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表达方式的含义
表达方式就是作者将内容传达出来所运用的方法和手段。由于社会生活本身是复杂的，对社会生活的认知，也需要有各种各样的认识方式和反映方式。这些认识方式和反映方式，在转换为语言进行传达的时候，就是表达方式。
公文的常用表达方式
对一般文章而言，表达方式是文章体裁的重要标志。叙述描写用得多，就是记叙文；议论用得多，就是议论文；说明用得多，就是说明文。
对于公文来说，所用的表达方式，主要是叙述、议论、说明三种。而且，公文都属于应用文，不能用通常的记叙、议论、说明三大文体的标准去分类。在公文内部，虽然表达方式有时仍可作为区分不同文体的参考因素。如决议，议论成分就比较多；通报，叙事的成分较多。但在多数情况下，公文对表达方式是综合运用的。在一篇公文中，叙述、议论、说明三种表达方式，常常水乳交融，无法绝然分开。
1．叙述
（1）叙述的含义。叙述就是对人物的行动或事件的发展变化过程所作的叙说和交代。理解这一定义时要把握住一个最为本质的特征，叙述的表达对象是动态过程。一个静止不动的事物，我们可以描写它，可以说明它，却不能叙述它。如果反映的对象是事物的运动过程，我们就需要用叙述的方式。
叙述是写作中运用最为广泛的一种表达方式。记叙文要大量采用，无须多说。议论文、说明文，都不可能不涉及事件和行动，也要把叙述作为辅助的表达方式。在公文中，叙述运用得也十分普遍。决议中提供的事实论据，报告中对事件前因后果的汇报，通报中对先进事迹或错误事实的交代，调查报告和总结中对事件和现象的转达，都要使用叙述。
（2）叙述的人称。叙述一个事件，必须选择一个观察点或立足点，必须有一个确定的身份和叙事口吻，叙述才能有条不紊地进行。这个观察点、立足点，或者叙述者的身份和叙事口吻，通常叫做叙述人称。
叙述的人称有两种，分别是第一人称叙述和第三人称叙述。
第一人称叙述就是以作者本人或作者所代表的群体（也就是“我”或“我们”）的口吻叙述。
第三人称叙述，叙述者隐匿了自身，读者看不出是谁在观察、谁在叙述。观察者似乎无处不在，叙述者似乎无所不知。这种叙述被人称为“全知叙事”。
在公文中，这两种叙述人称都被广泛采用。报告、请示、总结用的是第一人称叙述，下行公文、调查报告大多用第三人称叙述。
（3）叙述的类型。
①概叙。概叙粗略简练，只介绍事件梗概，它的特点是篇幅不长，语言简明，事实完整，但缺少细节。下面就是一段概叙。
1999年1月4日，学校党委召开由中层领导干部、专家学者、优秀中青年教师和离退休职工代表参加的调研会，全面征集对学校党政工作和班子成员的意见和建议。到会代表共77人，收回调研表74份。参加调研的同志以对学校工作高度负责的精神，结合学校的工作实际和个人的切身感受，对学校近年来取得的积极进展和党政班子的工作给予了充分肯定，同时也对学校工作中存在的问题提出了许多中肯的、建设性的意见和建议。
把事件发生所占的时间长度和叙述所占的时间长度进行比较，事件时间要远远长于叙述时间，这是概叙的本质性特征。有时，两者之间的差数会大得惊人，譬如，事件的发生经历了若干年，而叙述这一事件却只用几秒或十几秒钟。在公文写作中，概叙的手法用得比较多。因为公文不是记叙文，不是文学作品，无需制造氛围、渲染细节，叙事的目的只是为了让读者了解有关情况，或者为议论提供论据，概叙完全可以担当这些职责。
②细叙。细叙就是详细叙述，它所叙述的不只是事件的梗概，还有较多的细节。细叙的特点是详尽具体、篇幅较长。例如：
11月3日晚上9时，王××在宿舍里插上电炉下面条，被班长李××看到。李××警告说，工地规定不准私自使用电炉，要王××注意，并要他用完后拔掉电源，但没有当即制止王××的行为。王××刚下完面条，就有人邀他同去看电影。王××在没有切断电炉电源的情况下就离开了宿舍。10时30分左右，电路因负载过大开始自燃，并引着了周围的易燃物质，酿成了火灾。
在细叙中，事件发生所用的时间和叙事所用的时间，比例比较接近，有时甚至可以达到一比一，也就是说，事件的发生用了多长时间，叙述清楚这件事大致上也要用多少时间。这种叙述在公文中运用得不多，只有在表彰或惩戒性的决定和通报中，有时会采用。
③顺叙。顺叙就是完全按照事件发生的时间顺序叙述，先发生的先说，后发生的后说。这是最常见、最基本的叙述方式，也是最原始的叙述方式。人类的祖先在刚刚学会叙事时，就只会这样进行叙述。顺叙的优点是线索清楚，层次分明，合乎人们认识事物的习惯，便于掌握也便于理解。但是，也有一些缺点：容易平铺直叙，记流水账，呆板，平淡，缺乏新鲜感。
公文中的叙述，只求事实清楚、完整，不求新鲜、生动，所以大部分叙述都是顺叙。
④倒叙。倒叙并不是将时间顺序完全倒过来叙述。完全逆时间方向叙述，既没有可能，也没有必要。就像一个人说话不可能也不必要从最后一个字开始说起，到开头那个字为止一样。时间延续方向的一维性，到目前为止还是事物存在和运动的基本形式。至于科学家们所说的运动速度超过光速之后，时间可以倒流，那只是一种原理，在现实中尚不可实现。
倒叙实质上只是顺叙的局部变异或调整。把事件的结局或事件发展的某一个阶段提到前面先行叙述，然后再按时间顺序叙述事件的全过程，这样的叙述就是倒叙。倒叙的优点是能突出结果，造成悬念，引人入胜。缺点是有违自然形态，把握不好就成了故弄玄虚。倒叙在文学作品中运用广泛，在公文中极少见到。我们认识它的目的并不是在公文写作实践中运用它，甚至是为了防止它的出现，以免给公文的文体本性造成伤害。
⑤插叙。复杂的事件往往是事件牵起事件，此物引出彼物。把所有的内容都贯穿在一条线索上有条不紊地进行叙述，有时是非常困难的。常常不得不中断原来的线索，插入对另一个事件的交代或者对另一种事物的介绍。这种中断对主要事件的叙述而插入另一段相关事实的叙述，就是插叙。插入的相关内容完毕后，一般还要回到原来中断的地方继续叙述下去。
公文中的叙述，只交代主要事件的基本情况，线索单纯，不像文学作品那样刻意追求情节的复杂多变，因此对插叙运用得很少。
⑥分叙。对同一时间内发生在不同地方或单位的事件，采用“花开两朵，各表一枝”的方法，分别先后进行叙述，这种叙述方式就是分叙。
分叙在公文中用得也不多，但当用时不可不用。例如，表彰性通报在叙述不同单位在事件中的积极作用时，就有可能用到分叙。
（4）叙述的要求。
①要素完备。叙述有四个要素：事件、人物、地点、时间。其中事件是最主要的，但事件就是人物的行动，不涉及人物的事件是没有的。事件发生的时间和地点如果不清楚，读者就无法认识和评价这一事件的意义。原因和结果，实际上是事件的组成部分。这些要素，在叙述中不得无故残缺。实际写作过程中，对这些要素的把握可以有一定的灵活性。譬如时间这一要素，必要时可表达得十分精确：×月×日×时×分；有时也可以比较模糊，如：“最近”，“入冬以来”等等。地点也是这样，既可以具体到某单位，也可以模糊地说“在××地区”，总之，根据具体情况而定。个别要素有时还可以省略，如叙述干部职工努力工作的事实，是否还要说出为什么努力工作呢？显然不必。众所周知的原因，说出来反有些画蛇添足了。
②线索清楚。叙述时，作者的思路需要有一个依附，使事实材料能够纵向次第展开不至于零乱，这就是线索。所依附的，可以是时间，可以是空间，可以是贯穿事件首尾的某一物体，也可以是作者赖以分别认识事物的标准。在公文中，以时间为线索的叙述比较常见。在叙事性文体中，线索有时不止一条，还有主次、明暗之分。公文中叙述的线索，不像叙事文体那样复杂，一般只有一条，而且绝没有暗线之说，比较容易掌握。
③详略得当。前面介绍了概叙与细叙，已经涉及到详略问题。但详和略都是相对而言的，在公文写作中，只明白概叙和细叙的区别，仍不能完全解决详略问题。详，详到何种程度？略，略到什么地步？当然，对这一问题谁也不可能提出一个一成不变的标准来。只是，在实际写作中，这是一个不得不面对，而且比较棘手的问题，应该提醒大家注意。总体来看，出于公文文体本性的需要，在事实完整清楚的前提下，尽量简略。
不少人认为详写困难，略写容易，其实这是误解。不管是详写还是略写，要想写好都不容易。作文训练有一种常用的方法是缩写，要求学生在规定的字数之内将事实说清楚。训练中常出现的情况是：不少学生在规定的字数之内，无法将事实说清楚，只好多用了一些文字。还有些学生虽然在规定的字数之内，但是不该省略的材料省略了，该有的要素没有了，事实自然也就不完整、不清楚了。公文写作中的叙述，当详当略，是否得体，都需要作者扎实的写作功力为保障。
2．议论
（1）议论的含义。议论就是对某一事件或问题发表见解，表明观点和态度，并以充分的材料证明自己观点的正确性。这种表达方式在议论文中运用很多，在公文中也有大量运用。
议论的目的一是表明观点，二是说服读者。对于一篇文章而言，议论可以使其鲜明、深刻，具有较强的哲理性和理论深度。
（2）议论的要素。议论有三个要素：论点、论据、论证。在公文中，这三个要素一般都要齐备。
①论点。论点就是作者对所论事物或问题所持的观点、见解、态度。相对于材料（在议论中就是论据）而言，论点占据着主导地位，它是论据所证明的对象。论点又有中心论点和分论点之分。中心论点就是议论性文章的主题，分论点则是各个层次的中心意思以及各个自然段的段旨。中心论点和分论点之间，是纲与目的关系。分论点是中心论点的从属论点、下位论点，各个分论点是从不同角度证明中心论点的。公文中的论点跟文学作品中的主题或意蕴有很不相同的地方。文学作品中的主题或意蕴并不直接说出，而公文中的论点都要明确说出。文学作品中的主题或意蕴有时是在作者不自觉的情况下传达出来的，由作者的直觉予以把握。公文中的论点对于作者来说都是自觉的理性认识。
②论据。论据就是用来证明论点的根据，也就是议论中所使用的材料。如果只有论点而没有论据，就是不完整的议论。离开了论据的证明和支持，论点无法成立，也说服不了读者。所以，论据是议论的基础。论据有事实论据和理论论据之分。事实论据指人物、事件、统计数字等，理论论据指公理、公式、格言成语、名人名言等。
③论证。论证是用论据证明论点的方法和过程。简单地说，论证就是用论据有效地证明论点，或者说，就是揭示论点与论据之间的逻辑联系。
在一个完整的议论过程中，论点是核心，它是论据和论点证明的对象；论据是基础，它解决用什么去证明的问题；论证则是论点和论据之间的桥梁，实现了整个证明的过程。
由于论据不会自动去证明论点，二者之间的关系必须靠揭示内在的逻辑联系才能真正建立起来，所以，论证就显得十分重要了。论证有较强的技巧性，有一些基本的方法，需要通过学习来掌握。
首先，树立一个正确观点的议论，需要立论，立论常用的方法有：
● 例证法。例证法就是通过列举事实来证明论点的方法。由于人们最相信的就是眼前的事实，因此有“事实胜于雄辩”的说法，所以这是一种最容易被读者接受、最有说服力的方法，也是议论中采用最多的论证方法。
● 引证法。引证法是运用理论论据时采用的一种论证方法。所引用的，大多是公认的真理、名言、警句，具有一定的权威性，因此也有很强的说服力。我们在议论性文章中常见引用马列主义经典语录、孔孟老庄及西方哲人名言的情况，都属于这种论证方法。
● 对比法。对比法就是把两个特征相反的事物或者一个事物截然不同的两个侧面加以比较和对照，目的是使那些彼此不同的性质和特点显现得更加鲜明突出。在公文写作中运用对比，便于肯定先进，否定落后，发扬成绩，纠正错误。
● 类比法。类比法和对比法都是比较法，但彼此的特点很不相同。类比法是将性质特点相近的事物放在一起比较，从而达到准确认识事物的目的。在公文写作中，把一些规模、条件彼此相似的单位、企业进行比较的方法，运用得比较普遍。
● 因果推论法。由原因推导结果，或者反过来由结果推导原因的论证方法，就是因果推论法。有些原因必然会导致某种结果，某些结果出现后，我们也不难推出其产生原因。
其次，批驳一个错误观点的论证，叫驳论。以上所说的那些用于立论的方法，也都可以用于驳论。除此之外，驳论还有自己的一些方法。这跟议论三要素有密切的关系，分别是：
● 反驳论点。就是运用以上方法，直接证明所反驳的论点是错误的。在反驳论点时，较多采用的是例证、引证、因果推论等具体方法。
● 反驳论据。不直接反驳对方的论点，而是指出对方赖以产生论点的论据不可靠。论据不能成立，它所支持的论点自然不攻自破。
● 反驳论证。这种方法也不直接反驳论点，而是寻找对方论证过程中的逻辑漏洞，从而指出对方的推理不能成立。譬如指出对方概念不清、偷换概念、自相矛盾等等。对方的论证有问题，所得出的结论当然也是不可靠的，这样就达到了驳倒对方论点的目的。
3．说明
（1）说明的含义。
说明是用简明扼要的文字，将客观事物或事理的形状、性质、特征、成因、关系、功用等属性解说清楚的表达方式。
说明的表达对象是客观化的事物或其事理。如果说叙述表达的是感性认识，议论表达的是理性认识，那么说明表达的就是知性认识。解释概念、介绍科学知识，所运用的表达方式就是说明。譬如我们这本介绍公文写作知识的书，就主要是用说明的方式写作的。
（2）说明的类型。
①事物的说明。凡以某一个客观存在物为对象的，都是事物说明。如介绍某一产品，或者介绍某一组织的历史状况。凡以抽象的概念或科学道理为对象的，都是事理说明。如解释什么是公文，宣传有关宇宙形成的原理来说明世界上没有神仙和灵魂等。
②事理的说明。事理说明虽不直接指向某一具体事物，但是，所介绍的知识都是客观事物的基本特征和规律，仍有很强的客观性特点，跟思想和感情等主观认识有明显不同。
（3）说明的基本要求。
①态度必须客观。说明的对象是客观事物和它们的事理，这些都是不以人的意志为转移的。所以，说明的内容，只具有对客观事物发现认知的性质，而没有主观创造的性质。而人的思想和感情，虽然也要受客观世界的影响和支配，但主观创造的因素很多，这就是议论、抒情和说明的本质区别。如果在说明的时候态度不客观，有作者个人的好恶情感或先入为主的偏见在内，就会妨碍说明的准确性和科学性。
②内容必须科学。所谓科学，就是对客观事物的特征、本质、规律把握得十分准确，经得起时间和实践的检验。
③表达必须精确。精确表现在两个方面。
● 对事物的阶段、层次、构造的把握要精确，这样才能保证说明过程脉络清楚、层次分明。
● 说明的文字，意义要明晰、精炼、准确，不冗繁、不含混、没有歧义，这样才能恰当地表现出客观事物的本来面目。