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在公务交往中，绝大多数职员都经常需要对客户、对同事阐述见解，发表意见。因此，良好的口才是职员所应该具备的基本工作能力。
演讲，又叫做演说、讲演，是指当众所进行的一种正式而庄重的讲话，旨在就某一问题阐述个人见解，或论证某一观点，说明某种情况。简而言之，演讲就是当众所进行的正式发言。
正所谓“术业有专攻”，与政治家的演讲偏重于宣传鼓动、科学家的演讲侧重于科学论证所不同的是，职员通常所进行的演讲则大多数属于礼仪、说明性质。例如，欢迎词、欢送词、祝贺词、答谢词、解说词、介绍词等。它们往往具有常规性、广泛性、应酬性、临时性等特点，故此又称为即席演讲。
进行即席演讲，一般仅需片刻时间，但它却是对演讲者个人综合素质的一种最有效的测试。以下，将从演讲的要求与演讲的类型这两个方面来分别介绍相关的礼仪规范。
同样都是运用语言进行交流，演讲却与交谈大有不同。交谈的主要特征是：谈话双方需要双向沟通，双向交流；而演讲的主要特征则是：演讲者在演讲时完全可以单向思维、单独表达，而不受外界的任何影响。但是，这并不意味着演讲可以不讲规则、随意表述。实际生活中，健谈者多矣，成功的演说家却并不常见。
从礼仪规范上来讲，演讲的基本要求是精心准备、善始善终、循规蹈矩、即席发挥。
尽管许多演讲都是即席而为，但要令其“出彩”，就不能不在平时注意进行一些必要的准备。有道是：“冰冻三尺，非一日之寒。”唯有平日的认真积累，才有演讲的成功。准备演讲，大致应注意下列几点：
一是积累素材。在日常工作与生活中，要多看、多想、多问、多记，为演讲积累必要的素材。
二是撰写提纲。并非每一次演讲皆应成文，但一次出色的演讲却往往要事先认真撰写提纲。一份要点明确、层次清晰的提纲，是演讲必不可少的提要与骨架。
三是进行演练。如果条件允许，应在准备演讲的过程中进行几次必要的预演。进行预演时，可以请人到场观摩，也可以自我演练。演练的最大好处，是可以提前发现漏洞。
四是精力充沛。进行重要演讲前，应进行充分的休息，以保证自己在演讲时精神焕发、神采奕奕。
五是仪表整洁。演讲前，一定要精心修饰仪表，细心选择服饰。一位服饰得体、仪表整洁的演讲者，到处都会受到欢迎。
此处的善始善终，就是指在平时锻炼自己的演讲能力时，职员一定要重视演讲的开场与结局。在正式演讲之中，它们被称为“至关重要的上下场”。要做好这一点，应当注意：
一是精心安排好开场。“万事开头难”，一次演讲如果不能拥有出色的开场白，就可能意味着失败。因此，演讲时一定要安排好开场白，以求先声夺人。具体要做到下面几点：
其一，设法抓住听众。演讲的开端，最忌陈词滥调、平淡无奇，所以在其开始时，即应引起听众的好奇与注意。
其二，尽快进入状态。开始演讲时，应尽快阐明要点，直奔主题。切勿东拉西扯、不着边际。
其三，促使听众参与。高明的演讲者，一定要让自己的开场白引发听众的共鸣，从而使听众与自己积极配合、主动呼应。
二是认真设计好结局。一场优秀的演讲，不仅要有良好的开端，而且忌讳虎头蛇尾的结局。要防止留下一个失败的结局，关键应注意三点：
其一，适可而止。任何演讲，都忌讳耗时过长。一般的演讲，应控制在一刻钟之内，最长也不宜超过一小时。适时结束演讲，是对演讲的基本要求。
其二，留下空间。结束演讲时，不但时间上要限制，而且内容上也忌讳反复铺陈、说来道去。高明的演讲者在演讲结束时往往都要留下一定空间，使听众意犹未尽、回味无穷。
其三，概括要点。为了完成演讲的基本任务，在演讲结束之际，应对演讲要点进行必要的小结，以便强化听众的印象。
在进行任何性质的演讲时，都有一些基本规矩需要演讲者自觉加以遵守。
一是讲政治。不论在内部演讲还是公开演讲，都要注意其政治导向。绝对不允许演讲内容有悖宪法与法律，或者非议国家、非议民族、非议党和政府。
二是有思想。有道是“思维决定行为”，任何演讲，都应当力求具有新思想、新观点、新视野。一场没有思想、无的放矢甚至是无病呻吟的演讲，只会给听众留下空洞无物的不好印象。
三是选内容。成功的演讲，讲究“以理服人”与“以例服人”。前者指的是演讲要有思想，后者则是要求演讲必须内容充实、材料丰富、旁征博引，并言之有物。
四是重语言。演讲的语言，应当生动、形象、风趣、幽默。为此，可以多举案例、多打比方，以例服人，但不应庸俗无聊、格调低下。与此同时，演讲者还应控制自己演讲的节奏与声调，力求使之悦耳动听、抑扬顿挫。
五是会表现。进行演讲时，高明的演讲者往往都善于声情并茂，以适当的表情、神态、语调、动作与演讲的内容相互配合。应当注意的是，演讲时表情、神态、动作过度夸张，与面无表情、神态漠然、动作呆板一样，都是不适当的。
六是守时间。前面已经说过，在时间上对演讲提出的要求是短而又短，适可而止。即席演讲，尤其需要时间越短越好。进行限时演讲时，千万不要超过规定时间，否则被别人“叫停”，会令自己颜面无光。
某些时候，职员往往会遇到应邀发表即席演讲的情况。与常规演讲所不同，即席演讲通常没有准备，有时难免令人措手不及。
一般而言，尽管即席演讲讲究的是即兴发挥，但又绝对不允许演讲者无所顾忌、不讲分寸。下列几点，均应引起即席演讲者的充分注意。
一是泰然自若。应邀进行即席演讲时，应当神态自如、大大方方、高高兴兴。这样一来，就会使自己在听众之中赢得出场的高分。如果出现推辞、勉强等积极性不高的情况，甚至手足无措，则颇为不妥。
二是即兴有度。即兴，是即席演讲的主要特征。所谓即兴，一般是指对眼前的景物有所感触，临时发生兴致而抒发感慨。要令自己的即兴感触与听众产生共鸣，就一定要使演讲内容与现实的场景、气氛彼此协调，深浅适度，庄谐结合。无条件、无限度地即兴发挥，是即席演讲之大忌。
三是形象说法。为避免演讲枯燥乏味，演讲者一定要做到使演讲深入浅出，坚持理论联系实际，善于采用现实生活中的生动事例对深奥的理论进行形象的诠释。要是动辄名词术语、条条框框，纵使有满腹经纶，也难以使自己的演讲获得听众。
四是借题发挥。即席发表演讲，往往要求演讲者善于借题发挥，善于将演讲的主题与听众身边的人与事相联系。必要时，还可以巧用身边的实物、图表，或是对众所周知的成语、典故借题发挥。
在公务往来中，职员所进行的演讲通常存在着许多具体的类型。依其功能而论，演讲可以分为欢迎性演讲、欢送性演讲、祝贺性演讲、答谢性演讲、解说性演讲、介绍性演讲、总结性演讲、汇报性演讲等。在礼仪规范上，它们各自都有一些与众不同的具体要求。
欢迎性演讲，又称致欢迎词。在职场上，每逢来宾光临或者新同事加入，通常都应当适时地致欢迎词。致欢迎词时，重点应放在“欢迎”二字上，并且应当始终热情洋溢。除此之外，还有以下几点注意事项：
一是看对象。具体对象不同时，欢迎词应在语气上有所区别：对前来本单位检查业务的上司，应当谦恭；对初来乍到的客户，应当诚恳；对新近加入的同事，则应当热情。
二是看内容。在内容方面，欢迎词均应包括自我介绍、欢迎之意的表达、对被欢迎者的建议与希望等。其中尤其不可缺少致辞者对本人及其所在单位的自我介绍。
三是看态度。在态度上，致辞者在致辞时必须落落大方，充满自信；面带微笑，热情友善；朴实无华，平易近人。与此同时，还应注意与听众“等距离沟通”，以免厚此薄彼。
四是看场合。致欢迎词，通常宜选择较为正式的地点。经过布置的大礼堂、会议室、接待室以及宴会厅，都是最佳的选择。饭店的大堂、公司的门口等处因人来人往，较为嘈杂，一般不宜在此处致欢迎词。
欢送性演讲，又称致欢送词或送别词。每逢同事离职、朋友远去，或者同行、客户告别之际，为了表达惜别之意，一般都要致欢送词。
致欢送词，实际上就是郑重其事地施以临别赠言。在正式的欢送会上，一篇恰到好处的欢送词不仅可以表达致辞者的情意，而且也可以令被欢送者倍觉温馨。
撰写欢送词时，重点应当放在充分地表达致辞者的惜别之意以及对交往双方之间友谊的无比珍视上。具体来说，应兼顾以下五点：
一是适当地回忆既往与被欢送者共处的美好时光。
二是恰到好处地对被欢送者进行高度评价，或是回顾被欢送者在工作上所取得的成果。
三是真心实意地向对方表达自己的依依惜别之意。
四是向对方致以诚挚的敬意与美好的祝福。
五是富有文采，充满真情实意。
祝贺性演讲，又叫致祝贺词。每当适逢交往对象喜庆之事，或者出席庆祝会、纪念会、嘉奖会以及开业、剪彩、庆典之时，职员往往免不了要向对方致祝贺词。祝贺词亦称贺词，其基本要求是：恰如其分地表达祝贺之意。既要力求具有新意，可以为受贺者锦上添花，又要避免例行公事式的官样文章或者词不达意。
具体来说，准备祝贺词时，需要兼顾以下四点事项：
一是以“恭喜”为全篇的中心。在一篇祝贺词的字里行间，自始至终都要充满热烈、喜悦、愉快、感人的气息。一切与此无关之事，此刻均不宜随便提及。
二是对受贺者进行客观评价。在祝贺词中，要着重肯定受贺者的成绩，赞美对方的优点，称颂对方取得的进步。在扬长的同时，千万不宜揭短。
三是祝福受贺者再接再厉。在一篇祝贺词里，最后总应充满对受贺者未来的良好祝愿。
四是力戒无限度地恭维受贺者。致祝贺词时，重在表达真情实感，并且应当充满激情，不过切勿无限度地对受贺者大唱颂歌。
答谢性演讲，亦称致答谢词。在公务交往中许多获得荣誉、嘉奖的场合，或者在取得成功、受到祝贺之际，通常都应当适时地致答谢词。
准备答谢词时，必须将其重点置于“感谢”之上。与此同时，亦应对自己做出适当的评价。二者缺一不可，否则就会令一篇答谢词失之于完整。
具体来说，一篇成功的答谢词应注意如下五点：
一是正视成绩。在答谢词中，不妨先客观而全面地回顾一下自己或本单位所取得的进步。这样，答谢词中的有感而发才不会显得突兀，令人莫名其妙。
二是肯定自我。在回顾自己或本单位的发展、进步时，应当实事求是、大大方方地肯定自己的成绩。这样做，不但说明自己充满自信，而且也表明自己具备一定的实力。
三是发现不足。致答谢词，应坚持一分为二的观点。不但要肯定自身之所长，而且要不忘自身之所短，这样才可能再接再厉、不断进步。
四是谦虚谨慎。在答谢他人时，切莫自吹自擂、得意忘形。英国人丁尼生说过：“真正的谦虚是最崇高的美德。”这一美德，理应为职员所具备。
五是感谢各方。在致答谢词时，对于各界各方给予自己的支持，均应不厌其烦地一一致谢，必须面面俱到，不得丢三落四。
解说性演讲，亦称致解说词，指的是应他人的请求，或是为了满足他人的需要，而对某一事物所进行的专门说明或解释。在各种新产品、新技术或新项目的陈列会、推广会、展示会、发布会上，有关职员往往需要致解说词。
致解说词时，一般应当对以下四点加以注意：
一是熟悉业务。在准备解说词时，务必对与解说对象相关的业务有尽可能多的了解。这样做，会使自己充满信心地解说相关产品的性能，避免出现被人问倒的尴尬局面。
二是强调特征。对某一事物进行解说时，一定要抓住其功能、设计、外观、价位等方面的特征，这样便会牢牢抓住听众。
三是实事求是。解说某一事物时，固然应当扬长避短，但同时坚持实事求是则是永恒的原则。借致辞之机向听众扩散虚假信息，甚至公然“坑、蒙、诈、骗”，则是绝对要不得的。
四是有备而至。准备解说词时，应考虑听众届时可能产生的反应以及可能提出的问题，并且提前做好准备。只有这样做，才能临阵不慌。
介绍性演讲，亦称致介绍词。当来宾参观、宾主见面、新人加入时，往往需要由专人致介绍词，对本单位有关人员及本单位有关情况进行简单介绍。
就具体内容而言，介绍词与解说词既有共同之处，又有一定差异。二者的共性在于它们都侧重于进行情况说明；二者的差别则是：解说词以新产品、新技术、新服务等“物”为对象，介绍词则以个人或单位等“人”为对象。
平时，介绍性演讲既可以单独进行，又可以作为一个部分与欢迎性演讲、祝贺性演讲等合并进行。当致介绍词单独进行时，下述三点应予注意：
一是详尽具体。不论介绍个人还是介绍单位，均应尽可能地全面、充实、详尽、具体。总之，介绍得越详细，给听众留下的印象就越深刻。
二是突出重点。在撰写介绍词时，应力求突出被介绍者的优点、专长、业绩以及其他与众不同的突出优势和特点。若是平淡无奇，没有特色，便难以抓住听众。
三是诚实自信。进行介绍时，应坚持诚实的原则。在任何情况下，都不应当在介绍词之中弄虚作假、自欺欺人。此外，还应当充满自信。若是自惭形秽、底气不足，往往会直接有损介绍的效果。
总结性演讲，又叫致总结词。每逢各类会议或各种活动的结尾，都少不了要由负责人致总结词。它的具体内容，既可以是对会议、活动的总结，也可以是对个人或本单位工作的总结。
所谓总结，一般指的是将某一阶段内的工作、学习以及思想上的各种情况进行分析研究，归纳出经验与教训，并作出具有指导作用的结论。由此可见，致总结词时，有以下三点事项应着重予以注意：
一是全面回顾。进行总结时，有必要认真、全面、系统地对自己个人或单位的基本情况进行回顾。所谓“温故而知新”，回顾过去是为了未来有所发展、有所进步。进行具体回顾时，既要看到成绩，又要承认不足。
二是总结经验。“前事不忘，后事之师。”必须清醒地认识到，进行总结的目的，就是为了获得宝贵的经验。
三是汲取教训。在总结经验的同时，亦应及时地从自己个人或单位过去的失误中汲取教训，防止未来犯同样的错误。
汇报性演讲，又叫致汇报词，简称汇报。它通常是指综合材料，向上级或群众报告。每当上级检查、进行述职、考查评估或反映情况时，职员向他人进行汇报往往属于例行公事。进行汇报时，主要应注意以下四点：
一是目的明确。进行汇报，必须有其明确而具体的目的。为准备汇报而收集材料时，应有的放矢。
二是有主有次。在汇报中，各类情况与材料均应主次分明，条理清晰，逻辑性强。
三是真实无欺。进行汇报时，应坚持实事求是、一分为二。不能“报喜不报忧”或“报忧不报喜”；不宜弄虚作假、欺上瞒下。
四是准备全面。准备汇报时，应尽量收集各种资讯，以便完善汇报内容，积极应对他人对汇报的质疑以及其他问题。