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现在的工作都离不开电话，而电话又只能凭借声音来判断一个人。那么，如果你的电话沟通能力不好，或许会丧失一单生意，丢掉一个朋友，破坏了你公司的形象以及你个人的形象。电话在当今世界已经与人类的日常生活息息相关，不可分割。在商务活动中，电话更是业务拓展、信息沟通的重要助手。
为了提高通话效果、正确表达说话重点需要做些准备工作。
首先，在电话机旁应备有记事本和铅笔，随时记录下通话信息，或是重要的电话号码。因为人们总是忘记一些事情。有些即使是人们用心去记住的事，经过九小时，遗忘率也会高达百分之七十，日常琐事遗忘得更快。所以，把它记录下来，就不会忘记了。
试回忆本周前四天晚饭的内容，大概不少人想不起吧！所以不可太相信自己的记忆，重要事项可采取做记录的措施予以弥补。若在电话机旁放置好记录本、铅笔，当他人打来电话时，就可立刻记录主要事项。如不预先备妥纸笔，到时候措手不及、东抓西找，不仅耽误时间，而且会搞得自己狼狈不堪。
其次，要先整理电话内容，然后再拨电话。在给别人打电话时，如果想到什么就讲什么，往往会丢三落四，可能忘了主要想谈的问题还想不起来，等对方挂断了电话才反应过来。因此，应事先把想讲的事逐条逐项地整理记录下来，然后再拨电话，边讲边看记录，随时检查是否有遗漏。另外，还要尽可能在三分钟之内结束。实际上，三分钟能说一千个字，相当于两页半稿纸上的内容，一般的事情是足够时间说完的。如果一个电话用了五分钟甚至十分钟，那一定是措辞不当，未抓住纲领、突出重点。
第三，态度要友好。有人认为，电波只是传播声音，打电话时完全可以不注意姿势、表情，这种看法真是大错特错。双方的诚实恳切，都饱含在说话声中。讲话时必须抬头挺胸，伸直脊背。“ 言为心声”，态度的好坏，都会表现在语言之中。如果道歉时不低下头，歉意便不能伴随言语传达给对方。同理，表情亦包含在声音中。打电话时表情麻木，其声音也会是冷冰冰。因此，打电话也要微笑着讲话，就像面对着话筒另外一边的人一样。
女性在对着镜子说话时，会很自然的微笑，人在微笑时的声音是更加悦耳、亲切的。根据这一原理，在一些大公司的总机或者前台，管理者有意在接线员的桌上放置一面镜子，以促使她们在接听电话的时候自然的微笑，然后通过语言把这一友好的讯息传递出去。
第四，要注意自己的语速和语调。急性子的人听慢话，会觉得断断续续，有气无力，颇为难受；慢吞吞的人听快语，会感到焦躁心烦；年龄高的长者，听快言快语，难以充分理解其意。因此，讲话速度并无定论，应视对方情况，灵活掌握语速，随机应变。
打电话时，适当地提高声调显得富有朝气、明快清脆。人们在看不到对方的情况下，大多凭听觉形成初步印象。因此，讲话时有意识地提高声调，会格外悦耳优美。
第五，养成复述的习惯。为了防止听错电话内容，一定要当场复述。特别是同音不同义的词语及日期、时间、电话号码等数字内容，务必养成听后立刻复述、予以确认的良好习惯。文字一看就知，但读音相同或极其相近的词语，通电话时却常常容易搞错，因此，对容易混淆、难于分辨的这些词语要加倍注意，放慢速度，逐字清晰地发音。如1 和7、11 和17 等，为避免发生音同字不同或义不同的错误，听到与数字有关的内容后，请马上复述，确认。当说到日期时，不妨加上星期几，以保证准确无误。
打电话要注意以下几点。
（1）电话铃响两次后，取下听筒。电话铃声响 1 秒，停 2 秒。如果过了10 秒钟，仍无人接电话，一般情况下人们就会感到急躁：“ 糟糕！人不在。”因此，铃响3 次之内，应接听电话。那么，是否铃声一响，就应立刻接听，而且越快越好呢？也不是，那样反而会让对方感到惊慌。较理想的是，电话铃响完第二次时，取下听筒。
（2）自报姓名的技巧。如果第一声优美动听，会令打或接电话的对方感到身心愉快，从而放心地讲话，故电话中的第一声印象十分重要，切莫忽视。接电话时，第一声应说：“ 你好。这是×公司。”打电话时则首先要说：“ 我是×公司×处的××。”双方都应将第一句话的声调、措词调整到最佳状态。
（3）轻轻挂断电话。通常是打电话一方先放电话，但对于职员来说，如果对方是领导或顾客，就应让对方先放电话。待对方说完“ 再见！”后，等待 2～3 秒钟才轻轻挂断电话。
无论通话多么完美得体，如果“ 咔嚓”一声挂断电话，则会功亏一篑，令对方很不愉快。因此，结束通话时，应慢慢地、轻轻地挂断电话。
当对方讲话听不清楚时，进行反问并不失礼，但必须方法得当。如果惊奇地反问：“ 咦？”或怀疑地回答：“ 哦？”对方定会觉得无端地招人怀疑、不被信任，从而非常愤怒，连带对你印象不佳。但如果客客气气地反问：“ 对不起，刚才没有听清楚，请再说一遍好吗？”对方定会耐心地重复一遍，丝毫不会责怪。
有一些职员接到打错了的电话时，常常冷冰冰地说：“ 打错了。”最好能这样告诉对方：“ 这是××公司，你找哪儿？”如果自己知道对方所找公司的电话号码，不妨告诉他，也许对方正是本公司潜在的顾客。即使不是，你热情友好地处理打错的电话，也可使对方对公司抱有初步好感，说不定就会成为本公司的客户，甚至成为公司的忠诚支持者。
有时候，对方在电话中一个劲儿地谈自己不知道的事，而且像竹筒倒豆子一样，没完没了。职员碰到这种情况，常常会很恐慌，虽然一心企盼着有人能尽快来接电话，将自己救出困境，但往往迷失在对方喋喋不休的陈述中，好长时间都不知对方到底找谁，待电话讲到最后才醒悟过来：“ 关于××事呀！很抱歉，我不清楚，负责人才知道，请稍等，我让他来接电话。”碰到这种情况，应尽快理清头绪，了解对方真实意图，避免被动。
领导对部下的评价常常会受到其亲友印象的影响。打到公司来的电话，并不局限于工作关系。领导及先辈的亲朋好友，常打来与工作无直接关系的电话。他们对接电话的你的印象，会在很大的程度上左右领导对你的评价。
如，当接到领导夫人找领导的电话时，由于你忙着赶制文件，时间十分紧迫，根本顾不上寒喧问候，而是直接将电话转给领导就完了。当晚，领导夫人就会对领导说：“ 今天接电话的人，不懂礼貌，真差劲。“ 简单一句话，便会使领导对你的印象一落千丈。可见，领导及先辈的亲朋好友对下属职员的一言一行非常敏感，期望值很高，请切记时刻严格要求自己。
索赔的客户也许会牢骚满腹，甚至暴跳如雷，如果作为被索赔方的你缺少理智，像对方一样感情用事，以唇枪舌剑回击客户，不但于事无补，反而会使矛盾升级。
正确的做法是，你处之泰然，洗耳恭听，让客户诉说不满，并耐心等待客户心静气消。其间切勿说：“ 但是”、“ 话虽如此，不过……”之类的话进行申辩，应一边肯定顾客话中的合理成分，一边认真琢磨对方发火的根由，找到正确的解决方法，用肺腑之言感动顾客。从而，化干戈为玉帛，取得顾客谅解。
面对顾客提出的索赔事宜，自己不能解决时，应将索赔内容准确及时地告诉负责人，请他出面处理。闻听索赔事宜，绝不是件愉快的事，而要求索赔的一方，心情同样不舒畅。也许要求索赔的顾客还会在电话中说出过激难听的话，但即使这样，到最后道别时，你仍应加上一句：“ 谢谢您打电话来。今后一定加倍注意，那样的事绝不会再发生。”这样，不仅能稳定对方情绪，而且还能让其对公司产生好感。正所谓：”精诚所至，金石为开。”对待索赔客户一定要诚恳，用一颗诚挚的心感动客户，以化解怨恨，使之从这次处理得当、令人满意的索赔活动中，理解与支持本公司，甚至成为公司产品的支持者。通过对索赔事件的处理，你也能了解公司的不足之处，并以此为突破口进行攻关。当你经过不懈努力，终于排除障碍、解决问题，甚至使产品质量更上一层楼，使企业走出困境，不断繁荣昌盛。这时，谁又能说索赔不是一件好事呢？
电话是双方不见面的一种沟通方式，它是通过电话线来传递信息的。因此，语言成了信息的唯一载体，语言的轻重缓急、抑扬顿挫等等都能很大程度上影响到信息传递的有效性。
通常情况下应等待对方先挂断电话然后再挂断，这样虽可能浪费一些时间，但却万无一失。如果事情紧急或者赶时间，应用手指轻轻按断通话键，这样可以降低话筒放回主机可能产生的声音，切勿用手掌拍断电话或者将听筒重重的按断电话，以免对方引起误会。
在电话旁竖立警示牌，提醒自己注意“ 小心轻放”，籍以慢慢训练轻放的习惯。
打电话前应平服情绪，将恐惧感降到最小。
语调的魅力用清晰而愉快的语调接电话能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。虽然对方无法看到你的面容，但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。打电话时语调应平稳柔和、安详，这时如能面带微笑地与对方交谈，可使你的声音听起来更为友好热情。千万不要边打电话边嚼口香糖或吃东西。