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芝加哥和西北铁路公司的董事长罗南•威廉士说：“一个桌上堆满很多种文件的人，若能把他的桌子清理一下，留下手边待处理的文件，就会发现他的工作更容易，也更实在，我称之为家务料理，这是提高效率的第一步。”
（l）一切从整理办公桌开始
美国著名诗人波浦曾写过这样一句话：“秩序是天国的第一条法则。”秩序也应该是生意的第一条法则，但是否如此呢？一个生意人的桌上，堆满了可能几个星期都不会看上一眼的文件。试想，光是看见办公桌上堆积着那么多还没有来得及写的回信、报告和备忘录等等，就足以让人产生混乱、紧张和压抑的情绪。更有甚者，会经常让你想到：“有100万件事情待做，可是没有时间去做它们。”不但会使你忧虑得感到紧张和疲倦，也会使你忧虑得患高血压、心脏病和胃溃疡。因此。你一定要有秩序地工作，从清理你的办公桌开始。
早晨，你迎着朝阳步履轻快地走进办公室，可是一进办公室，就有人递给你一大叠文件要你批示；放在案头的电话记录又增加了一倍；昨天尚未来得及处理的函电压在刚刚收到的信件下面；电话铃响了，你抓起听筒，同时向两个已跟着进了办公室的雇员打着手势。他们带着自己的问题站在一旁耐心地等你的答复，而你却一边急急忙忙地写着一张纸条，一边对电话另一头的人保证：“我马上就处理这件事。”
让这一切都停止。别忘了，无谓地浪费时间就等于浪费你的生命。在文件堆中打滚并不是成功者的所为，你应该格外珍惜重视时间，因为有太多的目标要你去完成。
成功迈向你的人生目标的第一步就是清理掉积压在办公桌上的各类文件、档案，以及那些突然到来，使你措手不及、又使你耗费精力的工作。
（2）如何整理你的办公桌
第一步工作是：清理你的办公桌和装着新送来的信函及文件等的文件筐，使之变得更有条理。如果你没有条理，如果你不能迅速地杜绝没完没了的杂事，那你用不了多久，就又会陷人泥潭不可自拔，这样做的目的并非只为了清洁干净。拿来四个装信封的盒子，分别写上“杂志”、“邮寄宣传品”、“日常事务”和“优先事务”等标记。按先后—一放置，不要为区分它们而浪费过多的时间。如果有介于两者之间的，就把它放人较次要的盒子。在这一阶段，你只要把那些不在三天之内完成，就会导致灾难性后果的东西，归入“优先事务”就可以了。
干净的办公桌可以给人良好的感觉，不过，别只顾好看而浪费时间。现在，你需要开始第二步的工作：即把“优先事务”的盒子拿过来，一件件地处理，不要从中挑选，你只要一件件地去做。发出指示后就可以轻松了，千万不要急躁行事。
再把积压的文书分好类，处理完优先事务后，你就可为本周的剩余时间制订一份详细的计划了。这样做会改变你的心理状态，从而促使你有时间紧迫感，充分利用自己的时间，去进行以后各阶段的工作。一定要坚持一个原则：永远别让你的办公桌再度杂乱。
富兰克林•自吉尔是美国最成功的保险推销员之一，他总是在头天晚上下班前就已做好了第二天的计划。他形容自己的办公桌像自己的妻子一样整洁。这样使得他每天都有好的心情和百倍的自信心。他替自己订下了一个目标，一个在哪一天要卖掉多少保险的目标。因为有了良好的习惯作基础，他的目标几乎都能如期实现。
一旦清理完了积压的工作，你就必须计划好日常文书工作流程，使它不会又在你面前堆积起来。你可以在处理完日常事务信件后，迅速地浏览一些宣传品，以便从中获得许多很棒的点子。如果你已能够不再从邮件堆下面抽取文件，那么你已经掌握了成功管理自己的办法。
如果因为所需信息尚未到达，或采取行动还为时尚早而不能去处理某件事务时，你可以把这类文件归人“待办文件夹”，最好不要把它放在你的办公桌上。
为保持你的办公桌整洁，一个十分必要的做法就是让每样东西都各定其位，千万不要肆意乱放。在任何时候都应如此。
现在，你已经能够清理积压在你办公桌上的纷繁复杂的文件了，而且已经能够理顺工作流程，保持干净整洁的办公环境，并掌握了控制日常文书工作的主动权。而最重要的是，你不是一时心血来潮才如此去做，而是要保持好的工作习惯，做一个永远自信的成功者。否则，你不久又会被淹没在大量堆积的文件夹中，做一个处理文件的奴隶。