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在工作中经常会遇到开会需要发言，或其他场合需要讲话。为了全面地表达自己的意图，不至于跑题、漏题或反复讲话，可以在事前写一个发言提纲，达到集中地有条理地把要讲的话讲完整讲好的目的。在写发言提纲时，可以把所要讲的内容按性质分类，分层次、分段进行阐述，安排好前后顺序，把所要表述的要点或核心内容以纲要的形式写出来就形成了发言提纲。
发言提纲分简单的和复杂的两种，简单的发言提纲主要是提示在发言时所要掌握的要点，不涉及展开的问题。复杂的发言提纲主要是在简单提纲的基础上进一步展开的，对重点的内容或条款进行详细说明并列出。写发言提纲时要注意简繁得当，太简单的发言提纲容易在讲话过程中遗漏掉重要的内容，会影响到发言的完整及应取得的效果。发言提纲过繁，就如同发言，会限制讲话时的临场发挥。在写发言提纲时，不能忘记发言的目的，要把自己的建议、见解或意见等明白无误地表达出来；、要把重点写出来，不要下笔千言、离题万里，长篇大论却没有重点；要把讲话的内容按先后顺序逐条写出，语言要简练准确，朴素无华。