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在每一名职员的职业生涯之中，会议往往具有重要的意义。它不仅可以传递信息、决断大事，而且还可以使职员广交朋友，为其提供各种机会。
会议，通常是指一些特定的人员被召集在一起，对某些规定的问题进行研讨、决定。职场的会议，则是指以公务活动为主题的会议。虽然公务会议的具体内容与形式多有不同，但不论组织会议还是出席会议都有一套既定的礼仪规范。
凡正式的公务会议，均需进行大量细致而具体的组织工作。在实际操作中，会议进行前、会议进行中与会议进行后，具体的组织工作又多有不同。以下，仅就会议场地、会议期限、会议文件、会议证件、会议排位、会议议程、会议主持等最关键、最常用的会务礼仪规范问题加以介绍。
举行会议，首先必须确定场地。会议场地，通常包括地点与场所两个具体问题。
一是举行会议的地点。举行较为重要的公务会议，一定要慎重选择地点。选择会议举办地点的原则是安全、便利、幽静。在多数情况下，公务会议都会安排在本单位所在地举行。
如欲在异地举行会议，条件允许的话，最好以国际性、全国性或地方性的经济中心、历史文化名城等作为首选。
二是举行会议的场所。确定会议地点后，接下来便要选择举行会议的具体场所。选择具体的会议场所时，对其位置、面积、设施、档次与口碑等因素应兼顾考虑。在正常情况下，公务会议应优先考虑在正规的会议中心、大礼堂或会议室举行。不应忽略的是，会议场所具体条件的好坏，有时会直接影响到整个会议的气氛。
一次正式的公务会议，自然会有时间方面的限制。具体来看，主要分为以下两个问题：
一是举行会议的日期。在确定何时举行会议时，往往需要兼顾会议的实际需要以及气候、环境、客流、节假日等因素。除非极有必要，不应在法定节假日或当地举行重大活动时举行会议。
二是会议时间的长短。这可分为两方面的问题：其一，整个会议持续的时间。一般而言，举行一次公务会议的总体时间不宜过久，绝大多数会议不宜长于2天。其二，每场会议所用的时间。根据经验，每场会议以举行2~3小时为佳。会议一旦开得太久，就会令人疲乏不堪，无精打采。
此外，还应当考虑会议中途的休息时间与会议进行中的发言时间。一般而言，每场会议长于两小时，即应安排中场休息20分钟左右；会议的普通个人发言时间则一般不应长于半小时。
要想开好一次公务会议，就必须认真准备好会议文件。会议文件在此是指提交会议讨论或有助审议事项的各类文书材料。按照其性质与功能，会议文件有以下几类：
一是主旨文件。在每次会议上，主旨文件都是最重要的文件。它包括主题报告、领导讲话、传达提纲、计划草案、决议草案以及开幕词与闭幕词等。
二是议案文件。它通常是指交付会议审议的文件，包括各项议案及其说明等。
三是信息文件。它指的是记录、反映会议概况与进程的各项文件，例如，会议记录、会议简报等。
四是决议文件。它是对会议议决结果的直接反映，例如，纪要、决议、决定、公告、通知等。
五是事务文件。它主要用来为会议服务，包括开会通知、会议细则、参会须知、日程安排、代表名单、生活安排等。
准备上述各类会议文件时，均应由专人负责，会议文件应该格式规范并且应控制其数量。
会议证件多见于重要的大型会议。它是发给与会人员佩戴、使用的一种身份证明。使用会议证件的目的，主要在于会务管理。具体来说，是为了识别身份、统计人数、维持秩序、保证安全，并维护会议的严肃性。会议证件，通常分为下述两类。
一是出席证件。它指的是参加会议者所使用的会议证件，具体又可分为以下四种：
其一，代表证。它主要发给会议正式代表使用，是规格最高的出席证件，一般均应编号并贴有本人近照（见图1—1）。
图1—1 代表证的具体式样
其二，出席证。它主要发给会议的正式出席者，持此可参加本次会议的各种活动。它一般不贴照片，但应标明席次（见图1—2）。
图1—2 出席证的具体式样
其三，列席证。它主要发给列席会议者。持证可以与会，但不享有正式代表所拥有的权利。列席证的格式，通常与出席证相似。
其四，来宾证。它主要发给与会的嘉宾以及其他特邀代表，以保证其受到照顾。来宾证的格式亦与出席证相同。
二是工作证件。它是会议工作人员或其他为会议服务者与会时所使用的会议证件。具体分为以下三种：
其一，工作证。它主要发给会议工作人员专用，上面均印有姓名、编号，有时还需贴有本人近照（见图1—3）。
图1—3 工作证的具体式样
其二，记者证。它主要发给前来采访会议的记者专用。一般均应注明其单位、姓名、编号（见图1—4）。
图1—4 记者证的具体式样
其三，通行证。它主要专门发给配有汽车的单位或个人，供其车辆出入会场、住地时所使用，要求注明单位与车号（见图1—5）。
图1—5 通行证的具体式样
制作会议证件，总的要求是：美观、规范、实用和易于辨识。一般的小型会议与公司内部日常性会议，均无制作会议证件之必要。
在正式的公务会议上，通常均应讲究会议排位。会议的排位，具体又分为座位的摆放与座次的高低两个问题。
一是座位的摆放。倘若会场的坐席可自由调动，则座位的摆放可有礼堂式、教室式、展示式、分组式、圆桌式、方桌式、U字式、E字式等几种选择。
其一，礼堂式摆放。它一般指利用正式礼堂的固定坐席。其特点是在群众席正前方设有居高临下的主席台。礼堂式场面较大，多用于大型、特大型会议（见图1—6）。
图1—6 礼堂式摆放
其二，教室式摆放。它实际上是礼堂式的缩微版，大多配合各种会议室来摆放。在群众席前方亦设有主席台，但二者在同一高度之上。多见于中型会议（见图1—7）。
图1—7 教室式摆放
其三，展示式摆放。它的特点是多人在主席台上就座，而台下的群众席不仅较为简易，而且往往可以自由就座。多见于公开的展示会、说明会（见图1—8）。
图1—8 展示式摆放
其四，分组式摆放。它的基本特点是：不论具体坐席多少、如何进行摆放，均应分为几组，每组坐席数量应大致相近。适用于分组所进行的研讨会（见图1—9）。
图1—9 分组式摆放
其五，圆桌式摆放。适用于人数较少的各类会议，尤其是内部会议。具体做法是，所有与会者不分主次在一张圆桌周围入座（见图1—10）。
图1—10 圆桌式摆放
其六，方桌式摆放。它与圆桌式大体相似。二者区别在于，一为圆桌，一为方桌。它主要适用于内部会议或小型会议（见图1—11）。
图1—11 方桌式摆放
其七，U字式摆放。主要指将坐席放置成英文字母“U”的形状。它主要适用于讲座、培训等小型讲习会（见图1—12）。
图1—12 U字式摆放
其八，E字式摆放。主要指将坐席摆放成横置的英文字母“E”的形状。它主要适用于规模不大的座谈会、讲习会、办公会（见图1—13）。
图1—13 E字式摆放
二是座次的高低。凡正式会议，往往需要具体确定座次的高低。具体而言，确定座次时，应兼顾下列两点：
其一，基本规则。公务会议的座次排列主要应遵循四条规则：面门为上；居中为上；以右为上；前排为上。以上四条规则往往同时使用。
其二，区别对待。参加会议的具体人数不同时，座次排列应有所区别。
举行小型会议时，通常不设主席台，而是全体与会者一起就座。会议主席之位要么设在面门之处（见图1—14），要么则设在进门之时的右侧（见图1—15）。
图1—14 小型会议座次排列方式之一
图1—15 小型会议座次排列方式之二
大型会议的座次排列，则往往非常讲究。具体而言，它又分为主席台座次排列与群众席座次排列两种。前者必须认真排列，后者则可排可不排，下面分别介绍。
首先，主席台座次排列。大型会议的主席台，一般均应面对会场主入口。主席台上的具体座次，又有主席团坐席、主持人坐席与发言人坐席之别。主席团坐席的排列，往往又有单数（见图1—16）与双数（见图1—17）的不同。主持人坐席，通常可有三种选择：其一，居于主席团前排正中央。其二，居于主席团前排右侧。其三，按其具体身份在主席团就座，但不宜就座于后排。发言人坐席，简称发言席。其常规位置有两种：第一，主席团正前方（见图1—18）。第二，主席团右前方（见图1—19）。
图1—16 主席团的座次排列方式之一
图1—17 主席团的座次排列方式之二
图1—18 发言席的座次排列方式之一
图1—19 发言席的座次排列方式之二
其次，群众席座次排列。举行大型会议时，主席台之下的一切坐席均称为群众席。群众席座次排列方式有两种：自由择座和按单位就座。在群众席上按单位排列座次时，通常应以面对主席台为基准。既可以由前往后横向排列（见图1—20），又可以自右向左进行竖排（见图1—21）。
图1—20 群众席的座次排列方式之一
图1—21 群众席的座次排列方式之二
开会是为了议事，议事自然需要程序。会议议程，在此指的就是举行会议的程序。它是会议进行的先后顺序与活动纲领，是对会议所做的有秩序的规范与引导。
具体而言，会议议程具体涉及会议的目的、任务、方法，一般应于会前确定。它通常由会议组织、领导机构依据会议宗旨拟定，并应预先提交与会者。
会议的常规议程有三类：一是“报告—讨论—总结”；二是“传达—部署—落实”；三是“议题—议论—议决”。
一般来说，普通会议的具体议程包括以下六点：一是宣布会议开始；二是介绍会议任务与宗旨；三是大会报告；四是大会讨论或小组讨论；五是大会议决；六是总结与宣布散会。
倘若会议议程较多，会期较长，则不仅要向与会者印发具体的会议议程，而且宜将具体内容列表（见表1—1）。
表1—1 亚龙公司2014年度总结会日程表
在公务会议上，主持人被称为会议主席。会议主席主持水平的高低，直接影响到会议的质量。正是这个原因，有人形象地称会议主席为“会议的领航员”。
在主持会议时，会议主席主要应当遵守以下六条基本的礼仪规则：
一是胸有成竹。在主持会议时，会议主席务必对会议的基本状况一清二楚。不仅要熟悉会议议程、会议文件、会议发言人，而且还要尽可能多地了解其他与会议相关的一切情况。
二是掌握全局。主持会议时，会议主席需善于把握全局，控制场面。要努力贯彻会议宗旨，采取一切行之有效的措施，保证会议的顺利进行。
三是控制时间。控制会议时间，是保证会议顺利进行的一项有效措施。一方面要保证准时开会，准时休会；另一方面则要保证每一位发言人都能够自觉遵守规定的发言时间。
四是遵守议程。会议主席在主持会议时，必须无条件地遵守既定的会议议程。变更会议议程需经大会主席团决定，否则不允许随意对会议议程进行任何增减、调整。
五是平息事端。当会议进行期间发生了争吵或出现其他会议组织者不希望出现的问题时，会议主席应积极予以调解，帮助有关各方求同存异，解决争端，使会议继续顺利进行。
六是促进交流。许多会议都会安排大会发言或各种形式的讨论。不论讨论、发言是自由进行，还是预先有所准备，会议主席均应积极鼓励、引导与会者在会议上畅所欲言，进行充分的交流和互动。
参加正式的公务会议时，职员应当认真遵守会议纪律以及其他各项会议规定。在重视装束、遵守时间、洗耳恭听、维持秩序、完成使命五个具体方面，尤需注意。
凡正式的公务会议，均对与会者的穿着打扮有所要求。这方面的基本规范，是要求与会者衣着庄重、正规，仪表干净、整洁。具体又可分为两类情况：
一是统一着装。不少大型会议，诸如发布会、推广会、展示会、庆祝会、纪念会、表彰会、联欢会等，往往要求本单位与会者统一着装。此时，本单位的制服是最常见的选择。
二是自行择装。一些会议，未必要求全体与会者统一着装，但与会者自己尚需慎重对待。出席较为正式的公务会议时，套装、套裙、制服与制式皮鞋均应优先考虑。过分摩登的时装以及过分随便的休闲装或便鞋，都不适合这种场合。
参加会议时，不论是否有人监督，职员均应认真遵守会议时间。遵守时间具体又可分为以下三种表现：
一是到会准时。出席会议，一定要准时到达会场。必要时，还应早到一些，以留出一定的空余时间。以任何借口而迟到甚至缺席，都是对其他与会者的失敬。
二是发言守时。在会上发言时，应自觉限制时间。对于规定的发言时限，绝对不应违反。即使会议无此规定，亦应长话短说，不要浪费别人的时间。
三是离会适时。离开会场，宜待会议正式结束以后。若无特殊理由，不应在会议中途悄然离去。
当会议正式召开之后，每一名与会者皆应专心致志地听取各位发言人的发言。对别人的发言洗耳恭听，既是为了全面、准确地理解发言的实质，也是对发言者所应表现出来的一种尊重。那些准备在会议上发言的职员，尤其要对别人的发言认真聆听，切忌心不在焉。
在会议期间要做到洗耳恭听，就要避免自己犯以下两种错误：
一是忌交头接耳。当他人发言时，不论高声喧哗还是窃窃私语，都会扰乱发言人的思路，并且影响四周与会者对发言的倾听。
二是忌搞小动作。在别人发言时，看书、看报、听音乐、收发短信或微信，或者接听、拨打移动电话，同样显得自己用心不专、缺少教养。
在会议举行期间，全体与会者均应自觉地维持会议的正常秩序。
一是不得四处走动。会议进行时，应在指定处就座，不得随意游走，四处乱窜。
二是不得打断发言。在任何人发言进行中，都不应中途打断发言。对其发言持有异议的，可在其发言完毕后请求发言。
三是不得不守顺序。若会议已对发言人的先后顺序有所规定，不得漠然视之，必须认真遵守。
四是不得制造噪声。与会人员不论高兴、激动还是愤慨、反感，都不应以吹口哨、摔瓶子、击座椅、喝倒彩等方式制造噪声。即使正常鼓掌，也不应打断他人的发言。
五是不得退出会议。一般情况下，不允许以任何借口在会议中途公然退出会议。
参加会议者，通常都肩负着一定的使命。参加会议的职员，在会上切莫无所事事、虚耗时日，从而影响工作。
作为一般与会者，在会议上大都具有下述五项任务：
一是坦陈己见。职员在发言时，要敢于直言不讳，以便让别人了解自己的真实意图。
二是反映情况。在必要时，应及时向会议反映自己所了解到的各种实际情况。
三是掌握精神。在开会时要认真听讲，并做好记录，以便掌握会议的精神实质。做到了这一点，今后在传达会议精神、执行会议决议时，就不至于走样。
四是积极配合。在力所能及的前提下，要积极配合会议的各项工作，以保证会议圆满成功。
五是贯彻落实。会议结束后，要努力采取有效措施，积极贯彻落实会议所提出的各项方针与任务。