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随着高科技的日益发展，办公设备日新月异，办公自动化的程度越来越高，如传真机、复印机、计算机等都成了现代办公室内不可缺少的设备。办公室工作不仅有许多简单的重复性的有规律的业务，而且有不少复杂的与人的创造力密切相关的无规律的业务，完成这种业务，必须使现代办公设备与人最密切地配合工作，以提高办公室的工作效率、工作质量和管理水平，求取最佳的经济效益。
虽然办公设备为上班族带来了方便，但如果不能正确使用或使用不当，也将带来很多的麻烦，这就需要掌握它们的性能和使用方法等。
1．传真机
传真机具有电话实效性和邮件记录性的双重作用。它能保持邮件的原样，起到收发文件的作用，能在短时间内传送高清晰度的画面，起到远程复印机的作用。使用传真机，操作简单方便，与拨打普通电话一样。但它与普通电话的不同之处在于，电话打出之后，可及时了解到对方是不是你所要寻找的对象，在没有得到确认时，不可能有机密外泄现象发生，传真机即使没有确认对象也可传递情报。为了避免误把机密的文件传送给竞争对手的事情发生，在发传真时，要先确认对方的传真号码是不是自己所要传送的对象，在得到确认后方可发送，在发送的传真件上，要注明收件人的姓名、文件的张数和文件主题等内容，以免有遗漏。
2．计算机
目前流行一句俗语，说21世纪的人不懂计算机就等于半个文盲。可见计算机在现今社会中的重要地位，它是办公室内重要的办公设备。在操作过程中，应养成随时保存文件的习惯，以免停电或机器出故障丢失文件；对重要的文件要设置密码，以防被盗；对所录文件要注意双备份，以确保万无一失。在操作时，注意不要抽烟，以免烟雾损害芯片，影响读取效果。
3．复印机
复印机的功能越来越多，使用范围越来越广，这给现代化的办公带来了极大的方便。同时，也带来了不利的一面，即方便对手偷印资料。为了避免一些重要的机密文件和资料外泄，要养成由自己亲自复印的习惯，对一些重要的机密文件不但要亲自复印，还要在复印完毕后，认真检查是否有遗漏，待检查无误后，方可关闭复印机离开。