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想找到一种更有效地利用现有时间的方法，就写下所有那些你在做的没有什么结果的任务，然后停止做那些事。首先你要对每件事情都提出疑问。检查一个工作日的每一个小时。坚持这样做一段日子。
从你踏进办公室的那一刻起，按小时对你现在所做的事做记录，并且记下你为什么做此事的原因，特别注意那些你永远都在做的工作。问一问你所做的每一件事的目标，可能发现你做某个特定工作的主要原因。
在进行这些讨论的同时准备一份备忘录，把每一项活动都包括进去。接下来的一步是分析每项活动。问你自己：
我为什么做这件事？什么对公司的使命是重要的，而什么只是橱窗里的摆设？
(1)你是在每天刚开始的一段时间里料理昨天的问题？
(2)你每天早晨是否要花费15分钟的时间“进入状态”？
(3)你在晚上是否还需要15分钟时间做“扫尾工作”？
(4)你制定的优先性顺序是否有错误？
(5)你的任务目标值得去实现吗？
(6)你是否正在做本应属于你的下属责任范围内的工作？你是否把别人做过的工作又做了一遍？
(7)你是否要花费时间等在复印机或传真机旁边，这样一份文件才能“马上”交到你的手中？
(8)你是否正在审查其他人已经确认过的材料？
(9)你是否正在参加内容与你的部门无关的会议？
(10)你是否在接听每一个电话？
(11)你是否允许计划外的采访者侵占你的时间？
对你的活动进行分析，能够帮助你获得更多的可利用的时间。
这种做法非常有价值，所以每隔几个月就应该重复做一次。