答: 通常组织部门化依据的基础有下述几个方面:
(1)人数
由于组织中的人数较多,为便于管理,将人员划分成几个部分,其标志为人数,工作内容几乎完全相同。这种部门化依据没有体现分工的优势。最典型的是军队中连、排、班的划分和学校中同一年级的学生分班上课。这种部门化方法有较大的局限性,如部队中有不同技术兵种的连排建制,他们的划分难以用人数作为标志;学校中按照专业或学科的侧重(兴趣、偏好等)进行编班,等等。
(2)职能
职能是分工的基础,因此也是部门化依据的重要基础。每一个职能部门完成某项特定的工作,各个部门都负有不同的义务和责任。以职能为依据进行部门化的优点在于:提高了各职能部门的专业化程度,有利于节约人力和提高工作效率,减少了培训工作,可以说是简单易行效果好。
(3)产品
按照产品和产品系列组织业务活动,在经营多品种产品的大型企业中日益重要。产品部门化主要是以企业所生产的产品为基础,将生产某一产品的有关活动,完全置于同一产品部门内,再在产品部门内细分职能部门,进行生产该产品的工作。产品部门化有利于采用专业化设备,并能使个人的技术和专业知识得到最大限度的发挥。同时,也有利于管理者评价各部门的政绩。
(4)顾客
为了满足不同顾客的服务需要,组织还可以以顾客部门化来迎合某些顾客阶层,如精品部、中老年特色服装部、儿童部等。顾客部门化方式一个隐含的假定是,每个部门所服务的顾客都有一类共同的问题和要求,需要各自的专家才能予以更好地解决。顾客部门化方式越来越受到高度的重视。
(5)地区
对于地理上分散的企业来说,按地区划分部门是一种比较普遍的方法。其原则是把某个地区或区域内的业务工作集中起来,委派一位经理来主管其事。按地区划分部门,特别适用于规模大的公司,尤其是跨国公司。这种组织结构形态,在设计上往往设有中央服务部门。区域部门化有助于责任到区域,每个区域都是一个利润中心,有利于地区内部协调与沟通。
(6)过程
这是按产品的形成过程各阶段进行部门化。这样做,有利于各过程的专业化,从而提高工作效率。部门化的过程中有三点必须注意:①部门化工作以什么标准划分部门,其本身不是目的,它是为便于达到组织目标的一种手段。②按某一标准划定部门后,不宜多变。必要的改进是不可缺少的,但变动过于频繁会影响工作效率和组织成员的心理状态,因而变则需慎重。③部门化所依据的基础不是单一的,可以先按产品部门化,后按职能部门化。
答: 权变组织理论的核心在于把组织看作是一个有机的“系统”。一个组织的结构和职能必须以组织所处的外部(大系统)或内部的许多环境因素(子系统)为基础,并依基础的不同而不同(权变)。权变组织理论的影响因素有以下几个方面:
(1)组织规模
随着组织规模的扩大,组织结构、组织控制和组织协调变得更正规和更复杂了,结果会使组织结构更为规范,组织关系更具有指导性。
(2)经营战略
组织模式是为组织目标和战略的实现服务的。不同的组织目标和战略,需要有与其相适应的组织模式。当组织目标及其经营战略发生了变化,组织的模式也应做出相应的调整。这些调整可以表现为组织中一些部门的重新划分、新增或撤销,以及一些权责关系的变动和工作内容的重新计划。
(3)技术
企业组织需要采用某种技术进行生产和管理,企业采用不同类别的生产技术一般会导致不同的组织结构与之相适应。管理技术的改进也会推进企业组织结构的变革。
(4)成员个性
有效的组织结构要同组织成员的个性和愿望相一致,因为不同的人在对待组织的原则、政策、程序和控制方法上的态度是不同的;一般讲,凡不希望参与和不依赖别人鼓励、有较强独立工作能力的人,喜欢比较正规的组织结构和激励模式;而希望相互参与和依赖内在激励的人,则比较喜欢参与性的组织结构和比较轻松欢快的激励模式。
(5)目标一致性
当组织目标与成员目标比较一致时,强调参与性是比较适宜的。但是,如果组织目标与成员目标有分歧,则必须更多地依靠外部控制和正规结构来保证适当的控制。
(6)系统状态
当组织的状态不佳时,需要强调正规的结构和严格的指导,以纠正和挽救系统的不平衡状态。当组织的状态正常和稳定时,则可以较多地采用参与性的组织模式。
(7)决策层次
不同性质的决策应采取不同的处理方法。有些决策可以放在基层制定,并强调参与性;而有些决策必须在上层制定,有时还必须强调与下层的脱离性,摆脱下层的影响和加强对决策的指导性。
(8)环境稳定性
稳定的外部环境是组织具有稳定的组织结构、工作内容、工作方法的重要外部条件。环境不稳定,组织结构、工作内容、工作方法都要相应变化,一切会变得复杂化。不同的工作内容,受环境变化的影响也不同,从而使协调和沟通工作变得更加重要。
为了保证组织效率和有效性,组织模式的稳定性和适应性都是不可缺少的。一般认为,在相对稳定的经营环境下,组织结构可以更正规化、正式化;在环境不确定性较高的情况下,组织结构应该是更为精干和灵活的。
答: 企业变革的原因,主要在于企业的需求和内部、外部环境的发展变化。
(1)外部环境影响因素
企业的外部环境主要有社会经济环境、技术进步、市场竞争的影响、社会价值观的变化等。这些因素都影响着企业的变化。例如市场上出现了新产品、新的服务项目、老产品的提价或削价等,都会迫使竞争对手作出相应的反应。从政治方面说,国家重要官员的变动,方针政策的变化,都会对企业造成影响。从技术方面看,当代科学技术发展日新月异,新产品层出不穷,对企业形成了强大的压力,企业组织结构不适时变革,就有被淘汰的危险。另外,经济的繁荣与萧条、物价的涨跌、生活费用的波动、投资者的变化、社会文化和社会价值观的变化等等,都会影响企业组织变化。
(2)内部环境影响因素
企业内部也有许多因素迫使企业进行变革。如组织目标、人员素质、技术水平、个人价值观念、权力结构系统,以及管理水平、人际关系的变化等。
在什么情况下企业需要变革?西方组织管理学家西斯克对组织变革的征兆做了深入的研究,认为当组织出现下列情况之一时,就表明该组织需要变革:
①决策的形成过于缓慢或时常做出错误的决策,以致常常错失良机;
②组织沟通不良,造成不协调、人事纠纷等严重后果;
③组织的主要功能已无效率或得不到正常的发挥;
④组织缺少创新,没有新的或良好的办法出现,致使组织停滞不前。