日历除了拿来做行程安排与时间规划,很多人也会在旁边空白处顺手写下年度目标、工作内容、应带物品等注意事项,别小看这简单几个字的笔记,信息完整与否,往往是工作者表现优秀与平凡的关键点。
回想求学时代,你是否曾经设定这样的目标:“要进入XX大学,高考必须有XXX分,数学要考AA分以上、英文要考BB分以上……”
学生时代学到的know-How,没道理工作以后就不能用,先确立自己想要达成的“主目标”(例如“成为销售业绩第一的业务员”),然后以树枝状展开,将主目标分解成数个阶段性目标,就能具体看见自己从现在起该做什么,并以此安排日历。
“绵密的安排是达成目标的关键,”要达成目标,确认“在哪个时刻前要做到哪些事”十分重要。建议以“倒推法”来做规划,先计算出下一个阶段目标距离现在大约还有多少时间,据以拟定出详细的“年度计划”、“单月计划”、“单周计划”和“单日计划”,并逐一填进行事历中。
“思考年度计划”是年度目标最终能否达成的先决要件,建议的做法是,将年度目标从大到小、一项一项写在日历上方明显处,或是随身笔记本的第一页,内容包括工作、家庭、兴趣等各种年度目标,而且务必写得翔实。
必要时,也可将各项年度目标加框,或用粗体、色字特别标明,强迫自己每次翻阅日历时都会注意到,才不容易半途而废。
有了年度目标之后,接着还应在一年之初,在年历填上已知工作日程、重要企划或私人活动,并用“←→”标示出哪些时段已被填满,哪些仍属空闲,如此就能概算出自己有多少时间完成各项目标,甚至粗略计算出相关花费。“以长期视野清楚掌握整体样貌”,是年历最重要的功能。
每月开始时,应回头检视年度目标,将当月待办事项填入月历,并在空白处醒目地标示。可以荧光笔或红笔,将重大预定事项特别标示出来,或是将公事和私事用不同颜色做区分,务必做到“易于辨识”。不过,由于月历可写字的空间通常有限,所以文字力求简洁,必要时使用代号也无妨。
在日历上区分出“上午和下午”、“公事和私事”等空间,有助于理清当日预定要做的事,是否比重失衡。例如,某天下午时段,陆续被填入6项策划案完成日,显然难以达成,这时就必须及早重新安排工作。
《笔记女王的手帐活用术》作者林佩玲则建议用“十”字,将月历上的每格区分为四象限,分别代表“重要”、“紧急”、“不重要”、“不紧急”,然后填入当日工作,如此就能知道哪些事属于“必办事项”,不得遗漏。
确定年度目标和当月目标之后,“本周目标”也必须写在日历上的醒目位置,作为提醒。
除了明确填入预定的内容、正确的时间、场所、对象及电话等基本数据之外,也要格外留意和特别标示出“不是自己的预定事项”(例如“周二~周五上司出差”)和“未确定的预定事项”(例如“周三下午总部主管可能会来”)这两种信息,因为它们往往会对行动安排产生重大影响,甚至打乱原定计划。
碰到“没有非在某个时间点执行”的工作(例如去邮局交杂志续订费),建议将此类事项列在日历上方,并画上检查表作为提醒,否则很容易一忙就忘了,甚至一天拖过一天。
如果因为日历版面空间较小,不够写上众多待办事项时,专家建议可用小张便利贴贴在日历上,以创造额外空间、发挥提醒作用,还可在当日未能完成之际,直接将便利贴移到其他时段。
当然,如果某件工作不断被延后执行,甚至贴到便利贴都没黏性时,林佩玲认为,那就代表这件事或许根本不必做,不妨直接从预定计划中删除。