第三节 公文的格式和布局

公文的标准格式

公文格式分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（又称隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称为版记。

1．眉首

眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成。

（1）公文份数序号。公文份数序号用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印。

（2）秘密等级和保密期限。绝密、机密的公文应当标明份数序号。公文如需标识密级，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识密级的两字之间需空1字，如需同时标识密级和保密期限，则两项同用三号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，密级和保密期限之间用★隔开。标注密级的同时应标注保密期限。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如机密★3年、绝密★长期。

（3）紧急程度。紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用三号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间需空1字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。

（5）发文字号。发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下2行，用三号仿宋体标注并居中排布。“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

（6）签发人。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”用三号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，长度与版心等宽（即156mm）。

2．主体

一般由标题、主送机关、正文、附件、成文时间、印章、附注等组成。

（1）标题。公文标题由发文机关名称、公文主题和文种组成；也可由发文机关、文种组成。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。书写批转、转发、印发或贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。在公文处理实践中，人们总结出约定俗成的固定用语，比如下发行政法规、规章的公文标题用“发布”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”等。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用二号小标宋字居中排布。如果字数偏多，需要分行排列，分行时注意不要把各行上下对齐排成等长，更不能将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。

（2）主送机关。指公文的主要接受机关，应当使用全称或规范化简称、统称。如主送机关较多，则应按性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用三号仿宋体字标识，回行仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。向上级请示只写一个主送机关；向下级部门机关发文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。

（3）正文。是公文的主体部分。正文应置于主送机关下一行，用三号仿宋体，每自然段左空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明含义；日期应当写明具体的年、月、日；必须使用国家法定计量单位。文内如果要使用非规范化简称，必须在首次使用全称的同时注明简称，公文中的数字，除成文日期、成语、缩略语等外，一般使用阿拉伯数字。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：

第一层用“一”、“二”、“三”……

第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”……

第三层用“1”、“2”、“3”……

第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）”……

（4）附件。是正文的附属部分，公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。如有两个或两个以上附件，则应在附件名称前标明序号，序号使用阿拉伯数字。如，附件：①××××②××××。

附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”“附件2”等。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文时间。以负责人签发的时间为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。公文成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“0”，一般置于正方右下方，具体的上下位置依章来定，左右位置由字数来定。

（6）印章。公文除用“令”发布行政法规、规章，按照法定程序向同级人民代表大会或其常务委员会提请审议事项的议案和少数函件用领导同志签名章外，均应加盖发文机关印章。联合上报的公文由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。如需用别的印章代替时，应注明“代”字。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间并加盖印章。成文日期右空4字。联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注。一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用三号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。请示性公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

3．版记

版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页。

（1）主题词。主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组，上行文应按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”用三号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用三号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文种类的词。一般情况下，一篇公文可标1～5个主题词。主题词之间不用标点分隔，而是彼此间隔1个字的距离。主题词应置公文最后一页的下半部，即成文时间的右下方以及抄送机关的左上侧。

（2）抄送机关。应根据公文内容、发文目的相隶属关系严格控制，其排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

（3）印发机关和印发时间。印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下，占1行位置，用三号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（4）份数。置于印发时间之下，右空3字，用三号仿宋体字和阿拉伯数字标识。

（5）反线。版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，宽度等同于版心。

4．公文的用纸格式

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面为：210mm×297mm。当前很多单位用幅面为184mm×260mm的纸张，应改过来。张贴公文的大小，可根据实际需要确定。

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

5．公文的印装格式

公文的排版格式，正文用三号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文的印刷要求是，双面印刷。

公文的装订要求是，左侧装订，不掉页。骑马订或平订的订位为两钉钉距钉眼距书心上下各四分之一处。平订钉距与书脊间的距离为3～5mm。

公文的结构和布局

公文的结构，是指公文的内部构造和组织方式。“结构”是用盖房子的间架结构比喻文章的组织安排。盖房要有框架，哪里作厅作堂，哪里立柱安梁，哪里开门留窗。框架一立，公文诸要素便各就其位，各司其职，协调运转了。

1．公文结构的基本要求

（1）完整性。公文要做到开头部分、主体部分、结尾部分齐备，不可无故残缺，就是朱光潜先生所说的“有头有尾有中段”。各个部分要求相对饱满，不能干瘪、空洞，给人局部残缺的感觉。公文还要讲究脉络畅通，贯穿首尾，如有文气不能串联的地方，形成脱节断气，也会影响文章的完整。

（2）连贯性。公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要紧密的衔接和合理的过渡。

（3）严密性。既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。这个问题最容易忽视。

2．公文的结构形式

写字讲究间架结构，结构不合理，搭配不妥当，字就写得难看；建筑工程也讲究结构，结构不正确，不严密，就不安全、不实用，也不美观。同一道理，公文也是强调结构形式的。这是谋篇布局的基础，也是写好公文的前提。综合分析各类公文，任何公文都由开头、主体、结尾三部分组成，结构上可以用三种形式来概括：①篇段合一式。也就是说一件公文就一段话。多见于比较简单的公文。如请示、通告、命令、批复和一些通知。这类公文比较容易掌握。②分段式。一篇分几个段落，每一段表达一种或一层意思。多见于总结类的报告、奖惩类的通报以及计划、规划类的通知等。③分项式。多见于内容广泛，篇幅较长的公文。如决定、规划、意见等。

3．安排公文结构应注意的原则

（1）层次和段落。层次是指文章内容的划分和表现次序，是小于篇、大于段（有时也可以等于段）的结构单位。安排层次，或按空间变换，或按认识过程，或按事物的类别和组成方面，或综合运用。公文层次形态，或用“并列式”，各层意思并列进行；或用“递进式”，层层深入；或用“分总式”，先分后总，从分析到综合。当然，有时这些方式可以交互使用。

段落，是文章形式上的基本构成单位，就是我们平常所说的自然段。它有段首空两字，段尾另起行的标志。段落的作用是：反映思维进程中的间歇、停顿、转折，表现层次；体现文字组织上的划分，便于阅读。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。划分段落的原则是首先要注意段落的单一性和完整性，即一段只有一个中心思想，一个意思集中在一段写完。其次，各段之间要有内在联系。此外，还要适当注意各段的大体匀称。

（2）过渡和照应。过渡是相邻层次、段落间的衔接，使得两层或两段能联在一起。过渡可以用过渡段或过渡句，也可以采用关联词语或转折词语（如：总而言之、由此可见、综上所述、但是、然而等等）。照应是指不相邻的层次进行呼应、联系，这叫做“草蛇灰线，伏脉千里”。照应有首位呼应、前后呼应、题文呼应三种。

（3）开头和结尾。文章开头起着定调的作用。头开得好，文章容易展开，又可吸引读者。公文开头一般要求开门见山，文笔简练。有根据式开头、叙述式开头、结论式开头、目的式开头等几种形式。结尾是公文发展的结果，一般有总结式、希望式、说明式、套语式几种类型。结尾应是“回眸一笑”，“回马一枪”，而绝不能草草了事，马虎收场，造成虎头蛇尾的印象；更不能尾大不掉，画蛇添足。

（4）条理性和固定性。公文需条理清楚，有主有次，有先有后，具有相对固定的程序。各部门的业务都有很多种，体现在公文中，都有内部习惯排列。如残联的文件，都是按康复、教育、就业、文体、扶贫、组织建设的顺序写的。再如最近的发展观教育的文件，是按目的、意义、方法步骤、要求的顺序写的，颠倒了就乱了。所以这个环节要求我们分清楚主要矛盾与次要矛盾，矛盾的主要方面与次要方面，分别着墨，或浓或淡，或重或轻，力求使得公文摇曳多姿，魅力无穷。

4．公文写作布局要点

了解了公文的结构，在谋篇布局时，就可以从结构的三部分考虑，再加上一个主题，所以布局的要点有四个。

（1）确定主题。每件公文都有一个主题，这是这件公文的灵魂，公文要表现什么思想，说明什么问题，集中体现在主题上。主题是否正确，是否深刻有力，关系这件公文的成败。写公文只有确定了主题，才能考虑结构安排、内容取舍和语言的运用。因此，选准、选好主题是需要首先考虑的。

那么，如何确定主题，确定的依据是什么？结合学习有关公文的著述和自己在实践中的体会，我认为有三个方面。

①根据形势的要求。文件的主题必须符合当前形势。这个形势就是当前党和政府所提倡的政治、经济、社会发展的大政方针、政策。

②根据工作需要。单位在工作中遇到什么新情况，需要解决什么问题，是确定文件主题的主要依据。有些文件是为贯彻上级文件精神写的，有些文件是领导授意写的，那么，上级精神和领导意图就是文件的主题。脱离了这些，写作必然失败。

③根据占有的材料。观点的形成，必须以材料为基础；主题不是凭空想出来的，没有丰富而充分的实际材料就无从谈起。要提炼出好的主题，必须熟悉所掌握的材料，认真分析，找出规律性的东西，找出统帅这些材料的思想观点。比如考察报告，有的人只写到了什么地方、看了些什么，却总结不出人家的新经验。这是什么原因造成的呢？原因就在于不了解自己和别人，对比不出好坏优劣，所以也抓不住主题。

有了上面三条，在选主题时，还要注意两点，首先是主题要有思想高度。有高度主题才能深刻，才能吸引领导注意，使人受到启发。换言之才会得到领导重视。有些材料，往往带有一事多意的特点，提炼主题时，就要选择其中最有代表性、典型性的一意，不免数意并列。其次是主题要集中，一份文件只能有一个主题，不能多中心，比如报告一般是一事一报，请示是一事一请示。

（2）确定标题。标题是文件的眼睛。好的标题既能传神，显示主题，又能起到导向作用，把读者的注意力吸引过来。在机关工作中，领导那里各种文件、资料常常堆满案头，往往一个标题就能决定文件的命运。如果标题新颖、有震撼力，领导就可能立即处理，“题好一半文”就是这个道理。如果标题含义不清，领导就可能不注意，尤其是请示、报告一类公文，更需要有好的标题。那么，怎样才能拟好标题呢？

①根据文件性质确定。文件的性质是决定文件标题的主要因素。比如，该请示的问题不能用报告，这是人人都明白的，不要犯如此低级错误。但也有这样的标题：《请领导尽快解决工作经费不足的问题》、《必须立即改变企业税收太重的请示》等，你看，这就把请示写成了指示、命令了。

②根据文件格式确定标题。大多数文件，格式就决定了标题的相对格式化，要求标题必须完整地体现文件规定的内容。如，请示、批复、报告、决定、令、通报、通知等，标题组成是严格的。必须是《关于××的请示（批复、决定、报告、命令、通报）》的样式。这些可以称为格式标题。无格式标题，主要指简报、调查报告、会议报告一类，撰写者有自由发挥的天地，但也是需要一定的功力的。确定标题，要注意写实，要简明扼要，精炼贴切。

（3）确定开头。好的开头是成功的一半。文界有“龙头、凤尾、猪肚”的说法，强调了开头的重要。但俗话说，万事开头难。写公文也不例外。高尔基对开头有个形象的比喻，他说：“开头第一句是最困难的，好像在音乐里定调一样，往往要费很长时间才能找到它。”托尔斯泰也说过“开头是最难下笔的”。机关公文也是一样，经常是主题确定以后，就是翻来覆去地想如何开头，而一旦有了满意的开头，心就放下一半，文思也随之而来。

公文的开头，没有一成不变的写法。由于文种、内容的不同，作者的功底修养、领导要求的不同，从而决定了开头的写法的不同。但不论是什么情况，基本要求是一样的，就是尽快引出主题。第一句、第一段就要引出所要说明和解决的问题上，尽快地吸引读者，使其一看就欲罢不能，请大家留意重大新闻报道的导语，都是这种写法。又和网文中人们用的噱头相似。往往一句话就吸引你要看下去。我归纳一下，开头大体有六种。

①“起因”式开头。一开始就写问题的缘起，也就是为什么写这个文件。一般使用诸如“由于……”、“随着……”、“鉴于……”的方式开头。

②“目的”式开头。开宗明义第一句就说明本文的目的。一般使用“为了……”，这方面的例文俯拾即是。

③“根据”式开头。一开始就说明制作公文的依据。一般用“根据……”、“依据……”、“遵照……”、“按照……”等开头。

④“时间”式开头。一开始就点明什么时间、什么情况。如：“某年某月某日……”。有的是用“近来”、“最近”、“连日来”，也有用“……之后”的。如“某某会议之后，我们抓紧了传达贯彻工作……”。

⑤“引用”式开头。一开始就引用文件或领导指示中的一段，作为引子，点明主题。如：“××文件规定”、“××领导指出……”等。

⑥“事实”式开头。即一般开头就简明扼要地把事件、情况介绍清楚。如：“经上级批准……”、“自××以来”等。

（4）确定结尾。公文的结尾，不能像章回小说和文学作品那样要留有悬念，给人回味、想象。但是，作为公文的三大部分之一，结尾不能忽视。结尾大体有两种。

①“格式”式。较好掌握。比如：请示、报告多用“当否，请批示”；下行文的通知、决定一般用“望按照或参照执行”、“传达到某级范围”、“什么时间上报落实情况”等语。也有“请批转某范围”的。

②自然式结尾。随着文件的问题自然发展，写完问题就收尾。如法规、政策类文件，是几条就几条，最后一条就是收尾。会议纪要，记录完要点就可以打住。关键是工作报告类，结尾要做到精彩就得下功夫。 6nMYFPMXASfL5fBJJuzAWU+0h12OH9cnO6L9GwR9LNSmyiP93Tx8MHGKmd8ZA/3M