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会议是现代管理的一种重要手段，作为管理者的采购经理，不免要召集会议和参加各种各样的会议。
1. 主持会议的技巧
主持会议的能力，是考验一个人是否适合担任领导的最简单方式。要如何增加开会的效率，让每个人都能各抒己见、各得其所？以下几点很重要。
（1）把握时间
为了尊重每个人的时间，开会最忌讳的就是拖延时间，尤其是一些经常性的会议。所以要让会议顺畅地进行，要对每个议题的讨论时间有限制。如果在某个议题讨论太久，却还没有结果，就把这个议题记下来，下次开会时再讨论。另外，如果这次会议一定要达到某些具体结论的话，在开会前就要先告知每个参与的人，不达到目的绝不罢休。不要为了减少与会人员的负担而迅速结束会议，这会让你的后续动作更困难。
（2）不要忘了会议的主要理由
企业开会通常是为了三个目的：沟通、管理和决策。不管哪一个目的，最重要的是以行动为焦点。例如讨论要采取什么行动，上次行动的结果如何，或在不同的行动方案中选择一个。避免没有讨论行动的会议，因为那很可能只会浪费时间。
（3）会议的黄金规则
公开称赞，私下批评。避免公开批评别人的意见，因为这对士气有很大的伤害。
（4）不要在非上班时间开会
尽量在日常上班时间开会，除非是很紧急的事情。喜欢在傍晚或者周末开会的人，缺乏工作与生活的平衡，自然也无法在正常时间做好分内的工作。
（5）不运用团体压力使议案通过
不能利用会议使一些违法或不适当的议案通过。企业必须要有一些既定的价值观，如果那些价值观违反道德或法律规定，试着改变那些价值观；否则，另谋高就。
（6）公私分明
在工作场所难免会结交一些朋友，但是在开会时，就要避免被这些社交关系影响。在会议开始及结束时，难免需要一些社交来润滑，但是必须清楚地知道适可而止。
（7）会议最好的模式是民主，而非专制
不要试图影响与会者做出你想要的结论，更不要凭你的职衔或权力来领导他人。好的领导应该使用说服，而不是强迫的方式。另外，作为会议主持应该要了解会议的意义，如果你想要宣告自己的一项政策，只要将它发布在相关媒体上即可，不需要召集大家，控制整个议程，却又不给大家讨论的空间。
（8）建立清楚的议程，并在会议前让大家传阅
在开会前必须清楚这次会议的目的、本质和架构，整理成清楚的议程，并在会议前让大家传阅，这样才能让与会人员有充分时间准备相关的资料。
2. 参加会议的技巧
采购经理经常会作为一个会议参加者而参与会议，那参加会议应注意哪些细节呢？
（1）有准备地赴会
采购经理在走进会议室之前，首先要弄清楚几个问题。当然，周例会作为常规型会议，采购经理一般都比较清楚。但是，如果是紧急会议则不一样了。
如生产部反映某种物料出现问题，需要马上寻找替代物料，因此生产部、品质部、技术部、仓储部各部门经理及总经理召开紧急会议处理问题。由于该物料比较紧缺，供应商一时无法提供替换物料，因此决定由技术部寻找替代物料。最后选择了一家供应商提供替代物料。如采购经理在会议召开之前，先对会议内容有所准备，就能避免会议中慌张失措，从而从容应对。
因此，如果是紧急会议，采购经理就需要明确所议的事项，如表1-3所示。
表1-3 需要明确事项
小贴士
采购经理最好事先列出会议上需要讨论的问题，在参加会议时可以用来提醒自己。
（2）做好会前疏通
如果有新的提议，而且提议可能会影响其他部门或其他人，那么在会议之前应先与这些可能反对你意见的人进行疏通。必要的时候，可以请他们提出你的观点。例如，生产部申购量经常比实际用量大，导致采购人员要与供应商协调退货事宜。因此，你可以与仓储部经理进行沟通，让其提出生产部进货量过大，退货导致仓储部需要安排人员负责物料处理；同时与总经理进行沟通，希望生产部可以准确评估物料使用量，以免造成人力和财力浪费。在这里，可能就威胁到生产部利益，但是对于整个公司而言，这个提案是好的，因此会得到其他各部门的支持。
小贴士
不论你是否在会议前进行疏通，在会议中一旦由你提出新观点，则千万不要在言辞上威胁到利害攸关的人士。
（3）谋求沟通方法
会议场合中的沟通除了有声的语言之外，无声的语言，如仪容、姿态、手势、眼神、面部表情等，也扮演着相当重要的角色。现将值得特别留意的事项简述如下。
①仪容要整洁。蓬头垢面者通常得不到与会者的好感。
②准时或提早抵达会场。
③避免穿着奇装异服。为稳妥起见，你的穿戴应尽量趋于保守。
④留意坐姿。最理想的坐姿是脊椎骨挺直但却不僵硬，因为只有这样，你才能在松弛的状态下维持警觉性。
⑤两眼正视。跟别人对话时最忌讳的便是两眼闪烁，或斜眼看人，因为这足以令人对你的动机或品格产生不良的评价。同样忌讳以求情的眼光看人，因为这样做可能会削弱你说话的分量。
⑥借手势或物品引起注意并强调自身的观点。以手势配合说话的内容，可以令听众印象深刻。手势的大小视你所想强调的内容而定。谈细节的时候，手势要小；谈大事时，手势要加大。运用手势时，你必须考虑周围实际环境的大小。外界的空间越大时，手势可越夸张；外界的空间越小时，手势应越收敛。为强调你的意见而以物件作为道具是一种良好的举措。
（4）重视活用数据
生活在数字的世界里，每天所见、所闻与所思，几乎没有不涉及数字的。然而，在会议中运用数字时，一定留意下面两个要领。
①除非必要，否则不要随便提出数字。
②要设法为枯燥的数字注入生命。这即是说，要让数字所代表的事实，能成为一般人生活经验中的一部分。
（5）树立良好形象
时时刻刻都要留意自己在他人心目中的形象。好的形象可以为你在会议中的所作所为产生莫大的助力，坏的形象则会令你在会议中处处受钳制。一些有助于塑造及维护良好形象的参考事项如图1-14所示。
图1-14 树立良好形象的要点
（6）保持积极态度
在一般会议中，我们经常被消极的气氛所包围，包括消极的表情、消极的情绪、消极的话语、消极的反应等。在消极的气氛笼罩下，如能注入积极的言辞与积极的态度，那将成为严寒中的一股暖流，并成为与会者心灵的寄托。如以下列诸要领行事，将获得不同凡响的结果。
①从积极的角度看问题，将那些只以产生不良后遗症的消极性意念扭转为积极性意念。例如，将“这100万元的投资当中有一半肯定要泡汤！”扭转为“这100万元的投资当中有一半肯定会带来效益！”
②倾听那些足以蒙蔽真相的泄气话，并设法解开迷雾。
③降低会议中所面临问题的难度，设法先帮助解决较简单的问题，以增进与会者对解决困难问题的信心。
④自告奋勇地承担工作，这对减轻与会者的精神负担与实质负担均有帮助。
⑤当其他与会者强调困境时，则设法提供解决方案。
⑥对提供良好的意见或解决途径的其他与会者，表达你个人的赞赏。
⑦面对棘手的问题时，应讲求实际，而不应悲观。
⑧鼓励与会者积极进取。
（7）协助控制会场
作为经理，即使你不是主持人，在必要的时候，你也需协助主持人控制会场，具体要求如图1-15所示。
图1-15 采购经理协助控制会场的要求
下面是某企业采购经理周工作总结范本，仅供参考。
来到××有限公司已经两周了。回顾这两周的工作，我在这个企业文化浓厚的大家庭中，在公司领导及各位同事的关心、指导和帮助下，认真落实领导交给的各项任务，不管在工作、生活、学习上还是在管理上，都取得了较大的进步。现将近期工作情况总结如下。
一、主要完成工作
1. 了解公司采购流程，提出问题点加以调整、细化。熟悉相关业务知识，完成采购部日常管理和采购计划。
2. 督促本部门人员经常与供应商保持联络，及时了解所采购原材料的市场行情。
3. 及时与生产部人员沟通，了解原材料的需求情况，合理控制库存，使资金得到最有效的利用。
4. 督促本部门人员时刻保持清醒头脑，廉洁奉公、不谋私利，在供应商眼里、心里树立良好的公司形象。
5. 做好购货合同的跟踪制度，其中包括何时汇款、何时到货、何时到票，做到心中有数。
6. 为建立供应商管理体系，做前期的相关数据的准备。
二、近期目标
1. 进一步对采购部工作流程进行改善、细化。
2. 了解供应商实际合作情况，采取优胜劣汰制度把现有供应商纳入供应商管理体系。
3. 不断开发新供应商，使供应商之间有竞争。有竞争我们就有多的选择渠道，可以在同等质量下选择到价格最低的原材料供应商。
总结近期的工作，尽管我对公司的业务流程有了一定的了解，但在许多方面还存在不足。在以后的工作中，我将更认真努力地学习业务知识，发挥个人采购管理经验。协调部门之间工作，团结采购部人员，把部门业务、管理水平及快速反应能力等全面提升到一个新的水平，为公司的发展做出更大贡献！
学习笔记
通过学习本章内容，想必您已经掌握了不少学习心得，请仔细记录下来，以便继续巩固学习。如果您在学习中遇到了一些难点，也请如实写下来，方便今后重复学习，彻底解决这些难点。
我的学习心得
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我的学习难点
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我的运用计划
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