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作为采购经理，经常要对下属下达指示。有些采购经理对下达指示不以为然，心想：“不就是下命令吗？那还不简单。”请你考虑一下，你是否曾这样下过指示。
小张，马上去一下供应商那里，查一下上次那批货的问题。
王组长，你把你们组的报表做得精细一点，行不行？
小李，上次和你说的，那个表格化的东西你做出来没有？
如果你经常这样下指示的话，那现在请你以执行者的心态去想想，如果收到这样的指示，你真的会按照指示去执行吗？执行真的能达到要求吗？肯定不会！为什么呢？因为执行者还没有“听懂”指示的真正含义。去供应商那里查什么东西？没有明示。报表要做到怎样精细的程度？表格化的东西是什么意思？哪些可以纳入表格？这些都不明了，让别人怎么去做？
1. 指示的具体内容
从以上示例可以看出，出现问题的责任不在于指示接收方，而在于发出方。
没有具体内容的命令，往往使下属无所适从。要么不去做，要么靠自己的想象来做，必然导致作业结果出现偏差。那么，怎样下指示才能有效呢？
完整地发出命令要有5W2H共七方面的具体内容，这样下属才能明确地知道自己的工作目标是什么，如图1-12所示。
图1-12 5W2H图
（1）What：做什么事？
（2）Who：谁去做？
（3）When：什么时候做？什么时候结束？
（4）Where：在什么地方做？
（5）Why：为什么要做？
（6）How：怎样去做？
（7）HowMuch：要花费的成本是多少？
只有5W2H明确了，执行人员才能按照指示要求将事做好。
2. 下达指示的注意事项
在下达指示时，还要注意以下几个问题，如图1-13所示。
图1-13 下达指示的注意事项
小贴士
尽量当面下达指示、命令，必要的时候要示范演练。在下达完指示后一定要让下属当你的面将指示、命令复述一遍，这样通过当面复述，你就能发现下属是否真正听清了，是否真正理解了，同时也能发现你自己是否说对了。另外，最好是你和下属都能将你所发出的指示、命令在工作日记本上写下来。好记性不如烂笔头，这样便于下属的记忆和传达，也便于你自己的检查与监督。
下面是同一条命令不同表达的举例，你认为哪一个更好呢？
小方，上次采购的低值易耗品的价格，为什么超标了？
小方，你把上次采购的低值易耗品的价格，和我们规定的价格比较一下，找找原因。
小方，我查看了上个月的报表，全部的低值易耗品价格都居高不下。当然我没有和供应商直接联系，也许是供应商统一涨价，但应该事先通知我们；也许是其他原因，因为这是你的工作权限，我没有过问。但是，这个月，你应该事先和供应商洽谈一次，把情况摸清楚。你写一个报告给我，把上个月全部的低值易耗品价格都居高不下的原因作一个分析，给我一个说明。好吗？