第二节 公文的材料

公文材料的含义

材料是构成公文的要素之一。凡是在公文写作中用来提炼主题和表现主题的事实和观念，都是材料。没有材料的支撑，主题无法成立，更谈不上说服力。

提炼主题时使用的材料数量众多，它们未必都会被写入公文去表现主题。但是，它们在提炼主题时所起的作用也不应该被忽视。没有充分的材料，正确的主题就不可能产生，这是我们在前面已经讲过的道理。

公文材料的类型

材料可以分为两大类型：事实性材料和观念性材料。

1．事实性材料

事实性材料指客观存在的现实事物，主要包括人物、事件、事物、现象、统计数字等。事实性材料可以通过直接实践经验获得，也可以通过新闻媒体或其他信息载体获得，如从总结、报告中得到。人们常说，“事实胜于雄辩”，“摆事实，讲道理”，可见在写作中，事实性材料有着重要的地位。

2．观念性材料

观念性材料是作者从别人那里引用来证明自己观点的理性认识。这些理性认识一般都在实践中经过反复验证，其正确性得到了人们的公认。观念性材料主要包括科学原理、定义、名人名言、格言谚语，等等。观念性材料由作者通过学习、阅读来获得。不论是事实性材料还是观念性材料，都可以因形态、性质、来源的不同，再区分出两两相对的类型来，主要有：

（1）个别性材料和综合性材料。单独存在的事实或个人的观点，用作材料时都是个别性材料。综合起来加以认识的普遍现象或公众观点，用作材料时就是综合性材料。在公文写作中，个别性材料显示局部，综合性材料显示整体，一般需要结合起来使用。

（2）现实材料和历史材料。与作者的写作行为共有一个时代背景的材料都是现实材料，在以前的历史时期中发生和存在过的事实和观念，都是历史材料。不过，这种区分只是相对的，对不同的文体而言，现实和历史的含义会有所变化。譬如总结类公文，当年的事实和数据是现实材料，往年的事实和数据就会被看作是历史材料。

（3）正面材料和反面材料。与作者的观点相一致的材料是正面材料，相违背的是反面材料。不过，由于作者的观点在没有确定之前是不断深化和变动着的，有时甚至会走向反面，因此正面材料和反面材料也会发生转化。即使可以确定是反面材料，也有占有的必要，因为论述时的对比和假设，都需要有反面材料参与。

（4）直接材料和间接材料。来源于作者的直接生活经验的是直接材料，通过各种渠道间接得到的都是间接材料。真接材料最为真实、生动、可靠，但数量有限，仅靠直接材料写作，内容必定十分贫乏。公文写作，运用间接材料比直接材料还要多。需要提醒的是，运用间接材料时，要对其真实性进行鉴别，一些道听途说的材料，无法验证其真实性，不能写入公文。

公文材料的作用

1．材料是观点赖以产生的基础

前面我们提到，主题的提炼基于深入的实践和丰富的材料，那是从主题的角度去看材料在提炼主题时的作用。现在转换为从材料自身的角度去看，不仅主题本身，主题所统帅的所有的观点，也都是通过对材料的分析、鉴别、综合、归纳之后产生的。材料在多数情况下属于对事物的感性认识，“这样的感性认识积累得多了，就会产生一个飞跃，变成了理性认识，这就是思想。”所以，没有材料做基础，观点无从产生。

2．材料是表现观点的支柱

材料不仅是产生观点的基础，也是表现观点的支柱。已经形成的理性认识，固然可以进行抽象的、孤立的表述，不过，这样表述出来的观点，不能被读者所认可，因为它没有得到证明，它的正确性是可疑的。在具体的文章中，观点不能孤立地、赤裸裸地存在，它们必须由充分的材料来证明、来支持。

往往有这样一种情况：在表达的过程中，思想又有进一步的深化，这种深化必然会造成文章内容的转移、改变，文章的质量在这种转移、改变中得以提高。究其根源，还是由于作者对材料有了新的发现、新的认识。

公文材料的来源

1．直接材料

直接材料是通过作者自身的观察、体验、感受、调查直接得到的材料。我们要在工作和生活中养成观察、积累的习惯，关心国家大事，留心身边各种事物，掌握所在单位、部门、系统、地区的各种情况。还要深入基层、深入实际进行调查研究。调查研究的形式有普遍调查、重点调查、典型调查、抽样调查等，调查的方法有现场勘察、个别谈话、开调查会、问卷调查等。

2．间接材料

间接材料是从各种简报、报告、文献资料、书籍报刊中得来的材料。因为它不是从实践中收集的第一手资料，所以叫做间接材料。获取间接材料要大量阅读，勤于查找。要学会利用各种索引（现在特别流行网上搜索）、工具书，学会利用图书馆、资料室、文件室、阅览室等。总之，不管是直接材料还是间接材料，都要靠我们去收集，去整理。任何一个公文写作者，都要牢固地、持久地树立材料收集意识，建立自己的“材料库”。实践表明，这种意识的有与无，甚至浓与淡，效果是大不一样的。

公文材料的选择和使用

材料的收集是从无到有，集于案头；鉴别是除却伪劣，保留当者；选择是平中选优，备钢于刃。鉴别和选择材料要做到以下几点。

1．公文材料要真实、确凿

在写作学中，材料的“真实”有两种含义。一种含义是在现实生活中真正发生过或者正在发生的事实，这种真实叫做生活真实或者现象真实。另一种含义主要用于文学创作，这种真实并不要求在生活中真正发生过，而要求必须揭示事物的本质，反映事物发展的基本规律，人们称其为本质真实。

一般而言，新闻偏重于第一种真实，文学偏重于第二种真实。那么公文呢？公文要的是哪一种真实？

公文的真实是上述两种真实的统一。也就是说，公文的材料，从生活真实角度看，都是真正发生过或者正在发生的事实（引用别人的观点，也算是曾经发生的事实，只不过观点是以主观的形态出现的罢了），从本质真实角度看，都是能够显示事物本质和规律的。只有两种真实都达到了，公文的真实性才算得到了真正的实现。

确凿，也是属于真实范畴的一个概念。之所以专门提出来，无非是要强化一下真实的观念。确凿是要求公文中的事实、引文、数据，都要准确无误，经得起核实。再具体一些，时间、地点、统计数字，都要精确；引文中的字、词、句、标点符号，都要和原文相符。表述事实时的移花接木，引文时的断章取义，都要坚决防止。

2．公文材料要有典型性

公文使用的材料，应该具有典型性。简单地说，典型材料就是同类材料中最具代表性、最有说服力的材料。进一步辨析，典型材料应该具有两个特点。

（1）典型材料有鲜明独特的个性特征。典型材料一般都是具体的、个别的，而且是新鲜的、奇特的，它容易被人所接受，能够给人留下深刻的印象。

（2）典型材料又有明显的共性特征。能够体现同一类事物的本质和规律，因而具有普遍意义。

综上所述，对典型材料应有以下的认识：它是个性和共性的统一、具体性和普遍性的统一，因而具有引人入胜的魅力和广泛的指导意义，并由此产生强大的说服力。

典型材料对主题的表现，能够起到“一以当十”的作用。如果所用的材料不典型，往往堆砌了很多，主题仍然没有得到透彻的表现，文章却已经很臃肿。

3．公文材料要新颖

有人说，音乐是靠多次重复不断加强审美表现力的，人们一听到熟悉的曲调就感到亲切，就会动情。而文章是靠新鲜来征服读者的，人们对熟悉的文章兴趣不大，很难去集中精力阅读领会。这话说得很有道理。公文也同样需要新鲜感，虽然它在形式上、意象上、语言上不能像文学作品那样讲究创造性，但它所表达的思想、所运用的材料，不能总是老生常谈，不能给人抄袭别人、重复自己的印象。

对于事实性材料而言，要选用新近发生或新近发现的。社会发展日新月异，每天都有新的情况发生，每天都有新的事迹出现，公文作者只要密切关注现实生活，勤观察、多思考，就能及时得到大量的新鲜的事实性材料，在选择材料时，自然左右逢源，游刃有余。

对于观念性材料而言，要选用那些跟现实的最新趋势密切相关的，或者跟新的社会现实相结合能产生新鲜意义的。

公文的价值在于实用，在于处理新发生的事件和新出现的问题，因此公文具有较强的时效性，这在前文已有论述。时效性不仅体现在行文的迅速及时方面，也体现在内容的针对性和新鲜感上。可见，公文材料的新颖性，不只是个阅读效果的问题，它跟公文能否实现自身价值也有紧密联系，不能掉以轻心。 UuR4f5LC7RG6AWuCW7uWEY2c7fidfA5390F+N6UN6hm34lfbCn2+WEv6qfVF1EK7