方，或者有其他原因有必要索取对方名片时，可采取下列办法：
1.互换法
所谓互换法，即以名片换名片。在主动递上自己的名片后，对方按常理会回送给自己一枚他的名片，或者可在递上名片时明言：“能否与您交换一下名片？”
2.暗示法
所谓暗示法，即用含蓄的语言暗示对方。例如，索要名片时可说：“请问今后如何向您请教？”
在交际应酬之中，往往都需要在适当的时刻向交往对象行礼，以示自己对于对方的尊重、友好、关心与敬意。此种礼仪，即所谓会面礼，也就是人们会面时约定俗成互行的礼仪。
在不同的历史时期、不同的文化背景之下，人们所采用的会面礼往往千差万别，互不相同。为人们所熟知的，目前就有点头礼、举手礼、致意礼、脱帽礼、握手礼、拥抱礼、亲吻礼、鞠躬礼、合十礼、吻手礼、吻足礼、碰鼻礼、拱手礼、叩头礼、屈膝礼等。但是，当今在我国乃至世界各国最为通行的会面礼却只有一种，就是人们在日常生活中经常采用的握手礼。
一般情况下，握手礼简称握手。对于接待人员来说，握手行礼是工作与生活中的基本礼仪。学习握手礼，应掌握具体时机、先后次序和有效方式等重要问题。
握手的时机，是一个十分复杂而微妙的问题。它通常取决于交往双方的关系、现场的气氛，以及当事人的心情等多种因素，不可一概而论。
（一）应握手的场合
在下述场合，接待人员有必要与人握手：
其一，在比较正式的场合同相识之人道别，应与之握手，以示自己的惜别之意和希望对方珍重之心。
其二，在家中、办公室里以及其他一切以本人作为东道主的场合，迎送或送别来访者之时，应与对方握手，以示欢迎或欢送。
其三，拜访他人之后，在辞行之时，应与对方握手，以示“再会”。
其四，被介绍给不相识者时，应与之握手，以示自己乐于结识对方，并为此深感荣幸。
其五，在社交性场合，偶然遇上同事、同学、朋友、邻居、长辈或上司时，应与之握手，以示高兴与问候。
其六，他人给予自己一定的支持、鼓励或帮助时，应与之握手，以表衷心感激。
其七，向他人表示恭喜、祝贺之时，如祝贺生日、结婚、生子、晋升、升学、乔迁、事业成功或获得荣誉、嘉奖时，应与之握手，以示贺喜之诚意。
其八，对他人表示理解、支持、肯定时，应与之握手，以示真心实意、全心全意。
其九，应邀参与社交活动，如宴会、舞会之后，应与主人握手，以示谢意。
其十，在重要的社交活动，如宴会、舞会、沙龙、生日晚会开始前与结束时，主人应与来宾握手，以示欢迎与道别。
其十一，他人向自己赠送礼品或颁发奖品时，应与之握手，以示感谢。
（二）不宜握手的场合
在下述一些情况下，因种种原因，不宜同交往对象握手行礼，则应免行握手礼：
其一，对方手部负伤或负重。
其二，对方手中忙于他事，如打电话、用餐、喝饮料、主持会议、与他人交谈等。
其三，对方与自己距离较远。
其四，对方所处环境不适合握手。
在比较正式的场合，行礼握手时最为重要的礼仪问题，是握手的双方应当由谁先伸出手来“发起”握手。倘若对此一无所知，在与他人握手时，轻率地抢先伸出手去而得不到对方的回应，那种场景将一定是令人非常尴尬的。作为接待人员，更要对握手的先后顺序有一个清醒的了解。
（一）“尊者决定原则”
根据礼仪规范，握手时双方伸手的先后次序，应当在遵守“尊者决定原则”的前提下，具体情况具体对待。
“尊者决定原则”的含义是，在两人握手时，各自首先应确定握手双方彼此身份的“尊卑”，然后由此而决定伸手的先后。通常应由位尊者先伸出手来，即尊者先行。位卑者只能在此后予以回应，而绝不可贸然抢先伸手，因为那是违反礼仪的举动。
在握手时，之所以要遵守“尊者决定原则”，既是为了恰到好处地体现对位尊者的尊重，也是为了维护在握手之后的寒暄应酬中位尊者的自尊。因为握手往往意味着进一步交往的开始，如果位尊者不想与位卑者深交，他是大可不必伸手的。换言之，如果位尊者主动伸手与位卑者相握，则表明前者对后者印象不错，而且有主动与之交往之意。
（二）具体涉及的情况
具体而言，握手时双方伸手的先后次序大体包括如下七种情况：
其一，年长者与年幼者握手时，应由年长者首先伸出手来。
其二，长辈与晚辈握手时，应由长辈首先伸出手来。
其三，老师与学生握手时，应由老师首先伸出手来。
其四，女士与男士握手时，应由女士首先伸出手来。
其五，已婚者与未婚者握手时，应由已婚者首先伸出手来。
其六，上级与下级握手时，应由上级首先伸出手来。
其七，职位、身份高者与职位、身份低者握手时，应由职位、身份高者首先伸出手来。
（三）某些特殊的情况
若一个人需要与多人握手，则握手时亦应讲究先后次序，由尊而“卑”，即先年长者后年幼者，先长辈后晚辈，先老师后学生，先女士后男士，先已婚者后未婚者，先上级后下级，先职位、身份高者后职位、身份低者。
在工作场合，握手时伸手的先后次序，主要取决于职位、身份。而在社交、休闲场合，则主要取决于年龄、性别、婚否。
在接待来访者时，这一问题变得较为特殊一些：当客人抵达时，主人应首先伸出手来与客人相握；而在客人告辞时，则应由客人首先伸出手来与主人相握。前者是表示“欢迎”，后者则表示“再见”。若这一次序颠倒，则极易让人产生误解。
应当强调的是：上述握手时的先后次序可用以律己，却不必处处苛求于人。要是当自己处于尊者之位，而位卑者抢先伸手要来相握时，最得体的做法，还是要与之配合，立即伸出自己的手去。若过分拘泥于形式，对其视若不见、“置之不理”，使其进退两难、当场出丑，也是失礼于对方的。
握手的标准方式，是行礼时行至距握手对象约一米处，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，拇指张开与对方相握。握手时，应用力适度，上下稍许晃动三四次，随后松开手来，恢复原状。
具体来说，握手时应加以注意的问题有：
（一）握手的神态
与人握手时，理当神态专注、热情、友好、自然。在通常情况下，与人握手时，应面含笑意，目视对方双眼，并且口道问候。
在握手时，切勿显得自己三心二意、敷衍了事、漫不经心、傲慢冷淡。如果在此时迟迟不握他人早已伸出的手，或是一边握手，一边东张西望、目中无人，甚至忙于跟其他人打招呼，都是极不应该的。
（二）握手的姿势
向他人行握手礼时，只要有可能，就应起身站立，一般来说，接待人员坐着与人握手是不合适的。
握手之时，双方彼此间的最佳距离为一米左右，因此握手时双方均应主动向对方靠拢。若双方距离过大，显得像是一方有意讨好或冷落一方。若双方握手时距离过小，手臂难以伸直，则不大好看。
最好的做法，是双方将要相握的手各向侧下方伸出，伸直相握后形成一个直角。
（三）握手的手位
在握手时，手的具体位置至关重要，常见的手位有两种：
1.单手相握
以右手单手与他人相握，是最常见的握手方式。不过进而言之，单手与人相握时，左手掌垂直于地面最为适当。这被称为“平等式握手”，表示自己不卑不亢。
与人握手时掌心向上，表示自己谦恭、谨慎，这一方式叫作“友善式握手”。
与人握手时掌心向下，则表示自己感觉甚佳、自高自大，这一方式叫作“控制式握手”。
2.双手相握
双手相握，即用右手握住对方右手后，再以左手握住对方右手的手背。这种方式，适用于亲朋故旧之间，可用以表达自己的深情厚谊。一般而言，这种方式的握手不适用于初始者与异性，因为这有可能被理解为讨好。这一方式，有时亦被称为“手套式握手”。
双手相握时，左手除握住对方右手手背外，还有人以之握住对方右手手腕、握住对方右手手臂、按住或拥抱对方右肩。这些做法，除非是面对至交，最好不要滥用。
（四）握手的力度
握手之时，为了向交往对象表示热情友好，应当稍许用力；与亲朋故旧握手时，所用的力量可以稍微大一些；而在与异性以及初次相识者握手时，则千万不可用力过猛。
总之，在与人握手时，不可以毫不用力，不然就会使对方感到缺乏热忱与朝气。但也不宜矫枉过正，如果在握手时拼命用力，将对方握得龇牙咧嘴，则难免有示威或挑衅之嫌。
（五）握手的时间
在普通情况下，与他人握手的时间不宜过短或过长。大体来讲，握手的全部时间应控制在三秒钟之内，即握上一两下即可。当然，若是老友重逢，握手的时间则可以相应适当延长。
握手时两手稍触即分，时间过短，好似在走过场，又像是对对方怀有戒意。而与他人握手时间过久，尤其是拉住异性或初次见面者的手长久不放，则显得有些虚情假意，甚至会被怀疑为“想占便宜”。
（六）握手的禁忌
在人际交往中，握手虽然司空见惯，看似寻常，但由于它可被用来传递多种信息，因此在行握手礼时应努力做到合乎规范，不犯禁忌。这就要求接待人员做到下述几点：
其一，不要用左手与他人握手。与少数民族人士或外国友人打交道时，则更要牢记此点，因为在他们看来左手往往是不洁的。
其二，不要在握手时争先恐后，而应当遵守秩序、依次而进。
其三，不要在握手时戴着手套或将另外一只手插在衣袋里，也不能在握手时另外一只手依旧拿着东西而不肯放下，例如，仍然拿着香烟、报刊、公文包、行李等。
其四，不要在握手时戴着墨镜。只有患有眼疾或眼部有缺陷者，方可例外。
其五，不要在握手时面无表情、不置一词，好像根本无视对方的存在，或纯粹是为了应付对方。
其六，不要在握手时长篇大论，点头哈腰，显得过分客套。过分客套不会令对方受宠若惊，而只会让对方不自在、不舒服。
其七，不要在握手时仅仅捏住对方的手指尖，好像有意与对方保持距离；也不要在握手时只递给对方一截冷冰冰的手指尖，像是迫于无奈似的。正确的做法，是要握住对方的整个手掌。即使对异性，也要这么做。
其八，不要以肮脏不洁或患有传染性疾病的手与他人相握。更不能在与人握手之后，立即揩拭自己的手掌，好像与对方握手就会使自己受到污染似的。
其九，不要拒绝与他人握手。在任何情况下，都不能这么做。
现代人要生存、要发展，在日常生活和工作中，就需要主动地与其他人进行必要的沟通，以寻求理解、帮助和支持。介绍，就是人际交往中与他人进行沟通、增进了解、建立联系的一种最基本、最常规的方式，是人与人进行相互沟通的出发点。
在接待工作中，如能正确地利用介绍，不仅可以扩大自己的交际圈，广交朋友，而且有助于自己进行必要的自我展示和自我宣传。因此在接待场合中，接待人员必须熟练掌握有关介绍的相关礼仪。
介绍自我即自我介绍，简言之，就是在必要的社交场合，由自己担任介绍的主角，自己将自己介绍给其他人，以便使对方认识自己。
根据会面礼仪的具体规范，接待人员在进行自我介绍时，应注重自我介绍的内容、自我介绍的分寸等诸多问题。
（一）自我介绍的内容
自我介绍的内容，是指自我介绍时所表述的主体部分，即在自我介绍时表述的具体要点。确定自我介绍的具体内容，应兼顾实际需要、所处场景及具体对象。
1.应酬式
应酬式的自我介绍，适用于某些公共场合和一般性的社交场合，如旅行途中、宴会厅里、舞场上、通电话时。它的对象，主要是进行一般性接触的交往对象，故介绍内容要少而精。应酬式的自我介绍内容最为简洁，往往只包括姓名一项即可。例如：“您好！我叫祝姿。”
2.工作式
工作式的自我介绍，主要适用于工作之中。它是以工作为自我介绍的中心，因工作而交际，因工作而交友。它的介绍内容，应当包括本人姓名、供职的单位及其部门、担任的职务或从事的具体工作等。其中这三项被称为工作式自我介绍内容的三要素，通常缺一不可。其中，第一项姓名，应当一口报出，不可有姓无名，或有名无姓。第二项供职的单位及其具体部门，有可能最好全部报出，具体工作部门有时也可以暂不报出。第三项担任的职务或从事的具体工作，有职务最好报出职务；职务较低或者无职务，则可报出目前所从事的具体工作。例如：“我叫王爱华，是东方市政府接待办的交际处处长。”
3.交流式
交流式的自我介绍，主要适用于社交活动中。它是一种刻意寻求与交往对象进一步交流与沟通，希望对方认识自己、了解自己并与自己建立联系的自我介绍。交流式自我介绍的具体内容，大体应当包括介绍者的姓名、工作、籍贯、学历、兴趣以及与交往对象的某些熟人关系等。此种自我介绍不一定非要面面俱到，而应依照具体情况而定。例如：“我名叫李青松，现在在北京长城有限公司工作。我是中国人民大学公共管理学院毕业的，咱们是校友，对吗？”
4.礼仪式
礼仪式的自我介绍，适用于讲座、报告、演出、庆典、仪式等一些正规而隆重的场合。它是一种意在表示对交往对象友好、敬意的自我介绍。礼仪式的自我介绍的内容，亦包含姓名、单位、职务等项，但往往还应多加入一些适宜的谦辞、敬语，以示自己礼待交往对象。
（二）自我介绍的分寸
进行自我介绍之时，对下述几方面的问题必须予以正视，方能使自我介绍恰到好处、不失分寸。
1.掌握时间
在进行自我介绍时要掌握好时间，在此包括以下两方面内容：
其一，应力求简洁。进行自我介绍时，应尽可能地节省时间，并以半分钟左右为宜。如无特殊情况，最好不要长于一分钟。为了节省时间，在做自我介绍时，还可利用名片、介绍信加以辅助。若使用了名片、介绍信，则其上所列的内容应尽量不予重复。
其二，应择时进行。自我介绍应在适当的时间进行，而不应在不适当的时间进行。进行自我介绍的适当时间，在此所指的是：一是对方有兴趣时；二是对方有空闲时；三是对方情绪好时；四是对方干扰少时；五是对方有要求时。进行自我介绍的不适当时间，则是指对方无兴趣、无要求、工作忙、干扰大、心情坏、休息用餐或正忙于私人交往之时。
2.讲究态度
进行自我介绍，态度务必要自然、友善、亲切、随和。既不要小里小气、畏首畏尾，又不要虚张声势、轻浮夸张、矫揉造作。在做自我介绍时，要充满信心和勇气，要敢于正视对方的双眼，显得胸有成竹、不慌不忙。这样做，将有助于自我放松，并使对方对自己产生好感。在自我介绍的具体过程中，语气要自然、语速要正常、语音要清晰，这对自我介绍的成功将大有好处。届时倘若语气生硬冷漠、语速过快或过慢、语音含混不清，都是缺少经验、缺乏自信的表现。
3.力求真实
进行自我介绍时所表述的各项内容，一定要实事求是、真实可信。没有必要过分谦虚，一味贬低自己去讨好别人，但也不可自吹自擂、弄虚作假、夸大其词。切勿在自我介绍时大掺水分，否则定会得不偿失。
介绍他人，又称第三者介绍，是经第三者为彼此不相识的双方引荐、介绍的一种介绍方式。介绍他人，通常都是双向的，即将被介绍者双方各自均做一番介绍。有时，也可以进行单向的他人介绍，即只将被介绍者中的某一方介绍给另一方。
（一）介绍他人的顺序
在为他人作介绍时，必须遵守“尊者优先了解情况的原则”。也就是说，在为他人作介绍前，先要确定双方地位的“尊卑”，然后先介绍位卑者，后介绍位尊者。这样做，可以使位尊者优先了解位卑者的情况，以便见机行事，在交际应酬中掌握主动权。这一原则，有时又被称为“后来者居上原则”。它所指的是后被介绍者，应较之先被介绍者地位为上。二者从不同角度，阐明了同一问题。
根据这些规则，为他人作介绍时的顺序大致有如下几种情况：
其一，介绍年长者与年幼者认识时，应先介绍年幼者，后介绍年长者。
其二，介绍长辈与晚辈认识时，应先介绍晚辈，后介绍长辈。
其三，介绍老师与学生认识时，应先介绍学生，后介绍老师。
其四，介绍女士与男士认识时，应先介绍男士，后介绍女士。
其五，介绍已婚者与未婚者认识时，应先介绍未婚者，后介绍已婚者。
其六，介绍同事、朋友与家人认识时，应先介绍家人，后介绍同事、朋友。
其七，介绍来宾与主人认识时，应先介绍主人，后介绍来宾。
其八，介绍上级与下级认识时，应先介绍下级，后介绍上级。
其九，介绍职位、身份高者与职位、身份低者认识时，应先介绍职位、身份低者，后介绍职位、身份高者。
（二）介绍他人的内容
在为他人作介绍时，介绍者对介绍的内容应当字斟句酌，慎之又慎。倘若对此掉以轻心、词不达意、敷衍了事，很容易给被介绍者留下不良印象。根据实际需要的不同，为他人作介绍时的内容也会有所不同。通常有如下五种形式可供借鉴：
1.标准式
它适用于正式场合，其内容以双方的姓名、单位、职务等为主。
2.简洁式
它适用一般的社交场合，其内容往往只有双方姓名一项，甚至可以只提到双方姓氏为止。接下来，则是由被介绍者见机行事。
3.引见式
它适用于普通的社交场合。做这种介绍时，介绍者所要做的，就是将被介绍者双方引导到一起，而不需要表达任何具有实质性的内容。
4.推荐式
它适用于比较正规的场合，多是介绍者有备而来，有意要将某人举荐给某人，因此在内容方面，通常会对前者的优点加以重点介绍。
5.礼仪式
它适用于正式场合，是一种最为正规的他人介绍。其内容略同于标准式，但语气、表达、称呼上都更为礼貌、谦恭。
（三）介绍他人的应对
在介绍他人时，介绍者与被介绍者都要注意自己的表达、态度与反应，即介绍他人的应对问题。
介绍者为被介绍者作介绍之前，不仅要尽量征求一下被介绍者双方的意见，而且在开始介绍时还应再打一下招呼，切勿开口即讲，显得突如其来，让被介绍者措手不及。
被介绍者在介绍者询问自己是否有意认识某人时，一般不应加以拒绝或扭扭捏捏，而应欣然表示接受。实在不愿意时，则应说明缘由。
当介绍者走上前来，开始为被介绍者进行介绍时，被介绍者双方均应起身站立，面含微笑，大大方方地目视介绍者或对方，神态庄重而专注。
当介绍者介绍完毕后，被介绍者双方应依照合乎礼仪的顺序进行握手，并且彼此问候对方。此时的常用语有：“你好”，“很高兴认识你”，“久仰大名”，“认识你非常荣幸”，“幸会、幸会”，等等。必要时，还可进一步进行自我介绍。不要在此时此刻有意拿腔拿调、硬端架子，显得瞧不起对方，或是心不在焉、疲于应付；也不要奴颜婢膝、阿谀奉承，成心讨好对方，表现得有失人格。
集体介绍，系他人介绍的一种特殊形式。它是指介绍者在为他人介绍时，被介绍者其中一方或者双方不止一人，甚至是许多人。由此可见，具体介绍大体可分成两种：其一，是为一人和多人做介绍。其二，是为多人和多人做介绍。
进行集体介绍时，应主要关注其顺序与内容两方面的问题。
（一）集体介绍的顺序
集体介绍的顺序，若有可能，应比照他人介绍的顺序进行。若实难参考，则可酌情参考下述顺序。应当强调的一点是，越是正式、大型的交际活动，对集体介绍的顺序就越是不可马虎。
1.“少数服从多数”
它的含义是当被介绍者双方地位、身份大致相似，或者难以确定时，应当使人数较少的一方礼让人数较多的一方，一个人礼让多数人。即先介绍人数较少的一方或个人，后介绍人数较多的一方或多数人。
2.强调地位、身份
若被介绍者双方地位、身份之间存在明显差异，特别是当这些差异表现为年龄、性别、婚否、师生以及职务有别时，则地位、身份为尊的一方即使人数较少，甚至仅为一人，仍然应被置于尊贵的位置，最后加以介绍，而先介绍另一方人员。
3.单向介绍
在演讲、报告、会议、见面时，往往只需要将主角介绍给广大参加者，而没有必要一一介绍广大参加者。
4.人数较多一方的介绍
若需要介绍的一方人数不只一人，可采取笼统的方法进行介绍。例如，可以说“他们都是我的同事”等，但是最好还是要对其一一进行介绍。进行此种介绍时，可比照他人介绍时位次“尊卑”的顺序，由“尊”而“卑”，如先上级后下级、先长后幼、先女后男等。不过，这一顺序的标尺一定要正规、单一，并且为众人所认可。
5.人数较多双方的介绍
若被介绍双方皆不只一人，则可依照礼规，先介绍位“卑”的一方，后介绍位“尊”的一方。在介绍各方人员时，均须由“尊”而“卑”，依次进行。
6.人数较多各方的介绍
有时，被介绍的会不只两方，此时需要对被介绍的各方进行位次排列。排列的具体方法有：一是以其负责人身份为准；二是以其单位规模为准；三是以其单位名称的英文字母顺序为准；四是以抵达时间的先后顺序为准；五是以座次顺序为准；六是以距介绍者的远近为准。如进行多方介绍，应由“尊”而“卑”。如时间允许，应在介绍各方时，以“尊卑”的顺序，一一介绍其各个成员。若时间不允许，则不必介绍其具体成员。
（二）集体介绍的内容
集体介绍的内容，基本上与他人介绍的内容无异，不过要求更认真、更准确、更清晰。有以下两点，应尤为注意：
1.不使用易生歧义的简称
在正式场合介绍他人时，简称切勿乱用。例如，不要讲“人大”、“消协”，而应道明是“中国人民大学”、“消防协会”。至少，要在首次介绍时使用准确的全称，然后方可采用简称。
2.不开玩笑、捉弄人
进行介绍时，要庄重、亲切，切勿随意拿被介绍者开玩笑，或是成心出对方的洋相。乱开他人的玩笑，绝对是失礼的。
在日常接待工作中，接待人员有时需要向接待对象介绍业务。
介绍业务，是指由服务人员向接待对象举荐商品、服务，使对方对其有所熟悉、有所了解。介绍业务的主要方法，要么是主动地介绍商品、服务的有关知识，要么则是对接待对象所提出的有关商品、服务的问题进行直接回答。后者有时亦称“问有答声”。
介绍业务，是接待人员进行服务的常规手段之一，接待人员对下述三点必须认真予以对待：
（一）苦练基本功
接待人员在其工作岗位，必须对自己经营的商品、负责的服务十分熟悉。只有如此，才能做到介绍在行，有问必答，得心应手。对于商品销售而言，要做好介绍推荐，就要做到“一懂”、“四会”、“八知道”。
所谓“一懂”，指的是要懂得相关的商品流通或服务各个环节的具体业务工作。
所谓“四会”，指的是对自己所经营的商品或服务要会使用、会调试、会组装、会维修。
所谓“八知道”，则是指要知道商品的产地、知道商品的价格、知道商品的质量、知道商品的性能、知道商品的特点、知道商品的用途、知道商品的使用方法、知道商品的保管措施。对于接待人员为接待对象所提供的服务而言，同样也需要对类似的问题掌握得一清二楚。
尤其重要的是，接待人员在介绍推荐商品、服务时，必须讲究职业道德，务必维护消费者的利益，一切都要实事求是。应当明确的是，在介绍推荐时，既不要夸大其词，也不要隐瞒缺点；不要存心张冠李戴，指鹿为马。例如，有意识地将甲地的产品、服务说成是乙地的，将国产或国营的商品、服务说成是进口的或外资的，将杂牌的商品、服务说成是名牌的。不要以次充好、以劣抵优。例如，不可将积压、滞销或残次的商品，硬是说成畅销、紧俏、优质的。
（二）熟悉接待对象心理
在对商品、服务进行介绍时，接待人员一般应当着重做好下述四件事：一是引起接待对象的关注；二是培养接待对象的兴趣；三是增强接待对象的欲望；四是要与接待对象达成交易。要做好这四点，完全有赖于接待人员对接待对象心理状态及其具体变化的了解程度。
不同性别、不同年龄、不同职业、不同阅历、不同个性、不同习惯、不同地域、不同民族、不同受教育程度的接待对象的具体表现，往往有所不同。一般情况下，接待人员在为接待对象进行介绍推荐时，既要注意对对方进行角色定位，又要争取实现真正的双向沟通。此时，其重要之点大致有三：
1.与接待对象建立和谐的关系
在进行介绍推荐时，首先要争取给对方以宾至如归之感。此外，还要力争缩短双方之间的距离。做到了这一点，就有助于增强对方对自己的信任。
2.与接待对象建立起彼此信赖的关系
介绍推荐时，应当质朴诚实、老幼无欺，设身处地地多为接待对象着想，认认真真地为其出主意、想办法、真帮忙，切记“买卖不成仁义在”。只有对接待对象诚实无欺，才能使双方彼此信赖。
3.促使接待对象自然而然地自行决断
介绍推荐商品、服务，一定要抓好时机。该介绍时一定介绍，不该介绍时千万不要介绍。关键是要自己有眼色，能够明白对方有无兴趣、有无能力。千万不要强拉硬卖，不看对方脸色而一味“自吹自擂”。
（三）掌握科学的方法
掌握介绍的科学方法，也是做好介绍必不可少的条件。要做到这一点，不仅要根据商品、服务的不同特点去做，而且还要尊重接待对象的不同兴趣、偏好；不仅要尽可能地全面，而且也要努力抓住重点。除此之外，还可辅以其他手段。例如，一边进行介绍推荐，一边进行展示操作；一边进行介绍推荐，一边回答接待对象的疑问。具体而言，接待人员所应掌握的介绍推荐商品、服务方法大致上有如下三种：
1.根据特点进行介绍
任何商品、服务均有各自的特点。它们分别表现在成分、性能、造型、花色、样式、质量、价格、连带服务、售后服务等方面。接待人员在对其具体进行介绍时，可就最为突出的优点、长处等方面予以侧重介绍。比如，或者介绍其成分、性能，或者介绍其造型、花色、样式，或者介绍其质量长处、优点，或者介绍其独特风格与历史地位，或者介绍其连带服务、售后服务。
2.根据用途进行介绍
接待对象不论购买商品还是购买服务，主要是为了使用与享受。因此，在介绍推荐商品、服务时，应着重围绕其用途展开。主要方法有五种：其一，介绍其多种用途。其二，介绍其特殊用途。其三，介绍其附带用途。其四，介绍其新增用途。其五，介绍其独特用途。
3.对新近上市的商品、服务的介绍
新上市的商品、服务，往往会面临接待对象对其不甚了解或举棋观望的局面。接待人员在积极进行宣传、推荐时，通常应当采取一些独特的方法：其一，介绍全新型商品、服务时，应着重介绍其优点、性能、用途及保养方法。其二，介绍改进型商品、服务时，应着重介绍其改进之后的优点。其三，介绍引进型商品、服务时，宜在将其与国内商品、服务进行对比的基础上，介绍其独具特色之处。其四，介绍未定型商品、服务时，宜在说明其尚处于试销的同时，介绍其与定型的同类商品在质量、价格、后续方面的差别，以供接待对象自行比较。
语言是人们用以交流的主要工具之一，而口头交谈则是人们彼此之间进行沟通的重要渠道之一。
在绝大多数情况下，接待人员与接待对象面对面的直接沟通以口头交谈为主。在这一方面，仅凭自己的常规经验是远远不够的，还需要熟练掌握在谈话的态度、语言、内容、方式等方面的礼仪规范。接待人员在口头交谈时的表现，不仅是其工作能力、行政水平以及待人接物的态度的体现，同时也是展示个人魅力与风采的具体途径之一。
接待人员应该掌握的口头交谈礼仪，主要涉及谈话的语言、谈话的态度、谈话的方式、谈话的内容、谈话的忌讳五个方面，它们具体规范了接待人员应当“如何说”和“说什么”。
语言是交谈的载体，整个交谈过程无非就是语言的具体运用过程。语言运用是否准确恰当，直接影响着交谈能否顺利进行。所以，接待人员在交谈中一定要特别注意语言的具体使用问题。
（一）正确选择
在接待活动中，接待人员应该自觉采用普通话，不能对接待对象说对方根本听不懂的地方方言，更不能使用低级、庸俗、不文明的语言。特别要注意的是，即使不在接待场合，也不允许几个人在工作期间聚集在一起讲家乡话。因为那样既不正式，又有搞“小圈子”之嫌，容易让人产生“有着不可告人的秘密”的错觉。我方接待人员在外事活动中，一般可以使用英语，或是直接采用交往对象所在国的国语。而在正式的官方活动中，则必须使用汉语，以此来体现一个主权国家的尊严。
（二）通俗易懂
接待人员在与接待对象进行口头交谈时，务必要以务实为本。一方面，接待人员所使用的语言应通俗易懂，而不可满口之乎者也，滥用书面语言、专业术语或成语典故；另一方面，接待人员应充分考虑到接待对象的职业和受教育程度等因素，努力使自己的语言生动、形象、具体、鲜明，以利于沟通交流。如果“官话”、“套话”连篇，或是所使用的语言过于雕琢，甚至咬文嚼字、卖弄学识，那么不仅有碍信息的传达，而且还会让人觉得十分可笑。
（三）简洁明确
进行口头交谈时最基本的一点，就是要让他人准确无误地听懂自己的发言。因此，接待人员所使用的语言应当力求简单明了，言简意赅地表达自己的观点和看法。要使对方能听懂，并且能准确无误地理解自己的本意，主要要求接待人员发音标准、吐字清晰；同时，所说的话含义明确，不能模棱两可，以免产生不必要的误会。届时，切忌使用方言、土语或是说话啰唆。
（四）文明礼貌
无论在日常交谈还是正式发言中，接待人员必须讲究文明礼貌，尽量使用尊称，并善于使用一些约定俗成的礼貌用语，如“您”、“谢谢”、“对不起”等。此外，在交谈时不可意气用事，以尖酸刻薄的话对他人冷嘲热讽，也不可夜郎自大，处处教训指正别人，务必要谦虚大度、文雅用语、礼貌交谈。同时，交谈中应当尽量避免一些不太文雅的语句和说法，对于不宜明言的一些事情可以尽量使用委婉的词句来表达，多用一些约定俗成的隐语。
口头交谈的态度，此处是指一个人在与别人交谈的整个过程中的举止表情及对接待对象的基本看法。从某种程度上讲，交谈的态度有时甚至比交谈的内容更为重要。在接待活动中，交谈的态度通常更受接待对象的关注。
对于训练有素的接待人员来讲，要想使自己口头交谈的态度符合要求，就必须注意如下四个方面：
（一）注意语态
语态，在此特指交谈时的神态，即表情和动作。一方面，与别人交谈时，在神态上既要亲切友善，又要舒展自如。当自己讲话时，要注意不卑不亢、恭敬有礼；在别人讲话时，则要专心致志、认真倾听。在与对方谈话时左顾右盼，或是双手抱在脑后，往往给人心不在焉或者目空一切的感觉。
另一方面，应当尽量以动作表达自己的尊敬之心。例如，在与别人谈话时，应当表情认真，目光直视对方。若要表示自己对对方观点的支持、赞同或理解，则可以点头微笑。此外，还要认真而专注地倾听他人的讲话，并且谨慎发言。
（二）注意语音
在现代社会中，语音被视为一个接待人员教养素质的直接体现，并与对接待对象尊重与否直接挂钩。在语音方面的基本礼仪规范是：与人进行交谈时，应力求发音纯正，尽量不带乡音土语，同时注意控制自己说话时的音量。最佳的音量标准是，只要接待对象可以听清楚即可。在口头交谈时，特别是在公共场所里与别人交谈时，如果粗声大气，不仅有碍于他人，而且也说明自己缺乏教养。
（三）注意语速
所谓语速，即一个人说话时速度的快慢。在交谈中，自己的语速是否合乎常规，往往同自己交谈的效果直接联系在一起。在接待工作中，不论使用自己的母语，还是使用某种外语，接待人员的语速都应当保持相对的稳定，也就是快慢适宜、舒张有度，同时在一定的时间内保持匀速。这样做，不仅可以使自己的语言清晰易懂，而且还可以显示出自己胸有成竹、有条有理。语速过快、过慢，或者忽快、忽慢，会给人一种慌慌张张、吞吞吐吐、没有条理的感觉，都是接待人员应当努力避免的。
（四）注意语气
所谓语气，一般是指人们在讲话时的口气。与别人交谈时，接待人员的语气应当和蔼可亲，一定要注意平等待人、谦恭礼貌。在交谈中，应当注意讲话的速度稍微舒缓一些，讲话的音量低一些，谈话的语调抑扬顿挫一些，并尽量多使用一些谦辞、敬语和礼貌用语。既不要在交谈时表现得居高临下、无所不知，也不宜在语气上阿谀奉承、随声附和。故意讨好对方，往往会令对方厌恶反感。正确的表现应该是：不卑不亢、落落大方、充满善意。
口头交谈的方式，通常是指人们在谈话时所采用的具体形式。根据不同的情况，接待人员应采取不同的谈话方式。下面，简要介绍一下接待人员在谈话时所采用的六种方式：
（一）静听式谈话
所谓静听式谈话，是指与接待对象进行谈话时，少谈多听，以听为主。在倾听时，表情要认真，要目视对方、全神贯注，切不可用心不专。此外，可以在语言、动作上予以必要的配合，例如，微笑、点头等。学会倾听，应该是接待人员最基本的素质。
（二）扩展式谈话
所谓扩展式谈话，是指交谈双方就某些共同关心的问题各抒己见，进行由此及彼、由表及里、由浅入深的讨论。其目的是，充分交换意见，以求集思广益。这种谈话，不但要求人们在交谈中要注意双向交流，而且还要求谈话要就事论事、以理服人，通过谈话统一双方的思想，达成共识。
（三）倾泻式谈话
所谓倾泻式谈话，是指在口头交谈时对对方毫无保留，将自己的全部想法和盘托出。这种谈话方式要以对对方的信任为前提，谈话时以我为主、畅所欲言。但要注意在采取这种谈话方式时，一定要掌握好恰当的分寸，切不可泄露本单位或国家的秘密，也要防止自己这种“过分亲热”之举引起对方的误会，让对方认为自己不成熟，以为自己想和对方“套近乎”。
（四）跳跃式谈话
所谓跳跃式谈话，是指在口头交谈过程中，某一话题在接待对象没有呼应时，为避免谈话者感到尴尬，或者是谈话出现冷场，接待人员主动跳出原先谈论的范围，转而挑选出令大家都感兴趣的话题。但同时也应注意，切不可单凭自己的兴趣将话题改来改去，使之变化得过于频繁。
（五）启发式谈话
所谓启发式谈话，是指交谈中的一方主动帮助不善表达的一方，在话题的选择或谈话的走向上予以引导、支持、鼓励，以帮助对方在谈话中得以采用恰当的方法来阐述自己的见解和主张。接待人员在采取这种谈话方式时，切不可居高临下，企图以此来控制对方，也不可存心误导对方、愚弄对方。
（六）评判式谈话
所谓评判式谈话，是指在谈话过程中要在听取了对方的观点以后，在适当的时刻，以适当的方法，恰如其分地进行插话。接待人员在涉及根本性、方向性、原则性问题的谈话中，一般适宜采用评判式谈话方式来阐述自己的观点、立场。同时，必须注意适时和适度，也要重视与谈话对象彼此尊重、相互理解。
进行口头交谈时，最重要的当然是内容的选择。一般认为，交谈内容是关系到口头交谈成败的决定性因素。正所谓“言为心声”，接待人员所选择的交谈内容，往往被视为其个人品位、志趣、修养和阅历的集中体现，故此必须对其斟酌再三。交谈内容的选择，通常应当遵守一定的原则和要求。
（一）切合语境
语境，即说话时的语言环境，在此具体指的是说话时的客观现场环境，包括时间、地点、目的，以及交谈双方的身份等内容。接待人员的交谈内容务必要与交谈的时间、地点、场合相对应，同时也应符合身份。例如，接待人员应该站在本单位、本部门的立场上进行谈话，谈话的具体内容要符合中国的法律法规，并应与党的路线、方针、政策保持一致。
（二）因人而异
所谓因人而异，是指接待人员在交谈时要根据接待对象的不同而选择不同的交谈内容，多为谈话对象着想，并根据对方的年龄、性格、性别、民族、职业、阅历、地位而选择适宜的话题。同时，接待人员应当本着求同存异的原则，选择大家都感兴趣的话题作为谈话内容。如果交谈各方在交谈中对某一问题产生了意见或观点的分歧，则不妨进行适度的调整。但届时一定要克制自己的情绪。
（三）具体要求
除上述原则外，接待人员在选择交谈内容时还应遵循如下四点具体要求：
1.有助于接待对象进一步了解有关本单位的内容
有交流才有了解，有了解才有信任。为了便于接待对象进一步了解接待人员所在单位的情况，接待人员应该在交谈中主动介绍本单位的实际情况，但在介绍时，要注意客观性与公正性兼顾。
2.对接待对象所属的单位或其本人表示善意的内容
在任何情况下，接待人员都应该把对接待对象的尊重与友善放在首位。因此，对接待对象所属的国家、民族、单位或对其本人的历史和成就表达直接的敬意或者由衷的称赞，既体现了自己对接待对象的重视，又是对其尊重有加的一种表现。
3.高雅而轻松的内容
接待人员作为主人，理当自觉地选择高尚、优雅的谈话内容，例如，有关哲学、历史、文学、艺术，以及政策、国情、社会发展等话题。在交谈时，还要有意识地选择那些能给接待对象带去开心与欢乐的轻松的话题，而不宜选择那些让对方感到沉闷、压抑、悲哀、难过的内容。
4.一方或双方所擅长的内容
交谈的内容，应当是自己或者对方所熟知甚至擅长的内容。这样双方在交谈中就会左右逢源、得心应手，并令对方感到自己谈吐不俗，对自己刮目相看；同时，也可以给对方发挥长处的机会，调动其交谈的积极性。应当注意的是，不论选择自己擅长的内容，还是选择对方擅长的话题，都不应当涉及另一方一无所知的内容，否则便会使对方感到十分难堪，或者令自己贻笑大方。
接待人员在与别人交谈时，必须把握好自己谈话的具体分寸，即谈话时应当把握好“度”，绝对不可以说出与自己身份不符的话，不可咄咄逼人或一言不发，不可骄傲自大或讽刺挖苦。
（一）内容上的忌讳
下述内容均应予以回避：
1.涉及对方单位内部机密的内容
交谈时涉及这样的内容，容易被人误解为对别人的内部事务说长道短，十分令人反感。
2.涉及对方自身弱点与短处的内容
任何一个有自尊心的人，都不会希望自身的弱点与短处被别人当众曝光。
3.涉及他人长短的内容
一般而言，在背后对他人进行非议，是一种很没有水平的做法。
4.庸俗、低级、无聊的话题
交谈时不宜涉及凶杀、色情、暴力、惨案、灾祸等。谈论这类话题，会让人觉得自己的素质十分低下。
（二）态度上的忌讳
与人交谈时，接待人员在态度上亦应注意有加，以下情况必须予以避免：
1.一言不发
交谈时采取这种态度，会给接待对象留下自己对谈话毫无兴趣的印象，或令对方感到自己城府很深。
2.没完没了
接待人员在谈话时，务必注意对自己有意识地进行“限时”和“限量”，不能不顾别人的兴趣与反响，而表现出过分的表现欲。
3.讽刺挖苦
绝不允许在谈话中意气用事、尖酸刻薄，否则就会使自己显得目光短浅、气量狭窄。即使批评对方，也千万不能忽略对对方人格的尊重。
4.骄傲自大
接待人员一定要以谦虚为本、虚怀若谷。不能目空一切、骄傲自大，更不能在谈话中妄自以权威自居。