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日历除了拿来做行程安排与时间规划，很多人也会在旁边空白处顺手写下年度目标、工作内容、应带物品等注意事项，别小看这简单几个字的笔记，信息完整与否，往往是工作者表现优秀与平凡的关键点。
回想求学时代，你是否曾经设定这样的目标：“要进入XX大学，高考必须有XXX分，数学要考AA分以上、英文要考BB分以上……”
学生时代学到的know-How，没道理工作以后就不能用，先确立自己想要达成的“主目标”（例如“成为销售业绩第一的业务员”），然后以树枝状展开，将主目标分解成数个阶段性目标，就能具体看见自己从现在起该做什么，并以此安排日历。
“绵密的安排是达成目标的关键，”要达成目标，确认“在哪个时刻前要做到哪些事”十分重要。建议以“倒推法”来做规划，先计算出下一个阶段目标距离现在大约还有多少时间，据以拟定出详细的“年度计划”、“单月计划”、“单周计划”和“单日计划”，并逐一填进行事历中。
“思考年度计划”是年度目标最终能否达成的先决要件，建议的做法是，将年度目标从大到小、一项一项写在日历上方明显处，或是随身笔记本的第一页，内容包括工作、家庭、兴趣等各种年度目标，而且务必写得翔实。
必要时，也可将各项年度目标加框，或用粗体、色字特别标明，强迫自己每次翻阅日历时都会注意到，才不容易半途而废。
有了年度目标之后，接着还应在一年之初，在年历填上已知工作日程、重要企划或私人活动，并用“←→”标示出哪些时段已被填满，哪些仍属空闲，如此就能概算出自己有多少时间完成各项目标，甚至粗略计算出相关花费。“以长期视野清楚掌握整体样貌”，是年历最重要的功能。
每月开始时，应回头检视年度目标，将当月待办事项填入月历，并在空白处醒目地标示。可以荧光笔或红笔，将重大预定事项特别标示出来，或是将公事和私事用不同颜色做区分，务必做到“易于辨识”。不过，由于月历可写字的空间通常有限，所以文字力求简洁，必要时使用代号也无妨。
在日历上区分出“上午和下午”、“公事和私事”等空间，有助于理清当日预定要做的事，是否比重失衡。例如，某天下午时段，陆续被填入6项策划案完成日，显然难以达成，这时就必须及早重新安排工作。
《笔记女王的手帐活用术》作者林佩玲则建议用“十”字，将月历上的每格区分为四象限，分别代表“重要”、“紧急”、“不重要”、“不紧急”，然后填入当日工作，如此就能知道哪些事属于“必办事项”，不得遗漏。
确定年度目标和当月目标之后，“本周目标”也必须写在日历上的醒目位置，作为提醒。
除了明确填入预定的内容、正确的时间、场所、对象及电话等基本数据之外，也要格外留意和特别标示出“不是自己的预定事项”（例如“周二～周五上司出差”）和“未确定的预定事项”（例如“周三下午总部主管可能会来”）这两种信息，因为它们往往会对行动安排产生重大影响，甚至打乱原定计划。
碰到“没有非在某个时间点执行”的工作（例如去邮局交杂志续订费），建议将此类事项列在日历上方，并画上检查表作为提醒，否则很容易一忙就忘了，甚至一天拖过一天。
如果因为日历版面空间较小，不够写上众多待办事项时，专家建议可用小张便利贴贴在日历上，以创造额外空间、发挥提醒作用，还可在当日未能完成之际，直接将便利贴移到其他时段。
当然，如果某件工作不断被延后执行，甚至贴到便利贴都没黏性时，林佩玲认为，那就代表这件事或许根本不必做，不妨直接从预定计划中删除。
