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迎送宾客，讲究有始有终、善始善终。在其整个具体过程中，必须坚持主随客便、以礼相待、热情有加。
在接待工作的具体过程中，迎送来宾作为接待工作的具体起点，不仅理应为接待方所重视，而且亦为接待对象所关注。
在接待过程中，迎送来宾不仅反映接待方的接待水准，体现接待方的礼宾规格，而且意味着双方关系发展的具体程度，暗示着接待方对接待对象的重视程度，同时还事关接待对象对接待方工作的第一印象。因此，无论就接待方还是接待对象而言，接待工作中的迎送来宾理所当然地应被视为一桩礼仪大事。
具体而言，接待过程中迎送来宾，在礼仪规范上有熟悉详情、确定“时空”、关注细节、熟知程序四个问题需要为有关人士所重视。
本着“知彼知己”的原则，从事迎送来宾的接待人员，有必要对有关状况掌握得详尽具体、细致入微。在此方面倘若稍有不足，就有可能产生连锁反应，影响到全部迎送活动乃至整个接待工作的顺利进行。
（一）掌握对方的状况
要将迎送来宾工作进行得圆满顺利，达到双方都满意的效果，接待方有关人员首先应对来访人员的具体状况予以充分掌握。这是接待人员做好迎送工作的基本保证。
1.主宾的个人简况
对于对方主宾的简况，诸如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、党派，以及文化程度、宗教信仰、生活习惯、个人偏好、家庭状况、职位变迁、政治倾向、业务能力、社会评价等，均应一清二楚。对对方其他来宾的基本情况，亦应尽可能地有所了解。
2.来宾的总体情况
在迎送活动中，一些有关来宾的总体情况，例如具体人数、性别概况、相关专业、内部关系、组团情况及负责人等，接待人员亦应予以关注。
3.来宾的整体计划
接待对象在来访之前，必定会制订具体的访问计划。对其来访计划，特别是访问目的、指导方针、大致安排等，接待人员应有一定程度的了解。
4.来宾的具体要求
在迎送活动开始前，以及在具体进行中，接待人员对于对方所提出的要求或者意见、建议，均应认真听取，并予以充分考虑。
5.来宾的抵达时间
对于来宾正式抵达的时间，例如具体日期、具体时间，以及相关的航班、车次、地点等，接待人员务必掌握充分、一清二楚，并且再三核对，以免在具体工作中出现重大差错。
（二）了解己方的规定
从事迎送工作的接待人员，尤其是其中的负责者，一定要对己方的相关规定进行全面了解。
其一，己方的接待方针。它具体涉及己方有关整个接待工作的基本要求。
其二，己方的礼宾规格。它是己方所给予来宾具体礼遇的最明显的体现。
其三，己方的操作重点。对于迎送来宾过程之中的某些重点环节，有关人员必须予以重视。
其四，己方的有关预案。对于用以防止某些临时变故的预备方案，有关人员必须了解清楚，而不能一知半解。
在正式的接待过程中，宾主双方均对迎送来宾的具体时间与空间十分重视。因为它不仅限定了迎送活动的具体范围，而且还将在一定程度上直接影响着迎送活动的效果。
具体而言，与接待中迎送来宾活动的具体时空条件有关的规范，主要包括如下两个方面：
（一）活动的时间
在具体从事迎送活动时，对于时间问题理应高度重视。有关活动时间的礼仪规范，主要涉及如下三点：
1.须双方商定时间
在任何情况下，有关正式迎送来宾的具体时间，均应由宾主双方事先正式商定，并达成一致。各方对此都可以提出意见或建议，但同时也必须耐心地听取对方的意见或建议。
2.约定时间要精确
对于有关迎送活动的具体时间约定，不仅应该详尽，而且必须精确。一般情况下，每次活动的具体时间应明确年、月、日，采用24小时制计时，并且应当精确到以分钟为计时单位。对于每次活动的时间，既要规定起始时间，又要规定终止时间，即必须规定每次活动的具体时间长度。
3.宜反复予以确认
接待人员在具体操办来宾迎送活动的过程中，应养成在必要时再度与对方确认相关时间规定的良好习惯。在下述情况下，对有关具体时间的规定更要不厌其烦地与对方再度进行确认：来宾正式出发之前；来宾即将抵达之前；迎送时间略有变动之后。
（二）活动的空间
在明确迎送活动具体时间的同时，对于其具体空间应亦有所规范。所谓迎送活动的具体空间，通常是指用以进行迎送活动的具体地点。有关活动空间的礼仪规范，一般包括下述两点：
1.主方专断
通常，有关迎送来宾的具体地点，均由东道主一方自行确定。对于被接待方，东道主仅仅需要进行通报而已。
2.环境良好
为了使迎送活动给来宾留下美好印象，在力所能及的前提下，一定要充分考虑活动地点环境的好坏：不仅应当关注活动现场具体环境的好坏，同时还应当关注活动现场周边环境的好坏。
在迎送来宾的具体活动中，接待人员既要事事从大局着眼，明辨大是大非；又要处处从小事着手，关注具体的细节问题，防止因小失大。
古人认为，要做好一件事情，通常需要“天时、地利、人和”。与之相对应，在迎送活动中的“天时、地利、人和”，就具体地体现在天气、交通、安全三大细节方面。
（一）天气状况
在任何时候，天气条件的变化都会对人们的正常活动产生一定程度的影响。对迎送来宾的具体活动而言，天气情况则更是不可不察。在这一问题上，主要应当注意两点：
1.掌握当地的天气变化规律
在具体安排迎送活动时，务必要充分了解当地的天气变化规律，在任何时候，都不应该使迎送活动“逆风而动”或草率行事。
2.制定天气突变的应对措施
俗话说：“天有不测风云。”在制订迎送来宾的具体计划时，一定要对有可能产生变化的天气状况有所考虑，并为此制订应急方案。
（二）交通状况
不论举行何种形式的迎送活动，当地具体的交通状况都不容回避。倘若在交通方面存在隐患，则必将影响迎送活动的顺利进行。在交通问题上，通常有以下两点注意事项：
1.安排适量的交通工具
一般情况下，迎送活动中所使用的交通工具应由接待方具体负责。
2.事先向交管部门通报
在举行正式的来宾迎送活动之前，一定要向当地交通管理部门进行例行的情况通报。此种做法，既是对交管部门的一种尊重，同时也是为了取得交管部门的支持与配合。
（三）安全状况
由于许多迎送活动往往公开举行，因此有关部门和有关人员一定要对迎送活动的安全状况高度重视，并且牢固树立“安全第一”的观念。在这一重要问题上，除了要注意迎送过程中车辆行驶的安全外，还要根据情况采取必要的安全措施。例如，事先向公安部门报备，必要时请求对方给予协助。应对活动参与者提出要求，并进行资格审查。在其抵达现场后，往往还可以进行例行的安全检查。举行重大的迎送活动时，通常还应当采取一定的保密措施，并调配保安人员到场。
就礼仪惯例而言，凡属重大活动，皆应规定必要的程序，并届时循序而行。因此，一般情况下，每一名具体从事迎送来宾的工作人员，都应当熟知制定程序、规范程序、简化程序、执行程序这四个与迎送活动密切相关的程序问题。
（一）制定程序
一般性的迎送活动，特别是需要举行专门仪式的迎送活动，都必须事先制定活动程序，以保证迎送活动循序而行、井井有条。所谓程序，通常是指某项活动进行的基本步骤与先后顺序；所谓迎送的程序，显然指的就是迎送活动的主要环节与操作流程。对有关迎送活动的程序的具体制定，主要有以下两方面的要求：
1.程序必须制定
任何正式的迎送活动，不论是否举行仪式，都一定要事先制定必要的程序。
2.程序必须详尽
既然迎送程序事关迎送活动的操作流程与进行步骤，那么就应当在制定有关程序时力求规范、详细、具体、全面。
（二）规范程序
从标准化、正规化的角度来讲，迎送活动不仅需要制定必要的程序，而且还需要对有关程序进行必要的规范。一般而言，用以迎送对方来宾的具体程序，大致上可分为正式程序和非正式程序。
1.正式程序
正式程序一般适用于举行非常正规的迎送仪式，多用于外事接待中，特别是迎送国宾。目前，中国最为正式的迎送来宾程序，首推对外国国宾的欢迎仪式。其具体程序大致为：当外国国宾抵达北京时，由中国政府陪同团团长前往首都机场迎接，并陪车将其送至钓鱼台国宾馆下榻。次日，在人民大会堂东门外为其举行隆重而正式的欢迎仪式。届时，欢迎仪式将由引见、献花、鸣炮、奏乐、检阅，以及随后在人民大会堂举行国宴等一系列规范化的程序组成。倘若天气不佳时，欢迎仪式则一般改在人民大会堂内北大厅举行。
2.非正式程序
在内宾接待活动中，迎送仪式通常不必举行，但迎送活动往往还是不可缺少的。那些非仪式性的迎送活动的具体程序，即为非正式程序。
一般情况下，迎送来宾的活动应由邀请单位的负责人或者正式代表出面组织。具体程序通常应当包括：迎送、陪车、会见、合影、宴请等，群众队伍则一般不予以安排。这些具体程序，亦应由有关单位按照惯例与来宾要求，进行必要的规范。
若宾主双方关系较为密切、彼此相熟，常来常往甚至十分友好，则亦可视具体情况的不同，以其他亲切、友好、尊重、敬意的形式，来表达迎宾时的喜悦与送宾时的祝福，而不必过分拘泥于常规的迎送活动程序。
（三）简化程序
程序从简，是目前中国来宾迎送的一大趋势。在具体拟订来宾迎送活动程序时，接待方亦应在不失礼、不影响活动效果的前提下，对其进行必要的简化。在目前一般性的迎送活动中，通常不举行专门仪式，而且还须尽量减少活动的具体环节。只有这样，迎送程序才有可能被真正地简化。同时，还要努力控制活动的规模。对于参加活动的人数、到场领导的级别、参与陪同的人员、举行活动的时间及其具体的经费支出等，均应一律从简。
（四）执行程序
不论制定迎送活动的程序，还是规范、简化迎送活动的程序，都是为了追求其执行效果的最佳化。要做到这一点，有两方面必须要注意：
1.认真执行既定的程序
迎送活动的程序一旦制定，有关人员即应无条件地、自觉地对其予以执行。
2.灵活机动地执行程序
在执行既定程序时，必须既坚持原则，又善于机动灵活、随机应变，具有较强的应对突发事件的能力。
在接待工作中，宾主双方的正式会晤往往备受关注。接待人员对这一环节的具体操作过程中的礼仪规范必须掌握。所谓会晤，亦称相见、会面或会见，一般是指在较为正式的场合，与他人郑重其事地见面、结识、交流。在接待活动中，凡正式会晤多属礼节性活动，通常不会安排宾主双方就实质性的问题进行深入磋商，但却可以直接反映出宾主双方关系的现实发展程度。
在正式会晤时，会晤形式、待客之道、斟茶倒水等几个具体问题最为关键。对于接待人员来说，尤其要对待客之道给予高度的重视。
所谓会晤形式，一般是指会晤的具体方式。在安排会晤之前，自然必须首先明确其具体形式。在正常情况下，根据不同的情况，对会晤的具体形式可做不同的区分。
根据会晤时来宾参加方数量的不同，可划分为双边会晤和多边会晤。在双边会晤中，来宾只有一方；而在多边会晤中，来宾可多达两方甚至两方以上。一般而言，双边会晤往往要比多边会晤显得更为正式一些，所以除非有举行多边活动的特殊需要，通常都应当尽量少地安排多边会晤。举行多边会晤的主要难点在于，由于来宾不止一方，不仅礼宾次序较为繁杂，而且在具体进行时往往还会令主方顾此失彼、应接不暇。
根据会晤时宾主双方的具体身份不同，又可划分为会见、接见和晋见。所谓会见，一般指的是参加会晤的宾主双方地位、身份相仿。所谓接见，往往指的是地位、身份较高的一方主动会见地位、身份较低的一方。所谓晋见，又称进见，通常指的则是地位、身份较低的一方主动会见地位、身份较高的一方。正常情况下，接待工作中的会晤多为会见，采用这种形式，显然更加符合对等原则。
在正式会晤中，接待方作为主人，就应当掌握好待客之道。接待之道的核心，在于以礼待客。这一指导思想，需要具体落实在以下几个方面：
（一）细心安排
在举行会晤之前，主办方应先期做好接待准备工作。具体包括以下三点：
1.环境卫生
在客人到来之前，需要对会晤场地专门布置，并进行一次清洁卫生工作，以便创造出良好的待客环境，从而体现出对来访对象的重视。
2.待客用品
通常，在来宾来访之前，需要准备好必要的待客用品，以应来宾之需。一般情况下，茶水是必不可少的待客用品。最好给来宾准备干净的一次性水杯和袋装茶叶，待客人就座后再倒水。此外，鉴于吸烟的危害性，除非客人提起，在正式会晤中一般不必准备香烟和烟灰缸。
3.交通工具
在会晤来宾时，需要事先考虑交通问题。如果力所能及，最好主动为来宾安排或提供交通工具。为来宾安排交通工具，要注意善始善终：不但来时要管，走时也要管。这样做，不仅是为来宾排忧解难，而且也能体现主办方的待客之道与善解人意。
（二）讲究仪表
在参加会晤时，宾主双方都要讲究仪表。不论穿着打扮，还是仪容仪表，或者神态表情，都要精心准备、落落大方。这样做，才能显示出双方人员对此次会晤的高度重视。
（三）热情相待
在会晤时，主办方一定要表现出自己的热情、真诚之意。做到了这一点，就会让来宾更好地感觉到主办方的真心实意。对来宾的热情相待，应当主要体现在两方面：
1.一心一意
进行会晤时，来宾必然是最重要的，待客就是主人的“工作重心”。因此，在会晤来宾时，一定要做到时时、处处、事事以来宾为中心，切勿三心二意、顾此失彼，有意或无意地冷落来宾。
2.情趣盎然
在宾主相处之际，双方之间自然要进行必要的交谈，以便有所沟通和交流。此时，主人不仅要正确无误地表达和接受信息，而且还要扮演一名称职的“主持人”和最佳的“听众”。作为“主持人”，需要为宾主之间的交谈引起话题、寻找话题，而不使大家相对静坐、无话可说。作为“听众”，主人则需要在来宾讲话时洗耳恭听，并对此抱有浓厚的兴趣，令对方谈兴骤增、有话可谈。无论如何，主人都不宜使宾主之间的交谈冷场，或是对客人的谈吐明显地表现出毫无兴致。
中华文明几千年的积淀，孕育了茶文化丰富的内涵。在此背景下，以茶待客，作为最具中国特色、最受中国人欢迎的待客方式，早已成为正式会晤中所必不可少的组成部分。
（一）奉茶的人员
以茶待客时，由何人为来宾奉茶，往往具体涉及对来宾重视的程度问题。在家中待客时，通常可由家中的晚辈或是家庭服务员为客人上茶。接待重要的客人时，则应由女主人，甚至由主人自己为之奉茶。
在工作单位待客时，一般应由秘书、接待人员、专职服务人员为来客上茶。接待重要的客人时，则应由本单位在场的职位最高者亲自为之上茶。
（二）奉茶的顺序
若来访的客人较多，上茶的先后顺序一定要慎重对待，切不可肆意而为。合乎礼仪的规范化做法应当是：其一，先为客人上茶，后为主人上茶。其二，先为主宾上茶，后为次宾上茶。其三，先为女士上茶，后为男士上茶。其四，先为长辈上茶，后为晚辈上茶。
如果来宾甚多，且彼此之间差别不大时，则可采取下列四种具体顺序上茶：其一，以上茶者为起点，由近而远地依次上茶。其二，以进入客厅之门为起点，按顺时针方向依次上茶。其三，在上茶时，以客人的先来后到为先后顺序。其四，上茶时不讲顺序，或是由饮用者自己取用。
（三）敬茶的方法
以茶待客时，一般应当事先将茶沏好，装入茶杯，然后放在茶盘里端入客厅。如果来宾较多时，务必要多备上几杯茶，以防届时“僧多粥少”，供不应求。
在上茶时，应当借此机会，向客人表达自己的谦恭与敬意。标准的上茶步骤是：双手端着茶盘进入客厅，首先将茶盘放在临近客人的茶几上或备用桌上，然后右手拿着茶杯的杯托，左手附在杯托附近，从客人的左后侧双手将茶杯递上去，并置于客人右前方。茶杯放置到位之后，杯耳应朝向右侧。若使用无杯托的茶杯上茶时，亦应双手捧上茶杯。
从客人左后侧为之上茶，意在不妨碍其工作或交谈的思绪。万一条件不允许，至少也要从其右侧上茶，而尽量不要从其正前方上茶。
有时，为了提醒客人注意，可在为之上茶的同时，轻声告之：“请您用茶。”若对方向自己道谢，不要忘记答以“不客气”。如果自己的上茶打扰了客人，则应对其道一声“对不起”。
为客人敬茶时，一定要注意：尽量不用一只手上茶，尤其是不要单用左手上茶。双手奉茶时，切勿将手指搭在茶杯杯口上，或是将手指浸入茶水，免得污染茶水。
在放置茶杯时，千万不要粗枝大叶。既要避免直接碰撞客人，也不要把茶杯放在客人的文件上，或是客人行动时容易撞翻的地方。将茶杯放在客人面前与其右手附近，则是最恰当的做法。有的时候，亦可直接将茶杯递到客人手中。
（四）续水的时机
为客人端上头一杯茶时，通常不宜斟得过满，更不允许动辄使茶溢出杯外。得体的做法是应当斟到杯深的2/3处，不然就有厌客或逐客之嫌。
主人若是真心诚意地以茶待客，最适当的做法，就是要为客人勤斟茶、勤续水。一般来讲，客人喝过几口茶后，即应为之续上，绝不可以让其杯中茶叶见底。这种做法的寓意是：“茶水不尽为客添，慢慢饮来慢慢谈。”
当然，为来宾续水让茶一定要讲主随客便，切勿神态做作，再三以斟茶续水搪塞客人，而始终一言不发。以前，中国人待客有“上茶不过三杯”一说。第一杯叫作敬客茶；第二杯叫作续水茶；第三杯叫作送客茶。如果一再劝人用茶，而又无话可讲，则往往意味着提醒来宾“应该打道回府了”。有鉴于此，在以茶招待较为守旧的老年人或海外华人时，切勿再三为之斟茶。
在为客人续水斟茶时，仍以不妨碍对方为佳。如有可能，最好不要在其面前进行操作。非得如此不可时，则应一手拿起茶杯，使之远离客人身体、座位、桌子，另一只手将水续入。
在续水时，不要续得过满，也不要使自己的手指、茶壶口或者水瓶口弄脏茶杯。手握茶杯的位置，应在其具体高度的1/2以下。如有可能，在续水时还应在茶壶或水瓶的口部附上一块洁净的毛巾，以防止茶水“自由泛滥”。
在接待工作中，送别来宾是最后一个环节。正所谓终者，来宾之送别也。作为接待工作的终点，送别来宾在接待活动中同样起到了十分重要的作用。接待人员对此一定要有充分的认识，并引起足够的重视。
在接待过程中，送别来宾是迎送活动的具体延续，它同样体现了接待方对来访人员的接待水准和礼宾规格。尽管送别活动开始时，主客双方的交流会面已经基本结束，但这并不意味着接待工作的具体完成。事实上，送别来宾关系着接待对象对接待方最后印象的形成。接待工作的圆满结束与否，在很大程度上也正是体现在送别来宾这一环节上。如果送别活动没有组织好，那么即使接待工作的其他环节做得再好，接待工作也是不成功、留有遗憾的。
因此，接待人员千万不要轻视送别，更不要在送别活动开始前就以为接待工作已经“万事大吉”而有所松懈。在送别来宾时，接待人员要掌握的礼仪主要有知晓情况、确定时间、充分准备、热情话别等几点。
在接待工作中始终存在着一条主线，即“知彼知己，百战不殆”。作为从事送别工作的接待人员，在来宾来访的过程中应始终关注来宾的反应，尽可能地掌握来宾的要求和想法，并根据主宾双方的意图认真制订送别计划。
在送别来宾时，不能简单地根据来宾来访前就制订好的迎送计划行事，而要充分考虑到来宾来访期间的最新情况和各方动态，相应制订出新的送别方案。此外，还须为此与来宾商量，只有宾主双方均对此满意时才可执行。
在接待活动中，对时间的要求向来都是非常严格的。作为接待人员，对此绝不能马虎大意。具体的礼仪规范如下：
（一）提前确定时空
对于远道而来的客人，负责送别来宾的接待人员必须重视的是：一定要提前与对方商定双方会合的时间与地点。对于送别来宾的具体时间与地点，双方不仅要先期确定，而且通常还应讲究主随客便。必要时，在来宾正式动身前，接待人员还须再次与对方进行确认。
（二）适当留有余地
在规定送别来宾的具体时间时，应在安排上与执行上均留有适当的余地。在安排上留有适当余地，是指在排定有关送别活动的时间表时，要留有一定的时间幅度。而在执行上留有适当余地，则是要求接待人员在具体执行送别任务的时间表时，应当提前到场、最后离场，并且在特殊情况发生时见机行事。
（三）严格遵守时间
在正常情况下，接待人员对于正式规定的有关送别来宾活动的具体时间，必须严格地、无条件地、分秒不差地认真执行。不允许接待人员以任何借口迟到、早退或者是拖延时间，更不允许对双方正式商定的活动时间擅自进行改动。如确有必要对活动时间小作调整，则应当向来宾及时进行通报。
具体从事来宾接待时，接待人员必须高度重视送别工作，并悉心以对。在做送别工作的准备时，接待人员要注意以下几点：
（一）限制送别的具体规模
目前，根据简化接待礼仪的要求，有必要对送别规模加以限制。在组织活动时，应突出实效、体现热情，但在实际操作上则应务实从简。一定要在参加人数、主人身份、车辆档次与数量上严格限制，不搞前呼后拥、人海战术。
（二）安排合适的交通工具
在力所能及的情况下，送别来宾所使用的交通工具应由主办方负责提供。对于主办方来说，一定要保证交通工具的数量能够满足要求，以备不时之需。
当来宾离开时，接待方为其举行的送行仪式一般较为简化，通常包括话别和送行等具体程序。做好接待工作，就要一如既往、有始有终。在来宾结束了访问，即将离别之际，接待方必须认真地做好话别和送行工作。
如果来宾是从外地而来，那么按照送别礼仪，在来宾离开本地之前，主办方应专程前往其住所进行探望。
一般情况下，接待人员应专程陪同来宾乘车前往机场、车站或码头，亲自为来宾送行。在来宾正式登机、登车或登船离开本地之际，前往送行的接待人员一定要与对方一一握手道别，并预祝对方旅途愉快。当来宾所乘的交通工具离去时，要向其挥手致意。特别要强调的是，当对方所乘的交通工具尚未开动或离去时，接待人员通常不宜先行离开。
电话是现代社会中最普及的信息传递工具之一。使用电话，可以说是接待人员向接待对象传递信息、保持联络进而开展工作的一种最常用的手段。它在很大程度上体现着通话者个人的修养和工作态度，进而折射出本单位、本部门的整体精神面貌。因此，接待人员在接打电话时应遵守和掌握一定的电话礼仪。
对于接待人员来说，接打电话应在通话准备、通话时间、通话态度、通话用语、使用手机等方面加以注意。
人际交流的成功与否，往往取决于交流各方是否在交流前做了充分的准备。同样，接待人员只有在通话前做好充分的准备，才能使通话得以顺利进行，信息得以及时传递。
（一）准备内容
在拨打电话之前，必须首先明确通话对象的一般情况，包括姓名、性别、职务、年龄等，以免发生尴尬。而且必须明确通话对象的电话号码，经仔细核实后再谨慎拨打。
同时，在通话前接待人员应当对自己所要阐述的要点有明确的把握。最佳的办法是：预备一份条理清晰的提纲，事先把这些内容写在便笺上。这样一来，在通话时接待人员就可以依照提纲有条不紊地进行阐述了，而不至于遗漏要点、语无伦次，或是因一时想不起来该说什么而尴尬冷场。
（二）准备记录
对于接待人员来说，任何一次通话都有可能传递着某些重要的信息。如果因为一时疏忽而忘了所接听电话的内容，那么不但会给工作带来或大或小的损失，而且还会严重影响到接待人员的个人形象，并让人怀疑他的工作能力。
因此，接待人员应当在自己或公用的电话旁配备好完整的记录工具。要养成一听到电话铃声就拿起纸笔的习惯。在接听电话时进行适当的要点记录，避免反复，节约时间。这样一来，就可以有效地确保所接听的信息不被遗漏。
（三）准备仪态
电话交流虽然只是一个“只闻其声、不见其人”的过程，但通话者的神情举止完全可以通过声音的变化而被对方所清晰地洞察。通话者可以根据声音来判断对方到底是全神贯注，还是心不在焉；到底是和蔼可亲，还是麻木呆板？进而推断对方对自己尊重与否，从而微妙地影响交流的进程与效果。
正是因为如此，一般情况下，接待人员不论拨打电话还是接听电话，都必须全神贯注。届时应当暂时放下自己手头的一切工作，然后从容地拿起电话，微笑通话。通话时要专心，切不可三心二意地去做任何其他事情，否则既不尊重通话对象，也不利于交流沟通。
（四）准备补缺
出于种种原因，接待人员往往会在办公时间暂时离开自己办公桌处理其他事情，以致无法接听他人来电。此时，一般可采取如下两种应对措施：
其一，设置电话录音。预留录音时，应使自己的发音友好而谦逊。其基本内容大致如下：“您好！这里是某某号码或某某部门，现工作人员因公外出，请您在信号声过后留言，或留下您的姓名和电话号码。我们将尽快与您联络。谢谢。”
其二，委托他人代为接听电话。应让受托之人嘱托来电者留下姓名、单位及电话号码，转告对方自己会在回办公室后即刻回电，并致歉意。一般不宜要求对方改日再来电，以免给人以“摆架子”之嫌；也可请受托人在对方同意的情况下，代为记录来电内容，但必须确保其记录准确，以免误事。
接待人员使用电话时的个人修养，不仅体现在准备的实施上，还反映在通话者的时间控制方面。通话者时间感的强弱，往往能间接而微妙地折射出其办事效率的高低和工作能力的强弱。而对时间感强弱的判断，往往可以从如下三个方面予以具体把握：
（一）时间的选择
选择通话时间时，应根据通话对象的具体情况而定，并尽量为通话对象多做考虑，尤其要避免打扰对方的生活、工作和休息。一般而言，公务电话应当在周一至周五的上班时间拨打，不宜在下班之后或假日拨打，更不能在凌晨、深夜、午休或用餐时间“骚扰”他人。如确有急事不得不打扰别人休息时，务必在接通电话后要向对方致歉。如果是国际长途，则应先计算一下本地与目的地的时差，然后选择一个合适的时间拨打。总之，应尽量照顾对方方便，而不要简单地以考虑自己的方便为出发点。
（二）顺序的安排
如果接待人员同时有两个电话要接听，一般可先接听首先打进来的电话，在向其解释并征得同意后，再接听另一个电话，并让第二个电话的通话对象留下电话号码，告知稍后再主动与他联系，然后再迅速转接第一个电话。如果两个电话中有一个比另一个更重要，则应先听重要的一个。例如，应当先听长途来电，再接市内来电；先听紧急电话，再接一般性电话等。不论接待人员先接听了哪个电话，都应当在接听完毕后迅速拨通第二个电话，不宜让对方久等。切不可同时接听两个电话，或只听一个电话而任由另一个电话响铃不止，更不可接通了两个电话后只与其中一个交谈，而让另一个电话在线上空等。
（三）时间的长度
电话作为一种便捷的通信工具，其使用的目的在于提高工作效率。因此接待人员在使用电话时，务必要做到长话短说、删繁就简。一般情况下，接待人员使用电话都要具有一个明确的指导思想，那就是除非有重要问题需反复强调和解释，在正常情况下，一次通话时间应控制在三分钟之内。这一做法在国际上通称为“通话三分钟原则”。没话找话、絮絮叨叨，都是接听电话的大忌。
接待人员在接听电话时应努力保持良好的通话态度，对通话对象要表现出足够的耐心、细致、周到和热情。
（一）耐心拨打
拨打电话时，要沉住气，耐心等待对方接电话。一般而言，至少应等铃声响过六声，或是大约半分钟时间，确信对方无人接听后才可以挂断电话；不可响两三下后就挂断重拨；更不可在接通电话后埋怨对方，或在铃响之时心急火燎地念念有词、责怪对方。
（二）礼貌接听
接待人员在接听电话时，必须处处以礼待人。一般最好在电话铃响三声左右及时地接听电话。拿起电话后，应先说“您好”，然后再略作自我介绍，以便对方确认是否拨错号码。若通话对象找的不是自己，可及时代为寻找对方所要找的人。对方若请自己传口信的话，一定要当场笔录下来并且复述。在通话结束时，不要忘记说“再见”，千万不要抢先挂断电话。
需要说明的是，接待人员应努力培养自己较强的听辨能力，熟悉与自己有着较多联系的接待对象的声音。如果一拿起话筒，就能立刻听出对方的声音并直呼其名（采用敬语），则会给对方留下很好的印象，进而有利于双方进一步交流与沟通。
（三）殷勤转接
如果接电话时发现对方找的是自己的同事，则应让对方稍候，然后热忱、迅速地帮对方去寻找接话人。切不可不理不睬，或直接挂断电话；也不可让对方久等，存心拖延时间。同时，要学会善于使用婉转的说法。例如，在解释所找之人为何不在或不便时，不可过于“坦率”，说诸如“他在厕所”、“他说他不愿接”之类的话，以免失礼于人或引起误会。
（四）解释差错
如果发现自己拨错了电话，应当诚恳地向对方致歉，切不可一声不吭地挂断电话，更不可有诸多抱怨。如果发现对方拨错了电话，切勿责怪对方，而应向其解释，并告知本单位或本人是谁。如有必要时，不妨告诉对方所要找的正确号码，或予以其他帮助。
如果因线路问题或其他客观原因而导致通话中断，则应由发话人迅速重拨一遍。不要让对方久等。如有必要，应向其解释、致歉；受话人届时也应守候在电话旁，不要离开，也不要抱怨对方。
使用电话的过程，实质上是一个用语言进行交流的过程。语言是信息传递的载体，因此语言的使用是电话形象中的一项重要内容。一般而言，接待人员在使用电话时都应当遵循礼貌、规范、文雅、温和等基本要求。
（一）用语礼貌
通话是否用语礼貌，是对通话对象尊重与否的直接体现，也是本人修养高低的直观表露。要做到用语礼貌，就应当在通话过程中，尽可能较多地使用敬语、谦语。通话开始时的问候和通话结束时的道别，都是必不可缺的礼貌用语。
当自己主动拨打电话时，电话接通后，先要问候对方“您好”，接下来必须主动地自报家门。如果电话需要转接，或是需要受话人代找某人，切勿忘记以“请”相求，并且一定要向对方道谢。如果通话时拨错了号码，或是中途掉线，当时要主动承担责任，并向有关人员致歉。通话结束可主动征求对方意见：“就谈到这里，好吗？”一般宜等对方说完话或放下话筒，再挂电话。
（二）用语规范
接待人员的通话用语，往往是有一定之规的。这种规范性，主要体现在通话人的问候语和自我介绍这两个方面。例如，接待人员拨打电话时可以这样说：“您好，我是某某市政府接待处的万琼。”或者也可以这样接听电话：“您好，某某市政府接待处，我是万琼。”前者属于拨打电话时问候受话人，后者则是接听电话时的自我介绍。
（三）用语文雅
通话过程中，为了不影响他人的正常工作，通话双方都应对自己的音量加以控制。既不可大声嚷嚷、高声谈笑，也不可窃窃私语、鬼鬼祟祟，无端吸引他人注意。除了用语要文雅外，通话人的举止亦应保持文雅。话筒要轻拿轻放，不宜用力摔挂。通话时应避免过分夸张的肢体动作，以防带来嘈杂之声。
（四）用语温和
通话时的语气，直接反映着接待人员的办事态度。如果语气温和、亲切、自然，往往会使对方对自己心生好感，从而有助于进一步交往；而语气生硬傲慢、拿腔拿调，则无助于工作的顺利开展。因此，为了确保信息的准确传递，通话人在通话过程中应当力求发音清晰、语速平缓。要做到这一点，通话人应当在细节问题上予以充分的注意。例如，通话过程中始终使话筒与本人的口部保持2～3厘米的间距，就能有效地保证音量的适度。
如果自己说话带有口音，或觉察到对方接听时较为困难，应有意识地调整语速和音量；如果由于种种原因听不清楚对方的声音，则应委婉地告诉对方，待对方调整过来后再向对方致谢，切不可抱怨对方。
在现代社会中，对外联系除了固定电话外，往往还使用手机。在接待工作中，接待人员使用手机时，必须注意以下几点：
（一）不招摇过市
手机是通信工具，而非时装道具，因此切勿在大庭广众面前用它来显示、招摇。走路时将其拿在手里，或是会客时将它置于桌上，对于接待人员来说都是不恰当的做法。
（二）不有碍安全
在乘坐飞机、架驶汽车、经过加油站或前往医院探视病人时，均不得使用手机，否则将有碍自己与他人的人身安全，有时甚至会因此而触犯法律。
（三）不妨碍别人
在一切公共场所及办公地点，最好把手机调至震动或无声状态，尤其是不要在接待过程中当众高声与人通话。简言之，不应使其噪声扰人。与此同时，不要使用手机滥发或转发短信、微信或微博。不论使用手机拍摄自己还是照摄他人，均应勿扰于对方。