第一节
秘书工作案例

一、秘书与秘书职业

“秘书”一词在我国由来已久，但不同历史时期“秘书”概念的内涵有所不同。

我国最早出现“秘书”一词是在东汉时期，其含义与字义相关，指皇宫中秘密收藏的图书典籍。后来，“秘书”的含义发生了改变，由原来指物演变为指人。东汉后期，“秘书”一词曾用来指称朝廷中掌管图书秘籍的一类官职。

自古从事秘书工作的职位并不用“秘书”称谓，历朝历代称谓各不相同，如左史、右史、尚书、中书、侍中、仆射、中书舍人、翰林学士、记室令史、掌书记、判官、书佐、幕僚、师爷等。直到晚清才出现与秘书称谓和实际职业名副其实的机构。

对秘书概念的认识有很多，《现代汉语词典》（修订本）认为，秘书是“掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员”。《辞海》认为，秘书是“职务名称之一。协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他日常行政事务和交办事项”。王千弓认为，秘书是一种职务名称，其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书档案、人民来信来访、会务工作及其他日常行政事务和领导交办事项。因而，在党政机关、企事业单位从事这一类工作的人员，统称为秘书。张家仪认为，秘书是身处领导机构，撰制、掌管文书，辅助决策，并处理日常事务的服务人员。秘书所从事的服务性工作就是秘书职业，因而秘书不是一种职务，而是一种职业。常崇宜先生综合上述观点，认为秘书既是一种职务名称，也是一种社会职业，是领导机关首领或特定领导者个人的助手。各种秘书的具体作用虽不同，但都是通过辅助领导、直接为领导服务去体现为社会服务价值的。

综合上述观点，根据世界范围秘书工作的发展状况，并结合我国秘书工作的实际，我们认为：秘书是指从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供参谋辅助以及服务的人员。

文员是秘书职业的初级阶段。文员主要指在办公室某个程序上从事单项事务性工作的秘书人员，如负责整理办公室、制作打印文稿、收发信件、接待来访及出差报销等工作。他们属于比较单纯的技术性、事务性操作人员。

秘书是秘书职业的中级阶段。除文书处理和事务工作以外，秘书还担负着辅助领导实施管理的任务，如组织会议、调查研究、辅助决策等。

行政助理是秘书职业的高级阶段。一般是指社会组织专门为某个工作内容繁复、责任重大的高层领导配备，协助领导处理各种政务和事务的综合型高级秘书人员。

二、秘书职业

从字面看，“职”是指执掌之事；“业”是古代记事的方法，把要做的事在木棒上刻成锯齿，有多少事就刻多少齿，做完一件削去一齿，谓之“修业”，“业”即指“事”。“职业”即应做之事。在我国古代，“职业”一词还有所指：“职”通常是指官事；“业”是指士、农、工、商所从事的工作。

在西方，“职业（vocation）”一词由拉丁语演变而来，起初具有宗教色彩，意指“神召、天职”，有受到神的昭示而适于从事某种工作的使命感。因此，西方人历来对“职业”怀有敬意。

秘书职业是指秘书能够稳定从事并赖以生活的工作，即专业的、非业余性的工作。

秘书职业具有以下特点：

（一）服务的直接性

秘书服务的直接性主要体现在：一是秘书工作的内容与领导工作的内容是一致的；二是秘书的工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书直接向领导请示、汇报；三是秘书的工作直接对领导负责，其结果、成败与领导直接相关。

（二）社会化、行业化

秘书是当今世界最普遍的社会职业之一，拥有数量庞大、分布广泛且相对稳定的从业人群。它不仅具有一般社会行业的基本特征，而且有自己的行业规范，它的具体工作内容和工作方法都有明确而细致的规定。秘书职业普遍化和社会化的特点，使秘书职业成为一种新的社会行业。

（三）专业化、知识化

秘书作为一种普遍存在的社会职业，其专业化程度越来越明显，专业化水平也越来越高。这种专业化具体表现为秘书工作分工越来越细，技术要求也越来越高。从文化程度来看，秘书是一支知识化的专业队伍。

（四）自动化、高科技化

随着科技的进步，秘书工作的自动化程度越来越高，许多事务性工作由传统的手工操作转为计算机处理。通信事业的迅猛发展，计算机网络的出现，使通信的方式及手段更加多样化，大大增加了秘书职业现代化的科技含量，也提高了秘书工作的效率。

（五）制度化、科学化

秘书职业化和社会化的特点，使秘书管理成为必然。各级各类秘书组织都针对秘书及秘书工作制定了严格的管理制度，如行业准入方面普遍采取资格认证制度，从组织上、制度上及用人机制上使这一专业的、非业余性的工作形成分级分类的管理体系，明确职责范围、有完善的专业教育和培训制度、有规范的考核评定标准和有效的选拔用人机制等。职业化的发展趋势促使秘书职业科学地发展。

（六）年轻化、女性化

从年龄结构来看，世界各国的秘书从业者主要是年轻人，大多数秘书人员年龄为20～30岁。从性别比例来看，秘书队伍中女性秘书要远远多于男性秘书。

三、秘书工作案例

案例，英文是“case”，意为个案、实例和事例、例子等。医学上常称为“病例”，法学上称作“判例”，军事上称作“战例”，管理学称为“案例”。目前，“案例”一词已经被广泛认同，普遍用于管理学科的各个领域。

案例具有三个基本要素：

一是以事实为依据。案例编写与小说创作不同，除案例中涉及特定名称和保密数据等不便公开的信息可以掩饰、删除或合并外，其他信息一般不得篡改或夸大。

二是要有问题意识。每一案例必须涉及一个或多个问题。如本书第六章案例“一漠视法规终酿恶果”涉及秘书应如何提高保密意识，防止泄密的问题；第十章案例二“迟来的尊敬”涉及秘书的综合素养、礼貌礼仪等问题。

三是具有明确的教学目的。秘书工作案例是反映秘书工作实践中人、事、组织等问题的案例。

在秘书工作领域，案例是对秘书工作中一个或几个问题的描述，具有公务性、广泛性、丰富性和角度多元性的特点。

四、秘书工作案例的分类

（一）根据学习功能划分

（1）描述（评审）型：通常介绍某一秘书工作事件的全过程，有现成的方案或计划，要求案例使用者对之进行评审，指出其长处或不足。

（2）分析（问题）型：通常在情况描述中隐含一定的问题，要求学生把问题发掘出来，分清主次，探究原因，拟定对策，最后作出判断。

（二）根据篇幅划分

秘书工作案例根据篇幅可以划分为：微型案例（500～1 000字）；小型案例（1 000～3 000字）；中型案例（3 000～10 000字）；大型案例（10 000字以上）。

（三）根据教学与学习方式划分

秘书工作案例根据教学与学习方式可以划分为：讲解型案例、讨论型案例、亲验型案例（根据真实情景，编写出让学生扮演某一角色的案例）。

（四）根据表现形式划分

秘书工作案例根据表现形式可以划分为：文字案例和多媒体情景案例。 R/NSevqT8C7TllVxPGv1jgyDAiS73QedJYhwyfNe33Ebop93nnbM8iSea5VDiz52